Все документы, которые были созданы и сохранены в конфигурации, можно увидеть в соответствующих интерфейсах списка. Например, платежные ордера отображаются в окне списка платежных ордеров, платежные требования – в окне списка платежных требований, и т. д. Но помимо этого, в конфигурации реализован механизм автоматического ведения общего журнала банковских документов. В этом журнале хранятся сведения обо всех документах, проведение которых по учету влечет за собой изменение остатка безналичных денежных средств предприятия.
Для перехода в режим работы с этим журналом в главном меню программы предназначена команда Банк ▶ Банковские расчетные документы. При ее активизации на экран выводится окно, изображенное на рис. 5.19.
Рис. 5.19. Журнал регистрации банковских документов
Вверху окна находятся параметры Организация и Банковский счет, позволяющие применить фильтр соответственно по организации или по названию банковского счета на представленные в списке данные. Порядок заполнения этих параметров является стандартным, на этом мы уже неоднократно останавливались ранее. Отметим лишь, что если же вы попытаетесь выбрать банковский счет, не заполнив перед этим параметр Организация, то вначале на экране отобразится окно справочника организаций, и только после выбора в нем значения – окно справочника банковских счетов с фильтром по выбранной организации.
Вы можете из журнала регистрации банковских документов быстро перейти в режим формирования новых и редактирования имеющихся документов. Это делается по обычным правилам работы в интерфейсах списка, которые нам уже хорошо знакомы. Отметим, что при переходе в режим формирования нового документа (кроме платежных требований) нужно будет указать вид документа, а затем – выбрать операцию по документу.
Глава 6. Учет расчетов с персоналом по оплате труда
В этой главе мы расскажем о том, как в программе «1С Бухгалтерия 8» ведется учет расчетов с работниками предприятия по оплате труда.
Стоит отметить, что в конфигурации реализован удобный пошаговый механизм расчета, начисления и выплаты заработной платы сотрудникам предприятия, а также расчета и начисления причитающихся налогов, удержаний и взносов. При этом предусмотрен следующий алгоритм действий.
На первом этапе осуществляется начисление заработной платы с одновременным расчетом НДФЛ. После этого производится расчет и начисление страховых взносов на основании ставок, хранящихся в соответствующем регистре сведений. На следующем этапе осуществляется подготовка сумм заработной плате к выплате, оформление выплаты и формирование соответствующих бухгалтерских проводок. В случае необходимости параллельно производится депонирование сумм, печать расчетных листков и платежных ведомостей, а также выполнение иных необходимых действий, связанных с расчетами с персоналом по оплате труда.
Дальнейшее описание процессов, связанных с начислением и выплатой зарплаты сотрудникам предприятия, мы будем приводить в соответствии с этим алгоритмом.
Порядок начисления зарплаты и расчета НДФЛ
Начисление заработной платы осуществляется в конце каждого месяца – для этого в конфигурации предназначен документ, который так и называется: Начисление зарплаты работникам организаций. Чтобы приступить к начислению зарплаты, щелкните на вкладке Зарплата панели функций на ссылке Начисление зарплаты работникам организаций, или выберите соответствующую команду в меню Зарплата. В любом случае откроется окно списка документов на начисление заработной платы, которое показано на рис. 6.1.
Рис. 6.1. Окно списка документов на начисление зарплаты
Для всех содержащихся в списке документов указывается следующая информация:
♦ признак проведения документа по бухгалтерскому учету (на рис. 6.1 все документы являются проведенными);
♦ дата формирования документа;
♦ номер документа;
♦ наименование организации, от имени которой сформирован документ;
♦ период (месяц и год), за который произведено начисление заработной платы сотрудникам предприятия;
♦ имя пользователя, ответственного за составление документа;
♦ произвольный комментарий.
Для перехода в режим формирования нового документа на начисление заработной платы, нажмите кнопку Insert или выполните команду Действия ▶ Добавить. Если потребуется отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Действия ▶ Изменить. Формирование новых и редактирование созданных ранее документов производится в окне, изображенном на рис. 6.2.
Рис. 6.2. Начисление заработной платы сотрудникам предприятия
Прежде всего в данном окне нужно указать период времени, за который производится начисление. Отметим, что иногда пользователи забывают это сделать, что приводит к возникновению путаницы в учете после проведения документа. Период указывается в поле Месяц начисления, которое расположено в верхней части окна. Ну и, как обычно, следует определить значения полей Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный, с которыми мы уже познакомились в предыдущих главах книги.
Основная часть интерфейса содержит вкладки Начисления и НДФЛ. Как нетрудно догадаться, первая вкладка предназначена для начисления заработной платы и прочих причитающихся выплат, а вторая – для удержания налога на доходы физических лиц.
На вкладке Начисления (см. рис. 6.2) в табличной части нужно составить перечень сотрудников, которым необходимо начислить заработную плату. Вы можете это делать как в автоматическом, так и в ручном режиме.
В первом случае следует нажать кнопку Заполнить (она находится вверху окна, в панели инструментов), после чего в открывшемся меню выбрать способ заполнения – По плановым начислениям или Списком работников. Независимо от выбранного способа вы можете вручную внести любые изменения в список.
Для ручного добавления позиции в список нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в панели инструментов данной вкладки. Затем в поле Работник нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника сотрудников организации выберите работника для включения в список. После этого в поле Начисление укажите вид начисления (он также выбирается в соответствующем справочнике), в соответствии с которым будет начислена зарплата. В поле Результат указывается сумма начисленной зарплаты, а поле Код дохода НДФЛ будет заполнено автоматически после выбора значения в поле Начисление.
Что касается налога на доходы физических лиц, то он начисляется на вкладке НДФЛ (рис. 6.3).
Рис. 6.3. Начисление налога на доходы физических лиц
Рекомендуется для начисления НДФЛ использовать автоматический режим. Это, во-первых, позволяет сэкономить время, а во-вторых – минимизирует вероятность ошибки при начислении. Чтобы выполнить автоматический расчет НДФЛ, нажмите кнопку Рассчитать, которая находится в инструментальной панели данной вкладки – в результате в столбце Налог отобразится сумма налога по каждому работнику. При этом исходные данные для расчета НДФЛ берутся из соответствующих настроек, справочников и регистров конфигурации.
Документ будет проведен по учету после нажатия кнопки ОК или выполнения команды Действия ▶ Провести. Если вы хотите сохранить документ без проведения (например, чтобы вернуться к работе с ним позже), нажмите кнопку Записать.
Характерной особенностью документа на начисление заработной платы является то, что после его проведения бухгалтерские проводки в конфигурации не формируются. Кстати, это касается также документов Зарплата к выплате и Расчет страховых взносов, порядок работы с которыми рассматривается ниже. Бухгалтерские проводки программа создаст лишь после проведения документа Отражение зарплаты в регламентированном учете, описание которого также приведено ниже.
Подготовка данных для выплаты зарплаты
Следующий этап – это подготовка зарплаты к выплате. Для этого в конфигурации предусмотрен документ Зарплата к выплате организации. К его формированию следует приступать лишь после того, как создан и проведен по учету документ Начисление зарплаты работникам организаций, описание которого приведено в предыдущем разделе. Иначе говоря, после того как начислена зарплата и рассчитан НДФЛ, нужно подготовить ее к выплате, и об этом пойдет речь в данном разделе.
Чтобы подготовить зарплату к выплате, щелкните на ссылке Зарплата к выплате, которая находится на вкладке Зарплата в панели функций, или выполните команду главного меню Зарплата ▶ Зарплата к выплате. В результате на экране отобразится окно списка документов, изображенное на рис. 6.4.
Рис. 6.4. Документы на подготовку зарплаты к выплате
Здесь содержится перечень сохраненных ранее документов. Для каждого из них в соответствующих колонках показывается: признак проведения документа, дата его формирования и номер, название организации, период выплаты зарплаты, а также способ выплаты (через кассу или через банк).
Чтобы сформировать новый документ, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей Insert, а для редактирования имеющихся документов используйте клавишу F2 или команду Действия ▶ Изменить. Интерфейс редактирования документа показан на рис. 6.5.
Рис. 6.5. Подготовка заработной платы к выплате
Номер и дата документа, название организации, период начисления зарплаты, а также наименование структурного подразделения (последний параметр можно не заполнять) указываются в соответствующих полях верхней части окна. В поле Способ выплаты из раскрывающегося списка выбирается способ выплаты заработной платы – Через кассу или Через банк.
В центральной части окна содержится таблица, где составляется перечень сотрудников для выплаты заработной платы. Это можно сделать как вручную, так и автоматически.