Рис. 4.13. Расходный кассовый ордер для операции Выплата заработной платы по ведомостям
Как видно из рисунка, в этом случае на вкладке Реквизиты платежа появляется табличная часть. В ней формируется перечень зарплатных ведомостей, выплаты по которым оформляются данным расходным кассовым ордером.
Чтобы добавить ведомость, нужно в инструментальной панели на вкладке Реквизиты платежа нажать кнопку Добавить (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), в результате чего в табличной части появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически.
После этого в поле Ведомость нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне списка зарплатных ведомостей выбрать ведомость, по которой будет производиться выплата. После этого автоматически заполнится поле Сумма к выплате, а также поле Сумма, которое находится в верхней части окна.
Для удаления ведомости из списка нужно выделить ее щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить текущий (или же просто нажать клавишу
В правой части вкладки в поле Счет учета (БУ) указывается счет бухгалтерского учета. Для этого нужно нажать кнопку выбора и в открывшемся окне плана счетов выбрать требуемый счет.
С помощью расходного кассового ордера можно отразить в бухгалтерском учете операцию по выплате заработной платы отдельному работнику. Для этого нужно выбрать вид операции Выплата заработной платы работнику. При этом окно расходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 4.14.
Рис. 4.14. Расходный кассовый ордер для операции Выплата заработной платы работникуВ этом случае в поле Работник нужно из справочника физических лиц, открываемого нажатием кнопки выбора, ввести работника, которому выплачивается зарплата по данному документу.
В поле Платежная ведомость нужно из списка платежных ведомостей, который также вызывается с помощью кнопки выбора, ввести платежную ведомость, в соответствии с которой сотруднику производится выплата заработной платы.
Для отражения в бухгалтерском учете операций по взносу наличных денег на счет предприятия в банке предназначен вид операции Взнос наличными в банк. В данном случае окно ввода и редактирования расходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 4.15.
Рис. 4.15. Расходный кассовый ордер для операции Взнос наличными в банкВ поле Банк. счет указывается счет организации, на который вносятся денежные средства из кассы предприятия. При нажатии кнопки выбора открывается окно, в котором представлен список счетов организации, название которой указано в верхней части окна в поле Организация.
В поле Счет учета из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором учитывается движение денежных средств по данному банковскому счету (обычно это счет 51 "Расчетный счет").
Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно расходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата поставщику, с той лишь разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.
Для выплаты депонированной заработной платы можно использовать расходный кассовый ордер с видом операции Выплата депонированной заработной платы. В этом случае окно документа будет выглядеть так, как показано на рис. 4.16.
Рис. 4.16. Расходный кассовый ордер для операции Выплата депонированной заработной платыНа рисунке видно, что в данном случае на вкладке Реквизиты платежа появляется табличная часть. В ней формируется перечень работников, выплата которым депонированной заработной платы оформляется данным расходным кассовым ордером. Чтобы добавить в список нового работника, нужно в инструментальной панели вкладки Реквизиты платежа нажать кнопку Добавить (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши).
В результате в списке появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. После этого в поле Работник следует нажать кнопку выбора, потом в открывшемся окне списка сотрудников организации (той, которая указана в верхней части окна в поле Организация) выбрать требуемого работника. Затем аналогичным образом в поле Платежная ведомость нужно указать ведомость, в соответствии с которой будет произведена выплата. В поле Сумма к выплате указывается сумма, которая будет выплачена работнику.
Для отражения в учете инкассации наличных денег предназначен вид операции Инкассация денежных средств. В таком случае на вкладке Реквизиты платежа будут присутствовать только два параметра – поля Счет и Статья движения ден. средств.В поле Счет нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором будут числиться инкассированные денежные средства до зачисления их на расчетный счет в банке (иначе говоря, пока они будут находиться у инкассатора). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка (это может быть, например, счет 57 "Переводы в пути").
Полезный совет
Для быстрого оформления зачисления инкассированных денег на счет предприятия рекомендуется на основании расходного кассового ордера с типом операции Инкассация денежных средств создать документ Платежный ордер на поступление денежных средств. Для перехода в режим формирования этого документа нужно в меню Действия выбрать команду На основании | Платежный ордер на поступление денежных средств. В результате на экране откроется окно ввода и редактирования документа, отражающего операцию по зачислению инкассированных денежных средств на счет предприятия в банке.
Для вида операции Прочий расход денежных средств в окне расходного кассового ордера на вкладке Реквизиты платежа также будут находиться только два параметра – поля Счет и Статья движения ден. средств.
В поле Счет нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондироваться со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета.
Урок № 35. Авансовый отчет
Авансовый отчет также относится к числу первичных кассовых документов. На его основании осуществляется списание выданных под отчет денежных средств. Для перехода в режим работы с авансовыми отчетами следует выполнить команду главного меню Касса | Авансовый отчет (можно в панели функций на вкладке Касса щелкнуть мышью на ссылке Авансовый отчет). В результате выполнения любого из этих действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Список авансовых отчетов
Окно списка, помимо уже знакомых нам колонок, которые мы рассмотрели при изучении кассовых ордеров, включает в себя колонки Склад и Подотчетное лицо.
В колонке Склад отображается название склада предприятия, на который должны поступить авансированные товарно-материальные ценности.
В колонке Подотчетное лицо содержатся фамилия и инициалы подотчетника по текущему документу.
Переход в окно ввода/редактирования из окна списка осуществляется обычным способом – с помощью клавиш
В верхней части окна находятся параметры, позволяющие идентифицировать данный документ. Это следующие параметры:
• Номер . Здесь указывается номер документа. Этот параметр формируется программой автоматически после записи документа, осуществляемой нажатием кнопки Записать. В случае надобности можно вручную отредактировать номер документа – так же, как это делается в режиме работы с кассовыми ордерами;
• от . Здесь вводятся дата и время ввода авансового отчета. В момент создания документа значение этого параметра формируется программой автоматически (отображается рабочая дата). После записи авансового отчета с помощью кнопки Записать к рабочей дате добавляется время сохранения документа;
• Организация . В это поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный авансовый отчет. По умолчанию здесь отображается название организации, которая в справочнике организаций была выбрана в качестве основной (подробнее см. урок № 11 "Справочник организаций ");
• если авансовый отчет необходимо отразить не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, то нужно установить флажок Отразить в налог. учете;
• Физ. лицо . Это поле предназначено для указания физического лица, на которого оформляется текущий авансовый отчет. Выбор значения осуществляется из справочника физических лиц, который выводится на экран нажатием кнопки выбора;
• Склад . В этом поле указывается склад, куда будет оформляться поступление авансированных товарно-материальных ценностей. Выбор осуществляется из справочника складов, который открывается на экране при нажатии кнопки выбора;
• Назначение . В это поле с клавиатуры можно ввести назначение аванса. Данный параметр не является обязательным для заполнения, но позволяет контролировать целевое использование выданных под отчет денежных средств.
Центральная часть окна редактирования состоит из четырех вкладок: Авансы, Товары, Оплата и Прочее. Если в настройках программы включить режим учета возвратной тары (по умолчанию он выключен), то здесь отобразится также вкладка Тара.
На вкладке Авансы содержится информация о наличных денежных средствах, полученных указанным в поле Физ. лицо подотчетным лицом. Информация представлена в виде списка. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация: