• порядковый номер;
• наименование документа, по которому были выданы деньги под отчет (например, расходный кассовый ордер) с указанием номера и даты формирования;
• сумма по документу;
• валюта документа;
• суммы полученного и израсходованного аванса в валюте документа.
Для добавления в список нового документа следует нажать клавишу
Затем в колонке Документ аванса следует нажать кнопку выбора и из раскрывающегося списка выбрать тип документа:
•Платежный ордер на списание денежных средств ;
• Платежное поручение исходящее ;
• Расходный кассовый ордер .
В результате на экране откроется окно с перечнем документов выбранного типа для подотчетника, указанного в поле Физ. лицо. В этом окне нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу
C помощью остальных кнопок инструментальной панели, которая расположена на вкладке Авансы, можно выполнить следующие операции:
• добавить в список новую позицию на основе текущей (также для этого можно воспользоваться клавишей
• изменить текущую позицию списка (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши
• удалить текущую позицию списка (то же самое выполнит клавиша
Кнопки со стрелками предназначены для перемещения текущего документа в списке вверх либо вниз, а две кнопки справа от них – для сортировки элементов списка по возрастанию порядковых номеров либо по их убыванию.
Вкладка Товары содержит информацию о товарно-материальных ценностях, которые были закуплены на подотчетные средства. Здесь информация также представлена в виде списка (рис. 4.19).
Рис. 4.19. Ввод и редактирование авансового отчета, вкладка ТоварыДля каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается порядковый номер (присваиваемый автоматически при добавлении позиции), наименование ТМЦ, количество, цена, сумма позиции, ставка и сумма НДС, счета учета, наименование поставщика и иные сведения.
Важно
Колонки %НДС и НДС Сумма отображаются только в том случае, когда в окне Цены и валюта установлен флажок Учитывать НДС. Данное окно выводится на экран с помощью кнопки Цены и валюта, которая расположена в инструментальной панели окна редактирования авансового отчета.
Добавление в список новой позиции осуществляется с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели (либо нажатием клавиши
На вкладке Оплата содержится информация об оплате поставщикам за счет полученных под отчет наличных денежных средств. Эта информация представлена в виде списка. Добавление в список новой позиции осуществляется стандартным способом – с помощью клавиши
• № . Здесь указывается порядковый номер записи. Значение данного поля присваивается автоматически в момент добавления позиции;
• Контрагент . В поле вводится наименование контрагента, которому произведена оплата (значение выбирается из справочника контрагентов). После заполнения данного поля автоматически заполняется поле Договор контрагента;
• Договор расчетов с контрагентом . В это поле из соответствующего справочника выбирается документ, предназначенный для ведения расчетов с данным контрагентом;
• Сумма . В этом поле с клавиатуры указывается сумма оплаты в валюте документа;
• Курс взаиморасчетов . Здесь указывается курс взаиморасчетов, если они ведутся в разных валютах;
• Сумма взаиморасчетов . Поле предназначено для ввода суммы платежа в валюте взаиморасчетов (валюта взаиморасчетов определяется в договоре);
• Вид вход. документа . В поле указывается вид входящего документа, по которому поступили оплачиваемые товарноматериальные ценности;
• Дата вход. документа . В поле указывается дата входящего документа, по которому поступили оплачиваемые товарноматериальные ценности;
• Номер документа сторонней организации . Здесь вводится номер документа сторонней организации, по которому поступили товарно-материальные ценности;
• Содержание . В это поле при необходимости можно с клавиатуры ввести содержание операции;
• Счет расчетов . Здесь нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором отражаются расчеты с данным контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов (выводится на экран с помощью кнопки выбора). Отметим, что без заполнения данного реквизита проведение документа по учету будет невозможно;
• Счет авансов . Здесь указывается счет по учету авансовых платежей (если таковые используются в расчетах). Данное поле заполняется таким же образом, как и поле Счет расчетов.
При проведении авансового отчета (для этого нужно нажать кнопку ОК либо выполнить команду Действия | Провести) соответствующим образом пересчитывается сальдо взаиморасчетов с данным контрагентом.
На вкладке Прочее отражаются прочие расходы по текущему авансовому отчету. К ним относятся, например, командировочные расходы, расходы на проезд, представительские расходы и т. п.
Для добавления в список новой позиции следует, как обычно, нажать клавишу
Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается следующая информация:
• порядковый номер (присваивается автоматически в момент формирования позиции);
• вид, номер и дата входящего документа (это может быть, например, счет из гостиницы);
• сумма;
• содержание расходов (т. е. их конкретное название, например, представительские расходы);
• счета учета затрат и НДС;
• иные сведения.
В нижней части окна содержатся параметры Ответственный и Комментарий.
В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за оформление текущего документа (в большинстве случаев это пользователь, создавший данный документ). При нажатии на кнопку выбора на экране откроется окно справочника физических лиц, в котором выбирается необходимое значение.
В поле Комментарий с клавиатуры вводится произвольный текст, относящийся к текущему авансовому отчету. Заполнение данного поля не обязательно.
В верхней части окна находится кнопка Цены и валюта. При ее нажатии на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.20.
Рис. 4.20. Окно Цены и валюта
В этом окне устанавливается порядок оплаты и расчета цен в текущем документе. Окно состоит из двух панелей: Новые значения и Текущие значения.
Панель Текущие значения для редактирования недоступна и показывает текущие настройки оплаты и расчета цен. Данная информация бывает полезна, например, если в панели Новые значения, которая предназначена для редактирования ценовых настроек, были выполнены какие-либо изменения и их необходимо сравнить с первоначальными.
В поле Тип цен указывается тип цены, применяемый для позиций номенклатуры текущего документа. Выбор требуемого значения осуществляется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике типов цен. Чтобы изменение типа цен вступило в силу, необходимо установить флажок Перезаполнить цены по типу цен, после чего нажать кнопку ОК (либо закрыть окно, утвердительно ответив при этом на запрос системы о сохранении выполненных изменений).
В поле Валюта указывается валюта документа, а в расположенном правее поле Курс – курс выбранной валюты по отношению к основной валюте. Чтобы изменение валюты вступило в силу, необходимо установить флажок Пересчитать цены по валюте, после чего нажать кнопку ОК (либо закрыть окно, утвердительно ответив при этом на запрос системы о сохранении выполненных изменений).
Если установлен флажок Учитывать НДС, то на вкладке Товары будут отображаться колонки %НДС и НДС Сумма, предназначенные для показа, соответственно, ставки и суммы НДС по текущей товарной позиции. Если флажок снят, то данные колонки не отображаются. Если установлен флажок Сумма вкл. НДС, то сумма НДС будет включена в сумму документа. Учтите, что данный флажок доступен только при установленном флажке Учитывать НДС.
В поле Валюта взаиморасчетов можно указать валюту взаиморасчетов, которая определена в договоре с данным контрагентом.
В расположенном справа поле Курс. взаим. указывается курс валюты взаиморасчетов по отношению к основной валюте.
Выполненные в окне Цены и валюта изменения вступают в силу после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Справа от кнопки Цены и валюта (см. рис. 4.19) находится кнопка Действия. При нажатии на нее открывается меню, которое содержит следующие команды:
• Найти в списке . Команда предназначена для поиска требуемого документа в списке авансовых отчетов. При выполнении команды на экране открывается окно списка, в котором курсор установлен на текущий документ. Отметим, что команда Найти в списке доступна только для сохраненных документов;
• Скопировать . С помощью этой команды осуществляется быстрое создание нового документа на основе текущего. При этом в новом документе все поля будут заполнены так же, как и в документе-основании, за исключением номера документа и его даты;
• Записать (вызывается также нажатием комбинации клавиш ). Эта команда доступна только после внесения каких-либо изменений в текущий документ (либо при создании нового документа) и предназначена для сохранения внесенных изменений. Выполнение этой команды аналогично нажатию кнопки Записать, которая расположена справа внизу окна;