Рис. 10.11. Список документов на внутреннее перемещение ОС
Для каждого документа в окне показывается символ проведения документа, дата его формирования, номер, наименование организации, название структурного подразделения, ФИО материальноответственного лица, а также имя пользователя, ответственного за формирование документа.
Ввод новых и редактирование имеющихся документов на внутреннее перемещение основных средств осуществляется в окне, которое показано на рис. 10.12.
Рис. 10.12. Ввод и редактирование документа на внутреннее перемещение основных средствВ верхней части окна в полях Номер и от указывается, соответственно, номер документа и дата его формирования. Эти параметры заполняются так же, как и в интерфейсах редактирования других документов программы.
В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, указывается название организации, в которой будет числиться объект основных средств.
В поле Событие указывается название события, производимого с объектами основных средств по данному документу. Выбор значения осуществляется в окне справочника событий с основными средствами, которое открывается с помощью кнопки выбора.
О том, какие сведения хранятся в данном справочнике, мы говорили на предыдущем уроке.
В поле Подразделение указывается название структурного подразделения предприятия, в которое перемещаются объекты основных средств по данному документу, а в поле МОЛ – ФИО сотрудника, на котором этот объект будет числиться.Важно
Поля Организация, Подразделение и МОЛ являются обязательными для заполнения, в противном случае проведение документа будет невозможно (правда, его можно будет просто сохранить с помощью кнопки Записать).
В табличной части окна формируется список основных средств, перемещаемых внутри предприятия по данному документу.
Для добавления новой позиции нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу
Завершается формирование документа нажатием кнопки ОК.
С помощью кнопки Записать можно сохранить введенные данные без проведения документа.
Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
С помощью команды Перейти | Движения документа по регистрам можно посмотреть, каким образом проведение документа отразилось в регистрах конфигурации. При активизации данной команды на экране отображается окно (рис. 10.13).
Рис. 10.13. Отчет о движении документа по регистрам
Как видно из рисунка, результаты проведения документа нашли свое отражение в регистрах сведений "Местонахождение ОС (бухгалтерский учет)" и "События ОС организаций".
Урок № 76. Инвентаризация основных средств
Как мы уже отмечали ранее, инвентаризация позволяет проверить соответствие фактического наличия ценностей данным бухгалтерского учета. Инвентаризация основных средств проводится с целью обеспечения достоверности учетных данных, а также сохранности основных средств предприятия. Если инвентаризация выявила расхождения между учетными и фактическими данными, то в бухгалтерском учете выполняются соответствующие корректировки (излишки приходуются, а недостачи списываются).
В соответствии с действующим законодательством инвентаризация основных средств должна проводиться в перечисленных случаях:
• при реорганизации или ликвидации субъекта хозяйствования;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при обнаружении фактов злоупотреблений, порчи или хищения основных средств;
• при передаче основных средств в аренду, при их выкупе или продаже;
• один раз в три года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключением являются основные средства, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября года, за который составляется отчет).
Оформление результатов проведения инвентаризации основных средств производится документом "Инвентаризация ОС".
Для перехода в режим работы с данными документами следует выполнить команду главного меню ОС | Инвентаризация ОС (или в панели функций на вкладке ОС щелкнуть мышью на ссылке Инвентаризация ОС). В результате выполнения любого из этих действий на экране откроется окно списка документов, изображенное на рис. 10.14.
Рис. 10.14. Список документов о проведении инвентаризации
В этом окне для каждой позиции списка показывается следующая информация: дата и время создания документа, его номер, наименование организации, в которой проводилась инвентаризация, название подразделения предприятия, на котором проводилась инвентаризация, причина проведения инвентаризации, а также имя пользователя или ФИО сотрудника, ответственного за оформление текущего документа.
Для создания нового документа необходимо в окне списка выполнить команду Действия | Добавить либо нажать клавишу
Для редактирования текущего документа нужно выполнить команду Действия | Изменить либо нажать клавишу
В верхней части окна содержатся стандартные поля, предназначенные для идентификации документа. К ним относятся: Номер, от и Организация.
В поле Подразделение указывается наименование структурного подразделения организации, на котором проводилась инвентаризация. Значение поля выбирается в окне справочника подразделений, которое выводится на экран при нажатии кнопки выбора.
В табличной части окна на вкладке Основные средства формируется перечень основных средств, наличие которых проверялось на выбранном подразделении. Данный перечень можно формировать как вручную, так и автоматически.
При ручном формировании списка для добавления в него новой позиции следует нажать клавишу
После выбора основного средства автоматически заполнятся поля Инв. № и МОЛ. После того как введены фактические и учетные данные, в соответствующих колонках автоматически отобразится количественное и суммовое выражение излишков или недостач. При этом недостачи отображаются красным цветом.
Для автоматического заполнения табличной части документа нужно нажать кнопку Заполнить, а затем в открывшемся меню выбрать один из перечисленных вариантов:
• По остаткам . В данном случае табличная часть будет заполнена по остаткам на дату заполнения документа;
• Данные учета . При выборе этой команды табличная часть будет заполнена в соответствии с учетными данными;
• Фактические данные . В этом случае фактические данные в табличной части будут сформированы в соответствии с учетными данными. Выполнение команды имеет смысл только после введения учетных данных.
Рекомендуется табличную часть документа заполнять автоматически, а вручную лишь вносить в нее необходимые корректировки (добавлять или удалять позиции и т. д.).
Для удаления позиции из табличной части окна нужно выделить ее щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить текущий или клавишу
В поле Ответственный из справочника физических лиц выбирается сотрудник, ответственный за оформление текущего документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести требуемый комментарий к текущему документу.
Следует особо отметить, что документ "Инвентаризация ОС" сам по себе не проводится, и на его основании никаких изменений в базе данных не происходит. Чтобы результаты инвентаризации были проведены по учету, следует на основании данного документа ввести документы "Принятие к учету ОС", "Перемещение ОС" или "Списание ОС". Для этого нужно воспользоваться соответствующими командами подменю Действия | На основании.
При создании документа "Принятие к учету" в него автоматически будут внесены только те основные средства, по которым в документе "Инвентаризация ОС" был выявлен излишек.
Аналогично при создании документа "Списание ОС" в него включаются только те позиции из документа-основания, по которым была выявлена недостача.
Что касается документа "Перемещение ОС", то он используется в случаях, когда в одном подразделении выявлен излишек основных средств, а в другом недостача этих же основных средств.
После проведения документов "Принятие к учету ОС", "Списание ОС" и "Перемещение ОС" результаты инвентаризации будут отражены в учете.
Содержимое вкладки Дополнительно показано на рис. 10.16.
Рис. 10.16. Ввод и редактирование документа, вкладка ДополнительноНа этой вкладке в поле Документ из раскрывающегося списка выбирается тип распорядительного документа, на основании которого проводится инвентаризация основных средств (Приказ, Постановление или Распоряжение). После этого в расположенных ниже полях Номер и от указывается, соответственно, номер и дата этого документа.
В полях Дата начала и Дата окончания указываются начальная и конечная даты интервала времени, за который проводится инвентаризация, а в поле Причина с клавиатуры вводится причина проведения инвентаризации (например, Смена материальноответственных лиц и т. п.).
В табличной части окна формируется список членов инвентаризационной комиссии.