Чтобы пользователям было проще организовать работы по сотрудничеству с поставщиками, в конфигурации предусмотрен механизм использования заказов поставщикам. В данном случае под заказом подразумевается оформленное соответствующим образом намерение организации приобрести у поставщика определенные товары (получить услуги) в установленные сроки на оговоренных предварительно условиях.
Вы можете сформировать заказ поставщику на основании предварительно созданного заказа покупателя (порядок работы с этими документами рассматривается далее, см. урок 38 ”Заказы покупателей” главы 4 ). При этом основные параметры заказа берутся из заказа покупателя, который указывается на стадии оформления заказа поставщику (попросту говоря, вы можете заказать товар у поставщика под конкретный заказ покупателя).
В свою очередь, на основании заказа поставщику можно сформировать целый ряд других документов: например, приходную или расходную накладную, доверенность, счет на оплату поставщика, платежное поручение и др. Для этого в окне списка заказов (рис. 3.1) выберите соответствующую команду в меню, открываемом с помощью кнопки Создать на основании .
Рис. 3.1. Список заказов поставщикам
Для перехода в режим работы с заказами поставщикам в панели навигации раздела Снабжение и закупки предназначена ссылка Заказы поставщикам . При щелчке мышью на этой ссылке на экране открывается список сформированных ранее документов (рис. 3.1).
Если до настоящего момента в конфигурации не было сформировано ни одного заказа поставщику – данный список будет пустым. Для каждого документа в списке показаны данные, по которым его можно быстро идентифицировать: порядковый номер, дата формирования, название поставщика, сумма, текущее состояние и иные сведения.
Чтобы оформить заказ поставщику, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать или выполните команду Все действия → Создать . Чтобы просмотреть и при необходимости изменить параметры оформленного ранее заказа, дважды щелкните на нем в списке мышью. Оформление новых и редактирование созданных ранее заказов выполняется в окне, изображенном на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Ввод и редактирование заказа поставщикуКак мы уже отмечали ранее, заказ можно сформировать на основании предварительно оформленного заказа покупателя. Для этого нужно в поле Заказ покупателя нажать кнопку выбора и в открывшемся окне списка заказов указать требуемый документ. После этого все ключевые параметры заказа поставщику будут заполнены автоматически в соответствии с выбранным заказом покупателя.
Если же вы намерены оформить заказ вручную, то первое, что нужно сделать, – это в поле Организация указать название организации, от имени которой оформляется данный документ. Требуемое значение выбирается в окне списка организаций, которой вызывается нажатием кнопки выбора.
Порядковый номер документа в конфигурации и дата его формирования заполняются программой автоматически, но при необходимости вы можете отредактировать их вручную. Отметим, что номер документа без особой надобности менять не рекомендуется.
В поле Вид операции из раскрывающегося списка выбирается вид операции по документу – Заказ на закупку или Заказ на переработку (в зависимости от того, с какими целями приобретается товар).
В поле Статус аналогичным образом выбирается статус документа – В работе , Выполнен или Заявка . Отметим, что доступность некоторых параметров окна зависит от статуса документа.
В полях Контрагент и Договор указывается соответственно поставщик номенклатурных позиций по документу и заключенный с ним договор, в рамках которого осуществляется поставка.
Если заказ поставщику закрыт, то нужно установить соответствующую отметку (флажок Закрыт ).
Если вы хотите сразу запланировать оплату заказа, установите флажок Запланировать оплату – в результате в окне появится вкладка Платежный календарь , на которой указываются все необходимые параметры оплаты: тип оплаты (наличными или безналичными), дата оплаты, процент оплаты (если заказ предполагается оплачивать поэтапно) и др.Внимание!
Флажок Запланировать оплату доступен только для тех документов, у которых в поле Состояние указано значение В работе или Выполнен (документы со статусом Заявка в платежный календарь не включаются).
Спецификация заказа формируется на вкладке Товары , содержимое которой показано на рис. 3.2 (эта вкладка открывается в данном окне по умолчанию). Для добавления в спецификацию новой позиции нажмите в инструментальной панели вкладки Товары кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей
После этого в соответствующих полях надо указать количество, цену и прочие параметры выбранной номенклатурной позиции.
По мере заполнения спецификации программа автоматически будет рассчитывать итоговую сумму документа и сумму налога на добавленную стоимость – эти параметры отображаются соответственно в полях Всего (итог) и Сумма НДС (итог) .
Что касается вкладки Дополнительно , то на ней можно указать структурное подразделение предприятия, в рамках которого оформляется заказ, и сотрудника, ответственного за оформление данного заказа.
Завершается ввод и редактирование документа нажатием в данном окне кнопки Провести и закрыть .
УРОК 28. Работа с приходными накладными
Поступление номенклатурных позиций (товаров или услуг) на предприятие должно иметь соответствующее документальное оформление. В программе "1С:Управление небольшой фирмой 8.2" для оформления прихода товарно-материальных ценностей используется документ Приходная накладная .
Примечание
Если на складе, на который поступают товарно-материальные ценности, используется ордерная схема учета, то необходимо вначале сформировать приходный складской ордер, а на его основании – приходную накладную. С приходными ордерами мы познакомимся позже, при прохождении соответствующего урока. Что касается выбора схемы учета (с использованием складских ордеров или без них), то это делается в настройках склада ( подробнее см. урок 17 "Справочник организационно-структурных единиц" ).
Чтобы приступить к работе с приходными накладными, войдите в раздел Снабжение и закупки и щелкните в панели навигации на ссылке Приходные накладные . В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Список приходных накладных
Если вы только начинаете работать с программой, то данный список может быть пустым, но он будет пополняться автоматически по мере сохранения и проведения приходных документов. Для каждого документа в списке показаны следующие сведения:
• признак проведения документа по учету (слева от даты, на рис. 3.3 непроведенным является первый документ в списке);
• дата формирования документа;
• номер документа;
• название организации-получателя ценностей по документу;
• вид операции по документу;
• сумма поступивших номенклатурных позиций;
• валюта документа;
• поставщик номенклатурных позиций по документу;
• договор, в рамках которого осуществляется поставка;
• склад, на который оприходованы поступившие ценности;
• складская ячейка (если учет ведется в разрезе ячеек);
• комментарий к документу;
• ФИО сотрудника, ответственного за оформление документа.
Формировать новые приходные документы можно на основании оформленных ранее заказов или складских ордеров. Для этого нужно в окне списка или редактирования соответствующего документа нажать кнопку Создать на основании и в открывшемся меню выбрать команду Приходная накладная .
Чтобы оформить приходную накладную из окна списка, выполните команду Все действия → Создать или нажмите клавишу
В данном окне в поле Номер указывается порядковый номер документа в конфигурации. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент сохранения документа, но при необходимости его можно отредактировать. Отметим, что без серьезных на то оснований редактировать номер приходного документа не стоит.
В поле от вводится дата оформления документа. Данное поле заполняется программой автоматически: в момент создания нового документа в нем отображается текущая дата, а в момент сохранения к ней добавляется точное время сохранения приходного документа. В случае надобности можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
Вид операции по документу выбирается из раскрывающегося списка в поле Операция, возможные варианты – Поступление от поставщика, Прием на комиссию, Прием на переработку, Прием на ответхранение, Возврат от покупателя, Возврат от комиссионера, Возврат от переработчика или Возврат с ответхранения.
В поле Организация выбирается название организации, которая является получателем номенклатурных позиций по документу. В поле Склад аналогичным образом указывается название склада, на который будут оприходованы поступившие ценности.
Поставщик товаров (услуг) по документу указывается в поле