Рис. 4.9. Оформление заказа покупателя
В данном окне в поле Организация нужно указать название организации, от имени которой оформляется данный документ. Требуемое значение выбирается в окне списка организаций, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
Порядковый номер документа в конфигурации и дата его формирования заполняются программой автоматически, но при необходимости вы можете отредактировать их вручную. Отметим, что номер документа без особой надобности менять не рекомендуется.
В поле Вид операции из раскрывающегося списка выбирается вид операции по документу – Заказ на продажу или Заказ на переработку . При выборе значения Заказ на переработку появляется вкладка Материалы заказчика , на которой можно сформировать список переданных в переработку материалов заказчика.
В поле Статус аналогичным образом выбирается статус документа – В работе , Выполнен или Заявка . Отметим, что доступность некоторых параметров окна зависит от статуса документа.
В полях Контрагент и Договор указывается соответственно покупатель номенклатурных позиций по документу и заключенный с ним договор, в рамках которого осуществляется отгрузка.
Если заказ покупателя закрыт, то нужно установить соответствующую отметку (флажок Закрыт ).
Если вы хотите сразу запланировать оплату заказа, установите флажок Запланировать оплату – в результате в окне появится вкладка Платежный календарь , на которой указываются все необходимые параметры оплаты: тип оплаты (наличными или безналичными), дата оплаты, процент оплаты (если заказ предполагается оплачивать поэтапно) и др.Внимание!
Флажок Запланировать оплату доступен только для тех документов, у которых в поле Состояние указано значение В работе или Выполнен (документы со статусом Заявка в платежный календарь не включаются).
Спецификация заказа формируется на вкладке Товары, услуги , содержимое которой показано на рис. 4.9 (эта вкладка открывается в данном окне по умолчанию). Для добавления в спецификацию новой позиции нажмите в инструментальной панели вкладки Товары кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей
После этого в соответствующих полях нужно указать количество, цену и прочие параметры выбранной номенклатурной позиции.
По мере заполнения спецификации программа автоматически будет рассчитывать итоговую сумму документа и сумму налога на добавленную стоимость – эти параметры отображаются соответственно в полях Всего (итог) и Сумма НДС (итог) .
Что касается вкладки Дополнительно , то на ней можно указать проект и структурное подразделение предприятия, в рамках которых оформляется заказ, склад, на котором можно зарезервировать товары под заказ, и сотрудника, ответственного за оформление данного заказа.
Завершается ввод и редактирование документа нажатием в данном окне кнопки Провести и закрыть .
УРОК 39. Оформление расходных накладных
Отпуск номенклатурных позиций в рассматриваемой конфигурации оформляется с помощью документа Расходная накладная . Причем это касается как товарно-материальных ценностей, так и работ (услуг) – ведь на печать этот документ можно вывести не только в виде накладной по форме ТОРГ-12, 1-Т, но и акта об оказании услуг (наряду с этим, выполненные работы можно оформлять и отдельным документом – актом выполненных работ, с которым мы познакомимся на уроке 42 "Акты выполненных работ\'"). Сформировать расходную накладную можно на основании приходной накладной или счета на оплату, а также независимо от других документов (т. е. "с нуля").
Примечание
Если на складе, с которого отпускаются товарно-материальные ценности, используется ордерная схема учета, то списание их со склада будет произведено только на основании расходного складского ордера, который, в свою очередь, можно сформировать на основании расходной накладной. С расходными ордерами мы познакомимся позже, при прохождении соответствующего урока. Что касается выбора схемы учета (с использованием складских ордеров или без них), то это делается в настройках склада ( подробнее см. урок 17 "Справочник организационно-структурных единиц" главы 2 ).
Чтобы приступить к работе с расходными накладными, войдите в раздел Маркетинг и продажи и щелкните в панели навигации на ссылке Расходные накладные . В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.10.
Рис. 4.10. Список расходных накладных
Если вы только начинаете работать с программой, то данный список может быть пустым, но он будет пополняться автоматически по мере сохранения и проведения расходных документов. Для каждого документа в списке показаны следующие сведения:
• признак проведения документа по учету (слева от даты, на рис. 4.10 непроведенным является первый документ в списке);
• дата формирования документа;
• номер документа;
• название организации, которая отгружает ценности по документу;
• вид операции по документу;
• сумма отпущенных номенклатурных позиций;
• валюта документа;
• покупатель номенклатурных позиций по документу;
• договор, в рамках которого осуществляется отгрузка;
• склад, с которого отпущены ценности;
• складская ячейка (если учет ведется в разрезе ячеек);
• комментарий к документу;
• ФИО сотрудника, ответственного за оформление документа.
Как уже отмечалось ранее, формировать новые расходные документы можно на основании оформленных ранее приходных накладных или счетов на оплату. Для этого нужно в окне списка или редактирования соответствующего документа нажать кнопку Создать на основании и в открывшемся меню выбрать команду Расходная накладная .
Чтобы оформить расходную накладную из окна списка, выполните команду Все действия → Создать или нажмите клавишу
В данном окне в поле Номер указывается порядковый номер документа в конфигурации. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент сохранения документа, но при необходимости его можно отредактировать. Отметим, что без серьезных на то оснований редактировать номер приходного документа не стоит.
В поле от вводится дата оформления документа. Данное поле заполняется программой автоматически: в момент создания нового документа в нем отображается текущая дата, а в момент сохранения к ней добавляется точное время сохранения приходного документа. В случае надобности можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
Вид операции по документу выбирается из раскрывающегося списка в поле Вид операции, возможные варианты – Продажа покупателю, Передача на комиссию, Передача на переработку, Передача на ответхранение, Возврат поставщику, Возврат комитенту, Возврат из переработки или Возврат с ответхранения.
В поле Организация выбирается название организации, которая отгружает позиции по документу. В поле Склад аналогичным образом указывается название склада, с которого будут отпущены отгруженные ценности.
Покупатель товаров (услуг) по документу указывается в поле Контрагент , а в поле Договор выбирается договор, в рамках которого осуществляется данная отгрузка.
Если вы хотите оформить документ на основании счета на оплату или накладной, укажите его в поле Основание .
Спецификация документа формируется на вкладке Запасы и услуги . В целом порядок заполнения спецификации мало чем отличается от спецификаций других документов, с которыми мы познакомились на предыдущих уроках: добавление позиций осуществляется с помощью кнопки Добавить , удаление – нажатием кнопки Удалить текущий элемент (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) или клавиши
На вкладке Дополнительно можно ввести дополнительные сведения, касающиеся данной отгрузки. Помимо уже знакомых нам параметров Подразделение и Ответственный , на данной вкладке можно также указать грузоотправителя и грузополучателя по документу.
Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку Провести и закрыть , которая находится в верхней части окна.
Для отправки документа на принтер нажмите кнопку Печать и в открывшемся меню выберите форму документа. На рис. 4.12 показан пример документа по форме ТОРГ-12.
Рис. 4.12. Расходная накладная по форме ТОРГ-12На основании документа Расходная накладная можно сформировать некоторые другие документы – приходную накладную, расходный складской ордер, счет на оплату и др. Для этого нужно выбрать соответствующую команду в меню, которое открывается при нажатии кнопки Создать на основании в окне редактирования расходной накладной либо в окне списка расходных накладных.
УРОК 40. Выданные счет-фактуры
Для регистрации в информационной базе выдаваемых покупателям счет-фактур в программе "1С:Управление небольшой фирмой 8.2" предназначен документ Счет-фактура