♦ порядковый номер документа;
♦ дата документа;
♦ тип документа;
♦ название склада, к которому относится документ;
♦ название и реквизиты распорядительного документа (при наличии такового);
♦ название организации, к которой относится документ.
В верхней части окна в поле Склад можно установить фильтр на отображаемые в списке документы, указав в качестве условия отбора название склада. Эту возможность удобно использовать при работе с большими списками документов: вы всегда можете оставить в списке только документы, относящиеся к определенному складу (другими словами, документы будут отфильтрованы по значению колонки Склад). Чтобы применить фильтр, выберите требуемое значение из раскрывающегося списка. Чтобы впоследствии вернуться к работе с полным списком документов – просто очистите данное поле.
Возможности программы предусматривают разные варианты формирования складских документов. Помимо стандартных вариантов – создание нового документа «с нуля» (кнопка Создать) и создание путем копирования имеющегося (команда Все действия▸Скопировать или клавиша F9), формировать складские документы можно также на основании распоряжений на оформление, список которых представлен на вкладке Распоряжения на оформление (рис. 5.27).
Рис. 5.27. Документы-основания для формирования складских документов
Для каждого распоряжения в этом списке отображается порядковый номер документа, дата его формирования, тип документа, название склада, а также тип документа, который можно сформировать на основании данного распоряжения.
Список распоряжений на оформление формируется в соответствии с перечисленными ниже условиями.
♦ Документы Заказ на сборку (разборку), Заказ на перемещение и Заказ на внутреннее потребление попадают в список распоряжений на оформление в том случае, если им назначен статус К выполнению. Но при этом принимается во внимание такой фактор, как используемая схема документооборота на складе. Если ордерная схема не используется, то в список распоряжений на оформление будут включаться все заказы, у которых установлен статус К выполнению. При использовании ордерной схемы включение документов в список распоряжений на оформление определяется действующим на складе порядком оформления накладных. Если выбран способ оформления накладных По заказу, то в список распорядительных документов будут включаться все заказы со статусом К выполнению. Если же указан способ оформления накладных По ордеру, то в список распорядительных документов попадут только те, по которым оформлены документы Приходный ордер на товары со статусом Принят или документы Расходный ордер на товары со статусом Подготовлен или Отгружен.
♦ Документы Инвентаризация товаров на складе попадают в список распоряжений на оформление в том случае, если по итогам инвентаризации выявлены излишки или недостача. Если по одному акту инвентаризации выявлены и излишки, и недостача, то по нему будет сформировано два распоряжения на оформления (отдельно на излишки и на недостачу).
Возвращаемся к документам на внутреннее перемещение ценностей. Чтобы создать документ на основании распоряжения, откройте вкладку Распоряжения на оформление, выделите курсором документ-основание и выполните команду Все действия▸Создать документ или нажмите в инструментальной панели кнопку Создать документ. Если же вы хотите ввести документ на внутреннее перемещение независимо от документа-основания, перейдите на вкладку Журнал документов и нажмите клавишу Insert или находящуюся в инструментальной панели кнопку Создать. В первом случае на экране отображается окно ввода и редактирования документа на внутреннее перемещение, изображенное на рис. 5.28. Во втором случае открывается окно выбора типа документа, в котором нужно щелчком мыши выделить позицию Перемещение товаров и нажать кнопку ОК – после этого также отобразится окно ввода и редактирования документа (рис. 5.28).
Рис. 5.28. Формирование документа на внутреннее перемещение товаров
Отметим, что в таком же окне осуществляется и редактирование сформированного ранее документа (для перехода в режим редактирования дважды щелкните мышью в окне списка на позиции документа).
Параметры Номер и от заполняются автоматически по тем же правилам, что и в интерфейсах редактирования других документов конфигурации. В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается название организации, в рамках которой оформляется внутреннее перемещение номенклатурных позиций. Далее в полях Отправитель и Получатель указывается соответственно подразделение-отправитель и подразделение-получатель перемещаемых товаров. Если на указанных в документе складах используется ордерная схема документооборота, то списание и оприходование товаров будет выполнено только после формирования и проведения соответствующих ордеров. Если же ордерная схема на этих складах не используется, то товары будут списаны и оприходованы сразу после проведения данного документа.
Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку Провести и закрыть.
Документ на внутреннее перемещение можно распечатать в разных видах: накладная, требование-накладная, складской ордер и др. Для этого нужно нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать подходящую форму документа.
Оприходование и списание товаров в нестандартных ситуациях
В подавляющем большинстве случаев оприходование товаров на склад и их списание со склада происходит соответственно при поступлении их от поставщика или отгрузке ценностей покупателю. Однако периодически могут возникать и другие, нестандартные ситуации, когда требуется оприходовать или списать товар. Характерный пример – оприходование излишков или списание недостач, выявленных по результатам инвентаризации хранящихся на складе товарно-материальных ценностей. А в начале эксплуатации программы «1С Управление торговлей 8.2» необходимо ввести в нее начальные остатки по товарным позициям и оприходовать их на склад.
Бывают и другие нештатные ситуации, когда необходимо выполнить оприходование или списание товаров без оформления соответствующего товарно-сопроводительного документа. В рассматриваемой конфигурации данная задача решается с помощью документов соответственно Оприходование товаров и Списание товаров. С первым из них мы уже познакомились ранее (см. в главе 3 раздел «Ввод начальных остатков»), а со вторым научимся работать в данном разделе.
Документ Списание товаров относится к складским документам, доступ к которым осуществляется из панели навигации раздела Запасы и закупки по ссылке Складские документы. При щелчке на этой ссылке открывается окно, которое показано на рис. 5.26. Чтобы сформировать новый документ на списание товаров, нажмите клавишу Insert или кнопку Создать. После этого программа предложит выбрать тип документа – в данном окне нужно установить курсор в позицию Списание товаров и нажать кнопку ОК или клавишу Enter (рис. 5.29).
Рис. 5.29. Выбор типа складского документа
В результате отобразится окно ввода и редактирования документа (рис. 5.30).
Рис. 5.30. Ввод документа на списание товаров
Это окно имеет следующую структуру: в верхней его части находятся основные реквизиты документа (номер, дата, и др.), а в нижней формируется спецификация – перечень товаров, которые должны быть списаны по данному документу.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если документ сформирован по результатам инвентаризации, большинство параметров окна редактирования будет заполнено в соответствии с распорядительным документом. При этом в спецификации документа в поле Количество отобразится количество недостачи по каждой товарной позиции, которое следует списать со склада.
В полях Номер и от указывается соответственно порядковый номер документа в конфигурации и дата его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически: присваивается очередной номер (это происходит после сохранения документа) и устанавливается дата, соответствующая системной дате компьютера. Изменить дату вы можете с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, а чтобы отредактировать номер документа, установите в данное поле курсор и нажмите любую клавишу, после чего подтвердите свои намерения и внесите требуемые изменения. Правда, не стоит это делать без серьезных на то оснований, поскольку предлагаемая программой нумерация является оптимальной.
После этого в полях Организация и Склад укажите соответственно название организации, от имени которой оформляется документ, и название склада, с которого будут списаны товары после проведения документа. Требуемые значения выбираются из раскрывающихся списков, содержимое которых формируется в соответствующих справочниках.
В поле Статья расходов нужно указать название статьи, на которую будет отнесен расход от списания товаров по данному документу. Для заполнения данного поля нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника статей расходов выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.
ПРИМЕЧАНИЕ
Доступ к справочнику статей расходов осуществляется из панели навигации раздела Финансы с помощью ссылки Статьи расходов. Там же находится и ссылка для доступа к справочнику статей доходов.
В поле Аналитика расходов указывается объект аналитического учета для выбранной выше статьи расходов. Для каждой статьи можно сформировать свои правила ведения учета в разрезе аналитики – это делается в справочнике статей расходов.
В поле Подразделение следует указать название структурного подразделения предприятия, от имени которого оформляется данный документ. Это подразделение будет впоследствии считаться источником прочего расхода по данной операции. Выбор осуществляется в окне списка подразделений, которое вызывается с помощью клавиши F4 или кнопки выбора. Содержимое этого списка формируется при построении организационной структуры предприятия (подробнее см. выше раздел «Структура предприятия»).