Параметр Комментарий предназначен для ввода с клавиатуры произвольных дополнительных сведений (если в этом есть необходимость).
В программе предусмотрен механизм использования регулярных индивидуальных соглашений. Регулярным называется такое соглашение, в котором заданные условия выполняются со строго определенной периодичностью (то есть регулярно). Чтобы сделать индивидуальное соглашение регулярным, нужно в верхней части окна установить флажок Регулярное, после чего на вкладке Регулярные условия, содержимое которой показано на рис. 6.19, ввести необходимые сведения. Учтите, что если параметр Регулярное отключен, данная вкладка будет заблокирована.
Рис. 6.19. Параметры регулярного соглашения
Эта вкладка включает в себя параметры Сумма, Количество периодов и Период. Значением параметра Сумма является сумма, на которую должны быть реализованы номенклатурные позиции в течение периода, указанного в расположенном ниже поле Период (месяц, квартал и др.). В поле Количество периодов нужно указать число периодов, в течение которых будут производиться продажи. Например, если в поле Сумма введено значение 10 000, в поле Количество периодов – значение 12, а в поле Период – значение Месяц, то в рамках данного индивидуального соглашения ежемесячно на протяжении года должны производиться поставки товаров на сумму 20 000 рублей.
Регистрация коммерческих предложений
Как уже отмечалось выше, возможности программы предусматривают использование коммерческих предложений – документов, предлагающих клиенту приобрести номенклатурные позиции определенного ассортимента по определенным ценам. Принципиальное отличие коммерческого предложения от клиентского заказа, с которым мы познакомимся ниже, состоит в том, что при оформлении клиентского заказа инициатива исходит от клиента (то есть он обращается к поставщику с намерением приобрести определенные товары или услуги по определенной цене), а при оформлении коммерческого предложения инициатором выступает продавец.
Коммерческие предложения можно оформлять на основании предварительно заключенного соглашения с клиентом (типового или индивидуального), а также на основании заключенной ранее сделки (все эти документы нам уже знакомы). Однако не возбраняется регистрировать коммерческие предложения и независимо от других документов.
Доступ к коммерческим предложениям осуществляется следующим образом: нужно открыть раздел Оптовые продажи, и щелкнуть на ссылке Коммерческие предложения клиентам, которая находится в панели навигации. Учтите, что эта ссылка отображается только в том случае, если в настройках параметров учета (см. рис. 3.7) установлен флажок Использовать коммерческие предложения клиентам (это возможно только при снятом флажке Использовать управление сделками). Список коммерческих предложений выводится в окне, которое показано на рис. 6.20.
Рис. 6.20. Окно списка коммерческих предложений
Как видно на рисунке, данное окно представляет собой стандартный интерфейс списка, в котором для каждого коммерческого предложения показаны сведения, достаточные для идентификации документа. В верхней части окна расположены параметры настройки фильтра на отображаемые в окне документы – эти параметры нам также хорошо знакомы, поскольку мы с ними неоднократно сталкивались ранее, при изучении других интерфейсов списка.
Регистрация новых и редактирование оформленных ранее коммерческих предложений осуществляется в окне, которое показано на рис. 6.21.
Рис. 6.21. Регистрация коммерческого предложения
Большинство параметров, находящихся в верхней части данного окна, нам уже хорошо знакомы, поскольку они являются типичными для всех интерфейсов редактирования, используемых в конфигурации. Отметим лишь, что в поле Клиент нужно указать клиента, которому делается коммерческое предложение, а если документ формируется на основании созданного ранее соглашения (типового или индивидуального), то все параметры окна будут автоматически заполнены в соответствии с этим соглашением, но многие из них вы можете отредактировать по своему усмотрению.
При формировании коммерческого предложения на основании сформированного ранее индивидуального или типового соглашения документ-основание указывается в поле Соглашение. При этом следует учитывать перечисленные ниже особенности.
♦ Если для клиента, которому делается предложение, ранее было сформировано несколько индивидуальных соглашений, то выбор осуществляется из списка этих соглашений, который вызывается нажатием в поле Соглашение кнопки выбора или клавиши F4.
♦ Если с данным клиентом индивидуальные соглашения не оформлялись, будет произведен автоматический поиск сегмента, к которому принадлежит этот клиент. Затем (опять же автоматически) будет определен список типовых соглашений, оформленных для тех сегментов, к которым относится данный клиент. Если после такого анализа выясняется, то для клиента может быть использовано только одно типовое соглашение – оно автоматически будет внесено в поле Соглашение сразу после того, как выбран клиент в поле Клиент. Если же анализ показал, что клиенту подходит более одного типового соглашения – его нужно будет выбрать из списка, который вызывается с помощью клавиши F4 или по кнопке выбора.
♦ Если в базе данных для выбранного клиента имеется только одно соглашение – оно автоматически будет внесено в поле Соглашение сразу после того, как выбран клиент в поле Клиент.
Остальные параметры окна регистрации и редактирования документа в зависимости от назначения и функциональности находятся на вкладках Товары и Дополнительно.
На вкладке Товары (ее содержимое изображено на рис. 6.21) формируется спецификация документа. Добавление номенклатурных позиций в спецификацию, а также их удаление осуществляется по обычным правилам – с помощью кнопок соответственно Добавить и Удалить. Помимо набора стандартных параметров (название номенклатурной позиции, ее цена и количество, ставка налога на добавленную стоимость, информация о скидках и наценках, и др.), для каждой позиции имеется флажок Выбор клиента. Этим флажком помечаются позиции, которые заинтересовали клиента. По умолчанию флажок Выбор клиента устанавливается для всех позиций.
В нижней части окна в полях Сумма всех товаров и Сумма выбранных товаров программа автоматически рассчитывает соответственно сумму по всем без исключения позициям и только по выбранным клиентом позициям.
Что касается вкладки Дополнительно, то на ней можно дополнительно детализировать данные коммерческого предложения. В частности, здесь можно выбрать ответственного менеджера, указать контактное лицо, выбрать систему налогообложения и график оплаты, и др.
В поле Информация для печати можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному коммерческому предложению. Введенный здесь текст будет включен в печатную форму документа.
Чтобы распечатать коммерческое предложение, нажмите в верхней части окна кнопку Печать, и в открывшемся меню выберите формат документа. Пример коммерческого предложения в формате Word показан на рис. 6.22.
Рис. 6.22. Печатная форма коммерческого предложения
Отправка документа на принтер осуществляется штатными средствами Word – с помощью команды главного меню Файл▸Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Завершается формирование и редактирование коммерческого предложения нажатием кнопки Провести и закрыть.
Регистрация клиентских заказов
В данном разделе мы узнаем, как в рассматриваемой конфигурации осуществляется регистрация клиентских заказов. Под клиентским заказом подразумевается надлежащим образом оформленное намерение клиента приобрести номенклатурные позиции в течение указанного срока на предварительно согласованных условиях.
Можно создавать клиентские заказы на основании коммерческих предложений, а можно регистрировать их «с нуля». С другой стороны, заказ клиента может выступать в качестве документа-основания для создания других документов конфигурации, например – товарно-сопроводительного документа на отпуск товара, документа на возврат номенклатурных позиций от покупателя, кассового ордера, и др. Другими словами, при выписке накладной на отгрузку товаров вы можете использовать предварительно зарегистрированный клиентский заказ – в этом случае все параметры документа будут заполнены автоматически, и вам останется лишь внести корректировки (и то – лишь при наличии такой необходимости). Ранее уже отмечалось, что формирование новых документов по созданным ранее документам-основаниям обеспечивает надлежащую глубину и прозрачность учета.
Доступ к клиентским заказам осуществляется из раздела Оптовые продажи с помощью ссылки Заказы клиентов – при щелчке на ней отображается список зарегистрированных ранее заказов (рис. 6.23).
Рис. 6.23. Перечень зарегистрированных заказов
Все заказы по мере регистрации в информационной базе включаются в этот список автоматически. Для каждого из них показывается номер и дата регистрации, приоритет исполнения, текущее состояние (статус), сумма по документу, процент оплаты и процент отгрузки, валюта документа, наименование предприятия-клиента и название сделки (в том случае, если заказ оформлен на основании заключенной ране сделки).
В верхней части окна содержатся параметры, с помощью которых можно установить фильтр на отображаемые в списке документы. Помимо уже знакомых нам параметров, среди них имеется также поле Приоритет, в котором можно выбрать условие фильтрации по приоритету (Высокий, Средний или Низкий).
Вы можете изменить статус любого клиентского заказа – для этого выберите требуемый статус в меню, которое открывается нажатием кнопки Установить статус (предварительно нужно установить курсор на документ, статус которого вы намерены изменить). Но учтите, что при смене статуса данный клиентский заказ прекратит свое действие во всех сформированных на его основании документах (об этом программа выдаст соответствующее предупреждение). Можно изменить статус одновременно у нескольких заказов – для этого выделите их в списке, поочередно щелкая мышью на каждом из них при нажатой клавишу Ctrl, после чего выполните требуемую команду меню Установить статус.