Далее нужно перейти в табличную часть документа и сформировать расшифровку платежа. В данном случае под расшифровкой подразумевается элемент документа, в котором указывается – кто, за что и на каком основании внес в кассу предприятия наличные деньги. Расшифровка должна включать в себя хотя бы одну позицию, но если вы хотите одним кассовым ордером оформить платеж сразу по нескольким счетам на оплату или клиентским заказам – для каждого из них введите отдельную позицию, используя кнопку Добавить. Для каждой позиции следует указать статью движения денежных средств, счет на оплату или заказ (необязательно), а также сумму по данной позиции.
В поле Принято от вводится ФИО физического лица, который внес деньги в кассу предприятия, в поле Основание – содержание хозяйственное операции, в поле В т.ч. НДС – ставка и сумма НДС. Кроме этого, в поле Приложение можно ввести перечень прилагаемых документов (товарно-сопроводительные документы, копии чеков, и др.). Кассир, который отвечает за движение, учет и сохранность денежных средств по данной кассе, указывается в поле Кассир.
Чтобы провести документ по учету, нажмите в верней части окна редактирования кнопку Провести и закрыть или Провести.
После того как документ сформирован и сохранен, его можно распечатать в виде приходного кассового ордера по форме № КО-1 (рис. 8.5). Для этого нужно сохранить и провести документ, а затем выполнить команду Печать▸Приходный кассовый ордер.
Рис. 8.5. Приходный кассовый ордер
Здесь представлена печатная форма приходного кассового ордера, формирование которого показано на рис. 8.4. Чтобы сразу отправить документ на принтер, нажмите кнопку Печать. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры печати, нажмите Ctrl+P.
Мы рассмотрели порядок оформления приходного кассового ордера, которому назначен вид операции Поступление оплаты от клиента. Что касается других видов операций, то оформление ПКО строится во многом аналогичным образом – просто вместо одних параметров в окне могут присутствовать другие, порядок заполнения которых в любом случае интуитивно понятен.
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер (РКО) – первичный учетный документ, отражающий факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. В программе «1С Управление торговлей 8» доступ к расходным кассовым ордерам осуществляется из раздела Финансы – для этого в панели навигации нужно щелкнуть на ссылке Расходные кассовые ордера. При этом отобразится окно списка сформированных ранее документов, изображенное на рис. 8.6.
Рис. 8.6. Список расходных кассовых ордеров
Все сформированные в программе расходные кассовые ордера автоматически попадают в этот список – независимо от того, были они проведены или только сохранены без проведения. Для каждого документа показываются все основные данные: дата формирования и номер, название организации и кассы, сумма и др.
Вы можете создавать РКО как независимо, так и на основании других документов. В качестве документов-оснований можно использовать заявки на расходование денежных средств или распоряжения на перемещение денег внутри предприятия. Но если в настройках параметров учета (см. рис. 3.10) в разделе Финансы включен параметр Использовать планирование денежных средств, то сформировать РКО можно будет только на основании заявки или распоряжения.
Для ввода РКО на основании распоряжения на перемещение или заявки, нужно в режиме работы со списком документов открыть вкладку Распоряжения на оплату, выделить документ-основание щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Оплатить. В результате на экране отобразится окно редактирования РКО, основные параметры которого будут заполнены в соответствии с документом-основанием. Вам останется лишь внести в документ правки (при наличии такой необходимости) и сохранить документ либо провести его по учету. Отметим, что в список распоряжений на оплату попадают только те распоряжения на перемещение денежных средств и заявки, которые имеют статус Утверждено.
Есть и другой способ формирования РКО по документу-основанию. Он заключается в использовании соответствующей команды меню, которое открывается при нажатии на кнопку Создать на основании. Это меню имеется в окнах списка и редактирования многих документов конфигурации, и если на основании данного документа можно сформировать РКО – то в этом меню нужно выбрать команду Расходный кассовый ордер.
Если же вы хотите создать РКО независимо от других документов – выполните в подменю Все действия▸Создать команду, которая соответствует требуемому виду операции. Возможен выбор одного из следующих вариантов: Сдача ДС в банк, Оплата поставщику, Выдача ДС в другую кассу, Выдача ДС подотчетнику, Возврат оплаты клиенту, Возврат ДС в кассу ККМ и Прочая выдача ДС. После этого на экране откроется окно ввода и редактирования РКО, содержимое которого зависит от выбранного вида операции. Если в окне списка нажать клавишу Insert, то окно ввода и редактирования откроется сразу – по умолчанию в программе предлагается вид операции Оплата поставщику (рис. 8.7).
Рис. 8.7. Оформление расходного кассового ордера
Вид операции по документу можно изменить – для этого предназначен параметр Операция, расположенный справа вверху окна. Также в верхней части окна находятся параметры, в которых указывается название кассы для выдачи денег, наименование получателя денег (поставщика, которому они будут уплачены), и сумма документа. В кассовых ордерах, формируемых по виду операции Возврат оплаты клиенту, в качестве получателя указывается клиент, которому возвращаются деньги. Номер кассового ордера и дата его формирования заполняются автоматически – так же, как это осуществляется и в других документах конфигурации.
Далее нужно перейти в табличную часть документа и сформировать расшифровку платежа – то есть указать кому, за что и на каком основании выдаются деньги. Расшифровка должна включать в себя хотя бы одну позицию, но если вы хотите одним кассовым ордером оформить несколько платежей – для каждого из них введите отдельную позицию, используя кнопку Добавить. Для каждой позиции следует указать статью движения денежных средств, заказ (необязательно), а также сумму по данной позиции.
В поле Выдать вводится ФИО физического лица, которому выдаются деньги из кассы по данному РКО, в поле Основание – содержание хозяйственной операции, в поле Приложение можно ввести перечень прилагаемых документов (товарно-сопроводительные документы, копии чеков, и др.). В поле По документу указываются паспортные данные лица, получающего деньги и указанного в поле Выдать. Кассир, который отвечает за движение, учет и сохранность денежных средств по данной кассе, указывается в поле Кассир.
Чтобы провести документ по учету, нажмите в верней части окна редактирования кнопку Провести и закрыть или Провести.
После того как документ сформирован и сохранен, его можно распечатать в виде расходного кассового ордера по форме № КО-2 (рис. 8.8). Для этого нужно сохранить и провести документ, а затем выполнить команду Печать▸Расходный кассовый ордер.
Рис. 8.8. Расходный кассовый ордер
Для немедленной отправки документа на принтер нажмите кнопку Печать. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры печати, нажмите Ctrl+P.
Авансовый отчет
Авансовый отчет – это первичный учетный документ, являющийся основанием для списания выданных под отчет из кассы предприятия наличных денежных средств. Отличительная черта авансового отчета состоит в том, что к нему в обязательном порядке должны прилагаться документы (чеки, билеты, счета), подтверждающие целевое использование выданных наличных денег.
Переход в режим работы с авансовыми отчетами осуществляется из панели навигации раздела Финансы с помощью ссылки Авансовые отчеты. На рис. 8.9 показано окно списка авансовых отчетов.
Рис. 8.9. Список авансовых отчетов
В этом списке для каждого авансового отчета отображается номер документа, дата его формирования, сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма перерасхода (при наличии такового), а также валюта документа.
Вверху окна расположены параметры Организация, Подотчетное лицо и Валюта. С их помощью вы можете установить фильтр на представленные в окне авансовые отчеты. Данный механизм приобретает особую актуальность при работе с большим числом документов. Чтобы установить фильтр по какому-либо условию, выберите в соответствующем поле требуемое значение. Например, если вы хотите оставить в списке авансовые отчеты, оформленные только от имени организации «Мир вкуса», выберите ее название из раскрывающегося списка в поле Организация. Чтобы вернуться к полному списку документов, очистите все поля с условиями фильтра.
Вы можете ввести авансовый отчет на основании оформленного ранее РКО. Для этого войдите в режим работы с расходными кассовыми ордерами, выделите щелчком мыши требуемый документ, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать на основании, и в открывшемся меню выберите команду Авансовый отчет. Аналогичным образом можно создать авансовый отчет и из окна редактирования РКО.
Чтобы оформить авансовый отчет независимо от документа-основания, выполните в окне списка команду контекстного меню Создать или нажмите клавишу Insert. Чтобы открыть созданный ранее авансовый отчет для просмотра или редактирования, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Изменить. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое представлено на рис. 8.10.
Рис. 8.10. Оформление авансового отчета
Параметры верхней части окна редактирования являются стандартными – они присутствуют во многих других документах. Исключение составляет поле Подотчетное лицо, где нужно указать подотчетника, который данным документом отчитывается за расходование наличных денег.
Если данное физическое лицо получило ранее аванс по РКО, то на вкладке Полученные авансы следует указать этот расходный ордер. Для этого нажмите кнопку Добавить и выберите его в поле Документ аванса. Если было выдано несколько авансов по разным кассовым ордерам, то можно одним авансовым отчетом закрыть все эти авансы, добавляя их в список с помощью кнопки Добавить.