Семейные положения физических лиц
Служба персонала любого предприятия содержит сведения о семейном положении своих работников. Ввод, редактирование и хранение этих сведений осуществляется в справочнике, вызов которого осуществляется с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Семейное положение физических лиц. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.34.
Рис. 3.34. Справочник семейных положений физических лиц
Для ввода новой позиции используйте команду Действия▸Добавить либо соответствующую кнопку инструментальной панели, после чего с клавиатуры введите требуемые данные (значение поля Код сформируется автоматически, но его при необходимости можно изменить).
Справочник можно заполнять и в автоматическом режиме, выбирая подходящие значения в окне Общероссийского классификатора информации о населении. Для этого нужно нажать кнопку Подбор из ОКИН, которая расположена в правом верхнем углу окна списка (см. рис. 3.34), затем в открывшемся окне классификатора установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
Расширенные сведения о физических лицах, контрагентах и прочих объектах
В программе реализована возможность ввода, редактирования и хранения дополнительной информации о физических лицах, контрагентах, организациях и прочих объектах. В данном случае имеется в виду информация, для которой не нашлось места в других местах программы. Чтобы перейти в режим работы с этой информацией, нужно выполнить команду Операции▸Справочники, и в открывшемся окне выбрать справочник Дополнительная информация – при этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.35.
Рис. 3.35. Справочник дополнительной информации о физических лицах
Работать со справочником можно в двух режимах: в окне списка и в отдельном диалоговом окне (имеется в виду ввод новых и редактирование имеющихся позиций). Для смены режима выполните команду Действия▸Редактировать в диалоге или нажмите соответствующую кнопку панели инструментов.
Если вы намерены работать в окне списка, то в поле Объект следует ввести тип данных (например, Организации, Контрагенты или др.), а затем – указать конкретный объект соответствующего типа (например, если вы указали тип Организации, то выбор объекта будет осуществляться из справочника организаций, и т.д.).
В поле Вид данных указывается способ хранения данных. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Файл либо Изображение.
В поле Имя файла с клавиатуры вводится имя файла с данными (рекомендуется указывать полный путь к файлу), а в поле Описание – краткое описание хранящейся о физическом лице информации (например, Заявка кандидата, План испытательного срока, Отчет о работе и т.д.).
Если вы намерены работать в отдельном диалоговом окне, то при активизации команды Действия▸Добавить (либо Действия▸Изменить) на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.36.
Рис. 3.36. Окно редактирования дополнительной информации
Работа в данном окне ведется по тем же правилам, что и в окне списка. После заполнения параметров следует нажать кнопку ОК либо Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения изменений.
Список учебных заведений, где учились работники
Любой работник компании имеет какое-то образование (начальное, среднее, высшее, незаконченное высшее и т.д.), которое он получил при окончании соответствующего учебного заведения. В программе предусмотрен механизм ввода, редактирования и хранения сведений об учебных заведениях, в которых получали образование работники компании.
Необходимые действия выполняются в справочнике учебных заведений, для вызова которого следует выполнить команду главного меню программы Предприятие▸Классификаторы▸Учебные заведения, При активизации данной команды отображается окно, которое показано на рис. 3.37.
Рис. 3.37. Справочник учебных заведений
Здесь представлен список позиций, добавленных ранее в справочник учебных заведений. Для каждого учебного заведения показывается его код и наименование.
Работа со справочником ведется непосредственно в окне списка. Для ввода нового учебного заведения предназначена команда Действия▸Добавить, для редактирования текущего – команда Действия▸Изменить (также для этого можно воспользоваться соответствующими кнопками инструментальной панели).
Для пометки текущего объекта на удаление следует воспользоваться командой Действия▸Установить пометку удаления (данная команда вызывается также нажатием клавиши Delete); чтобы сразу удалить объект из списка, нужно нажать комбинацию клавиш Shift+Delete либо выполнить команду Действия▸Удалить.
Сведения о видах образований, полученных сотрудниками
После окончания учебного заведения человек получает образование, которое является основой для его дальнейшей карьеры. Возможности программы предусматривают ввод, редактирование и хранение сведений о видах образования, полученных физическими лицами и сотрудниками компании. Эта информация хранится в справочнике видов образования, который вызывается с помощью команды главного меню Предприятие▸Классификаторы▸Виды образования физических лиц. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.38.
Рис. 3.38. Справочник видов образования
Для ввода новой позиции используйте команду Действия▸Добавить либо соответствующую кнопку инструментальной панели, после чего с клавиатуры введите требуемые данные (значение поля Код сформируется автоматически, но его при необходимости можно изменить).
Справочник можно заполнять и в автоматическом режиме, выбирая подходящие значения в окне Общероссийского классификатора информации о населении. Для этого нужно нажать кнопку Подбор из ОКИН, которая расположена в правом верхнем углу окна списка (см. рис. 3.38), затем в открывшемся окне классификатора выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
Данные о пользователях программы
Поскольку возможности программы предусматривают многопользовательский режим работы, то информацию о пользователях, которые могут работать с программой, целесообразно систематизировать. Для хранения данных о пользователях программы предназначен справочник пользователей, для доступа к которому следует воспользоваться командой Сервис▸Пользователи и права доступа▸Пользователи. При выполнении данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.39.
Рис. 3.39. Справочник пользователей
На рисунке видно, что данный справочник состоит из двух частей – левой и правой. Это уже знакомый нам вариант представления данных: в левой части окна содержится перечень групп пользователей, в правой части – список пользователей, входящих в активную группу. В одну группу обычно включают пользователей, которые наделены сходными должностными обязанностями и работают в одном направлении; примеры групп пользователей – Офис-менеджеры, Бухгалтерия, Склад, Отдел поставок и т.д.
Для создания новой группы пользователей следует выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели – в результате на экране откроется окно, в котором нужно ввести название группы, ее код и, при необходимости – родительскую группу в иерархии.
Ввод нового и редактирование имеющегося пользователя выполняется в окне редактирования, которое открывается с помощью команд Действия▸Добавить, Действия▸Скопировать и Действия▸Изменить. Данное окно изображено на рис. 3.40.
Рис. 3.40. Ввод и редактирование пользователя
В поле Краткое имя с клавиатуры вводится краткий вариант имени пользователя, который будет отображаться в интерфейсах программы; кроме этого, по краткому имени программа определяет пользователя, т.е. выполняет его идентификацию. Полный вариант вводится также с клавиатуры в поле Полное имя.
В нижней части окна выполняется настройка параметров, которая будет актуальна для данного пользователя.
После ввода всех требуемых данных следует нажать в окне редактирования кнопку ОК либо Записать. Для выхода из данного окна без сохранения выполненных изменений предназначена кнопка Закрыть.
Следует отметить, что выполнять ввод новых и редактирование имеющихся пользователей можно и непосредственно в окне списка (рис. 3.39). Переключение режимов редактирования осуществляется с помощью команды Действия▸Редактировать в диалоге (также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели).
Справочник вакансий
Отдел по работе с персоналом любой компании должен формировать и вести перечень вакансий, имеющихся на предприятии. Ведь этот перечень является базой для подбора персонала предприятия. Отметим, что к формированию списка вакансий следует приступать после того, как составлен перечень должностей (описание справочника должностей приведено выше, в соответствующем разделе). Также необходимо построить организационную структуру компании (об этом мы также говорили ранее), так как при добавлении новых вакансий следует обязательно вводить название подразделения, в котором она открыта.
Чтобы открыть список вакансий, используйте команду главного меню Персонал▸Вакансии. Окно справочника, которое после этого отобразится на экране, представлено на рис. 3.41.
Рис. 3.41. Справочник вакансий
Здесь отображается список вакансий, введенных ранее в программу. Каждую вакансию легко идентифицировать, поскольку для каждой позиции списка показаны следующие сведения: код вакансии, название вакансии, название подразделения компании, в котором открыта вакансия; название вакантной должности; дата, до которой вакансия должна быть закрыта (если это поле является пустым – значит, срок закрытия вакансии не ограничен).
Все имеющиеся в программе вакансии делятся на два вида – открытые и закрытые. Закрытым вакансиям присваивается соответствующий признак (об этом мы поговорим чуть ниже), а в окне списка они отображаются серым цветом (на рис. 3.41 закрыта вакансия слесаря, которая является последней в списке).