В нижней части вкладки можно сформировать перечень надбавок для данной штатной единицы. В данном случае надбавка – это дополнительное денежное вознаграждение (выплата), которое выплачивается сверх ставки. Надбавки могут выплачиваться в разных случаях: например, в виде премии за получение выдающихся результатов, в виде дополнительных выплат за вредные условия труда и др.
При отсутствии надбавок для данной штатной единицы список надбавок может не заполняться.
Чтобы ввести новую надбавку, выполните команду Действия▸Добавить. В поле Вид надбавки из справочника основных начислений по организации, вызываемого нажатием кнопки выбора или клавиши F4, выбирается вид надбавки. После этого указываются показатели для расчета начисления (например, процент от ставки), которые зависят от настроек, произведенных для выбранной надбавки в справочнике основных начислений по организации.
На вкладке Дополнительно с клавиатуры можно ввести дополнительные сведения о штатной единице – например, сформулировать должностные обязанности и требования к кандидату.
Справа внизу окна находится поле строка штатного расписания действует с, где нужно указать дату, с которой вводится данная штатная единица. Этот параметр является обязательным для заполнения – в противном случае провести документ не удастся.
Завершается ввод или редактирование сведений о штатной единице нажатием кнопки ОК или Записать. При нажатии кнопки Закрыть окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.
Чтобы распечатать штатное расписание, нажмите в верхней части окна (см. рис. 4.1) кнопку Печать, и в открывшемся меню выберите команду Форма Т-3, после чего в открывшемся окне нажмите кнопку Сформировать. В результате будет сгенерировано штатное расписание предприятия по форме № Т-3.
Оформление трудового договора
Для перехода в режим подготовки и вывода на печать трудового договора нужно выполнить команду главного меню программы Предприятие▸Сотрудники. При активизации данной команды на экране откроется окно формирования трудового договора, изображенное на рис. 4.3.
Рис. 4.3. Список сотрудников предприятия
Это окно представляет собой справочник сотрудников предприятия по всем входящим в его состав организациям. В левой части окна по умолчанию отображается перечень организаций и структурных подразделений каждой из них. Над этим перечнем находится поле с раскрывающимся списком, в котором можно изменить формат представления данных: например, вы можете включить группировку не по подразделениям, а по виду договора или по структуре компании. Чтобы открыть список сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, выберите в раскрывающемся списке значение По виду договора, и щелчком мыши выделите позицию Трудовые договоры (так, как показано на рис. 4.3).
В правой части окна отображается список сотрудников по подразделению, организации или виду договора, на котором установлен курсор в левой части окна. Для каждого сотрудника в соответствующих колонках отображается ФИО, название подразделения, название должности, вид договора и дата принятия на работу.
Чтобы заключить с сотрудником трудовой договор, нужно добавить этого сотрудника в данный справочник. Для добавления сотрудника нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить. При этом на экране отобразится окно, изображенное на рис. 4.4. Отметим, что в начале эксплуатации программы при нажатии кнопки Добавить открывается окно Помощника устройства на работу, в котором в пошаговом режиме вводится необходимый минимум данных о сотруднике. Здесь мы не будем рассматривать этот режим работы, поскольку он прост в использовании и интуитивно понятен. Отметим лишь, что Помощник будет появляться при нажатии кнопки Добавить до тех пор, пока на последнем этапе его работы вы не отключите его дальнейшее появление, установив соответствующий флажок.
Рис. 4.4. Добавление сотрудника в справочник
Если добавляемый сотрудник ранее не был внесен в справочник физических лиц – установите переключатель, который находится в верхней части окна, в положение Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц. Если же информация о данном человеке ранее была внесена в справочник физических лиц – вы можете просто выбрать его оттуда. Для этого установите переключатель в положение Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц, затем щелкните на расположенной справа ссылке, и в открывшемся окне справочника физических лиц выберите требуемое значение. В этом случае личные данные добавляемого сотрудника будут перенесены из справочника физических лиц.
Далее мы будем рассматривать процесс добавления сотрудника «с нуля»», то есть не переносом его личных данных из справочника физических лиц, а путем ввода их в окне добавления сотрудника.
В поле Имя с клавиатуры вводится фамилия, имя и отчество сотрудника. После этого они автоматически будут подставлены в поля ФИО.
Дальнейшие действия по добавлению сотрудника выполняются на вкладках Общие, Дополнительно, а оформление трудового договора осуществляется на вкладке Трудовой договор.
На вкладке Общие вводятся личные данные сотрудника, а также ряд сведений общего характера. В поле Дата рождения с клавиатуры нужно ввести дату рождения сотрудника, а в поле Пол из раскрывающегося списка выбрать его половую принадлежность. Затем в соответствующих полях вводится страховой номер Пенсионного фонда России, код налоговой инспекции, а также индивидуальный номер налогоплательщика. В поле Вид договора указывается вид договора, который был заключен с данным сотрудником администрацией предприятия. Чтобы заключить с сотрудником трудовой договор, укажите в данном поле значение Трудовой договор (оно предлагается по умолчанию). В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, в которую оформляется данный сотрудник.
В поле Табельный № указывается табельный номер сотрудника. Значение данного поля формируется программой автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
В поле Наименование из раскрывающегося списка выбирается вариант представления сотрудника, под которым он будет отображаться в интерфейсах списка и выбора. Если ни один из предложенных вариантов вас не устраивает – можете ввести требуемое значение с клавиатуры (длина значения – не более 15 символов).
После этого нужно указать вид занятости данного сотрудника на предприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка в поле Вид занятости, возможные варианты – Основное место работы (это значение предлагается использовать по умолчанию), Внешнее совместительство и Внутреннее совместительство.
На вкладке Дополнительно можно ввести дополнительные сведения произвольного характера, относящиеся к данному сотруднику.
Для оформления трудового договора нужно перейти на вкладку Трудовой договор, которая открыта на рис. 4.5.
Рис. 4.5. Оформление трудового договора
Номер и дата трудового договора указываются в полях соответственно Договор № и от. В полях Действует с по указываются соответственно начальная и конечная даты срока действия трудового договора. Отметим, что начальная дата может не совпадать с датой заключения договора, а конечную дату можно не указывать – в этом случае договор будет считаться бессрочным.
В полях Подразделение и Должность указывается соответственно название подразделения и должности нового сотрудника. В поле График работы указывается график работы, в соответствии с которым он будет исполнять свои обязанности. Требуемое значение выбирается в окне справочника графиков работ, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В поле Кол. ставок укажите количество ставок, на которое принимается сотрудник. По умолчанию в данном поле предлагается значение 1,00, что соответствует одной ставке. Если же сотрудник принимается, например, на полторы ставки, введите в данном поле значение 1,5.
После этого в соответствующих полях укажите вид расчета (значение этого параметра выбирается в окне справочника основных начислений организации, но данное поле не является обязательным для заполнения), сумму тарифной ставки или должностного оклада, а также валюту, в которой выражена ставка (оклад).
Вы можете распечатать трудовой договор с сотрудником – для этого нужно нажать кнопку Трудовой договор, которая находится внизу окна, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать команду Трудовой договор.
Все трудовые договоры сохраняются в отдельном списке. Для перехода в режим работы с трудовыми договорами предназначена команда главного меню Кадровый учет▸Кадровый учет▸Трудовые договоры. Также для этого можно воспользоваться ссылкой Трудовые договоры, которая находится в панели функций на вкладке Кадровый учет. В любом случае на экране отобразится окно списка трудовых договоров, из которого с помощью команды Действия▸Добавить можно перейти в режим оформления нового трудового договора. Ввод и редактирование трудового договора осуществляется так же, как и при его оформлении из справочника сотрудников.
Приказ о приеме на работу
Чтобы надлежащим образом оформить прием сотрудника на работу в организацию в соответствии с правилами регламентированного кадрового учета, в программе предусмотрено ведение документа Прием на работу в организацию. Печатная форма этого документа представляет собой приказ о приеме на работу, оформленный в соответствии с действующим законодательством.
Чтобы оформить прием сотрудника на работу, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Кадровый учет▸Прием на работу в организацию, и в открывшемся окне списка выполнить команду Действия▸Добавить или нажать кнопку Добавить в инструментальной панели. При активизации данной команды на экране открывается окно формирования документа, изображенное на рис. 4.6.
Рис. 4.6. Составление приказа о приеме на работу
В данном окне в поле Номер указывается номер текущего документа, а в поле От – дата и время его формирования. Значения данных полей формируются автоматически при создании нового документа, однако их можно отредактировать по своему усмотрению.