В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, в которую принимается на работу сотрудник. Затем в табличной части окна формируется перечень лиц, принимаемых на работу в организацию, которая указана в поле Организация. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При выполнении любого из этих действий в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. Далее необходимо определить значения следующих параметров:
♦ Подразделение – в этом поле указывается название структурного подразделения предприятия, в котором будет работать сотрудник. Данное поле заполняется с помощью кнопки выбора. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно списка подразделений той организации, которая указана в поле Организация. В данном окне нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.
♦ Должность – здесь нужно указать должность, которую будет занимать принимаемый на работу сотрудник. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора – в результате на экране откроется окно справочника должностей, в котором необходимо выделить курсором нужную должность и нажать кнопку Выбрать (эта кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо клавишу Enter. Данный параметр можно заполнить также из раскрывающегося списка, в котором представлен перечень должностей только для выбранного ранее подразделения.
♦ Ставка – в данном поле указывается количество ставок, выделяемых данному сотруднику. Требуемое значение можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика.
♦ Дата приема – в данном поле указывается первый день работы сотрудника в данной должности. Заполнение данного поля обязательно, это можно сделать с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
♦ Испытательный срок – если сотрудник принимается на работу с условием успешного прохождения испытательного срока, то в данном поле указывается продолжительность испытательного срока, выраженная в месяцах. Требуемое значение вводится с клавиатуры либо с помощью калькулятора, с точностью до одного знака после запятой.
♦ Условия приема на работу – в данном поле можно ввести дополнительные условия приема данного сотрудника на работу.
♦ График работы – в данном поле указывается график работы, в соответствии с которым сотрудник будет исполнять свои обязанности.
Информация о том, каким образом будет начисляться принимаемым на работу сотрудникам заработная плата и прочие выплаты, вводится на вкладке Начисления. Здесь нужно сформировать список сотрудников, и по каждому из них указать порядок начисления всех причитающихся выплат. При этом можно включать в список одного и того же сотрудника несколько раз – в соответствии с количеством относящихся к нему видов расчета (выплат).
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера.
Для печати документа предназначена кнопка Печать, которая расположена в нижней части окна. При нажатии на эту кнопку открывается подменю с командами Форма Т-1 и Форма Т-1а. Если выполнить команду Форма Т-1, то на экране отобразится приказ о приеме на работу по форме Т-1. Реквизиты печатной формы документа будут заполнены в соответствии с данными, веденными в окне формирования документа. При активизации команды Форма Т-1а будет сформирована печатная форма приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме Т-1а.
Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.
Приказ об увольнении с работы
Чтобы оформить увольнение работника из организации в соответствии с действующим законодательством, в конфигурации предусмотрено формирование документа Увольнение из организаций. При выводе на печать этот документ формируется в виде Приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками по форме Т-8 либо Т-8а.
Чтобы сформировать новый документ Увольнение из организаций, нужно выполнить команду главного меню программы Кадровый учет▸Кадровый учет▸Увольнение из организаций, и в открывшемся окне списка выполнить команду Действия▸Добавить или в инструментальной панели нажать кнопку Добавить. В результате отобразится окно, которое показано на рис. 4.7.
Рис. 4.7. Подготовка приказа на увольнение
В первую очередь при формировании нового документа определяются значения полей Номер и От. Эти поля заполняются автоматически в момент создания нового документа, но при желании их значения можно отредактировать с клавиатуры по своему усмотрению (поле От можно заполнить также с помощью календаря). Заполнение данных полей обязательно.
В поле Организация указывается название организации, из которой увольняется сотрудник или несколько сотрудников, указанные в табличной части документа. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень организаций, входящих в состав компании.
В табличной части окна формируется список сотрудников, увольняемых из организации (одним документом можно оформить увольнение нескольких сотрудников). Для добавления в список нового сотрудника нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.
После этого в поле Сотрудник выбирается сотрудник, которого нужно уволить. Для заполнения данного поля нужно воспользоваться кнопкой выбора – при нажатии на нее на экране откроется окно, в котором нужно щелчком мыши указать требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
В поле Дата увольнения указывается дата последнего дня работы сотрудника в данной должности. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Основание указывается основание для увольнения сотрудника. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Содержимое раскрывающегося списка может зависеть от особенностей организации кадрового учета на конкретном предприятии. Ниже перечислены примеры оснований для увольнения, которые характерны для большинства предприятий:
♦ По собственному желанию – в данном случае основанием для увольнения сотрудника является его заявление с просьбой об увольнении.
♦ По решению администрации – в данном случае основанием для увольнения сотрудника является соответствующее распоряжение (приказ) администрации. Так обычно оформляется, например, увольнение сотрудника по причине несоответствия его занимаемой должности, либо за несоблюдение трудовой дисциплины, и т.д.
♦ В связи с переходом на другую работу внутри организации – в данном случае основанием для увольнения сотрудника может являться как его заявление о переводе (если работник переходит на другую работу по собственному желанию), так и соответствующее распоряжение (приказ) администрации (если перевод на другую работу осуществляется без согласия работника).
♦ В связи с сокращением штатов – если сотрудник увольняется в связи с сокращением штатов, то основанием для увольнения будет соответствующее распоряжение (приказ) администрации.
В поле Статья ТК РФ следует указать статью Трудового кодекса Российской Федерации, по которой сотрудник увольняется из организации. Для этого нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника оснований увольнения (статей ТК РФ) выберите требуемое значение и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Параметры Компенсация, Порядок расчета, Дней, Рабочий год и По предназначены для ввода данных, необходимых для расчета компенсации или удержаний перед увольнением. Например, если у сотрудника имеется неиспользованный отпуск, то ему причитается компенсация, а если он имеет задолженность перед организацией – эту сумму с него следует удержать. Это и нужно указать в поле Компенсация, где из раскрывающегося списка выбирается значение Компенсация или Удержание. В поле Порядок расчета выбирается порядок расчета – По шестидневке или По календарным дням. В поле Дней вводится число дней, за которое производится перерасчет, а в полях Рабочий год и По – соответственно начальная и конечная даты периода времени, за который производится перерасчет.
Поле Комментарий, которое расположено под табличной частью окна, предназначено для ввода с клавиатуры произвольного комментария к текущему документу. Например, при увольнении нескольких сотрудников за несоблюдение трудовой дисциплины в данном поле можно ввести текст Несоблюдение трудовой дисциплины.
С помощью команд, расположенных в подменю Действия▸Перейти, осуществляется переход в режим просмотра списков сотрудников организации, занятых штатных единиц организации и состояний (статусов) сотрудников организаций. Во всех окнах, открываемых при активизации соответствующих команд, по умолчанию будет применен фильтр на отображаемые данные по текущему документу. Этот фильтр можно отключить только в окне списка занятых штатных единиц организаций – для отключения фильтра предназначена команда Действия▸Отключить отбор.
Сформированный документ можно вывести на печать в виде приказа (распоряжения) о прекращении действия рудового договора по форме Т-8 или Т-8а. Для этого нужно нажать кнопку Печать, которая расположена в нижней части окна, и в открывшемся подменю выбрать требуемую форму документа.
Если в табличную часть окна внесено несколько сотрудников, то можно изменять порядок их следования в списке – для этого предназначены команды контекстного меню Переместить вверх и Переместить вниз. Чтобы удалить позицию из списка, нужно воспользоваться командой контекстного меню Удалить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Delete) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом необходимо учитывать, что программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.