После ввода всех необходимых данных документ нужно провести по учету – для этого предназначена команда Действия▸Провести, вызываемая также нажатием кнопки ОК. Кнопка Записать предназначена для сохранения изменений без закрытия окна документа. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Приказ о переводе на другую работу
Чтобы оформить перевод работника на другую работу внутри организации в соответствии с действующим законодательством, в программе предусмотрено ведение документа Кадровое перемещение организаций. Этот документ выводится на печать в форме Приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу по форме Т-5 либо Т-5а.
Для перехода в режим формирования документа Кадровое перемещение организаций выполните команду главного меню Кадровый учет▸Кадровый учет▸Кадровое перемещение организаций, и в инструментальной панели открывшегося окна нажмите кнопку Добавить, или нажмите клавишу Insert. В любом случае откроется окно оформления приказа, которое показано на рис. 4.8.
Рис. 4.8. Подготовка приказа о внутреннем перемещении работников
Как и при формировании многих других документов, значения полей Номер и От будут сформированы автоматически, но при необходимости их можно отредактировать по своему усмотрению (поле Номер – с клавиатуры, поле От – с клавиатуры либо с помощью календаря). Заполнение данных полей обязательно.
В поле Организация нужно из раскрывающегося списка выбрать наименование организации, к которой относится переводимый на другую работу сотрудник (сотрудники). Выбор осуществляется из числа организаций, входящих в состав компании.
Параметр Индексация заработка с коэффициентом используется, когда данным документом оформляется повышение тарифных ставок сотрудников, производимое по предприятию в целом, которое учитывается при исчислении среднего заработка. В этом случае нужно установить данный флажок, и в расположенном справа поле с клавиатуры ввести коэффициент индексации.
Если перемещение сотрудников осуществляется между обособленными подразделениями организации, то в полях Откуда и Куда нужно указать названия этих подразделений (выбор значений осуществляется из раскрывающихся списков).
В поле Ответственный можно указать сотрудника, ответственного за оформление и проведение данного документа. Требуемое значение выбирается в окне справочника пользователей, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В табличной части окна вводится информация о сотрудниках, переводимых на другую работу внутри организации (одним документом можно оформить перевод на другую работу сразу нескольких сотрудников). Новая позиция добавляется в список стандартным образом – с помощью команды Добавить, расположенной в контекстном меню, либо соответствующей кнопки инструментальной панели. У новой позиции в списке номер будет сформирован автоматически. После этого в поле Сотрудник нужно нажать кнопку выбора, в открывшемся окне щелчком мыши выделить переводимого на другую работу сотрудника и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. В поле С указывается дата, с которой сотрудник перемещается на другое место работы. В поле Подразделение нужно указать название структурного подразделения, в которое перемещается сотрудник. Выбор значения осуществляется в окне списка подразделений, которое вызывается с помощью кнопки выбора. В поле Должность аналогичным образом выбирается название должности, которую после перемещения будет занимать сотрудник. После этого в поле Ставка нужно указать число ставок, на которое переводится сотрудник. В поле График работы нужно указать график, в соответствии с которым сотрудник будет работать на новом месте. Выбор значения осуществляется в окне справочника графиков, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В поле Основание перемещения можно указать, на основании чего осуществляется внутреннее перемещение сотрудников. Это может быть, например, приказ руководства, распоряжение администрации, и т.д.
В поле Комментарий с клавиатуры можно ввести произвольный комментарий к текущему документу – например, Перевод на время отпускного сезона.
Что касается сведений о начислениях, то они вводятся на вкладке Начисления по тем же правилам, что и при приеме сотрудника на работу (подробнее см. выше соответствующий раздел).
Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно нажать кнопку Печать, которая расположена в нижней части окна, и в открывшемся меню выбрать требуемый вид документа; возможные варианты – Форма Т-5 и Форма Т-5а.
Для проведения документа по учету нужно после ввода всех данных выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК.Приказ о предоставлении отпуска
В соответствии с действующим законодательством каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск, а в некоторых случаях – и на другие отпуска (для учебы, или без сохранения заработка, и т.д.).
В рассматриваемой конфигурации для учета отпусков организации предназначен документ Отпуска организации.
ВНИМАНИЕ
Перед тем как оформлять приказы о предоставлении отпуска, следует сформировать график отпусков. Переход в режим работы с графиками отпусков осуществляется с помощью команды главного меню Кадровый учет▸Учет невыходов▸Ввод графиков отпусков организаций.
Для создания документа Отпуска организации выполните команду главного меню Кадровый учет▸Учет невыходов▸Отпуска организаций, после чего в открывшемся окне списка выполните команду Действия▸Добавить или нажмите клавишу Insert. В результате откроется окно оформления приказа, которое показано на рис. 4.9.
Рис. 4.9. Подготовка приказа о предоставлении отпуска
Поля Номер и От заполняются автоматически в момент создания нового документа; при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры, а поле От – также с помощью календаря. В поле Номер отображается номер текущего документа, в поле От – дата его формирования. Заполнения этих полей обязательно для всех документов.
В поле Организация указывается название организации, сотрудники которой отправляются в отпуск. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень входящих в состав компании организаций.
В табличной части окна вводится информация о сотрудниках, которых необходимо отправить в отпуск (одним документом можно оформить отправку в отпуск нескольких сотрудников). Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно активизировать команду Добавить, которая находится в контекстном меню, или нажать клавишу Insert. При этом в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.
Затем в поле Сотрудник нужно указать отправляемого в отпуск сотрудника. Данное поле заполняется стандартным образом – для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне выбрать требуемое значение.
В полях С и По указывается продолжительность отпуска (иначе говоря – первый и последний дни отпуска). Данные поля можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Рабочий год указывается год, за который сотруднику предоставляется данный отпуск.
Если на время отпуска сотрудника его ставка освобождается, то в поле Освобождать ставку следует установить соответствующий флажок. Это будет означать, что на время пребывания сотрудника в отпуске на его место можно взять другого человека.
В поле Вид отпуска указывается вид отпуска – Отпуск ежегодный, Отпуск учебный, Отпуск учетный неоплачиваемый и Отпуск без сохранения зарплаты.
В поле Основание можно с клавиатуры ввести основание для предоставления отпуска (например, Личное заявление работника).
После того, как список отправляемых в отпуск сотрудников сформирован, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный комментарий к текущему документу. Следует учитывать, что введенный здесь текст будет распространяться на всех сотрудников, внесенных в список.
После того, как список отправляемых в отпуск сотрудников сформирован, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный комментарий к текущему документу.
Для вывода документа на печать предназначены команды подменю, которое открывается при нажатии кнопки Печать (данная кнопка расположена в нижней части окна). Возможен выбор одного из трех вариантов:
♦ Форма Т-6 – в данном случае будет сформирован Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6.
♦ Форма Т-6а – при активизации данной команды будет сформирован Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам по форме Т-6а.
♦ Отпуска – с помощью данной команды осуществляется формирование графика отпусков в виде диаграммы.
Команды, расположенные в подменю Действия▸Перейти, предназначены для быстрого перехода в режимы работы, которые так или иначе могут быть связаны с текущим документом.
Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку ОК либо выполните команду Действия▸Провести.
Командировки работников предприятия
Оформление командировок сотрудников подразумевает подготовку следующих документов: приказ о направлении сотрудника в командировку и командировочное удостоверение.
Для отражения в кадровом учете командировок сотрудников используется документ Командировки организации. Этот документ можно вывести на печать в виде Приказа (распоряжения) о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, Приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку по форме Т-9а и Командировочного удостоверения по форме № Т-10.
Чтобы оформить документ Командировки организации, выполните команду главного меню Кадровый учет▸Учет невыходов▸Командировки организаций, и в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.10.
Рис. 4.10. Подготовка документов на командировку
В первую очередь в данном окне определяются значения обязательных к заполнению полей Номер и От. Как и в других аналогичных окнах, эти поля заполняются автоматически при создании нового документа, но их можно отредактировать по своему усмотрению.