В поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, сотрудники которой направляются в командировку.
В выделенной области Место назначения указывается страна, город и наименование организации, куда командируется сотрудник. Значения полей Страна, город и Организация вводятся с клавиатуры.
Далее нужно сформировать перечень сотрудников, направляемых в командировку – это делается в табличной части окна. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить одно из стандартных действий – активизировать команду контекстного меню Добавить, нажать клавишу Insert либо соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате в табличной части окна появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. После этого в поле Сотрудник нужно указать отправляемого в командировку сотрудника. При нажатии кнопки выбора на экране открывается окно, в котором нужно выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Если на время нахождения сотрудника в командировке на его место планируется временно взять другого человека, то следует установить флажок Освобождать ставку – это будет означать, что ставка, занимаемая данным работником, временно свободна.
В полях С и По указывается период пребывания сотрудника в командировке. В поле С следует ввести дату отъезда в командировку, в поле По – дату прибытия из командировки. Значения данных полей можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Цель указывается цель, с которой сотрудник отправляется в командировку (иначе говоря, в данном поле указывается командировочное задание сотрудника). Это поле заполняется с клавиатуры. Например, на рис. 4.10 командировочное задание сотрудника – Заключение контракта.
В поле Комментарий, как обычно, можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему командировочному документу.
Выбор печатной формы документа производится с помощью соответствующих команд меню Печать, которое находится в нижней части окна.
Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку ОК либо выполните команду Действия▸Провести. При необходимости можно в любое время отменить выполненное ранее проведение документа – для этого следует воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения.
Учет невыходов на работу
Для учета невыходов на работу по разным причинам (болезнь, отгул и др.) предназначен документ Неявки и болезни организаций. Чтобы создать такой документ, выполните команду главного меню программы Кадровый учет▸Учет невыходов▸Неявки и болезни организаций, и в открывшемся окне выполните команду Действия▸Добавить или нажмите кнопку Добавить, расположенную в панели инструментов. В результате откроется окно формирования и редактирования документа, изображенное на рис. 4.11.
Рис. 4.11. Оформление невыхода сотрудника на работу
В первую очередь нужно определить значения полей Номер и От – установленные по умолчанию значения можно при необходимости отредактировать с клавиатуры. Затем в поле Организация выберите название организации, в которой не вышел на работу сотрудник (сотрудники).
После того, как заполнены перечисленные выше поля, можно приступать к заполнению табличной части документа. Одним документом можно оформить невыход на работу как одного, так и нескольких сотрудников.
Сотрудник, который не вышел на работу, указывается в поле Сотрудник. Если для временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника на его место предполагается взять другого сотрудника, то в поле Освобождать/занимать ставку нужно установить соответствующий флажок. Это будет означать, что ставка, занимаемая данным работником, временно свободна. В поле С указывается дата первого невыхода на работу. После этого в поле Состояние указывается причина неявки – например, Болеет, Прогулы, Уход за больным ребенком, и т.д. Когда работник выходит на работу, он вновь добавляется в список в данном окне, и в поле С указывается дата выхода на работу, а в поле Состояние – значение Работает.
При необходимости в поле Комментарий можно с клавиатуры вести произвольный комментарий к документу. Чтобы сформированный документ соответствующим образом отразился в учете, его необходимо провести с помощью команды Действия▸Провести или нажатием кнопки ОК.
Формирование графика отпусков
Чтобы при предоставлении сотрудникам предприятия отпусков не возникало различного рода недоразумений и нештатных ситуаций (например, чтобы не получилось так, что все сотрудники какого-либо отдела одновременно ушли в отпуск), целесообразно заранее спланировать порядок предоставления сотрудникам отпусков. Для этого в программе предусмотрена специальная функциональность, позволяющая составлять графики предоставления отпусков.ПРИМЕЧАНИЕ
Как мы уже отмечали ранее, оформлять приказы о предоставлении отпуска следует только после построения графика отпусков.
Для перехода в режим работы с данной функциональностью и сформировать график отпусков, нужно выполнить команду главного меню программы Кадровый учет▸Учет невыходов▸Ввод графика отпусков организаций, затем в инструментальной панели открывшегося окна списка нажать кнопку Добавить или выполнить команду Действия▸Добавить. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.12.
Рис. 4.12. Формирование графика отпусков организации
После того, как в полях Номер и От указаны соответственно номер текущего документа и дата его формирования (предложенные в данных полях значения по умолчанию можно отредактировать с клавиатуры), нужно в поле Организация указать наименование организации, от имени которой формируется данный документ (иначе говоря, для которой выполняется построение графика отпусков). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень организаций, входящих в состав корпорации.
После этого нужно перейти в табличную часть документа, чтобы сформировать список сотрудников. После выполнения команды контекстного меню Добавить, вызываемой также нажатием клавиши Insert, в список будет добавлена новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.
Затем в поле Сотрудник нужно указать сотрудника, для которого планируется отпуск. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемое значение. При этом нужно обращать внимание на то, чтобы выбранный сотрудник был работником организации, указанной в поле Организация.
В полях Начало и Окончание указывается соответственно первый и последний дни отпуска данного сотрудника. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Комментарий при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему документу. Например, если график отпусков формируется для сотрудников отдела продаж, то в данном поле можно ввести текст Отпуска отдела продаж. Заполнение данного поля не обязательно.
Сформированный график можно вывести на печать. Требуемый вид печатной формы документа выбирается с помощью команд, которые открываются при нажатии кнопки Печать (эта кнопка расположена внизу окна). Возможные варианты:
♦ График отпусков – при активизации данной команды график отпусков будет представлен в виде диаграммы.
♦ Форма Т-7 – при выполнении данной команды будет сформирован график отпусков по форме Т-7.
Чтобы провести по кадровому учету сформированный график отпусков, нужно выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК. При необходимости впоследствии можно отменить проведение данного документа – для этого нужно воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения.
С помощью команды Перейти▸График отпусков организации можно быстро перейти в режим просмотра в отдельном окне сформированного графика отпусков. Это окно, которое открывается при активизации данной команды, представлено на рис. 4.13.
Рис. 4.13. График отпусков
В данном окне содержится перечень отправляемых в отпуска сотрудников с указанием фамилии каждого сотрудника, даты и вида отпуска.
Глава 5. Персонифицированный учет
В данной главе мы узнаем, каким образом в конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8» ведется персонифицированный учет сотрудников предприятия.
Анкета застрахованного лица (АДВ-1)
Возможности программы предусматривают формирование документа Анкета застрахованного лица. Для создания этого документа нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет▸Пачка АДВ-1 (Анкета застрахованного лица), после чего в открывшемся окне выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. При этом откроется окно, изображенное на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Создание документа по форме АДВ-1
При создании нового документа в нем будут автоматически заполнены поля Номер и От, но их можно отредактировать по своему усмотрению. После этого в соответствующем поле нужно ввести название организации, по сотрудникам которой будет создан документ. В окне, которое вызывается нажатием клавиши F4 или кнопки для выбора, будет отображаться список организаций, входящих в компанию, из которых и выбирается требуемое значение.
В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат.
В поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за оформление документа. Для выбора значения нажмите F4, затем в открывшемся окне установите курсор на требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
Дальнейшие действия выполняются в таблице, которая занимает центральную часть интерфейса. Чтобы включить в перечень нового сотрудника, нажмите клавишу Insert или воспользуйтесь соответствующей кнопкой инструментальной панели. После этого в поле Сотрудник нажмите F4, и в открывшемся окне укажите требуемого сотрудника.