Сформировать список сотрудников можно и в автоматическом режиме – для этого нужно нажать кнопку Заполнить. В результате в таблицу будут внесены сотрудники предприятия, которым на данный момент не присвоен страховой номер Пенсионного фонда России.
Кнопка Печать предназначена для формирования печатных форм документа. При нажатии на эту кнопку будет создано две печатные формы: Анкета застрахованного лица по форме АДВ-1 и Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1.
При необходимости можно сохранить этот файл на внешний носитель. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Записать файл на диск. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать каталог для сохранения.
После формирования документа его обязательно нужно провести. Для этого необходимо выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК (после этого документ станет недоступным для редактирования).
Кнопка Показать файл предназначена для автоматического формирования файла с данными в формате Пенсионного фонда России.
В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат.
Заявление об обмене либо дубликате страхового свидетельства
С помощью команды главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет ▸Пачка АДВ-2, АДВ-3 (Обмен страхового свидетельства) осуществляется переход в режим формирования документов по формам АДВ-2 и АДВ-3. Напомним, что форма АДВ-2 – это заявление об обмене страхового свидетельства (например, при смене фамилии или иных личных данных), а форма АДВ-3 – это заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (подается в ПФР при утере страхового свидетельства).
Чтобы сформировать документ, выполните команду Кадровый учет▸Персонифицированный учет ▸Пачка АДВ-2, АДВ-3 (Обмен страхового свидетельства), и в открывшемся окне нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате откроется окно, которое показано на рис. 5.2.
Рис. 5.2. Оформление документа
В верхней части данного окна в полях Номер и От указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения этих полей формируются автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (поле От можно заполнить также с помощью календаря).
В поле Организация указывается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ (иначе говоря – сотрудники которой будут перечислены в табличной части документа). Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке из числа организаций, входящих в состав компании.
Сотрудник, ответственный за оформление данного документа, указывается в поле Ответственный. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемого сотрудника. Выбор осуществляется из числа сотрудников организации, указанной в поле Организация.
С помощью переключателя Вид заявлений выбирается вид формируемого документа. Для этого нужно установить переключатель в одно из следующих значений:
♦ Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2);
♦ О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3).
Затем следует заполнить таблицу, где формируется список сотрудников, для которых формируется заявление. На рисунке 5.2 видно, что табличная часть состоит из трех вкладок: Сотрудники, Данные, указанные в свидетельстве и Изменившиеся данные.
Содержимое вкладки Сотрудники зависит от положения переключателя Вид заявлений. Если этот переключатель установлен в положение Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), то данная вкладка включает в себя три колонки: №, Сотрудник и Дата получения свидетельства. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом в табличной части появится новая позиция, номер которой (значение поля №) будет заполнен автоматически.
Затем в поле Сотрудник следует указать сотрудника, от имени которого оформляется заявление. Требуемое значение выбирается в окне справочника сотрудников, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора; при этом выбранный сотрудник должен быть работником организации, которая указана в поле Организация.
В поле Дата получения свидетельства указывается дата получения данным сотрудником страхового свидетельства, если это произошло в организации, указанной в поле Организация. В противном случае поле Дата получения свидетельства заполнять не следует. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
Если переключатель Вид заявлений установлен в положение О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3), то на вкладке Сотрудники будет еще одна колонка – Отметка о представлении сведений. Здесь указывается, были ли представлены сведения о заработке и трудовом стаже сотрудника в Пенсионный фонд Российской Федерации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Представлялись или Будут представлены. Указанное здесь значение используется в печатной форме документа в последней его графе.
На вкладке Сотрудники имеется также кнопка Заполнить заявления. При нажатии на эту кнопку будут автоматически заполнены вкладки Данные, указанные в свидетельстве и Изменившиеся данные (на последней вкладке информация будет заполнена только для тех сотрудников, у которых указана дата получения страхового свидетельства в соответствующем поле вкладки Сотрудники).
Содержимое вкладки Данные, указанные в свидетельстве показано на рис. 5.3.
Рис. 5.3. Вкладка Данные, указанные в свидетельстве
Если переключатель Вид заявлений установлен в положение О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3), то вкладка Данные, указанные в свидетельстве выглядит так, как показано на рис. 5.3. Если же переключатель Вид заявлений установлен в положение Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), то на данной вкладке будут отсутствовать поля Пол, Дата рождения и Место рождения.
Значение поля Физическое лицо не редактируется. Поля № свидетельства (здесь отображается номер страхового свидетельства данного сотрудника), Фамилия, Имя и Отчество можно отредактировать с клавиатуры. Значение поля Пол при необходимости можно отредактировать – значение выбирается из раскрывающегося списка. Также можно изменить и значение поля Дата рождения – требуемое значение вводится либо с клавиатуры, либо с помощью календаря.
В поле Место рождения отображается название места рождения сотрудника, которое было указано в страховом свидетельстве. Чтобы изменить это значение, нужно нажать кнопку выбора – при этом на экране откроется окно, в котором все поля заполняются с клавиатуры, причем ни одно поле не является обязательным для заполнения. По окончании ввода данных нужно нажать кнопку ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений.
На вкладке Изменившиеся данные выполняется ввод изменившихся данных. Редактировать можно все поля вкладки, за исключением полей № и Физическое лицо.
В поле Пол из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение: Мужской либо Женский.
Дата рождения указывается в соответствующем поле с клавиатуры либо с помощью календаря. С клавиатуры также заполняются поля Фамилия, Имя, Отчество, Адрес регистрации (здесь вводится адрес сотрудника согласно прописке), Адрес фактический (данное поле заполняется в случае, когда фактический адрес проживания не совпадает с адресом прописки) и Телефон.
Ввод места рождения сотрудника осуществляется в поле Место рождения (нужно нажать кнопку выбора и в открывшемся окне ввести требуемые сведения).
В поле Гражданство вводится информация о гражданстве данного сотрудника. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне с помощью переключателя выбрать значение Гражданин страны или Без гражданства. При выборе значения Гражданин страны нужно в распложенном справа поле нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить курсором требуемое значение и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
После того, как заполнены все вкладки окна, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный текст поясняющего характера.
Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, которая расположена внизу окна. При этом будут сформированы соответствующие заявления на всех сотрудников, перечисленных в табличной части окна. Кроме этого, будет создана печатная форма документа Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1.
Учтите, что после проведения документа он автоматически становится недоступным для редактирования. Поэтому при последующем открытии проведенного ранее документа в окне редактирования будут заблокированы кнопки ОК и Записать документ, а также команды Действия▸Провести, Действия▸Записать, Действия▸Записать и закрыть и Действия▸Отмена проведения.Документ с данными о страховом стаже
Возможности программы предусматривают формирование документа Сведения о страховом стаже и взносах по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. Чтобы создать документ, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет ПФР▸Пачка СЗВ-4 (Сведения о страховом стаже и взносах), и в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить. В результате на экране открывается окно формирования документа, изображенное на рис. 5.4.
Рис. 5.4. Окно формирования документа
В первую очередь нужно определить значения обязательных к заполнению полей Номер и От. В поле Номер вводится номер текущего документа, в поле От – дата его формирования. При создании нового документа эти поля будут заполнены автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры. Затем в поле Организация указывается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ. При нажатии в данном поле кнопки выбора на экран выводится окно справочника организаций, в котором нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Выбор осуществляется из числа организаций, входящих в состав корпорации.