Сотрудник, ответственный за оформление текущего документа, указывается в поле Ответственный. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемое значение. При этом не стоит забывать, что выбранный сотрудник должен числиться в организации, указанной в поле Организация.
В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат. Переключатель Тип формы позволяет определить тип формы – СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 (в последнем случае в расположенном справа раскрывающемся списке нужно выбрать код территориальных условий).
С помощью переключателя Тип сведений выбирается тип предоставляемых сведений:
♦ Исходные – при установленном данном значении предоставляется исходный тип сведений;
♦ Назначение пенсии – сведения предоставляются для назначения пенсии.
Переключатель Корректировка может принимать одно из перечисленных ниже положений.
♦ Отсутствует – документ не является корректирующим.
♦ Отменяющая – в данном случае предоставляемые сведения являются отменяющими. Если выбран этот вариант, то в печатной форме документа будет помечен соответствующий пункт.
♦ Корректирующая – если выбрано это значение, то будет предоставлен корректирующий тип данных. При этом в печатной форме документа будет помечен соответствующий пункт.
Затем в таблице нужно составить список сотрудников, сведения о которых предоставляются в ПФР. Чтобы выбрать сотрудника, нужно в поле Сотрудник нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к текущему документу.
В нижней части окна содержится несколько кнопок. Рассмотрим назначение каждой из них.
Кнопка Печать предназначена для формирования печатных форм документа. Из меню, которое открывается при нажатии на данную кнопку, выбирается требуемый вариант – СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2.
Кнопка Показать файл предназначена для автоматического формирования файла с данными в формате Пенсионного фонда России. Если выбран формат файла XML, то в открывшемся окне будет показан файл с учетом XML-синтаксиса.
При необходимости можно сохранить этот файл на внешний носитель. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Записать файл на диск. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения.
После формирования документа его следует провести. Для этого необходимо выполнить команду Действия▸Провести либо нажать кнопку ОК.
С помощью кнопки Записать документ осуществляется сохранение выполненных в окне изменений без закрытия окна. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.
После проведения документа он автоматически становится недоступным для редактирования. Отменить проведение документа также не получится. Поэтому при последующем открытии проведенного ранее документа в окне редактирования будут заблокированы кнопки ОК и Записать документ, а также команды Действия▸Провести, Действия▸Записать, Действия▸Записать и закрыть, и Действия▸Отмена проведения.
С помощью команды главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет▸Ввод данных по форме СЗВ-4 осуществляется переход в режим ввода данных для формы СЗВ-4 по конкретному сотруднику. Необходимые действия выполняются в окне, которое показано на рис. 5.5.
Рис. 5.5. Ввод данных для формы СЗВ-4
В верхней части окна в поле Организация (филиал) указывается название организации, а в поле Сотрудник вводится сотрудник, работающий в выбранной организации.
Затем в соответствующих полях указываются суммы начисленных страховых взносов, а также вводятся сведения об отсутствии сотрудника на работе.
Для заполнения параметров, расположенных в области Стаж работы за отчетный период, нужно выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (имеется с виду инструментальная панель, которая расположена именно в этой области). При этом табличную часть области будет добавлена новая позиция, для которой можно определить значения перечисленных ниже параметров.
♦ Период Начало и Окончание – в данных полях указывается соответственно первый и последний дни работы сотрудника в организации, указанной в поле Организация. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
♦ Территориальные условия – здесь указывается код территориальных условий, в которых работал сотрудник на данной должности. Значение поля Территориальные условия выбирается из раскрывающегося списка, который включает в себя перечень сокращенных обозначений территориальных условий (например, РКС – район крайнего севера, и т.д.).
♦Код особых условий труда – здесь при необходимости можно указать код особых условий труда, если таковые имели место. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, и используется для исчисления льготной пенсии.
♦ Исчисление трудового стажа – в этой группе параметров определяется продолжительность трудового стажа. Вначале в поле Код следует указать код трудового стажа на предприятии, которое указано в поле Организация. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Затем в полях Месяцы и Дни указывается количество полных соответственно месяцев и дней, засчитываемых в трудовой стаж в течение данного периода; требуемые значения вводятся с клавиатуры. Если это время сотрудник находился в отпуске по уходу за детьми, то в поле Вид отпуска нужно ввести вид использованного отпуска. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – ДЕТИ и ДЕКРЕТ.
♦ Досрочное назначение пенсии – в данной группе параметров нужно ввести сведения, которые используются для досрочного назначения пенсии (при наличии таких сведений). В поле Код указывается сокращенное обозначение код работ для данного сотрудника. После этого в поле Часы/минуты указывается следующая информация: для преподавательской деятельности – количество часов, для авиаторов – количество часов налета, для парашютистов – количество прыжков. В поле Минуты указывается количество минут налета для авиаторов и летчиков. В поле Ставка вводится количество ставок. Требуемые значения в полях Часы/минуты, Минуты и Ставка вводятся с клавиатуры.
Если в табличную часть области Сведения о стаже застрахованного лица введено несколько позиций, то их можно быстро расположить в порядке возрастания дат – для этого нужно воспользоваться кнопкой Расположить, которая находится в инструментальной панели данной области.
Завершается ввод сведений для формы СЗВ-4 нажатием кнопки ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Передача документов СЗВ-4 в ПФР
Для формирования ведомости уплаты страховых взносов по форме АДВ-11 в программе предназначен документ Передача СЗВ-4 в ПФР. Переход в режим работы с этим документом осуществляется с помощью команды главного меню Кадровый учет▸Персонифицированный учет▸Передача СЗВ-4 в ПФР, или с помощью ссылки Передача СЗВ-4 в ПФР, которая находится в панели функций на вкладке ПФР. В любом случае на экране отобразится окно списка сформированных ранее документов, в котором для перехода в режим ввода нового документа нужно нажать кнопку Добавить. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 5.6.
Рис. 5.6. Оформление ведомости уплаты взносов в ПФР
В верхней части данного окна в полях Номер и От указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения этих полей формируются автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (поле От можно заполнить также с помощью календаря).
В поле Организация указывается название организации, от имени которой оформляется текущий документ. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.
В поле Ответственный указывается сотрудник, ответственный за составление данного документа. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Выбор должен осуществляться из числа сотрудников организации, указанной в поле Организация.
В поле Формат файла из раскрывающегося списка можно выбрать формат файла документа – текстовый или XML-формат.
С помощью переключателя Тип сведений укажите тип предоставляемых сведений ИСХД (исходные) или ПЕНС (сведения предоставляются для назначения пенсии).
В табличной части икона на вкладке Пачки формируется список предварительно подготовленных пачек документов СЗВ-4. Чтобы добавить в список новую пачку, нажмите кнопку Добавить и в поле Документ выберите требуемую пачку. Если какие-то пачки из числа включенных в список до настоящего момента не проведены, можно быстро провести их, нажав кнопку Провести пачки.СОВЕТ
Сформировать список пачек можно автоматически – для этого нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Подготовленными пачками СЗВ-4. В этом случае в список будут автоматически включены все подготовленные, но до настоящего момента не переданные в ПФР пачки.
На вкладке Расчеты с ПФР отражается состояние расчетов организации с Пенсионным фондом России в разрезе календарных лет. Иначе говоря, на данной вкладке суммы задолженности и уплаченных взносов показываются в разрезе лет образования задолженности. Суммы задолженности показываются по состоянию на начало отчетного периода (фактически это суммы начального сальдо) и по состоянию на конец отчетного периода (конечное сальдо). Суммы переплаты переносятся на следующий отчетный период, т.е. в строке с переплатой указывается следующий год.