После того, как заполнены все вкладки окна, можно в поле Комментарий ввести с клавиатуры произвольный текст поясняющего характера.
Чтобы провести документ, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия▸Провести. Это будет означать, что данные переданы в ПФР. Эти данные фиксируются в информационной базе, и впоследствии будут доступны только для просмотра.
Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, которая расположена внизу окна, и вы открывшемся меню выбрать печатную форму документа – АДВ-11, СЗВ-4 или Пояснительная записка.
Кнопка Показать файл открывает меню, команды которого преднзаначены для автоматического формирования файла с данными в формате Пенсионного фонда России. При этом текст файла отобразится на экране в отдельном окне.
При необходимости можно сохранить файл на внешний носитель. Для этого выберите требуемую команду в меню, открываемом кнопкой Записать файл на диск. При активизации команды на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения.
Глава 6. Ведение управленческого кадрового учета
Итак, как вести регламентированный кадровый учет, в том числе и персонифицированный учет, мы уже знаем. Теперь рассмотрим, как в программе ведется управленческий кадровый учет.
Подбор кадров и работа с кандидатами
Чтобы вести кадровый учет, вначале нужно подобрать персонал – в противном случае с чем же (или – с кем же) тогда работать? Планирование персонала и подбор кадров компании – это ответственный участок работы по управлению персоналом, и далее мы узнаем, как это делается в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8».
Кадровый план предприятия
Кадровое планирование ведет кадровая служба любого современного предприятия. В программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» для этого предназначен инструмент, который так и называется – Кадровое планирование. Он изучает и анализирует данные о наличии вакансий и количестве ставок в штатном расписании, а также принимает во внимание изменения корректировки, внесенные в кадровый план.
Чтобы войти в данный режим работы, выполните команду главного меню Персонал▸Кадровое планирование. При ее активизации отобразится окно, изображенное на рис. 6.1.
Рис. 6.1. Планирование персонала
Верхняя часть данного интерфейса включает в себя лишь вспомогательные функции – здесь отображается список имеющихся на предприятии вакансий в соответствии со справочником вакансий (описание этого справочника приведено в предыдущем разделе). Нижняя часть, в свою очередь, разделена еще на три части: слева отображается организационная структура предприятия, справа вверху представлен автоматически сформированный кадровый план, а справа внизу – список документов, на основании которых в кадровый план вносились изменения (порядок работы с этими документами будет рассмотрен ниже). Отметим, что отображение организационной структуры зависит от режима, выбранного в меню Режим кадрового планирования. Если выбран режим По структуре юридических лиц, то в поле Организация из раскрывающегося списка нужно выбрать организацию, структура которой и будет представлена в списке. Если же выбран режим По центрам ответственности, то будет отображаться организационная структура предприятия в том виде, в котором она была сформирована в справочнике организационной структуры.
В кадровом плане представлены следующие сведения: название подразделения, название должности, количество ставок по каждой должности, количество занятых ставок и число вакансий. Если в левой части окна курсор установлен не на верхнюю позицию иерархии (Подразделения организации или Подразделения – в зависимости от выбранного режима планирования), а на название подразделения, то в кадровом плане колонка Подразделение исчезнет, поскольку в этом случае она становится ненужной.
В режиме кадрового планирования По структуре юридических лиц информация о количестве ставок берется из штатного расписания (порядок работы со штатным расписанием будет рассмотрен позже). Однако вы можете изменить эту информацию с помощью документа, который так и называется – Изменение кадрового плана. Вы можете сформировать такой документ непосредственно из режима кадрового планирования – для этого нужно нажать кнопку Изменить кадровый план (см. рис. 6.1). Кроме этого, переход в режим работы с этими документами осуществляется с помощью команды главного меню Персонал▸Изменение кадрового плана. При активизации данной команды на экране отображается окно, в котором нужно нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 6.2.
Рис. 6.2. Корректировка кадрового плана
В данном окне в поле Номер отображается порядковый номер документа в конфигурации. Значение данного параметра формируется программой автоматически в момент сохранения документа, но впоследствии его можно отредактировать (для этого нужно включить режим редактирования с помощью команды Действия▸Редактировать номер). Отметим, что без серьезных на то оснований редактировать номер документа не рекомендуется, поскольку почти всегда присвоенный по умолчанию номер является оптимальным.
В поле от отображается дата и точное время формирования документа. Это поле также заполняется автоматически – по умолчанию в нем отображается текущая дата. Изменить значение данного поля можно как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.
В поле Дата изменений указывается дата, с которой изменения по данному документу должны быть внесены в кадровый план предприятия. Отметим, что эта дата не обязательно совпадает с датой формирования документа: например, документ можно сформировать в начале квартала, и запланировать внесение изменений в кадровый план на конец квартала.
В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается название организации, к которой относится данный документ. Это поле можно оставить незаполненным – тогда документ будет относиться ко всему предприятию (компании) в целом.
В табличной части окна формируется перечень должностей с указанием структурного подразделения и количества ставок по каждой из них. Это можно делать как вручную, так и автоматически.
При ручном формировании списка, чтобы добавить должность, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу Insert – в результате в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. В поле Подразделение нужно указать название структурного подразделения, в котором имеются ставки – для этого нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне укажите требуемое значение. Отметим, что выбор подразделения осуществляется из числа подразделений организации, указанной в поле Организация, а если данный параметр не заполнен – то из списка подразделений компании. После этого в поле Должность аналогичным образом выберите должность, а в поле Количество с клавиатуры введите количество ставок по данной должности.
Для автоматического заполнения табличной части окна предназначены команды меню, открываемого нажатием кнопки Заполнить. Если в данном меню выбрать команду По текущему состоянию, то список будет сформирован по занятым на момент заполнения рабочим местам. Если же выбрать вариант По расхождениям, то список будет сформирован по расхождениям между данными кадрового плана и количеством реально работающих сотрудников.
Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий или клавишу Delete. При этом будьте осторожны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
В нижней части окна в поле Ответственный можно указать сотрудника, ответственного за оформление и проведение данного документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Чтобы сохранить документ и провести его по учету с отражением изменений в кадровом плане, нажмите кнопку ОК. Чтобы просто сохранить документ, без проведения его по учету, нажмите кнопку Записать. Чтобы выйти из данного режима без сохранения изменений, нажмите кнопку Закрыть.
Список документов на изменение кадрового плана можно увидеть в режиме кадрового планирования, в нижней части окна (см. рис. 6.1). Вы можете просмотреть сводные данные по истории всех изменений кадрового плана – для этого используйте команду Вид▸История всех изменений.
Источники данных о кандидатах
Информация о кандидатах может поступать в кадровую службу компании из разных источников. Это может быть, например, кадровое агентство, средство массовой информации, рекомендация знакомого, и т.д. Возможности программы предусматривают хранение сведений о таких источниках, а также проведение оценки эффективности каждого источника.
Для решения данной задачи предназначен соответствующий справочник, который вызывается с помощью команды главного меню Персонал▸Подбор персонала▸Источники информации о персонале. При этом открывается окно, изображенное на рис. 6.3.
Рис. 6.3. Источники информации о кандидатах
Здесь содержится перечень сохраненных ранее источников. Для каждого источника показывается его числовой код и название. Ввод и редактирование новых источников осуществляется непосредственно в окне списка. После нажатия кнопки Добавить появится новая позиция, где в поле Наименование нужно будет ввести название источника. Код источника будет сформирован автоматически после нажатия клавиши Enter.
Использование источников информации зачастую подразумевает несение определенных финансовых трат. Если такой источник, как, например, рекомендация знакомого или собственного сотрудника является бесплатным, то те же газеты стоят денег, равно как и услуги кадровых агентств. Многие предприятия выписывают целый ряд специализированных печатных изданий, посвященных вопросам трудоустройства и подбора персонала, кто-то пользуется платными услугами на рекрутинговых сайтах, и т.д. Поэтому в программе реализован механизм учета таких затрат – для этого предназначен документ Учет затрат на источники персонала.