Чтобы сформировать такой документ, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Подбор персонала▸Учет затрат на источники персонала, и в открывшемся окне нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 6.4.
Рис. 6.4. Оформление документа по учету затрат на источники информации о персонале
Первое, что нужно сделать – это заполнить поле Номер, в котором указывается порядковый номер документа. Это значение генерируется автоматически при записи документа, но в случае надобности вы можете его изменить. Чтобы это стало возможным, выполните команду Действия▸Редактировать номер. Отметим, что без особой надобности делать этого не рекомендуется, поскольку программа автоматически ведет оптимальную нумерацию документов, а редактирование номера вручную может привести к нарушению целостности данных.
Затем в поле от следует ввести дату документа. По умолчанию в данном поле отображается рабочая дата, но при необходимости это значение можно отредактировать как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.
Список источников, по которым нужно учесть затраты данным документом, формируется в табличной части окна. Для добавления в список новой позиции нажмите кнопку Добавить – в результате появится строка, номер которой будет присвоен автоматически. В поле Дата отобразится текущая дата, которую можно изменить по своему усмотрению. Источник информации, по которому отражаются затраты, указывается в поле Источник. Для этого нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне списка источников информации выделить щелчком мыши требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Сумма затрат вводится с клавиатуры в поле Сумма, а валюта, в которой выражена сумма затрат, выбирается из справочника валют в поле Валюта. Если затраты были понесены в российских рублях, то в поле Курс указывается значение 1, а если в какой-то другой валюте, то в данном поле отображается курс этой валюты по отношению к национальной денежной единице на дату, указанную в столбце Дата. Отметим, что поле Курс заполняется автоматически после заполнения поля Валюта, но это значение вы можете отредактировать по своему усмотрению.
Чтобы удалить позицию из списка, выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить, вызываемую также нажатием клавиши Delete, или нажмите в инструментальной панели кнопку Удалить текущий (названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
В поле Ответственный можно указать сотрудника, ответственного за оформление и проведение данного документа. Требуемое значение выбирается в окне справочника пользователей, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В поле Комментарий можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Чтобы сохранить документ и провести его по учету, нажмите кнопку ОК. После этого окно редактирования автоматически закроется, а документ будет учитываться при формировании отчетов, и отражаться в других регистрах конфигурации. С помощью кнопки Записать можно сохранить документ без проведения: в этом случае документ будет присутствовать в списке, но в отчетах и прочих регистрах он отражен не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
В программе реализована возможность формирования и получения отчета о расходовании средств на источники информации о кандидатах. Для перехода в соответствующий режим предназначена команда главного меню Персонал▸Подбор персонала▸Эффективность затрат на привлечение, однако здесь рассматривать данный отчет мы не будем, поскольку порядок формирования отчетности рассматривается ниже, в соответствующей главе.Учет заявок и резюме кандидатов
В программе реализована возможность сохранения в базе данных информации о кандидатах на замещение вакантных должностей. Это позволяет в любой момент просмотреть сведения о любом кандидате, который когда-либо обращался в компанию по поводу трудоустройства: ведь даже если человек не подошел на одну должность, ему через какое-то время можно предложить другую вакансию.
Данная задача решается с помощью документа, который называется Заявка кандидата. Для перехода в режим работы с этим документом предназначена команда главного меню Персонал▸Заявки кандидатов. При активизации данной команды отображается перечень сохраненных ранее заявок кандидатов (рис. 6.5).
Рис. 6.5. Заявки кандидатов
В В данном окне для каждой заявки показаны следующие сведения: символ важности документа (высокая важность, низкая или средняя), код заявки, наименование заявки (как правило – ФИО кандидата), текущее состояние (статус) заявки, ФИО физического лица и название организации, на работу в которой претендует кандидат (этот параметр может оставаться незаполненным).
Слева вверху окна расположено поле, в котором можно отобрать для просмотра все имеющиеся в конфигурации заявки (как на рис. 6.5), только активные заявки, и только заявки, работа по которым завершена. Признак того, что по заявке завершена работа, устанавливается в режиме ее редактирования, а в общем списке заявок такие заявки отображаются серым цветом.
С помощью поля Организация, которое находится справа вверху окна, можно установить фильтр по организации на представленные в списке документы – для этого нужно установить флажок слева от данного поля, и из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбрать требуемую организацию.
Чтобы ввести в базу данных новую заявку кандидата, нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. Для перехода в режим редактирования заявки нужно выделить ее в списке щелчком мыши и выполнить команду Действии▸Изменить или нажать клавишу F2. Ввод и редактирование заявок осуществляется в окне, изображенном на рис. 6.6.
Рис. 6.6. Оформление заявки
Прежде всего в поле Наименование нужно указать название заявки. Обычно здесь вводится фамилия, имя и отчество кандидата, но можно ввести иную информацию. В полях Вакансия, Должность, Организация и Подразделение вводится соответственно название вакансии, вакантной должности, организации и структурного подразделения, где открыта данная вакансия. Значения перечисленных параметров, кроме поля Организация, выбираются из соответствующих справочников, которые вызываются нажатием клавиши F4 или кнопки выбора. Что касается поля Организация, то оно заполняется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций. Отметим, что ни один из перечисленных параметров не является обязательным для заполнения – это позволяет сохранить в базе данных информацию об интересующих и потенциально устраивающих кандидатах без привязки к вакансии или должности.
ПРИМЕЧАНИЕ
При заполнении поля Вакансия параметры Должность, Организация и Подразделение заполняются автоматически – эти сведения берутся из данных о выбранной вакансии, указанных для нее в справочнике вакансий.
Если от кандидата поступило резюме, то его можно включить в состав данной заявки. Чтобы оформить резюме, нажмите кнопку Открыть резюме, расположенную в правом верхнем углу – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 6.7.
Рис. 6.7. Ввод и просмотр резюме кандидата
В данном окне представлен перечень вопросов, ответы на которые обычно содержатся в стандартном резюме. Фамилия, имя и отчество кандидата вводятся в соответствующих полях с клавиатуры. Дату рождения можно ввести как с клавиатуры, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора. Пол кандидата выбирается из раскрывающегося списка.
Чтобы ввести сведения об образовании, дважды щелкните мышью в поле Ответ напротив строки Образование. Аналогичным образом впоследствии можно перейти в режим дополнения или редактирования введенных ранее данных. В любом случае на экране открывается окно, в котором вводятся и хранятся следующие данные: вид образования (высшее, аспирантура, неполное высшее и т.д.), наименование учебного заведения, полученная специальность, данные диплома, год окончания учебного заведения, а также квалификация. Значения полей Вид образования, Учебное заведение и Специальность выбираются из соответствующих справочников (для вызова справочника следует воспользоваться кнопкой выбора), все остальные поля заполняются с клавиатуры. Чтобы отредактировать то или иное поле, дважды щелкните на нем мышью.
По аналогичным правилам вводятся сведения о трудовой деятельности кандидата. Для этого нужно в поле Ответ напротив строки Трудовая деятельность (см. рис. 6.7) дважды щелкнуть мышью, и в открывшемся окне ввести название организации, в которой работал кандидат, начальную и конечную даты периода его работы в данной организации, а также название занимаемой им должности. Все перечисленные параметры заполняются с клавиатуры, а даты можно указать также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
В нижней части окна в поле Дата регистрации (см. рис. 6.7) указывается дата регистрации резюме в базе данных. В поле Зарегистрировал можно указать сотрудника, ответственного за регистрацию данного резюме (выбор осуществляется в окне списка пользователей, которое вызывается нажатием F4 или кнопки выбора). В поле Комментарий при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному резюме.
Чтобы сохранить резюме и провести его по учету, нажмите кнопку ОК. После этого информация о резюме появится слева внизу окна редактирования заявки, в поле Переписка, встречи и опросы (см. рис. 6.6).
Готовое резюме можно вывести на печать – для этого нажмите кнопку Печать, расположенную внизу окна. Отметим, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки ОК или Записать.