В данном окне по умолчанию установлен фильтр – отображается только та информация, которая относится к текущему документу Кадровое перемещение (т.е. к документу, из которого это окно вызвано).
В крайней слева колонке для каждой позиции списка показывается либо знак «минус», либо знак «плюс». Знак «минус» означает уход сотрудника с должности, а знак «плюс» – вступление его в новую должность. В колонках Подразделение и Должность указывается информация о новом месте работы сотрудника, а в поле Кол. ставок – число занимаемых им ставок.
В колонке Регистратор отображается наименование, номер и дата формирования документа, на основании которого сформированы позиции окна списка занятых штатных единиц.
Чтобы отключить фильтр на отображаемые данные, установленный по умолчанию, нужно в окне списка занятых штатных единиц выполнить команду Действия▸Отключить отбор.
После того, как в окне Кадровое перемещение выполнены все необходимые действия (сформирован список сотрудников, которых необходимо перевести на другие должности, для каждого сотрудника заполнены соответствующие реквизиты), нужно нажать кнопку ОК либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с сохранением всех изменений, во втором случае – изменения будут сохранены без закрытия окна. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного окна без сохранения выполненных изменений.
Учет отсутствий на работе
Для отражения в управленческом кадровом учете факта отсутствия сотрудника на рабочем месте предназначен документ, который так и называется – Отсутствие на рабочем месте. Чтобы оформить такой документ, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Занятость персонала▸Отсутствие на рабочем месте, затем в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить или выполнить команду Действия▸Добавить. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования документа, которое изображено на рис. 6.15.
Рис. 6.15. Учет отсутствий на работе
Как обычно, при формировании нового документа поля Номер и Дата регистрации заполняются автоматически, но при необходимости их значения можно отредактировать с клавиатуры. Заполнение этих полей обязательно.
В поле Сотрудник нужно указать отсутствовавшего на работе сотрудника. Значение данного поля выбирается в окне, которое вызывается с помощью кнопки выбора.
В полях С и По указывается период времени (дни и часы), в течение которого сотрудник отсутствовал на работе. Если был пропущен один день, то значения дат будут идентичны. Даты можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика, а часы выбираются из раскрывающегося списка.
В поле Причина указывается причина, по которой сотрудник не вышел на работу. Значение данного поля выбирается в окне справочника причин отсутствия на работе. Вот несколько наиболее часто встречающихся причин: заболевание, командировка, отпуск ежегодный, отпуск прочий, прогул, отсутствует по невыясненной причине, и др.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Это может быть полезно, например, когда в поле Причина отсутствия установлено значение Отсутствовал по невыясненной причине – для более точного определения причин отсутствия данного сотрудника на работе, а также в иных случаях.
Завершается работа в окне редактирования документа нажатием кнопки ОК или Записать. Документ будет проведен по учету только после нажатия кнопки ОК либо выполнения команды Действия▸Провести. Возможности программы предусматривают отмену проведения документа в случае такой необходимости – для этого нужно воспользоваться командой Действия▸Отмена проведения. Кнопка Записать предназначена для сохранения выполненных изменений без проведения документа по учету. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Вы можете просмотреть список состояний сотрудников, включенных в табличную часть документа Отсутствие на работе в компании. Для перехода в соответствующий режим нужно активизировать команду Действия▸Перейти▸Состояние сотрудников – при этом на экране откроется окно, которое показано на рис. 6.16.
Рис. 6.16. Информация о состоянии сотрудников компании
Информация, которая представлена на рис. 6.16, основана на содержимом окна Отсутствие на рабочем месте, которое показано на рис. 6.15.
Увольнение работников
Для оформления увольнения сотрудника в управленческом кадровом учете предназначен документ Увольнение. Чтобы оформить такой документ, выполните команду главного меню Персонал▸Кадровые перестановки▸Увольнение, затем в открывшемся окне списка нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате откроется окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 6.17.
Рис. 6.17. Увольнение сотрудников
При формировании нового документа в нем будут автоматически заполнены поля Номер и Дата, но при необходимости значения этих полей можно отредактировать по своему усмотрению. Заполнение данных полей обязательно для всех документов.
В табличной части окна формируется перечень сотрудников, которые должны быть уволены из компании (одним документом можно оформить увольнение как одного, так и нескольких работников). Для добавления в список нового сотрудника нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели) – при этом в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически.
Фамилия, имя и отчество увольняемого сотрудника указывается в поле Сотрудник. Чтобы заполнить это поле, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделить курсором требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать (эта кнопка расположена в левом верхнем углу окна) либо нажать клавишу Enter.
В поле Дата увольнения указывается дата увольнения сотрудника. Обычно датой увольнения считается дата последнего дня работы сотрудника в компании. Данное поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря.
В поле Причина из раскрывающегося списка следует выбрать причину, по которой сотрудник увольняется из компании. Возможные варианты:
♦ Истечение контракта;
♦ Не прошел испытательный срок;
♦ По распоряжению администрации;
♦ По собственному желанию.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному документу.
Когда документ полностью готов, для его проведения нужно нажать кнопку ОК либо выполнить команду Действия▸Провести. При этом программа проверит, был ли увольняемый работник ранее принят на работу в компанию – в противном случае документ проведен не будет. С помощью кнопки Закрыть осуществляется закрытие окна без сохранения выполненных изменений.Глава 7. Планирование занятости персонала компании
Планирование занятости персонала – неотъемлемая часть управленческого кадрового учета. В данной главе мы расскажем о том, как эта задача решается в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8».
Планирование участия сотрудников в мероприятиях
В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности субъектам хозяйствования иногда приходится принимать участие в различного рода мероприятиях: выставки, семинары, презентации, рекламные акции и т.п. Для участия в подобных мероприятиях требуется определенное количество трудовых ресурсов: кто-то должен вести семинар (или присутствовать на семинаре в качестве слушателя), кому-то необходимо представлять компанию на выставке, и т.д. Для учета и планирования занятости сотрудников в таких мероприятиях в программе предусмотрено ведение документа Регистрация участия сотрудников в мероприятиях.
Чтобы перейти в режим формирования данного документа, нужно выполнить команду главного меню программы Персонал▸Занятость персонала▸Регистрация участия сотрудников в мероприятиях, затем в открывшемся окне нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 7.1.
Рис. 7.1. Планирование участия в мероприятиях
На рис. 7.1 показано окно, в котором уже заполнены все реквизиты. При первом открытии данного окна в нем будут заполнены только поля Номер и От, в которых указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения данных полей формируются системой автоматически, но в случае необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (в поле От можно также ввести значение с помощью календаря).
В поле Мероприятие указывается название мероприятия, в котором планируется участие сотрудников компании. Выбор значения осуществляется в окне справочника, которое выводится на экран с помощью клавиши F4 или кнопки выбора.
В табличной части окна формируется список сотрудников, которые участие которых планируется в данном мероприятии, и определяется роль каждого сотрудника. Для добавления в список сотрудника нужно воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате в табличной части появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. Выбор сотрудника осуществляется в поле Сотрудник – для этого нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать нужного сотрудника.
После этого в поле Участвует в нужно указать этап мероприятия, в котором планируется участие данного сотрудника. Если сотрудник должен принять участие на нескольких этапах мероприятия, то для каждого этапа нужно ввести отдельную позицию в списке. Чтобы заполнить данное поле, нужно воспользоваться кнопкой выбора – при нажатии на нее на экране отображается окно, в котором представлен состав мероприятия (состав мероприятия определяется в режиме его редактирования в справочнике мероприятий). В данном окне нужно выделить курсором требуемое значение и нажать кнопку Выбрать либо клавишу Enter.
Затем в поле Как нужно определить роль сотрудника в данном мероприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Слушатель, Участник либо Ответственный.