Для изменения сортировки данных в списке предназначены команды контекстного меню Сортировать по возрастанию и Сортировать по убыванию.
С помощью команды Действия▸Перейти▸Событийный план занятости физлиц осуществляется переход в режим просмотра планируемой занятости сотрудников компании. При активизации данной команды на экране открывается окно, в котором приводится список сотрудников, занятых в мероприятиях. По умолчанию установлен фильтр на отображаемые данные (показана только информация из текущего документа). Для отключения фильтра и просмотра всей имеющейся информации следует воспользоваться командой Действия▸Отключить отбор.
Для каждой позиции списка в соответствующих полях отображается дата участия сотрудника в мероприятии, ФИО участника, название, номер и дата формирования документа, в котором зафиксировано участие сотрудника в мероприятии, занятость сотрудника в мероприятии (Занято либо Свободно), этап мероприятия, в котором участвует сотрудник, роль, отведенная сотруднику в данном мероприятии (Слушатель, Участник либо Ответственный).
Чтобы сформировать печатную форму списка участников мероприятия, нужно воспользоваться командой контекстного меню Вывести список – при этом на экране откроется окно, в котором указывается тип печатного документа (текстовый либо табличный) и определяются колонки, которые должны быть включены в печатную форму документа. После этого в данном окне нужно нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.
Планирование встреч
Многим из нас в процессе работы часто приходится устраивать различные встречи: с посетителями, с коллегами, с руководством, с подчиненными и т.д. Для планирования подобных встреч и отражения их в управленческом учете предназначен документ Встречи. Чтобы сформировать этот документ, нужно выполнить команду главного меню Персонал▸Занятость персонала▸Встречи. В результате откроется окно списка документов, в котором нужно выполнить команду Действия▸Добавить или нажать клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 7.2.
Рис. 7.2. Планирование встреч
В данном окне заполняются следующие параметры.
♦ Номер и Дата регистрации – значения данных полей формируются автоматически при создании нового документа, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры. Заполнение данных полей обязательно для всех документов.
♦ Место – в данном поле указывается место проведения планируемой встречи. Значение данного поля выбирается в окне справочника территорий компании, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора (с этим справочником мы познакомились ранее). Если нажать не кнопку выбора, а расположенную справа кнопку Подобрать свободное помещение, то в открывшемся окне будут представлены для выбора только те помещения, которые во время проведения встречи являются свободными.
♦ Дата и Начало – в данных полях указывается дата и точное время начала планируемой встречи. Поле Дата можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, а значение поля Начало выбирается из раскрывающегося списка.
♦ Продолж-ть – в данном поле с клавиатуры указывается продолжительность планируемой встречи. Это значение указывается в часах.
Также окно включает в себя две вкладки: Встреча и Планирование. Здесь указываются физические лица, с которыми запланирована данная встреча. На вкладке Встреча с клавиатуры можно ввести произвольное описание предстоящей встречи или совещания, а список участников предстоящей встречи формируется на вкладке Планирование. Чтобы добавить в список участников встречи новую позицию, нужно в левой части вкладки выполнить команду контекстного меню Подобрать, и в открывшемся окне указать участников встречи. В правой части вкладки отображается диаграмма Ганта, в которой представлены сведения о занятости участников встречи и помещений (в диаграмме учтены только те помещения, в режиме редактирования которых установлен флажок Для встреч).
Для удаления позиции из списка участников щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Удалить. При этом будьте внимательны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.
Бронирование помещений для встреч
Планируя занятость персонала компании, следует учитывать такой важный момент, как занятость помещений. Это необходимо, например, при планировании встреч, чтобы избежать назначения более чем одной встречи в одном и том же помещении в одно и то же время.
Данная задача решается с помощью документа Резервирование помещений. Он позволяет отразить в управленческом кадровом учете все необходимые сведения о свободных и занятых помещениях компании по состоянию на любой момент времени.
Чтобы сформировать новый документ, нужно выполнить команду главного меню Предприятие▸Территории▸Резервирование помещений, и в открывшемся окне списка нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 7.3.
Рис. 7.3. Планирование занятости помещений
В данном окне в поле Номер указывается номер текущего документа, а в поле Дата регистрации – дата и время его формирования. При создании нового документа эти поля заполняются автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры.
С помощью соответствующего переключателя указывается состояние помещения, возможные варианты – Занято или Недоступно.
Выбор помещения осуществляется в поле Помещение. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника помещений выбрать требуемое значение.
В поле Начиная с вводится дата и время, начиная с которого помещение принимает указанное выше состояние. Данное поле можно заполнить с клавиатуры, с помощью календаря или из раскрывающегося списка. В поле Дней вводится количество дней, а в поле Часов и минут – количество часов, в течение которых помещение будет пребывать в указанном выше состоянии. Учтите, что если в поле Занятость установлено значение Свободно, то поля Дней и Часов будут недоступными для редактирования. Вместо них будет отображаться поле До, в котором указывается дата и время, до которого помещение будет недоступным для использования.
С помощью команды Действия▸Перейти▸Планируемая занятость помещений осуществляется переход в режим просмотра занятости помещений компании. При активизации данной команды на экране открывается окно, в котором по умолчанию будет установлен фильтр на отображаемые данные (показана информация, соответствующая текущему документу). Чтобы отключить этот фильтр, нужно выполнить команду Действия▸Отключить отбор.
Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:
♦ название, номер и дата формирования документа, в котором зафиксировано данное состояние помещения;
♦ название помещения в соответствии со справочником помещений;
♦ информация о том, когда помещение занято, когда недоступно, а когда – свободно.
Чтобы провести документ по учету, выполните команду Действия▸Провести или нажмите кнопку ОК.Глава 8. Учет заработной платы
В программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» реализована возможность ведения как регламентированного, так и управленческого учета заработной платы. В данной главе мы рассмотрим, как это делается в обоих случаях.
Регламентированная заработная плата
В рассматриваемой конфигурации учет регламентированной заработной платы представляет собой поэтапный процесс, состоящий из нескольких шагов. В первую очередь следует заполнить соответствующие справочники (описание многих из них приведено выше), составить табель учета рабочего времени, сформировать первичную документацию. Далее начисляется заработная плата с параллельным расчетом налога на доходы физических лиц (НДФЛ), выполняется подготовка зарплаты к выплате, и оформляются документы на выплату зарплаты. В случае необходимости параллельно производится депонирование сумм, печать расчетных листков и платежных ведомостей, а также выполнение иных необходимых действий, связанных с расчетами с персоналом по оплате труда. Отдельный механизм для расчета и отражения в учете взносов в ПФР.
В нижеследующих разделах мы узнаем, как ведется работа на всех основных этапах регламентированного учета заработной платы.
Формирование табеля
Возможности программы предусматривают формирование табелей учета рабочего времени за разные промежутки времени (например, месяц или полмесяца). Для перехода в режим работы с табелями выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Ввод табелей учета рабочего времени – в результате откроется окно списка табелей, изображенное на рис. 8.1.
Рис. 8.1. Перечень готовых табелей
Здесь содержатся все созданные ранее табеля учета рабочего времени. Каждый табель имеет собственный индивидуальный номер, и формируется на конкретный период времени, причем можно составлять табеля как по всей организации, так и отдельно по каждому входящему в ее состав структурному подразделению.
Чтобы сформировать табель учета рабочего времени, нажмите в данном окне кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования табеля (для перехода в режим просмотра и редактирования табеля дважды щелкните на нем мышью), которое показано на рис. 8.2.
Рис. 8.2. Заполнение табеля
В данном окне в поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выберите организацию, по которой формируется табель. Этот параметр является обязательным для заполнения. Если табель составляется отдельно для каждого структурного подразделения, то в поле Подразделение укажите соответствующее подразделение. Но это не обязательно, и если данное поле оставить пустым, то при автоматическом заполнении табличной части окна (о том, как это делать, будет рассказано чуть ниже) в список будут включены все работники организации, указанной в поле Организация.