Рис. 8.16. Список документов премирования
Все документы на премирование, создаваемые в конфигурации, автоматически попадают в данный список. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается признак проведенного/непроведенного документа, дата и время его формирования, порядковый номер документа в конфигурации, название организации, сотрудникам которой оформлены премии данным документом, месяц и год, в котором начислена премия, а также иная информация.
Чтобы оформить премии сотрудникам организации, нажмите в инструментальной панели окна списка кнопку Добавить. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.17.
Рис. 8.17. Ввод и редактирование документа
В данном окне в поле Организация нужно из раскрывающегося списка выбрать название организации, сотрудникам которой производится начисление премии. После этого в поле Месяц начисления укажите месяц, в котором производится начисление (другими словами, в данном поле указывается месяц, в расчетном листке которого будет отражено начисление премии по данному документу).
В поле Вид премии укажите вид премирования (например, месячная премия, или премия по итогам года, и др.). Требуемое значение выбирается в окне справочника дополнительных начислений организации, которое вызывается нажатием кнопки выбора.
В полях Начислено по итогам работы за период с по укажите начальную и конечную даты интервала времени, за который планируется выдать премию. После этого в расположенном справа поле укажите число месяцев, на протяжении которых должна начисляться премия. Например, если в поле Число месяцев ввести значение 5, то премия будет начисляться регулярно на протяжении пяти месяцев.
В табличной части окна формируется список сотрудников, которым начисляется премия. Вы можете делать это как вручную, так и автоматически. Чтобы вручную добавить сотрудника в список, нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert – в результате в списке появится новая позиция, номер которой будет сформирован автоматически. Затем в поле Сотрудник нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника выделите щелчком мыши премируемого сотрудника и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. После этого в соответствующих полях укажите размер премии (в рублях или процентах – это зависит от того, какой порядок расчета данного вида премирования определен ему в справочнике дополнительных начислений организации), а также сумму премирования.
Чтобы автоматически сформировать список премируемых сотрудников, нажмите в инструментальной панели окна кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выполните команду Списком сотрудников. В результате на экране отобразится окно настройки параметров отбора. В данном окне вы можете отобрать сотрудников в зависимости от принадлежности к организации, структурному подразделению, занимаемой должности, а также указать конкретного сотрудника (или выбрать всех сотрудников, за исключением указанных).
Рассчитать премию каждому сотруднику можно в автоматическом режиме – для этого нажмите в инструментальной панели окна кнопку Рассчитать, и в открывшемся меню выберите команду Рассчитать документ (если премия выражается в процентах, то предварительно заполните поле Процент оплаты). Сумму премии по любому сотруднику при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
Готовый документ можно вывести на печать в виде приказа (распоряжения) о поощрении работников по утвержденной форме № 11 или 11-а (требуемый вариант выбирается в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать).
После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем суммы будут отражены в начислениях сотрудников за указанный месяц, а также во взаиморасчетах с данными сотрудниками за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудников за данный месяц.Как рассчитать и начислить отпускные выплаты
Планирование и оформление отпусков сотрудников предприятия производится в регламентированном кадровом учете (об этом мы говорили ранее). Однако расчет и начисление сумм отпускных – задача не кадровой, а бухгалтерской службы. В рассматриваемой конфигурации эта задача решается с помощью документа, который называется Начисление отпуска сотрудникам организаций. Для перехода в режим работы с этим документом нужно выполнить команду главного меню Расчет зарплаты по организациям▸Неявки▸Начисление отпуска сотрудникам организаций. При активизации данной команды отобразится окно, изображенное на рис. 8.18.
Рис. 8.18. Перечень оформленных документов
Все оформленные в программе документы по расчету и начислению отпускных автоматически попадают в этот список. Для каждого документа отображаются следующие сведения: признак проведенного/непроведенного документа, дата и время его формирования, порядковый номер документа в конфигурации, название организации, сотруднику которой оформлен листок временной нетрудоспособности, месяц и год, в котором будет отражено начисление отпускных, и прочие сведения.
Для перехода в режим начисления и расчета отпускных нажмите выполните команду Действия▸Добавить или нажмите клавишу Insert. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия▸Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование документа осуществляется в окне, изображенном на рис. 8.19.
Рис. 8.19. Оформление документа
Первое, что нужно сделать – это указать название организации, сотруднику которого начисляются отпускные (для этого предназначено поле Организация). Этот параметр является обязательным для заполнения. В поле Месяц начисления из раскрывающегося списка выбирается месяц и год, в котором регистрируется начисление отпускных. Другими словами, начисление отпускных сотруднику предприятия будет отражено в расчетных листках того месяца, который указан в данном поле. Сотрудник, которому предоставлен очередной оплачиваемый отпуск и начисляются отпускные, указывается в поле Сотрудник. Требуемое значение выбирается в окне справочника сотрудников, которое вызывается нажатием кнопки выбора или клавиши F4.
Дальнейшие действия производятся на вкладках Условия, Оплата, Расчет среднего заработка (по календарным дням) и Расчет среднего заработка (по шестидневке). Отметим, что если в информационной базе имеются все необходимые данные для расчета отпускных, то вам нужно будет заполнить лишь вкладку Условия. На вкладках Расчет среднего заработка (по календарным дням) и Расчет среднего заработка (по шестидневке) содержатся сведения о среднем заработке сотрудника в зависимости от графика работы. Если эти сведения имеются в базе данных, то программа заполнит эти вкладки автоматически (при необходимости вы можете отредактировать их вручную), если же данных в программе нет – вы можете ввести их самостоятельно. Что касается вкладки Оплата, то здесь отображается результат расчета отпускных, который вы также можете откорректировать. Отметим, что ввести сведения об оплате отпускных можно и вручную.
На вкладке Условия нужно в поле Дата начала отпуска ввести дату первого дня отпуска сотрудника. Отметим, что этот параметр является обязательным для заполнения, и именно его значение определяет расчетный период, за который будут собираться данные для расчета среднего заработка.
Если сотруднику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то на данной вкладке нужно установить флажок Ежегодный оплачиваемый отпуск, и в расположенных справа полях с и по ввести соответственно первую и последнюю даты отпуска. После этого в расположенном справа поле отобразится количество дней отпуска, которое программа рассчитает автоматически.
В полях За период работы нужно указать начальную и конечную даты периода работы, за который сотруднику предоставляется отпуск. После этого в расположенном ниже поле Порядок расчета нужно из раскрывающегося списка выбрать порядок расчета основного отпуска – По календарным дням или По шестидневке.
Если сотруднику предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, или иной вид оплачиваемого отпуска (для учебы, и др.) – установите флажок Дополнительный (другой) отпуск, и в расположенных справа полях с и по введите соответственно первую и последнюю даты отпуска. После этого в расположенном справа поле отобразится количество дней отпуска, которое программа рассчитает автоматически. Вид дополнительного отпуска нужно конкретизировать в поле Вид отпуска – его значение выбирается в окне справочника основных начислений организации, которое вызывается нажатием клавиши F4 или кнопки выбора. Учтите, что если вы хотите в одном документе рассчитать сотруднику отпускные сразу по основному и дополнительному отпускам, то перерыв между этими отпусками делать нельзя – один отпуск должен начинаться сразу за другим. В противном случае на каждый отпуск придется оформлять отдельный документ.
Если сотруднику вместо предоставления отпуска выплачивается денежная компенсация, то установите флажок Компенсация, и в расположенном справа поле с клавиатуры введите количество дней отпуска, за которые нужно рассчитать компенсацию. После этого в расположенном ниже поле Порядок расчета нужно из раскрывающегося списка выбрать порядок расчета компенсации – По календарным дням или По шестидневке.
Чтобы рассчитать сумму отпускных, нажмите на вкладке Условия кнопку Рассчитать. Результат выполненных расчетов отобразится на вкладке Оплата.
После того как документ проведен по учету (для этого нужно нажать кнопку ОК или выполнить команду Действия▸Провести) содержащиеся в нем данные будут учтены в начислениях сотрудника за указанный месяц (поле Месяц начисления, см. рис. 8.19), а также во взаиморасчетах с данным сотрудником за этот месяц, и в облагаемых НДФЛ доходах сотрудника за данный месяц.