Сформированный документ можно вывести на печать в виде расчета среднего заработка отпуска (или компенсации), либо в виде записки-расчета о предоставлении отпуска по утвержденной форме № Т-60 (предварительно необходимо записать и провести документ). Для этого нужно выбрать требуемый вариант в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать.
Начисление зарплаты
Зарплата работникам компании начисляется в конце каждого месяца на основании введенных ранее сведений о причитающихся начислениях и удержаниях. Эта задача решается путем оформления и проведения по учету документа Начисление зарплаты сотрудникам. Чтобы начислить зарплату, выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Начисление зарплаты сотрудникам, после чего в открывшемся окне списка нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия▸Добавить. После этого откроется окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 8.20.
Рис. 8.20. Окно начисления зарплаты
В данном окне в поле Месяц начисления, которое расположено в верхней части окна, указывается период, за который начисляется зарплата. Также необходимо определить значения параметров Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный, которые нам уже хорошо знакомы. Поле Подразделение заполняется лишь в случае, когда зарплата начисляется отдельно по какому-то подразделению предприятия.
В центре окна находятся вкладки Основные начисления, Договоры (подряда), Дополнительные начисления, Погашение займов, НДФЛ и Прочие удержания. Вкладка Основные начисления предназначена для начисления основной заработной платы, вкладка НДФЛ – для удержания налога на доходы физических лиц, а на остальных вкладках фиксируются прочие начисления и удержания – например, начисления по договорам подряда, удержания по исполнительным листам, и т.д. На вкладке Основные начисления в табличной части нужно составить перечень сотрудников, которым необходимо начислить основную заработную плату. Вы можете это делать как в автоматическом, так и в ручном режиме.
В первом случае следует нажать кнопку Заполнить (она находится вверху окна, в панели инструментов), после чего в открывшемся меню выбрать способ заполнения – По всем сотрудникам (в этом случае будет сформирован полный список всех сотрудников организации, указанной в верхней части окна в поле Организация), Списком сотрудников или Подбором сотрудников. Независимо от выбранного способа вы можете вручную внести любые изменения в список.
Для ручного добавления позиции в список нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится в панели инструментов данной вкладки. Затем в поле Сотрудник нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника сотрудников организации выберите работника для включения в список. После этого в поле Начисление укажите вид начисления (он также выбирается в соответствующем справочнике), в соответствии с которым будет начислена зарплата. Также можно указать показатели для расчета начисления, количество отработанных и оплаченных дней и часов, дату начала и окончания периода, за который выполняется начисление. В поле Результат указывается сумма начисленной зарплаты.
На вкладке Договоры подряда формируются начисления по договорам подряда. Основанием для заполнения данной вкладки являются документы Договор на выполнение работ с физическим лицом, с которым мы уже познакомились выше.
При автоматическом заполнении и расчете документа на данную вкладку попадают сведения по всем договорам подряда, по которым в данном месяце должны быть произведены выплаты. Содержимое данной вкладки можно сформировать или отредактировать вручную.
На вкладке Дополнительные начисления формируются сведения о дополнительных начислениях, которые должны быть выплачены в данном месяце. Эта вкладка также может заполняться как в автоматическом, так и в ручном режиме (данные, которые введены автоматически, можно отредактировать).
На вкладке Договор займа формируются данные об удержаниях из заработной платы сотрудников в счет погашения полученных ими ранее займов. Основанием для заполнения данной вкладки является документ Договор займа с сотрудником, который в регламентированном учете вызывается с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации▸Первичные документы▸Договор займа с сотрудником.
На вкладке Прочие удержания формируются данные обо всех удержаниях из заработка сотрудников, кроме НДФЛ и погашений займов. Например, сюда попадают профсоюзные взносы, удержания по исполнительным документам, и др. Эта вкладка также может заполняться как в автоматическом, так и в ручном режиме (данные, которые введены автоматически, можно отредактировать). Что касается налога на доходы физических лиц, то он начисляется на вкладке НДФЛ. Рекомендуется для начисления НДФЛ использовать автоматический режим. Это, во-первых, позволяет сэкономить время, а во-вторых – минимизирует вероятность ошибки при начислении. Чтобы выполнить автоматический расчет НДФЛ, нажмите кнопку Рассчитать, и в открывшемся меню выберите команду Рассчитать (в этом случае будет выполнен полный расчет документа) или Рассчитать НДФЛ – в результате в столбце Налог отобразится сумма налога по каждому работнику. При этом исходные данные для расчета НДФЛ берутся из соответствующих настроек, справочников и регистров конфигурации.
Документ будет проведен по учету после нажатия кнопки ОК или выполнения команды Действия▸Провести. Если вы хотите сохранить документ без проведения (например, чтобы вернуться к работе с ним позже), нажмите кнопку Записать.
Подготовка зарплаты к выплате
Следующий этап – это подготовка начисленной ранее заработной платы к выплате. Эта задача решается с помощью документа Зарплата к выплате. К его формированию следует приступать лишь после того, как создан и проведен по учету документ Начисление зарплаты сотрудникам, описание которого приведено в предыдущем разделе. Отметим, что готовить к выплате можно не только зарплату, но и другие виды начислений – премии, отпускные, и др. (выбор начисления для подготовки к выплате осуществляется в режиме редактирования документа, об этом будет рассказано ниже).
Чтобы подготовить зарплату к выплате, выполните команду главного меню Расчет зарплаты по организации▸Касса и банк▸Зарплата к выплате, после чего в открывшемся окне списка нажмите кнопку Добавить или клавишу Insert. Дальнейшие действия производятся в окне, которое показано на рис. 8.21.
Рис. 8.21. Подготовка начисленной заработной платы к выплате
В соответствующих полях, которые находятся в верхней части окна, нужно ввести номер и дату документа, название организации, период начисления зарплаты и название подразделения (последний параметр не является обязательным для заполнения). В поле Способ выплаты из раскрывающегося списка выбирается способ выплаты заработной платы – Через кассу или Через банк.
В поле Выплачивать нужно указать вид начисления, который следует подготовить к выплате. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Зарплата, Плановый аванс, Отпускные, Командировочные, Премии и др.
В центральной части окна содержится таблица, где составляется перечень сотрудников для выплаты заработной платы. Это можно сделать как вручную, так и автоматически.
При ручном формировании списка добавление в него сотрудника осуществляется с помощью кнопки Добавить, расположенной в инструментальной панели табличной части, или клавиши Insert. После этого нужно выбрать сотрудника из соответствующего справочника, и указать причитающуюся к выплате сумму.
Для автоматического формирования списка нужно нажать кнопку Заполнить. В результате табличная часть (включая суммы к выплате) будет заполнена на основании имеющихся в конфигурации данных о предстоящей выплате зарплаты или иного начисления, указанного в поле Выплачивать. Попросту говоря, при нажатии данной кнопки программа возьмет данные из документа по начислению заработной платы за этот же месяц. Именно этот вариант рекомендуется использовать, поскольку он практически исключает возможность ошибки при подготовке зарплаты к выплате и формировании платежной ведомости.
Можно также формировать список сотрудников путем отбора их по заданным условиям. Для этого нажмите кнопку Подбор по условию, и в открывшемся окне выполните настройку параметров формирования списка. В частности, вы можете включить в него как всех сотрудников организации, так и ограничить список подразделением, должностью или иными параметрами..
Готовый документ можно вывести на печать в виде платежной ведомости по форме Т-53 или расчетно-платежной ведомости по форме Т-49. Требуемый вариант выбирается в меню, которое открывается при нажатии кнопки Печать.
Выше мы уже говорили о том, что производить выплату зарплаты можно как через кассу, так и через банк. При выборе первого варианта учтите, что после того, как все выплаты по ведомости произведены, необходимо вернуться в окно редактирования документа, и в колонке Отметка для каждой позиции установить значение Выплачено. Чтобы быстро сделать это для всех позиций, нажмите кнопку Отметка выплаты, и в открывшемся меню выберите команду Выплатить все.
Затем следует провести документ по учету нажатием кнопки ОК, а после этого выполнить команду Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер для формирования расходного кассового ордера на выплату заработной платы из кассы предприятия. На экране отобразится окно редактирования расходного кассового ордера, в котором нужно указать номер документа и нажать кнопку ОК.
В результате выполненных действий в окне редактирования документа в колонке Документ отобразится название, дата и номер расходного кассового ордера по данной ведомости (рис. 8.22).
Рис. 8.22. Документ, по которому сформирован расходный кассовый ордер
Впоследствии расходный кассовый ордер по данной ведомости можно найти в окне списка, вызываемом с помощью команды главного меню Расчет зарплаты по организации