Рис. 8.27. Оформление документа по начислению управленческой зарплаты
Если начисление производится только сотрудникам какого-то определенного подразделения, укажите его в поле Подразделение, которое находится вверху окна. В поле Месяц начисления укажите месяц, за который производится начисление управленческой заработной платы. Параметры Номер и от заполняются по тем же правилам, что и в окнах редактирования других документов конфигурации. Отметим, что в поле от рекомендуется указывать последний день месяца, за который производится начисление заработной платы. Например, если вы начисляете зарплату за январь 2011 года, то в поле от введите значение 31.01.2011.
Большинство остальных параметров находится на вкладках Начисления, Удержания и Погашение займов. Следовательно, одним документом Начисление зарплаты сотрудникам вы можете отразить не только начисления, но и удержания, в том числе в счет погашения полученных ранее займов.
Содержимое вкладки Начисления показано на рис. 8.27. Вы можете заполнить список сотрудников как вручную, так и автоматически. Для автоматического заполнения нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите подходящий вариант. При этом для каждого включенного в список сотрудника будут заполнены параметры Начисление, Дата начала, Дата окончания и Показатели для расчета начисления. Что касается ручного заполнения, то оно осуществляется по обычным правилам – с помощью кнопки Добавить.
Чтобы программа автоматически выполнила все необходимые расчеты, нажмите кнопку Рассчитать и в открывшемся меню выберите режим расчета. Возможен выбор одного из перечисленных ниже вариантов.
♦ Рассчитать (полный расчет) – при активизации данной команды программа выполнит полный расчет на всех вкладках. Иначе говоря, в этом случае будут рассчитаны все начисления, удержания и платежи в счет погашения займов за данный месяц.
♦ Рассчитать начисления – в данном случае будет выполнен расчет только на вкладке Начисления.
♦ Рассчитать удержания – в данном случае будет выполнен расчет только на вкладке Удержания.
♦ Рассчитать погашение займов – в данном случае будет выполнен расчет только на вкладке Погашение займов.
♦ Рассчитать … и Рассчитать … с комментарием – с помощью этих команд выполняется расчет по тому сотруднику, на котором в списке установлен курсор, в последнем случае – с дополнительными комментариями.
Результаты расчетов отобразятся на соответствующих вкладках. На рис. 8.27 показан результат расчета, выполненного на вкладке Начисления.
Справа внизу окна находится ссылка Показать расчетный листок. С ее помощью можно просмотреть расчетный листок по тому сотруднику, на котором в списке установлен курсор.
Чтобы сохранить данные о начислении управленческой заработной платы и провести их по учету, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия▸Провести.
Как подготовить управленческую зарплату к выплате
Начисленную зарплату необходимо подготовить к выплате, сформировав платежную ведомость. Для перехода в соответствующий режим работы выполните команду Расчеты с персоналом▸Выплата зарплаты▸Платежные ведомости. В результате отобразится окно списка созданных ранее документов, изображенное на рис. 8.28.
Рис. 8.28. Платежные ведомости управленческого учета
В поле Оплачена, которое расположено слева от поля Дата, и содержится признак оплаты для тех документов, по которым уже сформирован и проведен расходный кассовый ордер. На рис. 8.28 таковым является последний документ в списке.
Чтобы подготовить начисленную заработную плату к выплате, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить. Для перехода в режим просмотра или редактирования сформированного ранее документа дважды щелкните на нем мышью или установите на него курсор и выполните команду Действия▸Изменить. В любом случае отобразится окно, которое показано на рис. 8.29.
Рис. 8.29. Подготовка ведомости на выплату управленческой зарплаты
Если платежные ведомости формируются отдельно по подразделениям предприятия, то в данном окне в поле Подразделение укажите название подразделения, по которому вы хотите подготовить зарплату к выплате. В противном случае данный параметр можно оставить незаполненным.
В поле Выплачивать из раскрывающегося списка выберите значение Зарплата, если формируется ведомость на выплату заработной платы, а Плановый аванс – при формировании ведомости на выплату планового аванса.
После этого следует приступать к заполнению табличной части документа, где формируется список сотрудников с указанием причитающейся к получению суммы по каждому из них. Это можно делать как вручную, так и автоматически, причем последний вариант является намного более предпочтительным, поскольку программа не только сформирует список сотрудников, но и укажет сумму по каждому из них. Чтобы заполнить табличную часть документа в автоматическом режиме, нажмите кнопку Заполнить.
При необходимости список можно отредактировать вручную, добавляя в него новые позиции или удаляя имеющиеся. Сумму по каждой позиции также можно изменить путем ввода требуемого значения с клавиатуры.
Готовую платежную ведомость можно вывести на печать – для этого нажмите кнопку Печать, которая находится внизу окна. Отметим, что предварительно нужно сохранить документ с помощью кнопки Записать или команды Действия▸Записать, либо провести его с помощью кнопки ОК.
Как произвести выплату управленческой зарплаты сотрудникам предприятия
В рассматриваемой конфигурации факт выплаты управленческой заработной платы оформляется с помощью документа Расходный кассовый ордер, который «привязывается» к соответствующей платежной ведомости. Оформить этот документ можно из окна списка документов на подготовку зарплаты к выплате (с ним мы познакомились ранее) – для этого следует выделить в списке нужный документ щелчком мыши и выполнить команду Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер. В результате отобразится окно редактирования расходного кассового ордера.
Кроме этого, войти в режим работы с расходными кассовыми ордерами можно с помощью команды Расчеты с персоналом▸Выплата зарплаты▸Расходный кассовый ордер. При ее выполнении отображается окно, которое показано на рис. 8.30.
Рис. 8.30. Расходные кассовые ордера
Здесь представлен перечень всех ордеров, ранее сохраненных в информационной базе – и по управленческому, и по регламентированному учету (см. отметку в колонках соответственно БУ и УУ).
Для перехода в режим формирования нового документа нажмите в данном окне кнопку Добавить или клавишу Insert. При этом откроется окно формирования документа, которое представлено на рис. 8.31.
Рис. 8.31. Подготовка документа на выплату зарплаты
В данном окне переключатель Учет, который находится справа вверху окна, нужно установить в положение Управленческий, чтобы расходный кассовый ордер был отражен в управленческом учете. Учтите, что этот переключатель доступен для редактирования только в том случае, если в меню Операция, которое находится в левом верхнем углу окна редактирования, выбрана операция Выплата заработной платы по ведомостям. При выборе любого другого вида операции переключателю автоматически устанавливается положение Бухгалтерский, и изменить его вы не сможете.
В поле Номер с клавиатуры введите порядковый номер документа в конфигурации. Что касается даты документа, то по умолчанию в поле от подставляется текущая дата, а после сохранения документа к ней добавляется точное время сохранения.
В центральной части окна находится две вкладки – Платежные ведомости и Сотрудники. Содержимое вкладки Платежные ведомости показано на рис. 8.31 – здесь формируется список предварительно подготовленных платежных ведомостей на выплату управленческой заработной платы (одним кассовым ордером можно оформить выдачу зарплаты как по одной, так и по нескольким платежным ведомостям). Если расходный кассовый ордер создается из окна списка платежных ведомостей с помощью команды Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер, то на данной вкладке требуемая ведомость появится автоматически.
В противном случае вы можете самостоятельно сформировать список платежных ведомостей – это можно делать как вручную, так и автоматически. Для ручного формирования списка используйте кнопку Добавить. При нажатии данной кнопки в списке появится новая позиция, номер которой будет присвоен автоматически. Нажмите в поле Ведомость кнопку выбора, и в открывшемся окне списка документов на подготовку зарплаты к выплате выберите требуемую ведомость. После выбора ведомости итоговая сумма по ней автоматически отобразится в поле Сумма к выплате.
Для автоматического заполнения таблицы нажмите кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выберите команду Неоплаченными ведомостями. В результате в список будут включены все не оплаченные до настоящего момента ведомости на выплату управленческой заработной платы, имеющиеся в конфигурации. Если вы хотите закрыть не все такие ведомости, а только одну или несколько из них – удалите лишние ведомости из списка, используя кнопку инструментальной панели Удалить текущий или клавишу Delete.
В нижней части вкладки в информационной строке Итого показывается итоговая сумма к выплате по всем включенным в список платежным ведомостям.
Содержимое вкладки Сотрудники показано на рис. 8.32.
Рис. 8.32. Вкладка Сотрудники
Здесь представлен перечень сотрудников по платежным ведомостям, находящимся на вкладке Платежные ведомости, причем внести в него изменения нельзя. Здесь также показывается итоговая сумма по всем сотрудникам, которая должна совпадать с итоговой суммой на вкладке Платежные ведомости.
В нижней части окна находятся параметры Выдать, По, Основание и Приложение. В поле Основание с клавиатуры можно ввести основание для выдачи денежных средств сотруднику, указанному в поле Выдать. Например, здесь можно ввести текст Выдача денег для выплаты зарплаты, и т.п.