Поле Приложение также заполняется с клавиатуры – здесь можно сформировать список приложений к расходному кассовому ордеру. В данном случае приложениями будут являться ведомости на выплату заработной платы, список которых сформирован на вкладке Платежные ведомости.
В поле Выдать можно указать сотрудника (кассира), которому выдаются деньги из кассы предприятия для выплаты управленческой заработной платы. В поле По вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника, который получил из кассы деньги для выплаты управленческой зарплаты (имеется виду сотрудник, указанный в поле Выдать). Это поле заполняется автоматически одновременно с заполнением поля Выдать – но только в том случае, если для данного сотрудника сведения о документе, удостоверяющем личность, ранее были внесены в справочник физических лиц. В противном случае информацию о документе, удостоверяющем личность, можно ввести с клавиатуры.ПРИМЕЧАНИЕ
По умолчанию в поле Основание подставляется значение Выплата заработной платы, а в поле Приложение формируется список платежных ведомостей с указанием даты и номера каждой из них.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Завершается работа по оформлению выплаты заработной платы нажатием кнопки ОК, в результате чего расходный кассовый ордер будет проведен в конфигурации по управленческому учету.
Глава 9. Формирование отчетности
Любой учет в конечном итоге сводится к формированию отчетности. В данной главе мы расскажем о том, как в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» осуществляется формирование наиболее востребованных отчетных форм.
Отчетность регламентированного учета
Свое знакомство с отчетами мы начнем с регламентированного учета и узнаем, как получить отчеты по кадрам и заработной плате.
Личная карточка работника по форме Т-2
Отчет по форме Т-2 – это знаменитая личная карточка работника, которая на протяжении многих лет используется в регламентированном кадровом учете. Чтобы сформировать этот документ, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет▸Личная карточка Т-2.
Все действия по настройке параметров отчета выполняются в том же окне, в котором будет сформирован отчет (рис. 9.1). В первую очередь в поле следует указать дату, по состоянию на которую должен быть сформирован отчет. Для этого слева вверху окна нужно либо выбрать из раскрывающегося списка стандартную дату (начало квартала, начало года и т.д.), или выбрать в данном поле значение Произвольная дата (это значение предлагается по умолчанию), и в расположенном справа поле дата указать дату формирования документа. Затем в поле Организация нужно указать организацию, по сотруднику (сотрудникам) которой будет сформирован отчет. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.
С помощью параметров Отбор по подразделению и Отбор по работнику можно настроить фильтры на включаемые в отчет данные соответственно по подразделениям и по работникам. В результате личные карточки будут сформированы только по тем сотрудникам, которые удовлетворяют заданным критериям отбора. Если в раскрывающемся списке выбрано значение Не отбирать. Если же выбрано значение Только выбранные, то с помощью кнопки Подбор нужно отобрать конкретные значения (подразделения или сотрудников), данные по которым должны быть включены в отчет.
Чтобы сформировать отчет в соответствии с заданными параметрами, нажмите кнопку Сформировать, которая находится слева вверху окна. Эту же кнопку нужно нажимать после изменения любого параметра отчета (например, когда нужно сформировать и распечатать личные карточки по нескольким сотрудникам) – только после этого отчет будет переформирован в соответствии с новыми настройками.
Фрагмент личной карточки работника по форме Т-2 показан на рис. 9.1.
Рис. 9.1. Личная карточка работника
Для отправки отчета на принтер используйте команду главного меню программы Файл▸Печать (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P).
Список работников
Кадровым службам довольно часто приходится формировать списки работников. Эти сведения в любой момент могут понадобиться руководству, бухгалтерии, начальникам структурных подразделений, и др. Чтобы проучить и распечатать такой список, выполните команду главного меню Кадровый учет▸Списки сотрудников организаций – в результате отобразится окно настройки параметров отчета, которое показано на рис. 9.2.
Рис. 9.2. Настройка параметров отчета
В верхней части данного окна располагается ряд кнопок, предназначенных для выбора варианта отчета, а в расположенной справа области настройки (для управления ее отображением предназначена кнопка Настройки) можно настроить данные для отбора в отчет по следующим критериям: организация, подразделение и должность. Причем в данном отчете реализована возможность применения так называемого «обратного фильтра»: для этого нужно в раскрывающемся списке выбрать значение Кроме выбранных, после чего сформировать перечень объектов (организаций, подразделений или должностей – в зависимости от настраиваемого параметра), которые должны быть исключены из отчета. Такой отбор является прямой противоположностью отбора Только выбранные, при котором в отчет попадают лишь отобранные для этого данные.
Пример сформированного отчета показан на рис. 9.3.
Рис. 9.3. Список сотрудников
В данном случае выбран вариант отчета Список именинников организаций (обратите внимание – справа вверху окна нажата соответствующая кнопка). Выбирая другие кнопки этой инструментальной панели, вы можете формировать самые разные списки сотрудников, сгенерированные по разным критериям (наличие детей, родственники сотрудников, стаж работников, северные надбавки и др.).
Как сформировать расчетный листок
Расчетный листок – это документ, который выдается работнику после того, как произведены все начисления и удержания. Он включает в себя информацию о состоянии расчетов работника с предприятием за текущий месяц (начальное и конечное сальдо взаиморасчетов, начисления и удержания). Чтобы сформировать расчетные листки по регламентированной зарплате, выполните команду главного меню Расчеты зарплаты по организациям▸Отчеты▸Расчетные листки организаций – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 9.4.
Рис. 9.4. Настройка расчетных листков
Первое, что нужно сделать – это указать интервал времени, за который нужно сформировать расчетные листки. Вы можете выбрать один из стандартных периодов, либо указать произвольный период в полях с и по. В расположенном справа поле Организация из раскрывающегося списка выбирается название организации, по сотрудникам которой требуется сформировать расчетные листки. Чтобы очистить это поле и получить расчетные листки сразу по всем организациям, щелкните в нем мышью и нажмите кнопку с символом X, которая находится справа от кнопки выбора, или комбинацию клавиш Shift+F4.
В правой части окна расположена область настроек. Управление ее отображением осуществляется с помощью кнопки Настройка, поэтому если при открытии окна по каким-то причинам эта область не отображается – нажмите эту кнопку.
С помощью переключателя Вид расчетного листка укажите вариант представления расчетного листка.
♦ Кратко – расчетный листок будет содержать минимум информации, в нем будут отражены только суммы начислений и удержаний, а также входящее и исходящее сальдо взаиморасчетов сотрудника с организацией.
♦ Для сотрудника – этот вариант содержит больше сведений, чем Кратко, и он лучше всего подходит для выдачи сотрудникам на руки. По сравнению с вариантом Кратко в нем содержатся некоторые дополнительные сведения (в частности, указан период, за который произведены начисления и удержания).
♦ Подробно – этот вариант содержит максимум сведений, его можно использовать для детального анализа начислений и удержаний (в частности, здесь имеются сведения о тарифных ставках, процентах премирования, ставках удержанных налогов, и др.).
Вы можете формировать расчетные листки как по подразделениям, так и в целом по организации. Чтобы получить расчетные листки по одному или нескольким подразделениям, нужно в области Отбор по подразделению из раскрывающегося списка выбрать значение Только выбранные, затем в расположенном ниже поле щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить. В результате в списке появится новая позиция, в которой нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши требуемое подразделение и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Вы можете добавить в список для формирования расчетных листков любое количество подразделений.
Аналогичным образом можно сформировать расчетные листки по выбранным сотрудникам – для этого предназначена область Отбор по сотруднику.
Чтобы сформировать расчетные листки в соответствии с заданными настройками, нажмите кнопку Сформировать или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Помните, что если вы измените настройки формирования расчетных листков (например, укажете другой период или откорректируете критерии отбора данных), то для его переформирования в соответствии с новыми настройками нужно вновь нажать кнопку Сформировать или Ctrl+Enter, поскольку автоматически расчетные листки после изменения настроек не переформируются.
Пример сформированных расчетных листков показан на рис. 9.5.
Рис. 9.5. Расчетный листок
На данном рисунке показан листок, параметры настройки которого представлены на рис. 9.4. Чтобы распечатать расчетные листки, нажмите кнопку Печать сформированного отчета сразу (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), которая расположена справа от кнопки Сформировать. Также можно воспользоваться командой главного меню Файл