Не отражать документы в налоговом учете – данный параметр нужно установить лишь в том случае, если вы не планируете вести налоговый учет.
После настройки перечисленных параметров щелкаем мышью на ссылке Далее, чтобы перейти к следующему этапу работы Стартового помощника (рис. 10.12).
Рис. 10.12. Ввод значений по умолчанию
На данном этапе стартовый помощник предлагает определить некоторые значения по умолчанию, которые будут автоматически подставляться в соответствующие параметры интерфейсов ввода и редактирования. Это избавит вас от необходимости, например, при формировании каждого документа вводить название своей организации или указывать стандартную ставку НДС. Требуемые значения выбираются из соответствующих раскрывающихся списков, открываемых нажатием кнопки выбора.
После настройки значений по умолчанию щелкаем мышью на ссылке Далее для перехода к заключительному этапу работы Стартового помощника (рис. 10.13).
Рис. 10.13. Завершение работы со стартовым помощником
При желании вы можете вывести на экран подробный отчет о текущих настройках информационной базы, а также открыть имеющееся в программе учебное пособие – для этого нужно установить соответствующие флажки. После щелчка мышью на ссылке Готово работа Стартового помощника завершается. Теперь можно приступать к следующему этапу подготовки программы к работе – к заполнению ее справочников, каталогов и классификаторов. Этому мы научимся в следующей главе книги.
Глава 11. Каталоги и справочники программы
Как мы уже отмечали в первой части книги, справочник в системе 1С – это своего рода каталог, хранилище основной, базовой информации, на основании которой строится вся дальнейшая работа. Это относится ко всем конфигурациям 1С, в том числе и к типовому решению «1С Бухгалтерия предприятия 8». Далее мы рассмотрим те справочники, которые необходимы для учета заработной платы или выполнения действий, имеющих то или иное отношение к данной теме.
Справочник физических лиц
Справочник физических лиц предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех физических лицах, работающих или работавших на предприятии. Более того – здесь можно хранить сведения и о кандидатах, которые могут стать работниками предприятия. В программе реализована возможность группировки физических лиц по категориям, например: штатные работники, внештатные работники, подотчетные лица, уволенные, и т.д.
Чтобы открыть справочник физических лиц, выполните команду главного меню Кадры▸Физические лица. Отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.1.
Рис. 11.1. Справочник физических лиц
Как видно на рисунке, окно справочника состоит из двух панелей. В левой панели формируется перечень групп физических лиц (Штатные, Внештатные, Уволенные, и др.), а в правой отображается содержимое группы, на которой установлен курсор. Отметим, что механизм группировки физических лиц очень удобен – это позволяет систематизировать хранение данных о физических лицах в зависимости от текущего статуса или положения каждого лица. К тому же возможности программы предусматривают использование уровней вложенности – например, в группе Штатные можно создать подгруппы Администрация, Бухгалтерия, Склад, Отдел продаж, Производственный цех и т.д.
Вы можете в любой момент переместить физическое лицо из одной группы в другую (например, уволившегося человека – из группы Штатные в группу Уволенные). Для этого нужно щелкнуть на соответствующей позиции правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переместить в группу (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+M). В результате на экране откроется окно со списком имеющихся групп, в котором нужно щелчком мыши указать требуемую группу и нажать кнопку Выбрать (она находится в инструментальной панели данного окна) или клавишу Enter.
Чтобы создать новую группу физических лиц, нужно выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. Для перехода в режим редактирования группы щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Изменить или нажмите клавишу F2. Ввод и редактирование группы физических лиц осуществляется в окне, которое изображено на рис. 11.2.
Рис. 11.2. Ввод и редактирование группы физических лиц
В данном окне в поле Наименование следует с клавиатуры ввести наименование группы физических лиц. В поле Код указывается код этой группы. Значение данного поля формируется автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. Отметим, что поле Код не является обязательным для заполнения.
В поле Группа физ. лиц можно указать группу из числа созданных ранее, которая в иерархии будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа должна находиться в корневом каталоге списка, то это поле заполнять не следует.
Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК либо Записать. При нажатии кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Переход в режим ввода информации о новом физическом лице осуществляется с помощью команды Действия▸Добавить, либо нажатием клавиши Insert (предварительно нужно щелчком мыши выбрать группу, к которой необходимо отнести данное лицо). Чтобы отредактировать информацию о физическом лице, следует воспользоваться командой Действия▸Изменить либо клавишей F2. Все необходимые действия по вводу и редактированию данных выполняются в окне, которое представлено на рис. 11.3.
Рис. 11.3. Ввод данных о физическом лице
Начинается ввод сведений о физическом лице с указания его ФИО. В поле Имя нужно с клавиатуры последовательно, через пробел ввести фамилию, имя и отчество, а затем щелкнуть мышью в поле ФИО – в результате параметры верхней части окна будут заполнены так, как показано на рис. 11.3. Отметим, что впоследствии в поле Имя из раскрывающегося списка можно будет выбрать вариант представления фамилии, имени и отчества физического лица в интерфейсах списка и выбора (например, Петрова М.И., или Петрова Мария Ивановна, и т.д., причем список вариантов формируется программой автоматически после ввода ФИО).
В поле Дата рождения с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится дата рождения физического лица. Отметим, что данное поле можно заполнить и с клавиатуры. После этого в поле Пол из раскрывающегося списка выбирается пол физического лица (Мужской или Женский).
В поле Место рождения указывается место рождения физического лица. Для ввода данных нужно нажать кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 11.4.
Рис. 11.4. Ввод данных о месте рождения
В данном окне нужно с клавиатуры ввести соответствующие данные (все параметры заполнять необязательно), и нажать кнопку ОК. На рис. 11.3 значение поля Место рождения сформировано в соответствии со значениями параметров, показанными на рис. 11.4.
В поле Удостоверение указываются данные документа, удостоверяющего личность. Ввод сведений осуществляется в окне, изображенном на рис. 11.5 (это окно вызывается нажатием кнопки выбора).
Рис. 11.5. Данные о документе, удостоверяющем личность
В данном окне в поле Вид документа нужно указать вид документа, удостоверяющего личностью. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника документов, удостоверяющих личность, выделить щелчком мыши требуемую позицию (в большинстве случаев это будет Паспорт гражданина Российской Федерации) и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.
В полях Серия, Номер и Дата выдачи указываются соответствующие реквизиты документа. Первые два поля заполняются с клавиатуры, а дату выдачи можно ввести как вручную, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора.
В поле Кем выдан указывается полное наименование органа, выдавшего данный документ. Затем в соответствующих полях вводится код подразделения в документе, дата регистрации по месту жительства, а также дата, начиная с которой действует запись о паспортных данных физического лица.
С помощью кнопки История можно просмотреть историю изменений данных о документе, удостоверяющем личность (смена фамилии после замужества, замена документа, и др.).
Введенные данные будут сохранены после нажатия в данном окне кнопки ОК или клавиши Enter.
В поле Гражданство указываются сведения о гражданстве физического лица. Для этого также предназначено отдельное окно (рис. 11.6), вызываемое по кнопке выбора.
Рис. 11.6. Сведения о гражданстве
В данном окне в поле Страна следует указать название страны, гражданином которой является человек. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить щелчком мыши нужную позицию и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Если по каким-то причинам человек не имеет права на пенсионное обеспечение, либо не является налоговым резидентом Российской Федерации, то нужно установить соответствующие флажки. В отдельном поле указывается дата, начиная с которой запись о гражданстве считается действительной. С помощью кнопки История можно просмотреть историю изменений записей о гражданстве данного физического лица.
Если человек является инвалидом, то нужно в поле Инвалидность нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне установить признак инвалидности, ввести реквизиты справки об инвалидности, указать группу, и нажать кнопку ОК. Если человек не является инвалидом, то значение поля Инвалидность должно выглядеть так, как показано на рис. 11.3.
В соответствующих полях области Индивидуальные номера нужно с клавиатуры ввести код ИФНС, страховой номер Пенсионного фонда России и индивидуальный номер налогоплательщика.
Далее нужно ввести контактные данные физического лица. Для этого предназначены параметры, расположенные на вкладке Адреса и телефоны (рис. 11.7).