Рис. 11.7. Ввод контактных данных
В поле Адрес по прописке указывается адрес, указанный в документе, удостоверяющем личность. При щелчке мышью в этом поле на экране отобразится окно, которое показано на рис. 11.8 (впоследствии это окно можно вызвать с помощью кнопки выбора).
Рис. 11.8. Ввод адреса
В соответствующих полях данного окна указывается почтовый индекс, регион, город, улица и прочие реквизиты адреса. В поле Представление по мере ввода этих реквизитов автоматически формируется представление адреса. Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК.
Поля Адрес проживания и Адрес для информирования заполняются аналогичным образом. Однако их можно заполнить и копированием – когда один адрес совпадает с каким-либо из введенных ранее. Для этого нужно щелкнуть в поле правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Скопировать из, после чего в появившемся окне щелчком мыши выбрать название адреса, который нужно скопировать, и нажать кнопку ОК.
В полях Телефон и Телефон служебный указываются контактные телефоны физического лица. В каждое поле можно ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой или другим разделителем.
Если у человека имеется один или несколько электронных адресов, то их можно указать в поле Email. Прочие контактные данные (веб-сайт, ICQ, и др.) можно с клавиатуры ввести в поле Другое (любая другая контактная информация).
Завершается ввод данных о физическом лице нажатием кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования, во втором – окно закрыто не будет, но данные сохранятся. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Все эти кнопки доступны на обеих вкладках данного окна.
При необходимости данные о физическом лице можно вывести на печать – для этого нужно нажать кнопку Печать, которая находится внизу окна слева от кнопки ОК. Пример печатной формы документа показан на рис. 11.9.
Рис. 11.9. Печать сведений о физическом лице
Чтобы распечатать данные, нужно выполнить команду главного меню Файл▸Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P.
Справочник организаций
Справочник организаций предназначен для ввода, редактирования и хранения сведений о собственных организациях, входящих в состав корпорации, холдинга, и т.п.ВНИМАНИЕ
Чтобы приступить к работе с программой, в данный справочник необходимо внести сведения хотя бы об одной организации. Это можно сделать как непосредственно в справочнике (об этом и пойдет речь дальше), так и с помощью Стартового помощника, с которым мы познакомились ранее.
Для перехода в режим работы с данным справочником нужно выполнить команду главного меню Операции▸Справочники, затем в открывшемся окне выделить щелчком мыши позицию Организации и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно справочника, изображенное на рис. 11.10.
Рис. 11.10. Справочник организаций
Как видно на рисунке, в справочнике уже имеется информация о собственном предприятии ООО «Меркурий», которую мы ввели в режиме работы Стартового помощника (подробнее см. выше раздел «Стартовый помощник»). Теперь рассмотрим, каким образом осуществляется добавление в справочник новых организаций.
Предположим, что нам нужно ввести информацию об организации ЗАО «Капитал». Первое, что нужно для этого сделать – это выполнить в окне справочника команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert (также можно воспользоваться соответствующей командой контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши). В результате любого из перечисленных действий на экране отобразится окно ввода и редактирования организации, изображенное на рис. 11.11.
Рис. 11.11. Ввод и редактирование организации
Теперь в поле Наименование с клавиатуры введем краткое наименование организации – ЗАО «Капитал» (см. рис. 11.11). Значение поля Код будет сформировано программой автоматически при сохранении введенных данных, поэтому его не заполняем.
Как видно на рис. 11.11, основная часть интерфейса ввода и редактирования состоит из нескольких вкладок: Основные, Адреса и телефоны, Коды, Фонды и Прочее. На этих вкладках сгруппированы однотипные, сходные по назначению и функциональности параметры. Ключевые сведения об организации содержатся на вкладке Основные, содержимое которой показано на рис. 11.11.
На данной вкладке в поле Префикс укажем префикс, который будет использоваться при нумерации документов – КАП, а в поле Юр./физ. лицо из раскрывающегося списка выберем значение Юр. лицо, поскольку организация является юридическим лицом.ПРИМЕЧАНИЕ
После щелчка мышью в любом поле вкладки Основные автоматически в соответствии со значением поля Наименование заполнятся параметры Полное наименование и Наименование плательщика в платежных поручениях на перечисление налогов. Значения этих параметров вы можете отредактировать по своему усмотрению.
Будем считать, что для организации ЗАО «Капитал» головной организацией является ООО «Меркурий». Поэтому в поле Головная организация из раскрывающегося списка выберем значение ООО «Меркурий». Отметим, что сразу после этого автоматически заполнится расположенное ниже поле ИНН – его значением станет индивидуальный номер налогоплательщика головной организации. Вручную отредактировать это значение в данном случае невозможно.
Далее введем информацию о банковском счете организации. Но учтите, что предварительно необходимо записать элемент: после щелчка мышью на кнопке выбора в поле Осн. банковский счет на экране появится соответствующий запрос, на который следует ответить утвердительно. В результате введенная информация о новой организации будет сохранена в справочнике организаций.
После этого на экране отобразится окно списка банковских счетов для организации ЗАО «Капитал». В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый банковский счет и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если до настоящего момента информация о банковских счетах ЗАО «Капитал» не вводилась – ее нужно ввести. О том, как вводить данные в справочник банковских счетов, мы узнаем ниже.
Теперь в поле КПП с клавиатуры введем код причины постановки предприятия на учет, а в поле Дата гос. регистрации с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, укажем дату государственной регистрации организации ЗАО «Капитал». Затем последовательно нажмем кнопки Записать и ОК – результат выполненных действий показан на рис. 11.12.
Рис. 11.12. Добавление в справочник новой организации
Обратите внимание: в справочнике организаций одна позиция выделена жирным шрифтом. Так обозначается основная организация, которая будет использоваться в программе по умолчанию. Чтобы назначить организацию основной, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Установить основной.
Впоследствии вы всегда можете отредактировать сведения по любой введенной ранее в справочник организации. Для перехода в режим редактирования нужно выделить эту организацию щелчком мыши и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2 (можно также воспользоваться соответствующей командой контекстного меню). В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования организации (см. рис. 11.11), в котором выполняются необходимые действия.
Справочник банков
В справочнике банков осуществляется ввод, редактирование и хранение сведений о банках, в которых имеются счета как у собственной организации, так и у ее контрагентов и прочих юридических и физических лиц. Информация из данного справочника необходима для заполнения справочника банковских счетов, который рассматривается далее, а также в ряде иных случаев. Например, если собственная организация имеет несколько счетов в разных банках, и перечисляет зарплату безналичным путем на счета работников, то счет, с которого переводятся деньги, должен быть отнесен к какому-либо банку.
Для перехода в режим работы с данным справочником выполните в меню Операции команду Справочники, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши позицию Банки и нажмите кнопку ОК. Также для этого можно воспользоваться командой главного меню Банк▸Банки. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 11.13.
Рис. 11.13. Справочник банков
На рисунке видно, что окно справочника имеет двухпанельное представление. Это сделано для того, чтобы у пользователя была возможность группировать содержимое справочника: в левой панели формируется перечень групп, а в правой отображается содержимое текущей группы (для каждой позиции в соответствующих колонках отображается БИК, наименование, номер корреспондентского счета, название города, адрес и контактные телефоны). Например, можно в отдельных группах хранить банки разных стран, или разделить отдельно банки счетов собственных организаций, входящих в состав холдинга, и банки счетов сторонних организаций, и т.д.
Чтобы добавить в справочник новую группу банков, нужно выполнить команду Действия▸Новая группа или нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 11.14.
Рис. 11.14. Добавление группы банков
В данном окне в поле Группа указывается название группы, которой будет подчинена создаваемая группа. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить название требуемой группы и нажать кнопку Выбрать или клавишу Enter. Если создаваемая группа должна находиться в корневой директории Банки, которая создана по умолчанию, то поле Группа нужно оставить пустым. Если же это поле ранее было заполнено, то для его очистки щелкните в нем мышью и нажмите клавишу Delete или комбинацию клавиш Shift+F4.
В поле Код при желании можно ввести произвольный числовой код группы банков. Отметим, что данный па