Содержимое вкладки Начисления показано на рис. 12.2. В табличной части формируется список работников, которым начисляется зарплата по данному документу. Этот список можно сформировать как вручную, так и автоматически.
Чтобы добавить сотрудника вручную, нужно в инструментальной панели вкладки нажать кнопку Добавить (можно воспользоваться также клавишей Insert), после чего в поле Работник выбрать значение из справочника сотрудников организации. Затем в поле Начисление из справочника начислений организации нужно выбрать вид начисления, в соответствии с которым будет рассчитана зарплата. В поле Результат указывается сумма начисленной зарплаты, а поле Код дохода НДФЛ будет заполнено автоматически после выбора значения в поле Начисление.
Для автоматического заполнения табличной части окна нужно нажать кнопку Заполнить, которая находится в инструментальной панели окна, и в открывшемся меню выбрать способ заполнения – По плановым начислениям или Списком работников. При необходимости любую позицию списка можно отредактировать вручную.
Начисление налога на доходы физических лиц производится на вкладке НДФЛ, содержимое которой показано на рис. 12.3.
Рис. 12.3. Вкладка НДФЛ
Лучше всего производить начисление налога в автоматическом режиме. Для этого нужно нажать кнопку Рассчитать – в результате в поле Налог отобразится сумма налога по каждому работнику. Данные для расчета будут взяты из соответствующих справочников, регистров и настроек программы.
Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку ОК или выполните команду Действия – Провести. Чтобы сохранить данные без проведения документа, нажмите кнопку Записать.
Характерной особенностью документа на начисление заработной платы является то, что после его проведения бухгалтерские проводки в конфигурации не формируются. Кстати, это касается также документов Зарплата к выплате и Расчет страховых взносов, порядок работы с которыми рассматривается ниже. Бухгалтерские проводки программа создаст лишь после проведения документа Отражение зарплаты в регламентированном учете, описание которого также приведено ниже.
Подготовка зарплаты к выплате и формирование платежной ведомости
Для подготовки заработной платы работников организации к выплате через кассу или перечислению на их счета в банке предназначен документ Зарплата к выплате организации. Он оформляется после проведения документа Начисление зарплаты работникам организаций, с которым мы только что познакомились. Другими словами, после начисления зарплаты ее следует подготовить к выплате, и данный раздел мы посвящаем этой теме.
Для перехода в режим подготовки начисленной зарплаты к выплате нужно выполнить команду главного меню Зарплата▸Зарплата к выплате, или в панели функций на вкладке Зарплата щелкнуть мышью на ссылке Зарплата к выплате. В результате на экране отобразится окно списка документов, изображенное на рис. 12.4.
Рис. 12.4. Список документов на подготовку зарплаты к выплате
В данном окне представлен список сформированных ранее документов. Помимо стандартной информации, для каждой позиции списка показывается период выплаты зарплаты, а также способ выплаты (через кассу или через банк).
Ввод новых и редактирование имеющихся документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 12.5.
Рис. 12.5. Ввод и редактирование документа
В верхней части окна указывается номер и дата документа, название организации, работникам которой производится выплата, месяц начисления зарплаты, и наименование структурного подразделения (этот параметр не является обязательным для заполнения). В поле Способ выплаты из раскрывающегося списка выбирается способ выплаты заработной платы – Через кассу или Через банк.
В табличной части окна формируется список работников, которым будет произведена выплата заработной платы. Его можно сформировать как вручную, так и автоматически.
При ручном формировании списка добавление в него работников осуществляется с помощью кнопки Добавить, расположенной в инструментальной панели табличной части, или клавиши Insert. После этого нужно выбрать работника, и указать причитающуюся к выплате сумму.
Для автоматического формирования списка нужно в верхней части окна нажать кнопку Заполнить, и в открывшемся меню выбрать один из следующих вариантов: Списком работников или По задолженности на конец месяца. При выборе варианта Списком работников на экране откроется окно, изображенное на рис. 12.6.
Рис. 12.6. Отбор работников для включении в список
В данном окне нужно указать параметры формирования списка. В частности, вы можете включить в него как всех сотрудников организации, так и ограничить список подразделением, должностью или иными параметрами.
Более удобным является вариант По задолженности на конец месяца. В данном случае будет не только сформирован список работников, но и по каждому из них будет автоматически проставлена причитающаяся к выплате сумма (эти данные берутся из документа Начисление зарплаты работникам организаций, с которым мы познакомились ранее).
Готовый документ можно вывести на печать в виде платежной ведомости по форме Т-53 или расчетно-платежной ведомости по форме Т-49. Требуемый вариант выбирается в меню, которое открывается при нажатии кнопки Печать. На рис. 12.7 показан документ по форме Т-53.
Рис. 12.7. Ведомость по форме Т-53
Если выплата денежных средств работникам осуществляется через кассу предприятия, то после закрытия ведомости (то есть после фактической выплаты всех причитающихся денег всем включенным в нее лицам) нужно в окне редактирования (см. рис. 12.5) в колонке Отметка для каждой позиции установить значение Выплачено.
СОВЕТ
Чтобы одновременно изменить значение колонки Отметка для всех позиций списка, нажмите кнопку Заменить отметку на и в открывшемся меню выберите подходящий вариант.
После этого нужно провести документ, а затем с помощью команды Действия▸На основании▸Расходный кассовый ордер необходимо сформировать расходный кассовый ордер на выплату зарплаты из кассы предприятия. Учтите, что бухгалтерские проводки, отражающие факт выплаты денег из кассы предприятия, формируются именно на основании этого расходного кассового ордера.
После того как по документу Зарплата к выплате организации сформирован расходный кассовый ордер, его редактирование становится невозможным (все параметры в окне редактирования будут заблокированы).
Страховые взносы
Расчет сумм страховых взносов осуществляется с помощью документа Расчет страховых взносов. Для перехода в режим работы с этим документом нужно в главном меню программы выполнить команду Зарплата▸Расчет страховых взносов. Отметим, что по данному документу программа автоматически создаст соответствующие бухгалтерские проводки после того, как будет сформирован и проведен документ Отражение зарплаты в регламентированном учете (его описание приводится ниже, в соответствующем разделе).
ПРИМЕЧАНИЕ
Как известно, с 1 января 2010 года в России был отменен ЕСН, вместо которого теперь начисляются страховые взносы. Однако механизм расчета ЕСН в программе остался – это может потребоваться, например, для отражения в учете данных о зарплате за прошлые годы. Для расчета сумм ЕСН предназначен соответствующий документ, вызываемый с помощью команды главного меню Зарплата▸Расчет ЕСН.
На рисунке 12.8 изображено окно списка сохраненных ранее документов Расчет страховых взносов.
Рис. 12.8. Окно списка документов
В данном окне представлен перечень сформированных ранее документов. Ввод и редактирование документов осуществляется в окне, изображенном на рис. 12.9.
Рис. 12.9. Окно ввода и редактирования документа
В верхней части окна заполняются стандартные параметры – Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный. В поле Месяц начисления указывается месяц, в котором данный документ должен быть проведен по учету.
Центральная часть интерфейса включает в себя две вкладки: Взносы и Начисления. Параметры, расположенные на первой вкладке, предназначены для расчета сумм страховых взносов. Что касается второй вкладки, то находящиеся на ней данные о начисленных работникам суммах зарплаты используются для расчета сумм страховых взносов.
Заполнять табличную часть окна можно как вручную, так и автоматически. В первом случае добавление позиций осуществляется стандартным способом – с помощью кнопки Добавить, которая находится в инструментальной панели. После этого вручную вводятся суммы начисленных налогов.
Для автоматического заполнения таблицы нажмите кнопку Заполнить и рассчитать, расположенную в верхней части окна. После этого на основании введенного ранее документа Начисление зарплаты работникам организаций (с ним мы познакомились ранее, в соответствующем разделе) будет сформирован список сотрудников, а на вкладке Начисления отобразится информация о произведенных в данном месяце начислениях. Что касается вкладки Взносы, то здесь на основании сведений о ставках налога, хранящихся в соответствующем регистре, отобразятся суммы начисленных страховых взносов по каждому сотруднику.
Для проведения документа по учету нажмите кнопку ОК, а чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа – кнопку Записать.
Отражение данных о зарплате в учете
Чтобы данные о зарплате, а также о причитающихся налогах и удержаниях отразились в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо сформировать и провести документ Отражение зарплаты в регламентированном учете, доступ к которому осуществляется с помощью команды главного меню Зарплата▸Отражение зарплаты в регламентированном учете либо соответствующей ссылки на вкладке Зарплата панели функций. Но не забывайте, что предварительно должны быть созданы и проведены документы Начисление зарплаты работникам организаций и Расчет страховых взносов за соответствующий месяц, описание которых приведено в предыдущих разделах.