Дон Мейер приводит следующие слова предпринимателя Уоррена Баффетта:
«Очень успешный человек отличается от просто успешного тем, что почти от всего отказывается».
Наблюдение Баффетта перекликается с замечанием Стива Джобса во время выступления на конференции Apple Worldwide Developers Conference в 1997 году. Вот что он сказал:
«Сфокусироваться – значит говорить нет».
Большинство людей на все соглашаются. Они охотно уделяют время незнакомцам. Помогают сослуживцам по первому зову. Тут же отвлекаются, стоит потребовать родственнику.
На первый взгляд, такое поведение оправдано. В конце концов стремление всем помочь похвально. Вот только, соглашаясь на все подряд, мы вынуждены откладывать задачи и дела, которые важны именно для нас. Когда бы мы ни помогали окружающим, мы непременно отнимаем у себя.
У привычки на все соглашаться есть и иное побочное действие: вас запоминают как безотказного. Это опять же похвально. Но задумайтесь: если вас считают открытым к любым просьбам, то и обращаться в первую очередь будут к вам. Представьте, что вы выставили у порога молоко для бродячих котов. Они будут приходить ровно до тех пор, покуда вы выставляете молоко. Нет смысла ждать иного исхода.
Давайте посмотрим, как именно привычка на все соглашаться мешает вам заниматься насущными делами.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Привычка на все соглашаться снижает вашу продуктивность в пяти аспектах. Во-первых, вы постоянно отвлекаетесь. Вроде только сосредоточились – и вот опять кто-то просит помочь. В итоге вы справляетесь с заданиями медленнее.
Во-вторых, окружающие люди распоряжаются вашим временем. Вы не знаете, чего ожидать, а потому не в силах составить рабочее расписание. Ваши планы не более чем пожелания: мол, успею – уже хорошо.
В-третьих, когда вы соглашаетесь кому-то помочь, то теряете время, которое могли бы уделить своим непосредственным обязанностям. В преддверии очередного дедлайна такое попросту недопустимо. Тем, кому вы поможете, станет легче, а вот в своем деле вы не продвинетесь ни на шаг. В итоге вам, возможно, и вовсе придется работать за двоих (подробнее об этой вредной привычке мы поговорим в следующей главе).
В-четвертых, вы хуже справляетесь со своими задачами. Вот потратили вы кучу времени на то, чтобы помочь другому человеку с его обязанностями – и потом выполняете собственные впопыхах, потому что сроки поджимают. Чем сильнее вы спешите, тем вероятнее ошибаетесь. Пара ошибок – это, конечно, нестрашно. Однако в целом сырая работа – это уже ни в какие ворота.
В-пятых, вы вероятнее выгорите. Чем чаще отвлекаешься на чужие дела, тем сильнее тревожишься и напрягаешься. Сроки горят, а работа лишь копится – поскольку вы только и делаете, что занимаетесь чужими проблемами. Тяжело работать плодотворно, когда некогда продохнуть и кажется, что ничего не успеваешь.
Давайте меняться. Далее я расскажу о семи шагах, благодаря которым вы научитесь отказывать коллегам, друзьям и родственникам.
Какие предпринять шаги
1. Прежде чем соглашаться помочь, просмотрите свой список дел. Посчитайте, сколько времени вы намерены уделить каждой задаче, и определите, остается ли в вашем расписании место для того, чтобы кому-то помочь. Соглашайтесь на просьбу, только если у вас в запасе достаточно времени. Если недостаточно, вежливо откажитесь и объясните почему.
Помогать людям ни в коем случае не вредно. Когда бы ни представлялась возможность, помогайте. Однако никогда не ставьте под угрозу качество или своевременность той работы, которая поручена непосредственно вам.
2. Помните: по-настоящему срочная помощь требуется кому-то весьма редко. Когда человек просит помочь, то обычно ожидает немедленного отклика. Вот только их дела, как правило, способны подождать. Торопятся люди обычно просто в силу нетерпеливости. Такова наша природа.
Прежде чем соглашаться помочь, уточните, правда ли дело срочное. Повторяю: «срочные» дела лишь изредка бывают по-настоящему срочными.
3. Спросите, нельзя ли отложить обсуждаемое дело на потом. В итоге вы и не согласитесь, и не обидите человека. Кроме того, так вы сами распорядитесь собственным временем – а это ключевое умение успешного сотрудника.
Люди, которых просят подождать, расстраиваются значительно реже тех, кому прямо отказывают.
4. Прежде чем соглашаться, выясните подробности. Когда человек просит помочь, то нередко преуменьшает количество времени, необходимое на задачу. У вас наверняка хотя бы раз спрашивали нечто в духе «Можно тебя буквально на минутку?».
Попросите собеседника четко разъяснить, что от вас вообще хотят. Если задача занимает больше времени, чем есть у вас в запасе, то смело отказывайтесь: мол, я не успею.
5. Заранее решите для себя, с чем вы точно никому не помогаете. Тогда будет еще проще отказываться.
Допустим, вы берете за правило: до 10 утра я никому не звоню – поскольку до этого времени звонки обычно отнимают неоправданно много времени. Думаешь побеседовать с кем-то три минутки – а тебя в итоге забалтывают на все 20. И вот коллега просит созвониться за него с поставщиком или покупателем. Что делаете вы? Вежливо отклоняете просьбу – по совершенно четкой причине.
6. Не ждите, что привычка выработается сразу. Так не получится. Проявите терпение, оно в целом необходимо при выработке большинства полезных привычек. Тише едешь – дальше будешь. Со временем отказывать будет только проще.
7. Работайте «заходами». Выделяйте в расписании время, когда вас вообще нельзя беспокоить.
Используете вы, к примеру, «метод помидора» – тогда выделите в расписании два часа на предельно сосредоточенную работу. То есть четыре промежутка по 25 минут, после каждого из которых следует пятиминутный перерыв.
Чтобы вас, правда, никто не беспокоил, необходимо четко заявить об этом окружающим: дескать, с такого-то по такой-то час меня не трогать. Если кто-то «забудет» и все же подойдет к вам в это время, мягко напомните: я занят. Проговорите еще раз, во сколько вы готовы будете отвлечься, и попросите возвратиться к этому часу.
День седьмойПрекращайте работать сверхурочно
Обычный американский сотрудник работает по 40 часов в неделю. Во многом благодаря Генри Форду. Он, еще когда зарабатывал кучу денег на своих «Жестяных Лиззи»[4], решил проверить, насколько лучше пойдет дело, если сократить сотрудникам рабочий день.
Тогда его подчиненные трудились не меньше 48 часов в шестидневную неделю. У кого-то смена длилась и больше 10 часов.
5 января 1914 года Форд принял важное для человечества решение: он сократил рабочий день сотрудников до восьми часов, а шестидневную рабочую неделю – до пятидневной. При этом он удвоил сотрудникам ставку.
С той поры любое время, что сотрудник работал сверх установленных 40 часов в неделю, считалось переработкой.
Благодаря решению Форда открылась важная истина о производительности труда. Он обнаружил, что после сокращения длины и рабочего дня, и рабочей недели сотрудники стали успевать больше.
Сегодня же на постоянной основе перерабатывают миллионы людей. Считается, что если вы перерабатываете, значит, трудитесь недостаточно плодотворно. Но проблема не только в таком подходе к работе: производительность снижается тем сильнее, чем больше вы перерабатываете.
Вы не виноваты. Связанные с работой обязанности нередко отнимают у сотрудников от 60 часов в неделю. Однако стоит понимать: со временем привычка перерабатывать приведет к тому, что вы будете успевать еще меньше. Переработки постепенно поглотят вашу производительность, силы и сосредоточенность.
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Сегодня перерабатывает большинство людей. Исследования, конечно, показывают, что, чем меньше сотрудник работает, тем он производительнее, однако на многих предприятиях работников вынуждают уделять их задачам неоправданно большое количество часов еженедельно. Даже в совсем небольших компаниях считается, что на рынке не удержаться, если не трудиться в поте лица.
Привычка перерабатывать снижает производительность в четырех аспектах. Во-первых, переработки портят здоровье. Согласно исследованиям, сотрудники, которые еженедельно перерабатывают, чаще страдают от болей в спине, лишнего веса и гипертензии. Кроме того, у таких сотрудников чаще наблюдаются сердечно-сосудистые заболевания.
Во-вторых, переработки сильно утомляют. Если верить исследованиям, человек, который сильно устает в течение долгого времени, потом в целом работает хуже.
В 2014 году страховая компания Towers Watson выяснила[5], что работники, которые напрягаются сильнее, чаще впоследствии осознают, что вообще не хотят работать. Один из сотрудников Towers Watson отметил, что итоги исследования показывают «разрушительную связь между повышенной усталостью и низкой производительностью труда».
В-третьих, если постоянно перерабатывать, недолго и выгореть. А это может привести и к более частым головным болям, заболеваниям пищеварения, покалываниям в груди и даже депрессии. Выгорание, что хуже всего, происходит постепенно, так что поначалу его даже не замечаешь. Чем дольше вы перерабатываете, тем чаще у вас наблюдаются перечисленные симптомы – и все они сказываются на вашей производительности.
В-четвертых, переработки снижают качество работы. Напряженный, разочарованный и вымотанный человек чаще трудится спустя рукава. Со временем вы возненавидите как свою работу, так и собственную неспособность выполнять ее качественно.
Ниже приведены пять шагов, которые позволят вам прекратить перерабатывать и обрести власть над своим подходом к труду.
Какие предпринять шаги
1. Проверьте, хватает ли вам времени на все, что вы включаете в список дел.