Планирование = свобода
Ваш разум способен работать творчески и более продуктивно. Методика GTD® поможет вам достичь этого оптимального состояния и сохранить его. Вы будете тратить силу своего разума не на то, чтобы помнить о каких-то вещах, а на то, чтобы обдумывать их.
Результатом колеса баланса становится план конкретных действий, выполнив которые мы достигнем поставленного результата по всем восьми сферам в установленный срок. Осталась самая малость – двигаться и не сбиваться с пути. На деле задача не так проста, как кажется. Ведь нам одновременно нужно идти вперед по всем восьми направлениям. Как удержать фокус внимания на каждой сфере? Как понять, с чего начать? Где, в конце концов, найти на все время? Как не устать и не сойти с дистанции? Об этом и пойдет речь в этой главе.
В своем деле я постоянно встречаюсь как с людьми системными, структурными, так и с интуитами. Успешны и те и другие. Но я уверен, что и те и другие используют всего 50 % своего потенциала. Я работаю с балансом, поэтому задача этой книги и моя задача в целом – помочь каждому человеку, который ко мне обратился, раскрыть и использовать 100 % своего потенциала. Только представьте, на что способен человек, который совмещает в своей жизни рациональное (системно использует инструменты планирования) и иррациональное (использует интуицию и умеет входить в состояние потока, описанное в одноименной книге Михаем Чиксентмихайи).
Если мы этому научимся, дополним себя какими-то непривычными, новыми методами, техниками, которые были нам не свойственны, то станем пусть не на 50 %, но на 30 % эффективнее. Это точно. Будет совершенно другой, потрясающий результат.
ВРЕМЯ – САМЫЙ ЦЕННЫЙ РЕСУРС, ОНО ДАЕТ НАМ БЕЗГРАНИЧНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ, ЕСЛИ МЫ УМЕЕМ УПРАВЛЯТЬ СОБОЙ В ЕГО ПРОСТРАНСТВЕ.
И сразу оговорюсь: баланс – это не 50 на 50, все зависит от конкретной личности. У кого-то это 70 % структурного мышления и 30 % потокового, творческого начала, а у кого-то наоборот. В этой книге я помогаю осознать, что такое баланс именно для вас.
Для людей системы планы, таблицы, графики – родная стихия, для людей потока – это бесконечная пустыня, которую их зачем-то заставляют пересекать. Им кажется, что это ненужная трата времени на совершенно скучное занятие, а все эти диаграммы, списки, мигающие красные задачи только выводят из равновесия и запирают в клетке «надо» и «должен», то есть лишают свободы.
Но моя практика говорит обратное. Все интуиты, с которыми я работал, в итоге увидели, что, как только внедрили планирование, у них появилась свобода творчества, они сами выстраивают свою систему, а не система их подгоняет. Они поняли, что при отсутствии плана свобода – это иллюзия.
Приведу один из отзывов.
Максим, 42 года, владелец сети медицинских лабораторий:
«Я привык планировать и контролировать бизнес. Тут все понятно. Есть знания, есть опыт. Механизм отлажен, работает как часы. Но я никогда не переносил деловой подход в личную жизнь.
И только благодаря Кириллу смог охватить взглядом все важные для меня сферы, а внедрив планирование относительно личной жизни, когда я все разложил по полочкам, я понял, какой уровень свободы у меня появился. Увидел, что мне действительно важно, а что может подождать, что всегда есть выбор: хочу – делаю, хочу – нет, хочу – переношу дело на завтра, хочу – на послезавтра».
Я стал применять планирование ко всей своей жизни тоже не сразу. Долгое время я просто не мог этого себе позволить из-за службы в органах. Невероятное чувство свободы я по-настоящему ощутил только тогда, когда ушел в запас. Я почувствовал, что могу распоряжаться своим временем полностью.
До сих пор помню, какой аромат стоял в воздухе в тот день, когда получил военный билет офицера запаса и решил прогуляться. Шел по Тверскому бульвару, была весна, солнышко светило, первые лучи. И было очень вкусно дышать. Я втягивал носом еще морозный, но уже весенний воздух, с первыми нотками почек, такой сладковатый, нежный.
И еще подумал тогда, что надо на выходных с друзьями куда-нибудь вместе съездить, и поймал себя на мысли, что ничего не помешает этому случиться. И это было такое всеобъемлющее ощущение счастья – я хозяин своих планов.
Конечно, я не увольнялся в пустоту. К тому моменту уже была создана школа ножевого боя, и я продолжил ее развивать, открывать филиалы. В этом направлении действовал, планировал, расширял, но дальше рабочих процессов не мыслил, потому что был весь погружен в реализацию своих функций руководителя.
Как-то раз после тренировки мы разговорились с моим учеником Валентином, тогда он был одним из топ-менеджеров крупной нефтяной компании. У нас сложились доверительные деловые отношения, и я поделился с ним планами по развитию школы, но признался, что сам не понимаю, как все это успеть. Он меня послушал и говорит:
– Тебе обязательно нужно познакомиться с системой Дэвида Аллена[4] – консультанта по управлению временем и личной продуктивностью, у нас ее преподает Дмитрий Иншаков, глава представительства компании GTD[5] в России.
После этого разговора я заглянул в книжный магазин и купил книгу Дэвида. Прочел ее и написал Дмитрию. Мы познакомились, и со временем я прошел все курсы по данной системе и плотно внедрил ее в свою жизнь. С этого момента я наконец-то начал задавать себе вопросы о том, чего я хочу, как я хочу жить, и не только как профессионал, а как человек, то есть начал шире смотреть на происходящее вокруг меня.
Первыми моими целями, сформулированными в настоящем времени, были:
– я занимаю высокую должность в компании;
– я зарабатываю миллион рублей в месяц;
– я езжу на новом BMW синего цвета;
– у меня свой дом в Италии на берегу моря;
– я езжу на мотоцикле;
– я отлично выгляжу и чувствую себя;
– я езжу путешествовать, когда захочу;
– меня знают в своих кругах, я пользуюсь уважением;
– у меня растет прекрасный сын;
– моя любимая ни в чем себе не отказывает.
Это были первые 10 целей, которые я написал в 2011 году на листе А4. Если посмотреть на них сейчас, то они все реализованы, за исключением домика в Италии. В итоге я предпочел Крым, и теперь у нашей семьи большая квартира в Ялте с видом на море, рядом с Ливадийским парком и солнечной тропой, по которой я с радостью бегаю, когда приезжаю на дачу – так мы называем эту квартиру.
Сегодня, уже на фундаменте методики GTD, с добавлением практик и методик из спорта, личных тренерских наработок, приобретенных знаний, навыков, умений и жизненного опыта, появилась моя собственная интегральная техника работы над стратегией личного развития и инструменты планирования, которыми я сам ежедневно пользуюсь.
Библиотечный час
Прежде чем вы приступите к проработке планов, я передам вам два инструмента, без которых шкатулку эффективности не открыть. Если не внедрить их в свою жизнь, то вся система планирования станет похожа на машину, которую забыли снять с ручного тормоза.
Первый инструмент – библиотечный час. Его нужно внести в календарь и проводить хотя бы раз в неделю.
Почему такое название? В библиотеке всегда тишина, и нам всем необходим час тишины, в который никто не отвлекает. Он нужен для выключения внешнего контура и для сосредоточенности на собственных мыслях и задачах.
Поэтому на этот час выключаем телефон либо переводим его в авиарежим, закрываем дверь. Если вы работаете в офисе, то можете даже табличку на ручку повесить, как в отелях: «Не беспокоить».
У меня часто спрашивают: «А как я людям это объясню?» Тогда я задаю встречный вопрос: «Скажите честно, вам сотрудники, бизнес-партнеры звонят ночью?» 99 % ответили: «Конечно же нет!» Да, были исключения – начальник полиции города, хирург и вице-губернатор, но это особые случаи. Они не в порядке вещей. Наоборот, общепринятая норма, что ночью люди спят. Таким образом, ваша основная задача – сделать библиотечный час нормой для окружения, то есть сообщить им об этом и договориться, что по таким-то дням в такое-то время вы заняты.
Например, я никогда не беру работу на выходные. Конечно, бывают исключения: какие-то мероприятия, тренинги, но в целом это дни, которые я провожу с семьей, в которые я отдыхаю, встречаюсь с друзьями. И все мои сотрудники, партнеры, клиенты об этом знают и действуют исходя из этого знания. Так и с библиотечным часом.
Чтобы выбрать максимально удобное время для тишины, посмотрите в свой календарь, проанализируйте, по каким дням и в какой час вас меньше всего беспокоят: минимальное количество звонков, сообщений, писем, личных обращений. Например, у меня это среда с 14:00 до 15:00 и пятница с 17:00 до 18:00. Если вам кто-то напишет в это время, то, освободившись, вы всегда сможете ответить, что были заняты, у вас еженедельно в это время стратегическое планирование, поэтому вы были недоступны. Человек уже для себя зафиксирует, что в это время вам звонить, писать бесполезно, потому что, как и ночью, телефон, скорее всего, поставлен на беззвучный режим. Постепенно окружение привыкает.
Чему посвятить этот час тишины? Во-первых, можно сделать разбор накопившихся маленьких личных дел, которые откладывались изо дня в день и которые не делегируешь бизнес-ассистенту. Например, ответить на письма, прочитать какую-то важную для вас статью, исследование и т. д. Все, что вы для себя в течение недели отметили как задачи средней важности, но не срочные.
Во-вторых, это время может стать для вас часом стратегического планирования, когда вы думаете о развитии, анализируете ситуацию, вносите корректировки, то есть это час мыслительного процесса.
В-третьих, вы можете просто отдыхать. Послушать музыку, заняться медитацией, почитать книгу, поиграть на каком-нибудь музыкальном инструменте, сходить на прогулку. Побыть наедине с собой, в мире своих интересов и желаний.
Вы можете занять этот час всем, чем хотите, даже не делать ничего.
И это второй инструмент.
Искусство ничегонеделания
Однажды во время отдыха на Гоа я шел по побережью и увидел парня, который сидел по-турецки, бил пальцами по какой-то железной тарелке и извлекал из нее космические звуки. Я остановился, и слушал, и потерял счет времени. Потом я узнал, что это ханг, и всякий раз, когда слышал музыку с его участием, она меня трогала и завораживала, как тогда, в Индии. Появилось желание научиться играть на этом инструменте. Оказалось, что по соседству живет очень крутой музыкант и преподаватель по хангу Валерия Рэй, и я начал с ней заниматься. Позже купил у нее сам инструмент и постепенно освоил его, и теперь практически каждый день я оставляю все свои дела на 10–15 минут и играю на ханге. Просто так, для удовольствия.
Почему я называю это искусством? Потому что позволять себе бездействовать тоже мастерство. Что значит бездействовать? Не прилагать никаких усилий, ни умственных, ни физических, на пути к достижению стратегических целей, вообще забыть на какое-то время про активную деятельность, про социальные роли, про все «надо», «должен», «от меня ждут», «обязан». Переключить канал и заняться чем-то, казалось бы, совершенно бесполезным.
Игра на ханге не приводит меня к каким-то стратегическим целям, но дает состояние. А состояние – это часть мотивации. Если состояние подавленное, то и желания покорять вершину нет, а значит, и КПД будет низкий, а результат неудовлетворительный.
Поэтому важно выделять время на какие-то медитативные вещи. Пойти на озеро, в парк прогуляться или, даже если куда-то спешили, остановиться и посмотреть, как садится солнце. Могли бы, конечно, заняться какими-то важными делами, но мы просто смотрим на закат, всё. Это искусство ничегонеделания.
Важно, чтобы в эти мгновения, минуты или часы мы не испытывали чувства вины за то, что занимаемся ерундой, когда великие дела ждут и простаивают. Об этом нужно договориться с собой заранее.
Сказать: «Я плодотворно работаю, планирую и двигаюсь к цели, но мне для перезагрузки, чтобы не перегореть, нужны паузы, поэтому, мой дорогой мозг, нам нужно отдохнуть и набраться сил для дальнейшей продуктивной работы! А как отдохнем, мы обязательно отметим эту задачу выполненной, и ты получишь еще и дофамин».
Главная функция времени для ничегонеделания – подзарядка «батарейки». В главе «Состояние» я остановлюсь на этом подробнее, а пока предлагаю при планировании отвести в календаре место для занятий, которые дарят вам радость и наполняют.
Например, если день расписан под завязку, то я всегда ищу возможность для приятного перерыва. Так, в рабочей поездке в Калининград мне ежедневно нужно было добираться из гостиницы до площадки, где проводился форум.
Пять дней конференций, выступлений, круглых столов. Я бы мог пользоваться такси, но в первый же день заметил припаркованные рядом с гостиницей самокаты. Ради своих пауз на ничегонеделание я заранее выходил, брал самокат и вместо пятиминутной поездки на машине по городским улицам получал 15 минут прогулки в красивом осеннем парке. И приезжал бодрым, позитивным, готовым к долгому дню интеллектуальной деятельности.
Искусство ничегонеделания – это ежедневная практика. Потому что работа затягивает, поглощает, и если не давать себе пауз, разрядки в течение дня, то организм в конце концов накопит усталость и даст сбой, ударит по здоровью и просто уложит вас в кровать, чтобы самому отдохнуть и ничего не делать неделю, а то и две. И при этом уложит легально – я же болею, у меня температура высокая, какая работа, имею полное право лежать и ничего не делать.
Чтобы такого не было, важно включить в жизнь паузы, пусть даже небольшие, но регулярные, это тоже часть нашей системы личной эффективности.
Ручка, бумага
В цитате Дэвида Аллена, которую я привел в начале главы, максимально емко изложена одна из целей его метода: освободить разум от лишней информации – задач, которые мы держим в голове, и перенести ее вовне – на бумагу или в программу. Не думая постоянно о том, что надо сделать, мы освобождаем ресурс для непосредственного выполнения задачи, определенной и сформулированной ранее.
Выгрузка информации из головы вовне, чтобы потом посмотреть на нее со стороны, – очень полезный инструмент. Во время обучения на программе «Практикум» в московской Школе управления «Сколково» мы регулярно это делали в небольших брейкаутах (переговорках), где половина стены – большая белая маркерная доска, на которой можно писать, рисовать, строить ментальные карты. Если вспомнить любой детектив, то полицейские выносят всю информацию расследования на стены: фотографии жертв, подозреваемых, свидетелей, вопросы на стикерах. Так называемая доска доказательств позволяет, во-первых, посмотреть на ситуацию со стороны; во-вторых, систематизировать данные; в-третьих, освободить голову, не держать этот ворох данных в памяти и дать мозгу свободно их анализировать, видя все составные части. Чем лучше мы осознаем детали задачи, тем выше вероятность ее решения. В своей работе и жизни я тоже пользуюсь доской, обычной маркерной, но пока, чтобы составить план, нам понадобится ручка и бумага, а если вы поклонник технологий – стилус и планшет.
Почему я рекомендую такой школьный метод фиксирования информации? Потому что только письмо от руки позволяет сфокусироваться на том, что мы пишем, и мысль не опережает действие, ведь мы не можем писать с такой же скоростью, как мыслим. Тут мы следим взглядом за каждой выведенной буквой, таким образом обеспечиваем максимальную концентрацию внимания на задаче. После того как вы запишете все на бумаге, план можно оцифровать и уже там контролировать ход его исполнения.
Следующий важный момент – в каком времени мы записываем свои желания и планы. Об этом я уже упоминал при описании колеса баланса – там мы используем только настоящее время в формате «Я есть!». А вот задачи отражаем как свершившийся факт: «я заработал», «я встретился», «я прошел обучение», «я пробежал», «я переплыл», «я построил» и т. д.
Что мы таким образом делаем? Закладываем фундамент того, что мы хотим. Как утверждает Альваро Паскуаль-Леоне, профессор нейробиологии в Гарварде: «Нейронные связи образуются не в ответ на действия, а в ответ на поступающие сигналы нашего сознания». То есть мы, создав картинку, образ желаемого результата в будущем, начинаем формировать нейронные связи. Таким образом то, чего еще пока нет, для нашего сознания уже существует. Так как все, что мы думаем и прокручиваем в своей голове, все наши фантазии и мечты, падают в подсознание в виде картинок как сбывшийся факт. Наше бессознательное не может отличить реальный опыт в жизни от того, что мы только что себе придумали, поэтому и существует старая народная мудрость: «Как мыслишь, так и живешь!», и еще одна: «Держи мысли в чистоте!». Плюс когда мы уже увидели картинку, то сомнений, страхов, ограничений в ее достижимости становится гораздо меньше, у мозга не возникнет сложностей на пути к цели, он знает, куда и зачем мы идем.
Чтобы максимально ярко зафиксировать желаемый результат, после того как мы записали на бумаге все наши задачи в настоящем времени, важно подключить эмоцию события. Что это такое? Это наша реакция на происходящее. В момент самых ярких эмоций, от восторга до гнева, мозг запоминает событие максимально четко: цвет, запах, звуки. Например, я до сих пор помню запах новых, самых первых в моей жизни, «родных», как тогда говорили, кроссовок Reebok, я помню магазин на Баррикадной, дорогу к нему, как я выбирал одну пару из двух понравившихся, как сомневался, какие круче, как долго разглядывал их и даже после покупки не верил своему счастью – стоили они по тем временам очень дорого! Это был подарок родителей к окончанию десятого класса. Я помню, как кроссовки стояли посреди моей комнаты пару дней, белые, с зелеными вставками, как долго я не решался их надеть, боясь испачкать на улице. Тогда я чувствовал себя самым счастливым человеком. Не знаю почему, но сейчас хочется сравнить это состояние счастья с тем, которое я испытал в 44 года, когда купил свой первый Harley-Davidson. Уверен, что в жизни каждого найдется немало подобных ярких воспоминаний. Еще вспомнился мой первый модный велосипед «Аист» ярко-синего цвета – как я его тюнинговал: задрал крыло, поставил фары, обмотал спицы разноцветной проволокой, купил крепеж на раму для бутылки воды, как ждал, когда растает снег на дорогах, чтобы быстро проехаться по лужам, звук воды, солнце в глаза, запах весны. Кайф!
Поэтому представьте, как бы вы себя почувствовали в момент, когда цель достигнута? Радость, спокойствие, облегчение, счастье, ликование, гордость? Ваша задача почувствовать себя в том состоянии, которое может подарить вам реализация планов. Состояние лежит в основе всего. Поверьте, даже просто представив себя спокойным и уверенным в будущем, вы вдруг обнаружите, что у вас в одно мгновение, прямо здесь и сейчас, изменятся осанка, взгляд, положение тела, и что-то поменяется в глазах, как если бы вы уже оказались там. Из этого состояния намного проще начать действовать, чем пребывая, например, в тревоге, усталости, нервозности и суете. Но главное – это действовать! А то можно нафантазировать с гору, но без четкого плана, дорожной карты, сроков и конкретных действий мечты так и останутся мечтами.
Цели и задачи
Очень важный момент: чтобы в дальнейшем не было путаницы, проговорим, какие бывают цели и чем цель отличается от задачи.
За основу возьмем организационную модель в менеджменте – треугольник Энтони – и перенесем ее на личную стратегию.
У нас в жизни есть:
– Стратегические цели – это долгосрочные цели минимум на год и максимум хоть на 200 лет после окончания вашей жизни. Дальше мы будем работать с годовыми стратегическими целями.
– Тактические цели – это среднесрочные цели, промежуточные, как правило, прописываются на полгода либо три месяца.
– Оперативные цели – это цели на месяц и на неделю.
Цель – это тот самый результат, которого мы хотим достичь. Цель отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь?»
Задача – это конкретные действия, выполняя которые, мы достигаем своей цели.
Пример: Сфера жизни – Тело и Здоровье.
Стратегическая цель на год: у меня подтянутое, сильное и здоровое тело, процент жира не более 20.
Тактическая цель на три месяца: я регулярно (не менее трех раз в неделю) занимаюсь в спортзалес тренером, соблюдая разработанный режим питания, тренировок и восстановления.
Операционная цель на месяц: провел 12 тренировок с тренером в зале. Разработал и внедрил в жизнь режим питания, тренировок и восстановления.
Операционная цель на неделю: провел с тренером три тренировки, согласован план режима питания, тренировок и восстановления.
Первоочередные задачи на ближайшие 24–48 часов:
1. Оплатить абонемент в спортзал.
2. Выбрать тренера и записаться на первую тренировку.
3. Установить приложение контроля ЖБУ (жиры/белки/углеводы) и калории FatSecret.
4. Купить протеин/BCАА/бутылку для воды.
5. Собрать сумку в зал (кроссовки, шорты, футболка, спортпит, бутылка для воды, душевые принадлежности, шлепки).
Вверху простой пример декомпозиции цели! НО! Иногда, когда люди слышат «декомпозиция цели», они сразу начинают разбивать свой план на задачи, оперативные, тактические, стратегические цели. Этого делать не нужно, мы разбиваем на задачи ТОЛЬКО ближайшие оперативные цели, продвигаясь в сторону тактических, и если оперативные цели будут выполнены, это приведет к выполнению и тактических, а те, в свою очередь, приведут к выполнению стратегических.
Во всей этой цепочке именно выполнение простых задач оперативных целей в итоге приводит к реализации стратегических целей. Когда-то я услышал такое высказывание: «Чтобы пробежать беговой марафон, надо просто делать следующий шаг!».
И еще большая просьба: если вы предприниматель и одна из ваших стратегических целей звучит «Выйти на оборот в 1 миллиард рублей», то не нужно самому подробно расписывать тактические и оперативные цели, потому что это бизнес. Бизнес – это система, в которой цели без команды недостижимы. Соответственно, под такую задачу нужно будет провести с командой стратегическую сессию, где вы, во-первых, будете в роли члена команды, а не выступать модератором, и во-вторых, получите дорожную карту, которую начнет реализовывать вся команда.
Хочу рассказать о критериях, по которым можно определить, что проведенная стратсессия прошла на 10 из 10 возможных, а не стала пустой тратой времени, непонятной работой, которая никуда в итоге не ведет. Забирайте.
Критерии стратегической сессии через шесть-восемь часов работы:
1. Прописанные стратегические, тактические и операционные цели на год, три и пять лет.
2. Все цели понятны всем участникам стратсессии и признаны реальными с точки зрения их достижения.
3. Создана дорожная карта конкретных действий, по всем целям есть ответственные лица и четкие сроки.
4. У всех участников стратсессии есть ощущение плодотворной проделанной работы, в которой каждый принимал участие и внес вклад в общее дело, он воодушевлен и понимает, какие три простых действия совершит в ближайшие 24–48 часов своего рабочего времени.
5. У всех участников есть стойкое ощущение команды и желание реализовать то, что удалось всем вместе создать.
6. Все результаты оцифрованы и переданы заказчику.
По-другому на моих стратсессиях не бывает. Проверено временем и результатами тех, с кем работаю.
Стратсессия – это инвестиция, которая 100 % окупит ваши вложения. Не обязательно заказывать стратсессию у меня, но я очень рекомендую использовать этот инструмент.
Пример тактической цели на три месяца: заключены 12 контрактов, каждый на сумму более Х миллионов рублей.
Пример оперативной цели:
1. Внести предложение в управленческую команду о проведении стратегической сессии для компании
2. Выбрать модератора проведения стратегической сессии и провести с ним установочную встречу.
3. Запланировать встречи с тремя потенциальными клиентами.
4. Я буду рад помочь вам с реализацией второго пункта и провести стратегическую сессию на самом высоком уровне.
Принцип Вильфредо Парето
Уверен, что все слышали про принцип Парето и даже знают, как он звучит: 20 % усилий дают 80 % результата. За годы практики я увидел, что этот принцип касается всего сущего в мире и применим даже по отношению к самому себе. Судите сами. Из 100 % людей, с которыми я работал, 80 % слышали про принцип Парето[6], но только 20 % применяют его в своей жизни! Как известно, знание без практики мертво. Уметь проводить анализ действий на предмет их максимальной эффективности и оптимизации результатов тоже навык. И ему нужно учиться, чтобы выработать алгоритм поиска ключевых решений.
Поэтому я включил эту информацию в свою книгу. Моя цель – показать, как эффективно выбрать минимум самых важных действий, которые приведут к быстрому результативному достижению цели. Что это за 20 % действий, которые дают 80 % результата?
Например, вы понимаете, что для профессионального развития вам нужно постоянно пополнять багаж знаний. Вы составили подборку книг, которые расширят ваши компетенции. Двадцатка лучших. Вы пошли в книжный магазин и купили эти книги. Это ваша книжная полка личного развития на год. Но через год, когда вы сели составлять новый список, вдруг обнаружили, что из прошлой двадцатки прочли только пять. То есть цель выполнена всего на 25 %. Почему? Причины могут быть разные: от «неинтересно» (что вполне естественно, обучающая литература не детектив) до «времени не хватило». И так может продолжаться из года в год, книжная полка будет расти, а когда ее объем выйдет за пределы разумности цели, мы вообще, скорее всего, от нее откажемся. Но если применить принцип Парето, то этого не произойдет.
Что нужно сделать в первую очередь? Провести анализ и выяснить, сколько нужно чистого времени, чтобы прочитать 20 книг. 20 книг – это сколько часов? Как это вычислить?
Я пользуюсь сервисом аудиокниг. Нахожу нужное мне произведение и смотрю, сколько часов аудио оно занимает. Конечно, скорость чтения вслух ниже, чем когда мы читаем про себя, и это даже хорошо, так мы даем себе некую фору. По опыту могу сказать, что в среднем одна аудиокнига – это семь часов записи. Семь умножаем на 60, получаем 420 минут. Количество минут умножаем на 20 книг и получаем 8400 минут. Затем делим их на количество дней в году и получаем ровно 23 минуты в день. А если вам и 23 минуты в день сложно найти, то разделите на два и получите два раза в день по 12 минут, это точно выполнимая задача.
Путем простых вычислений мы выяснили, что для достижения стратегической цели нам нужно уделять меньше получаса в день на чтение. Вполне реальная оперативная цель. Мозгу уже не страшно. За 30 минут он не успеет устать от сложной информации. Осталось включить это время в календарь как ежедневную задачу. В моем случае я прочел 100 % запланированного объема на два месяца раньше.
Если оглянуться назад и задать вопрос: «Какое ключевое решение привело к достижению цели: составление списка, поездка в книжный магазин?», то все это вторично. Первично определение временных затрат и внесение их в план на день, что позволило систематизировать процесс чтения и снять тревожность. 30 минут в день – очень маленький процент времени, который дает большой результат. Именно эти 20 % действий помогли реализовать 100 % задуманного с опережением срока.
Если говорить о стратегии личного развития в целом, то принцип Парето помогает выявить приоритетные цели, при выполнении которых остальные закроются сами собой. Чтобы лучше понять, как это сделать, сделаем упражнение.
Но прежде чем приступить, еще несколько слов о правильной фокусировке. Самая прямая аналогия с целью – это мишень. Допустим, мы пришли в тир. Надели наушники, взяли в руки оружие, увидели цель, далее направили оружие в сторону мишени и прицелились. Что конкретно мы в этот момент сделали? Сфокусировали взгляд, совместили мушку и целик. Мы уже не смотрим вдаль на мишень, а сконцентрированы на дыхании, прицеливании и плавном спуске, при этом мишень расплывчата. Такая фокусировка дает возможность попасть точно в цель. Если будем смотреть на мишень, то промажем, особенно когда расстояние больше 25 метров.
В жизни – как в тире. Мы знаем свою глобальную цель, она где-то там, далеко, и чтобы к ней прийти, нужно сфокусироваться на ближайших маленьких шагах, которые в итоге приведут нас к тому результату, который мы хотим. Другими словами, чтобы дойти до цели, нужно смотреть себе под ноги.
Кто ходит в горы, тот знает, что, если постоянно держать взгляд на вершине и не видеть, куда ступит нога на следующем шаге, велика вероятность, что цели не достичь.
Это упражнение я частично взял у Уоррена Баффета[7] – одного из богатейших людей в мире – и немного модернизировал, добавил пару, по моему мнению, важных составляющих, которые влияют на мотивацию и конечный результат.
Я делаю это упражнение четыре раза в год, раз в три месяца, по сезонам: в начале зимы, весны, лета, осени. В моем году четыре года, я иду спринтами по три месяца, однако каждые три месяца я ставлю стратегические цели на год.
Если вы читаете книгу в середине года, ничего страшного. Назначьте Новый год на сегодня. А через 12 месяцев откупорьте бутылку шампанского в честь своих достижений.
Упражнение проходит в несколько этапов, на каждом свое задание. В общей сложности оно займет около часа, поэтому если сейчас у вас нет 60 минут, в которые никто не будет отвлекать, то лучше пропустите это упражнение и вернитесь к нему, когда появится возможность.
Действовать нужно быстро, в условиях ограниченного времени. Потому что так мы переключаемся на другой режим и начинаем мыслить иначе. Это важно. Приготовьте таймер, пару листов бумаги и ручку.
Если вы знакомы с практикой Уоррена Баффета или буквально вчера написали список своих главных целей на год, то не подглядывайте туда. Заодно потом сможете сверить ключевые цели, увидеть, что действительно для вас важно и на какие цели направлен ваш фокус внимания.
Итак, задание 1
Очень важно выполнять упражнение последовательно, не переходить к следующему этапу и даже не читать условия его выполнения до тех пор, пока не сделаете предыдущий. Это очень важно.
Отступите от верхнего края листа, на котором вы будете выполнять задание, на две-три строки. Это место понадобится, чтобы чуть позже внести туда заголовок списка, который вы сейчас будете писать.
ЭТАП 1
Как только дочитаете условие первого этапа до конца, заведите таймер на 10 минут и составьте список из 25 целей на год. Все просто. 1–2 – 3–4 – 5 и т. д. Напомню, мы не подглядываем туда, где у вас эти цели уже, возможно, зафиксированы.
Отмечу, что цели могут быть из совершенно разных сфер жизни: финансы, деньги, работа, карьера, бизнес, проекты, здоровье, тело, семья, дети, отдых, путешествия, саморазвитие, образование, получение нового опыта, новых знаний, спорт, поездки, хотелки – все что угодно, все, что вы считаете важным, те цели, реализация которых в течение года сделает его продуктивным, удачным, и вы будете собой очень довольны.
Перед тем, как запустите таймер, приведу пример нескольких стратегических целей за предыдущие годы, которые я написал за 10 минут. Самое главное, пишите без приоритезации, без разделения на сферы жизни – все, что идет.
Вот пример:
1. Написана и издана книга, первый тираж в 1000 экземпляров.
2. Съездили с семьей три раза в отпуск все вместе, минимум по 10 дней каждый.
3. Сделал апгрейд и аэрографию на свой большой Harley-Davidson Street Glide.
4. В мужском сообществе MZT 100 резидентов.
5. Годовой оборот составил N миллионов рублей..
6. Прошел випассану на острове. Панган.
7. Провел 200 спортивных тренировок, каждая не менее 20 минут.
8. Провел 30 стратегических сессий для компаний.
9. Провел 700 индивидуальных сессий.
10. Выступил на 10 новых крупных площадках в качестве спикера.
11. Съездили с женой отдохнуть вдвоем в Грецию.
12.Сдал на права ГИМС.
13. Запустил программу для руководителей и кадрового резерва госсектора.
14. Получил дополнительное образование по методу краткосрочной терапии.
15. Провел командный коучинг для 20 управленческих команд.
16. Сходили с сыном вдвоем в поход.
17. Забронировал и оплатил поездку в Антарктиду.
18. Пробежал полумарафон.
19. Съездил в три мотопутешествия с друзьями.
20. Определился с участком земли для покупки и строительства дома.
21. Собрал и передал для покупки необходимого снаряжения для участников СВО N миллионов рублей..
22. Прошел следующий курс по тактико-огневой подготовке.
23. Провел четыре открытых тренинга «Архитектор реальности».
24. Регулярно играю на ханге (100 часов в год).
25. Увеличил свой социальный капитал на 25 тысяччеловек.
Запускаем таймер, пишем.
ЭТАП 2
Теперь выберите из этого списка пять целей на ближайшие три месяца, исходя из условия, что остальными 20 заниматься будет строжайше запрещено, даже смотреть в их сторону нельзя. Что это за цели?
Еще одно условие. Не обязательно достичь этих целей именно через три месяца, но это те цели, которые являются самыми приоритетными для вас на сегодняшний день и на ближайшие три месяца, как если бы у вас были все необходимые ресурсы для их реализации.
Итак, что мы делаем: оставьте место для заголовка нового списка из пяти целей на ближайшие три месяца. Перечитайте список из 25 и, когда определите первую цель из пяти, перепишите ее на новый лист. Пишем в формате настоящего сбывшегося времени: «заработал», «окончил курс», «прочел» и т. д. После того как перенесли задачу, обязательно вычеркните ее из первого списка – не обведите, не выделяйте маркером, именно вычеркните ручкой и принимайтесь за вторую цель. В результате этого задания у вас должно получиться два списка. Список из 25 целей с вычеркнутыми пятью и второй список с переписанными пятью целями, которые были вычеркнуты из первого.
Сделали? Идем дальше.
ЭТАП 3
Дадим заголовки. Над списком из пяти целей напишите: «Список приоритетных целей на ближайшие три месяца».
На листочке из оставшихся 20 целей пишем: «Список ненужных дел». Да, да! Именно так: «Список ненужных дел». Если вы вдруг почувствовали возмущение, это нормально, но уверяю, скоро это пройдет. Посмотрите на список с другого ракурса и улыбнитесь. Объясню. Необходимо уметь выделять главное и отказываться, не навсегда, на время, от целей, которые, как лебедь, рак и щука, будут тащить в разные стороны и мешать достижению действительно важных дел – того, чего мы больше всего хотим. Невозможно одновременнозаниматься 25 важными целями и удерживать на них фокус внимания.
Теперь посмотрите на свою золотую пятерку – приоритетные пять целей на ближайшие три месяца – и представьте, что сделали все возможное и достигли их. Задайте себе вопрос: как выполнение этих целей повлияет на оставшиеся 20, что с ними произойдет?
По личному опыту и по ответам моих клиентов – их, кстати, тоже 80 % – могу сказать, что большинство целей автоматически закрываются, если реализованы первые пять. А те, что остаются открытыми, теряют свой вес и переходят в категорию текущих дел, которые можно решить «в два клика». Но у 20 % бывает и по-другому: есть цели, не взаимосвязанные друг с другом. Могу сказать точно, что выполнение первой пятерки даст вам дополнительную энергию, силы и воодушевление для того, чтобы перейти к следующим.
Отмечу из собственной практики – даже если пятерка закрывается не вся, это дает мощный прогресс. Чаще всего остаются не выполненными до конца одна-две цели. Но три точно реализуются и за собой закрывают еще 10–15 целей, которые были в другом списке. Таким образом, когда мы делаем это упражнение четыре раза в год, то количество целей, которые мы закрываем, существенно увеличивается, наша производительность растет. Увеличивается скорость исполнения, а фокус внимания удерживается на самом главном в течение всего года. И да, если вы закрыли три из пяти целей – вы большой молодец! Как говорит мой сын: «Папа, оценка три тоже хорошая», и я с ним согласен. Можно сделать на отлично, можно на хорошо, можно на удовлетворительно, во всех трех случаях цель достигнута, идем дальше. А вот все, что ниже, – это уже про неудовлетворительно, и надо разобраться, что произошло, и принять необходимые решения, чтобы это больше не повторилось.
ЭТАП 4
У вас есть пятерка приоритетных целей на ближайшие три месяца. Сейчас работаем только с ними. Теперь важно по каждой из них сделать декомпозицию. Что для этого нужно? Для каждой из приоритетных целей мы прописываем промежуточные оперативные цели через месяц. Например, одна из приоритетных целей на три месяца звучит так: «Я регулярно занимаюсь спортом минимум три раза в неделю и сделал всего 36 тренировок, из которых более 50 % силовых, а остальные 50 % бег, плавание, сквош, трекинг, стрельба и другие физические активности». Промежуточная оперативная цель будет звучать так: «Через месяц я провел минимум 12 тренировок, из которых минимум шесть силовых».
Еще один вариант. Основная тактическая цель трех месяцев: «Заработал чистыми на заключенных контрактах 3 миллиона». Промежуточная, оперативная, через месяц: «Нашел и взял на работу двух сотрудников в отдел продаж, или заключил четыре контракта, или провел минимум 10 встреч с потенциальными клиентами, или на счет компании поступил 1 миллион рублей». Здесь вы сами решаете, какую цель ставить, главное, чтобы вы понимали, что без промежуточной выполнение приоритетной цели через три месяца невозможно.
Когда все пять промежуточных целей на ближайший месяц названы, спускаемся ниже и приступаем к фиксации пяти оперативных целей на неделю по каждой из приоритетной пятерки. А уже дальше обдумываем, какие задачи можем сделать в ближайшие 24–48 часов в направлении целей недели, и фиксируем действия.
В результате появляется цепочка простых и последовательных шагов, которые приведут к тактическим целям на три месяца, которые мы зафиксировали в ходе упражнения.
И повторяем упражнение на следующую неделю. Через месяц снова ставим промежуточные цели на месяц и т. д.
У меня в программе Todoist, которую я использую более 10 лет, в самом верху стоят следующие разделы по целям:
ЦЕЛИ 2024 (сейчас идет 2024 год)
ТОП-5 ЦЕЛЕЙ ОСЕНИ (ноябрь подходит к концу)
ТОП-5 ЦЕЛЕЙ НОЯБРЯ (фиксируем текущий месяц)
ТОП-5 ЦЕЛЕЙ НЕДЕЛИ
Тренинг по постановке целей
Если вдруг так случилось, что с заданием сложно справиться, что-то не понятно, то можно записаться ко мне на индивидуальную консультацию, QR-код на этой странице, я помогу вам пройти этот этап.
Либо вы можете посмотреть запись тренинга ЦЕЛИ, который я провожу каждый год в 20-х числах декабря (QR-код на странице), и сделать его вместе со мной в записи. В качестве бонуса там есть очень классное упражнение по просмотру результатов года, которое помогает присвоить себе все, что удалось сделать, реализовать, воплотить, и не скатываться в синдром самозванца.
Инструменты планирования
После того как план по всем восьми сферам жизни создан, конечный результат зафиксирован, его можно оцифровывать.
Как и сказал ранее, я пользуюсь программой Todoist. Про эту программу я детально рассказываю на своем вебинаре «Система эффективного планирования», который можете посмотреть по ссылке на этой странице. Проводил его года два назад, но он до сих пор актуален. Кстати, на своих индивидуальных сессиях я также помогаю настроить эту программу под заказчика и сделать так, чтобы она стала неотъемлемой частью вашей жизни, влияющей на личную эффективность. Для меня это самый удобный планировщик из всех, которые я когда-либо вел. Есть приложение для смартфона, ноутбука и часов, синхронизация, подключение к календарю.
Вебинар по системе эффективного планирования
Второй инструмент планирования – это календарь. Я использую обычный Google-календарь, который прекрасно синхронизируется с Todoist. В календарь очень важно заносить все дела, которые привязаны к дате и времени и которые мы не можем двигать: консультации, лекции, тренинги, встречи, запланированный поход в театр, семейные мероприятия – дни рождения, отпуск и прочее, какие-то повторяющиеся события: понедельник, среда, пятница с 17:00 отвезти сына на кудо, занятия с тренером в спортзале. Все это обязательно нужно фиксировать, чтобы дела отражались в календаре и вы знали, что в это время ничем другим заниматься не будете. Если этого не сделать, то может оказаться так, что для всего вышеперечисленного в вашей жизни места не останется, а время будет забито огромным количеством мелких дел.
Все дело в том, что наш фокус внимания сильно сосредоточен на профессиональной деятельности. И как бы мы ни любили то, чем занимаемся, работа – это Минотавр, которому сколько ни отдавай жертв, ему все мало. В итоге она занимает практически все наше время. Именно так звучит один из законов Паркинсона. Дословно: «Работа занимает ровно столько времени, сколько вы ей отвели». Отведете в календаре на нее два часа – будете работать два часа, отведете 12 часов – будете работать 12, отведете 24 – будете работать 24. Вы сами прекрасно знаете, что, сколько времени ни отводи, все равно будут появляться все новые и новые рабочие задачи – и так до бесконечности.
У меня недавно был как раз один показательный случай. Ко мне обратилась Анна, владелица сети салонов красоты и по совместительству стилист в своем салоне, с запросом, как ей масштабировать бизнес. Она призналась, что все ее время уходит на работу с клиентами, на развитие бизнеса возможности в последнее время не остается.
Салон пользуется популярностью, клиентов много, и среди них большое количество премиальных, которые записываются только к владелице, к другим мастерам не хотят, а ей сложно отказать. Поэтому она полностью погружена в свою работу стилиста-парикмахера, а времени на стратегические задачи, которыми ей надо заниматься как собственнику бизнеса, не остается.
Я спросил ее:
– Анна, а что у вас с планированием?
Она сказала:
– Сейчас, одну минуточку, – и полезла в сумочку.
Достала и развернула листочек А4, на котором была распечатана таблица-календарь. Вертикальные столбцы означали дни недели с понедельника по воскресенье, горизонтальные – время с 9 утра до 22 вечера. Это была запись на эту и следующую недели. Я посмотрел и понял, что практически 80 % всего времени было уже отдано клиентам, включая субботу и воскресенье.
И я спросил:
– А как у вас идет планирование? Расскажите чуть подробнее.
– Звонит один из клиентов, спрашивает, когда ко мне можно записаться, я смотрю в календарь, предлагаю варианты и записываю его в свободное окошко, которое ему удобно.
Тогда я предложил ей небольшой эксперимент. Взял в руки телефон и сделал вид, что звоню ей:
– Здравствуйте, Анна, это Кирилл, я хотел бы к вам записаться на этой неделе. Мне будет удобно в пятницу во второй половине дня.
Она включилась, посмотрела на свою запись и отвечает:
– Знаете, во второй половине дня у меня все расписано, времени нет.
Тогда я вздыхаю и говорю:
– Как жаль. А что у вас в субботу?
Анна снова посмотрела на лист:
– В субботу… В целом есть время после 18:00.
– Хорошо, давайте на 19.
И она меня записала. Я условно положил трубку и уточнил:
– А если следующий клиент позвонит и захочет записаться на субботу, вы его на 20 часов запишете?
– Ну да, конечно. Я работаю до 21.
– Анна, правильно ли я понимаю, что на этом листочке у вас планирование исключительно по работе?
Она говорит:
– Да, правильно.
– То есть получается, что этот листочек А4 – это две недели вашей жизни?
– Получается так, – согласилась Анна.
– А куда вы записываете личные дела? Отдых, встречи с друзьями, время на себя?
В ответ молчание.
У Анны планирование велось по принципу «где свободно, там и запись». Она действительно специалист высокого класса, поэтому к концу недели у нее все клеточки заполнялись и не было уже времени ни на спорт, ни на планирование бизнеса, ни на себя: массаж, например, или баня, а была только работа. И как вы, наверное, догадались, личной жизни у Анны тоже не было.
– Хорошо, – сказал я, подумав, – а давайте возьмем новый лист и начнем составлять план на третью неделю, которая еще максимально свободна от записи. Внесите в нее все, что для вас важно, чем вы бы хотели заняться в первую очередь.
Анна внесла:
1. Два часа на стратегическое планирование по бизнесу.
2. Планерки с командой.
3. Три часовых тренировки в неделю в зале.
4. Свободное время только для себя, на свою личную жизнь: в субботу и воскресенье – полностью с утра и до вечера.
5. Три дня в неделю после 19:00 она поставила запись в календарь, которая звучала: «Свидания и друзья».
И только после этого она начала записывать клиентов в пустые окошки. Теперь, если Анне позвонит клиент и попросит запись на 14:00 во вторник, она посмотрит и увидит, что у нее в это время тренировка. Можно раньше, можно позже, но с 14:00 до 15:00 время уже занято.
На примере этой истории становится очевидным еще один принцип планирования: сначала мы вносим в календарь все личные важные дела и только потом – работу.
Помодоро
Третий инструмент в планировании, который я хотел бы отдельно выделить и который помогает реализовывать задачи, – это техника помодоро.
Помню, как однажды мне нужно было подготовить презентацию к новому выступлению, но всю неделю находились дела поважнее. И вот до выступления остался один день, задача не выполнена, а желания за нее браться так и не появилось. Тогда я собрался, включил таймер и с помощью помодоро сделал презентацию ровно за час, легко и без внутреннего сопротивления.
С этой техникой управления временем, предложенной Франческо Чирилло[8] еще в конце 1980-х годов, сейчас вас познакомлю.
Принцип ее прост: разбить час на периоды работы и отдыха: 25 минут посвящаем одной конкретной задаче, затем пятьминут перерыв и снова 25 минут деятельности. Так чередуем до тех пор, пока задача не будет закрыта, затем переходим к следующей. Но какой бы объемной ни была работа, мы делаем ее не больше четырех циклов по 25 минут, то есть двух часов, затем даем себе 30 минут отдыха и можем снова повторить цикл в два часа. Тренируем свой мозг, образовываем новые нейронные связи.
В перерывах мы можем заниматься чем угодно, только не работой. Захотели – заглянули в соцсети или сделали себе кофе, послушали музыку, посмотрели в окно, да все что угодно.
Работать три часа в цейтноте сложно, это большая трата энергии. Но многие склонны выпадать из времени, погружаться и делать что-то не отрываясь. Это отрицательно влияет на наше состояние, мы быстрее устаем, становимся менее усидчивы. Обязательно нужно делать перерывы. Начать можно с 15 минут работы и пяти минут отдыха. Таким образом, в час получается 45 минут мозговой активности и 15 минут переменок, как в школе. К слову, такое распределение нагрузки принято системой образования не случайно, как и понятие академического часа, потому что в течение 45 минут человек в принципе может держать концентрацию, потом внимание рассеивается.
На мой взгляд, самое сложное в соблюдении техники помодоро – это отслеживать время. Можно по старинке ставить будильник, а можно воспользоваться приложением Focus To-Do для смартфонов. На мой взгляд, это очень удобно, потому что во время работы таймера приложение выключает телефон для звонков, сообщений, уведомлений. А это именно те вещи, которые отвлекают нас и не дают сконцентрироваться на задаче.
Управление финансами
Деньги – один из самых важных ресурсов человека. Это то, что дает возможность улучшать качество жизни и реализовывать мечты, ну если, конечно, со здоровьем все в порядке – здоровье точно на первом месте. Поэтому инструмент управления финансами я выделил отдельно.
Долгое время я вел учет доходов и расходов в голове. Я хорошо зарабатывал, обеспечивал семью и не видел необходимости в личной бухгалтерии. Тогда у нас с женой еще не родился сын. Наша финансовая система была такова: все доходы жены – это ее личные средства, которые она тратит на себя, как и на что захочет, а я закрываю свои нужды и весь семейный бюджет, начиная с продуктов и заканчивая совместным отдыхом и большими покупками. Мы этот принцип сохранили по сей день.
Тем не менее однажды все изменилось. У нас родился сын, и жена ушла в декретный отпуск. В какой-то степени она лишилась ощущения финансовой безопасности. Тогда я дал ей карту и сказал, чтобы она ею пользовалась, покупала все, что необходимо. Прошла неделя, а со счета не было ни одного списания. Я спросил у нее: «Что-то не так?» Тогда жена призналась, что карта не решает проблему. «Мне важно точно знать, какими средствами мы располагаем, чтобы планировать семейный бюджет. Нужно понимать, сколько денег поступит, чтобы принимать решение о той или иной трате», – сказала она. Тогда я стал искать инструмент, который сделал бы бюджет прозрачным для нас обоих. И нашел.
Приложение CoinKeeper решило задачу. Вы просто вносите в него все карты и счета, предоставляете доступ жене и совместно записываете все траты в одном месте, распределяете их по категориям. Казалось, мы просто перенесли доходы-расходы из головы в приложение, сделали их прозрачными друг для друга. Все видно, на каких картах и счетах сколько лежит. Но вот что я заметил: с момента, как я стал вести личную бухгалтерию, сразу начал расти в финансах.
Почему это произошло? Потому что я направил на эту сферу внимание. Как и во всех областях жизни: если не инвестировать в саморазвитие, то его не будет, в дружбу – и со временем она рассыплется. Не инвестируем в деньги, в финансовую дисциплину – никаких выдающихся заслуг на этом поприще не получим. Каждое направление, как дерево бонсай, если не поливать и не ухаживать за ним, зачахнет, а со временем умрет.
Благодаря приложению я увидел, откуда приходит доход, какой он, какие основные траты, сколько и на каких счетах лежит. Все это предстало передо мной в виде инфографики, я увидел цифры. А когда мы начинаем видеть цифры, мы можем ими управлять. А значит, можем влиять на происходящие процессы и масштабировать доход.
Поэтому настоятельно рекомендую начать планирование финансов, а CoinKeeper в этом хороший помощник.
Чтобы повысить эффективность от прочтения, ответьте на вопросы:
Что было самым ценным в этой главе?
Что вы сделаете в первую очередь в течение 24–48 часов?