Пошаговая инструкция написания коммерческого предложения
В этом разделе мы поговорим о том, как эффективно составлять коммерческие предложения. Не важно, кем вы являетесь – владельцем бизнеса или наемным работником. Зачастую роль руководителя отдела продаж или коммерческого директора (не суть, что написано в вашей трудовой книжке) состоит в том, чтобы грамотно донести до клиента информацию о тех ценностях, которые он получит, если будет работать именно с вами.
Мы расскажем, из каких блоков должно состоять правильно написанное коммерческое предложение, а затем приведем пример реального коммерческого предложения.
Чтобы ваше письмо было продающим и при этом не оказалось в корзине, как большинство коммерческих предложений, которые приходят клиенту за день, необходимо уметь структурировать информацию и грамотно ее написать.
Остановимся на структуре коммерческого предложения.
Первое, что должно содержаться в вашем предложении, это описание проблем клиентов. Прежде чем переходить к конкретному предложению, вам нужно, чтобы клиент ответил на вопросы: да, это для меня; действительно, у меня существуют такие проблемы и передо мной стоят эти вопросы. Чтобы ему стало интересно, он должен увидеть это. Соответственно, вам нужно рассказать клиенту о его проблемах и показать, как вы их можете решить.
Далее вам нужно объяснить, как и за счет чего вы сможете решить описанные проблемы. После этого переходите к доказательствам. Обязательно подтвердите примерами, что ваши методы работают.
Например, у вашего клиента существуют проблемы с доставкой продукции, поставщики постоянно его подводят. Вы описываете эту проблему, а затем говорите, что у вас налаженная логистика. Водители дружелюбны, грузчики всегда трезвы и так далее. Для доказательства этого лучше всего использовать конкретные примеры – отзывы ваших клиентов.
Следующее, что вы можете указать в своем коммерческом предложении, это цена. Нужно это сделать так, чтобы потребитель, увидев цену, не испугался. Необходимо, чтобы ценность, которую несет ваше предложение, преобладала над стоимостью ваших услуг.
Далее необходимо показать, что цена не так велика, как кажется на первый взгляд. Здесь можно привести несложный математический расчет. Если вы, например, дополнительно даете клиенту грузчиков (вы привезли товар и предлагаете клиенту двух-трех человек бесплатно, чтобы они помогли разгрузить и расставить товар), вы это показываете.
Укажите, что даете рабочую силу абсолютно бесплатно и тем самым клиент экономит денежные средства на оплату работы своих сотрудников. В процессе поставок (если вы будете работать постоянно) это выльется ему в определенную сумму, которую он сможет сэкономить и потратить на что-то более нужное.
Необходимо использовать дедлайн (deadline, ограничение по времени). Вы ставите потенциальному клиенту ограничения по времени или по количеству участников. Вы можете, например, предложить оказать ту или иную дополнительную услугу бесплатно, если клиент примет ваше коммерческое предложение до конца недели. Это отлично работает.
Следующее, что нужно сделать, это призвать к действию, то есть убедить клиента сделать первый шаг к сделке. Скажите ему, что нужно сделать прямо сейчас: «Позвоните нам по телефону…», «Оставьте заявку на сайте…», «Возьмите в руку телефон и наберите номер…». И чем быстрее он это сделает, тем выгоднее для него будет сотрудничество с вами.
Приведем пример коммерческого предложения, которое было составлено нами для компании, оказывающей услуги складского хранения (см. шаблон 2).
Сверху должна быть шапка с реквизитами организации. Затем указывается, для кого и от кого это коммерческое предложение.
Следующий пункт – цепляющий заголовок. Мы сделали его таким: «Все готовы разделить с вами прибыль, мы же готовы разделить с вами затраты!».
Первый блок – это блок, в котором мы обещаем клиенту решить его проблемы или дать новые возможности. Это зависит от того, что вы предлагаете. В данном случае мы сделали упор на следующем: «Складское хранение материалов – это головная боль любого предприятия. Мы готовы взять на себя все издержки и всю ответственность за хранение вашей продукции».
Далее идет перечисление этих самых проблем: «…протекает крыша, помещение не держит нужный температурный режим» и так далее. Затем усиливаем: «Плюс к этому очень часто бывает, что для разгрузки/погрузки нужны дополнительные люди, техника, и все это требует дополнительных затрат». В конце делаем упор на то, что клиент сможет сэкономить денежные средства и вложить их в развитие своей компании, если поручит заботы о своей продукции нам.
В следующем блоке мы объясняем, как и за счет чего мы способны выполнить обещанное. «Наша компания – лидер в области складского хранения в Тверском регионе. Помимо услуг хранения, мы предоставляем нашим клиентам необходимые рабочие и технические ресурсы для более комфортной и быстрой разгрузки материалов».
Предоставление дополнительных бесплатных услуг – это то, что отличает компанию от других, предлагающих те же самые услуги хранения. Это является уникальным торговым предложением данной компании. Далее это усиливается тем, что компания, помимо всего прочего, предлагает пользоваться автопарком на специальных условиях. Это освобождает потенциальных клиентов от проблем, связанных с перевозкой своего товара.
В следующем блоке мы доказываем, что наши обещания не пусты: «Качество наших услуг проверено временем. Более десяти лет мы помогаем нашим клиентам в области хранения и транспортировки продукции. С нами работают такие оптовые компании, как…» (если вы работаете с какими-нибудь крупными поставщиками или клиентами, известными на вашем рынке в вашем регионе, вы их указываете).
Следующее: «Надежность и качество наших услуг подтверждены тем, что все клиенты работают с нами на постоянной основе более трех лет. Некоторые отзывы вы можете прочитать ниже». Здесь вы вставляете мнение одного из своих клиентов, которого вы считаете наиболее ценным и с которым работаете дольше всего.
Об экономической эффективности сотрудничества говорит статистика: «…сотрудничая с нами, клиенты сокращают дополнительные затраты на погрузку/разгрузку материалов в среднем на 50 %».
После того как мы обозначили экономию для покупателя, называем цену. Очень хорошо делать это в следующем контексте: «Эту экономию просто оценить, если учесть, что стоимость аренды в месяц составляет N рублей за квадратный метр».
После этого мы показываем, что цена не так велика, как может показаться. Сказать это можно примерно так: «Вместе с клиентами мы посчитали их затраты на содержание и организацию работы складов других комплексов и пришли к выводу, что наше предложение на порядок выгоднее, чем аренда складского помещения плюс постоянное содержание рабочего персонала и обслуживание необходимой техники для разгрузочно-погрузочных работ».
Здесь вы делаете акцент на то, что провели необходимые исследования и выявили, что стоимость ваших услуг обоснованна и сотрудничать с вами гораздо выгоднее, чем с другими компаниями.
Наверняка вы спросите: «Как же это доказать?» Мы рекомендуем действительно провести такое исследование со своими клиентами и найти ту ценность, которую несет ваше предложение.
Предложение, которое мы с вами рассматриваем, носит ознакомительный характер, то есть потенциальный покупатель должен ознакомиться с тем, что вы предлагаете, понять, чем вы отличаетесь от конкурентов. И, самое главное, он должен понять, что готов уделить вам время. А уже на встрече вы будете говорить конкретно, в цифрах и процентах показывая ценность своего предложения.
Следующий необходимый блок – это подталкивание к немедленному действию. «К тому же первым трем клиентам мы предлагаем 20 %-ную скидку на первые два месяца. Если вы заключаете с нами договор до N срока, то стоимость аренды в августе и сентябре будет составлять для вас N рублей за квадратный метр».
Можно усилить предложение (мы это тестировали в компаниях). Помимо определенных условий для компании в целом, вы можете сделать специальное предложение конкретно для ответственного лица в этом вопросе. Например, если поиском складских помещений в компании занимается определенный менеджер, то вы можете указать: «Если вы будете в числе первых трех клиентов, которые оформят с нами договор до N числа, то мы в подарок ответственному лицу этой компании подарим новый ноутбук».
Внедрили, получили достаточно большой результат, потому что менеджеры, которые занимаются поиском складов или поставщиков, не спешат с тем, чтобы идти к своему руководству. Они медленно рассматривают все варианты, тщательно их взвешивают. Ваша цель – максимально показать выгоду и подтолкнуть человека к действию, чтобы он принял ваше предложение, о вас начал говорить раньше и лучше, чем об остальных. Здесь хорошо срабатывают скидки и подарки.
В последнем блоке мы призываем клиента сделать первый шаг к заключению сделки. В рассматриваемом предложении это выглядит так: «Мы верим, что сотрудничество с нами будет очень выгодно для вашего предприятия, именно поэтому свяжитесь с нашим специалистом прямо сейчас по телефону N, чтобы назначить встречу и обсудить дальнейшие действия. Наши сотрудники готовы подъехать к вам в офис и предоставить всю необходимую информацию».
Вы подталкиваете человека к тому, чтобы он прямо сейчас взял телефон, позвонил и договорился с вами о встрече. Вы не увиливаете, а говорите прямо, чего от него хотите. Такой психологический ход обычно хорошо срабатывает, и люди звонят вам, спрашивая о том, что их зацепило, заинтересовало.
Дальше важно мастерство вашего менеджера, чтобы назначить встречу и переговорить лично. Продажа осуществляется тогда, когда назначается встреча. Если клиент назначил встречу, то он заинтересован. А значит, он готов платить деньги.
Шаблон 2. Коммерческое предложение
Директору компании ООО «Альянс»
Иванову А. С.
От руководителя отдела аренды ООО «Мега-групп»
Сидорова Д. В.
Все готовы разделить с вами прибыль, мы же готовы разделить с вами затраты!
Складское хранение материалов – это головная боль любого предприятия. Мы готовы взять на себя все издержки и всю ответственность за хранение вашей продукции. Наверняка вы сталкивались с ситуациями, когда складское помещение не подходит вам в силу разных обстоятельств: протекает крыша, помещение не держит нужный температурный режим и так далее.
Плюс к этому очень часто бывает, что для разгрузки/погрузки материалов нужны дополнительные люди, техника, и все это требует дополнительных затрат.
Вы же можете экономить денежные средства и вкладывать их в развитие компании, если поручите заботу о своей продукции нам.
Наша компания – лидер в области складского хранения в Тверском регионе. Помимо услуг хранения мы также предоставляем нашим клиентам необходимые рабочие и технические ресурсы для более комфортной и быстрой разгрузки материалов.
Также все наши клиенты могут воспользоваться нашим автотранспортом на специальных условиях, что освобождает вас от постоянных проблем с перевозкой товара.
Качество наших услуг проверено временем: более десяти лет мы помогаем нашим клиентам в вопросах хранения и транспортировки продукции. С нами работают такие оптовые компании, как… (наименование организаций).
Надежность и качество наших услуг подтверждены тем, что все клиенты работают с нами на постоянной основе уже более трех лет. Некоторые отзывы вы можете прочитать ниже.
Об экономической эффективности сотрудничества говорит статистика: сотрудничая с нами, клиенты сокращают дополнительные затраты на погрузку/разгрузку материалов в среднем на 50 %.
Эту экономию просто оценить, если учесть, что стоимость аренды в месяц составляет N рублей за квадратный метр. Совместно с нашими клиентами мы посчитали их затраты на содержание и организацию работы склада в других комплексах и пришли к выводу, что наше предложение на порядок выгоднее, чем аренда складского помещения плюс постоянное содержание рабочего персонала и обслуживание необходимой техники для разгрузочно-погрузочных работ.
К тому же первым трем клиентам мы предлагаем 20 %-ную скидку на первые два месяца: если вы заключаете с нами договор до 20.07.2011, то стоимость аренды в августе и сентябре будет составлять для вас N рублей за квадратный метр.
Мы уверены, что сотрудничество с нами будет очень выгодным для вашего предприятия, именно поэтому свяжитесь с нашим специалистом прямо сейчас по телефону 8 (495) 555-55-55, чтобы назначить встречу и обсудить дальнейшие действия.
Наши сотрудники готовы приехать к вам в офис и предоставить всю необходимую информацию – от вас требуется только информация о времени встречи. Будьте уверены, мы сможем предложить вам решение, подходящее именно для вашего бизнеса.
Проведение планерок в отделе продаж
Собрания для менеджеров – это критически важный фактор успешной работы отдела продаж. Почему здесь так важен контроль?
Во-первых, большинство менеджеров по продажам – люди по своей натуре разгильдяйского склада характера. В каком плане? У них не очень развиты пунктуальность и ответственность. Они хорошо продают, прекрасно общаются, но при этом стабильность и постоянство часто не самые сильные их качества.
Плюс есть еще один фактор, который указывает на то, что менеджерам по продажам необходим постоянный контроль. Это так называемый эффект спада продаж. Допустим, ваш сотрудник работает на «холодных» звонках и ему что-то нужно продавать. Он только к вам пришел и работает первый месяц, ищет потенциальных клиентов. В результате первого месяца работы у него всего одна продажа.
Во второй месяц он продолжает очень активно работать, у него приходит с прошлых запросов еще четыре продажи, плюс грядут еще четыре-пять с того, что накопилось, потому что есть отсроченный эффект. Продажи от тех, кого он прорабатывал в первый месяц, пойдут только во втором. У него есть три-четыре заказа от клиентов прошлого месяца плюс намечается еще несколько новых.
Он видит, что мир прекрасен, все хорошо, у него сейчас будет гора денег. При этом он ожидает, что от первого месяца будет еще достаточно много заказов, потому что клиенты говорят: «Да, мы закажем, оплатим, просто сейчас не время». Менеджер рассчитывает на эти заказы.
Нужно понимать, что чем больше проходит времени, тем меньше шансов, что клиент действительно заплатит. Поэтому у менеджера в третий месяц из пяти потенциальных заказов будет только одна продажа и четыре отказа. В то время как во второй месяц было наоборот – из пяти потенциальных заказов первого месяца у него было три-четыре заказа и один отказ.
К концу второго месяца менеджер по продажам рассчитывает, что за счет работы, которую он проделал, у него будет куча клиентов. Начинает менее активно работать, надеясь, что в следующем месяце придет куча заказов от первого месяца, которые пока еще висят. Но, скорее всего, заказы от первого месяца не дойдут в ожидаемом количестве, и будет сильный спад.
Многие менеджеры так и живут. Два месяца они работают как лошади. Потом им кажется, что все отлично, механизм запущен. Они перестают активно действовать, и наступает спад. Один-два месяца посидели без денег, начинают опять работать изо всех сил. Сначала взлет, потом спад – и так постоянно.
Все это происходит потому, что менеджеры работают неравномерно. Это вопрос психологии. Продажники видят, что набирается много заказов, и это значит, что можно позволить себе отдохнуть. Такова человеческая природа. Даже если они понимают, что так делать нельзя, все равно будут действовать таким образом.
Здесь важны всевидящее око руководителя и планерки.
Глядя на текущие отчеты, спад в активности сотрудников можно заметить. Вы видите, что менеджер стал гораздо меньше звонить по «холодным» контактам. Понимаете, что если так продолжится, то через две недели наступит спад. Даже если менеджер говорит, что все отлично, что висит куча заказов, а сейчас он мало звонит, потому что нужно обработать старых клиентов, вы понимаете, что это не так.
Чтобы не допускать подобных ситуаций, в отделе продаж необходимы ежедневные планерки, проводимые руководителем. Каждый день, рано утром, нужно проводить планерку. Если делать это днем, то перед планеркой сотрудники будут делать все спустя рукава, а реально начнут работать только после обеда.
Вы должны понимать, что ваши сотрудники будут говорить: «Какая планерка? У меня работа горит, а вы меня заставляете заниматься бессмысленной работой». Но планерки – это вовсе не бессмысленная работа. Для вас, как для руководителя бизнеса, приоритет имеет административная работа (для менеджеров наоборот: им надо как можно быстрее окучить клиента). Почему именно так? Потому что вы бизнесмен. Вам важно, чтобы функционировала система и чтобы происходило это грамотно. А система строится именно на административной работе. Без этого все просто развалится.
Что менеджеры должны приносить на планерку? Каждое утро (например, в 9:30) вы собираете всех работников отдела. Каждый из них приносит журнал звонков и встреч за предыдущий день, отчет по продажам. Первый показывает, что делал менеджер, второй – достигнутые им результаты. Это может быть собрано в единый документ, но он тогда становится слишком громоздким, поэтому их целесообразно разделять.
Далее – список звонков. Это тоже обязательно. Менеджер (или тот сотрудник, чьей обязанностью это является) готовит его вечером предыдущего дня. Если этого не сделано, то первая половина дня будет потрачена на неспешное приготовление данного списка.
На планерке руководитель отдела продаж для начала проверяет отчеты каждого сотрудника. Если что-то выбивается из нормы, то выясняется почему: виной тому объективные причины или халатность.
Далее руководитель отдела продаж передает общий отчет по отделу коммерческому директору или руководителю компании. Это обязательно должно происходить каждый день. Если вы ежедневно не делаете выговоров, не мотивируете своих менеджеров, то они работают на порядок хуже.
Работа с текущими клиентами
Наверняка вам известно, что продать что-то текущему клиенту в семь раз выгоднее, чем привлечь нового. Поэтому вам необходимо как можно эффективнее работать с текущими клиентами и отслеживать статистику их закупок не реже раза в месяц.
Как это делать и, самое главное, с помощью чего? Об этом мы сейчас и поговорим.
Некоторые месяцы по каждому из клиентов можно выделить тремя цветами: красный, желтый, зеленый.
Красный цвет обозначает наименьший уровень продаж за определенный период (в нашем случае это календарный год).
Если по какому-то клиенту наступает подобная ситуация и объем закупок падает, то руководителю отдела продаж необходимо вызвать ответственного менеджера, понять, почему продажи пошли на убыль, и максимально быстро принять меры по реанимированию клиентов.
Желтый цвет, как и в правилах дорожного движения, говорит нам: «ПРИГОТОВЬТЕСЬ!» То есть клиент заказал меньше, чем обычно, и есть повод задуматься о том, что в следующем месяце сумму прибыли придется окрашивать в красный цвет.
В этом случае руководителю отдела продаж необходимо совместно с менеджером прояснить ситуацию и принять необходимые меры, которые не позволят прибыли падать дальше. Причиной вполне могут быть и форс-мажорные обстоятельства, но их в любом случае необходимо фиксировать: в дальнейшем эти данные пригодятся для анализа.
Зеленый цвет – лучший показатель продаж по определенному клиенту за период. В этом случае руководитель отдела продаж должен понять, почему именно сейчас наступил подобный взлет, и воспользоваться всеми возможными средствами, чтобы превратить это в норму.
Подводя итог, хотим отметить, что с помощью данного отчета вы сможете видеть спады продаж по каждому клиенту и ответственных за это менеджеров, а значит – сможете оперативно принимать решения в каждом конкретном случае.
План продаж
Это очень важный документ, который помогает четко видеть цель и стремиться к ней. Мы не раз слышали от клиентов: «У нас продажи составляют то три миллиона в месяц, то пятьсот тысяч – нельзя их планировать». Не есть хорошо, когда у вас такой большой разброс, и вы не можете поставить планку.
Таблица 8. Отчет по работе с текущими клиентами
Представьте себе, что у вас есть спортсмены, которым нужно пробежать дистанцию. Вы им говорите: «Бегите как получится». Как вы думаете, какими будут результаты? Скорее всего, они окажутся значительно хуже, чем если бы вы сказали, что нужно пробежать минимум за десять минут, а если быстрее – то за каждые полминуты будут даваться бонусы.
Примерно для такой же цели создается план продаж. Это планка, которая психологически давит на людей. Есть так называемая «мотивация ОТ», когда вы мотивируете сотрудника преодолеть возникшую ситуацию (низкий уровень дохода и т. д.), и «мотивация К», когда вы мотивируете добиться определенной поставленной цели (например заработать на покупку нового автомобиля или получить повышение по служебной лестнице). Нужна и та, и другая. План продаж – это то, что заставит ваших менеджеров напрячься.
Как он составляется? Если вы делаете его впервые, то данные будут весьма примерны, потому что вы не знаете, какими они должны быть. Отработав два-три месяца, определите минимум. План продаж – это то минимальное значение, которого должны достичь сотрудники. Он ставится как для отдела в целом, так и для каждого менеджера.
Поговорим об этом позже, когда речь пойдет о системе мотивации менеджеров по продажам: как именно стимулировать их, чтобы они хотели выполнить и перевыполнить свои планы. Для этого есть проверенные инструменты.
Когда будете составлять план на месяц, учтите: для каждого менеджера он должен постепенно расти. Почему?
Рост плана требует от сотрудника развития. Это примерно так же, как со спортсменами: изначально ставится задача пробежать сто метров за двенадцать секунд, потом – за одиннадцать, десять, девять секунд. Также и здесь: вы ставите изначально, например, планку в полтора миллиона. После двух-трех месяцев работы, выполнения и перевыполнения этого плана планка поднимается.
План продаж должен быть таким, чтобы менеджеру нужно было приложить усилия для его выполнения. Если он с легкостью это делает, то в таком плане нет никакого смысла.
План продаж – это инструмент мотивации. Он должен, как магнит, тянуть вашего сотрудника, чтобы тот работал больше, дабы выполнить его и перевыполнить.
План продаж каждый раз должен быть больше предыдущего на 5,10,15 %. Для оценки размера плана есть хороший критерий: если менеджеры по продажам считают ваш план справедливым, это значит, что он слишком мал.
Сроки выполнения любых задач должны быть минимальными. Почему? Как только вы ставите комфортные сроки, менеджеры (да и другие сотрудники) тут же перестают работать изо всех сил.
Вы всегда должны ставить минимальные сроки, чтобы у ваших работников не было времени сидеть в ICQ и «Одноклассниках», переписываться SMS-ками. Нужно, чтобы они работали, а это делается только тогда, когда вы ставите жесткие нормы по времени. В данном случае – по объему продаж.
Чтобы план мотивировал, у вас должны быть санкции за его невыполнение. Самая простая и популярная мера, которую используют многие наши клиенты – это уменьшение вознаграждения пропорционально реализованности плана. Если план выполнен на 3/4, то вознаграждение менеджера снижается на 1/4. Это действительно сильно мотивирует.
Сразу предупредим возгласы тех, кто скажет: «Как же так? Нельзя людей лишать оплаты! Это запрещено законодательством». Все правильно. Штрафы у нас запрещены, зато разрешено лишение премии. Поэтому ставьте минимальную зарплату, все остальное выплачивайте премией, которую вы можете дать, а можете и не дать. Если у сотрудника большая зарплата, это плохо. Вы сами себя ставите в заведомо проигрышную ситуацию.
Основная мысль, которую мы хотим до вас донести, – это то, что план продаж необходим независимо от того, насколько у вас скачет объем сбыта. Если он изменяется очень сильно, это плохо. Значит, у вас нестабильный бизнес. Вам нужно срочно работать над системой продаж, иначе вы ставите себя в рискованное положение. Вероятно, вы зависите от внешних обстоятельств. Фактически, ваша система генерации потенциальных клиентов не работает – вернее, работает очень плохо.
Идеальный день менеджера по продажам
Как должен выглядеть идеальный день вашего менеджера по продажам?
Первое, с чего он начинается, это планерка. Как только сотрудник пришел на работу, он должен собрать все необходимые отчеты и прийти на собрание. Там его проконтролирует руководитель отдела продаж: посмотрит отчеты за вчерашний день, поощрит, похвалит или наоборот – сделает выговор. Кроме того, руководитель должен знать, что планирует менеджер на текущий день.
Это очень важно. Нужно, чтобы ваши работники чувствовали, что их постоянно контролируют. Как только уменьшается контроль, тут же ухудшаются (причем сильно) результаты работы.
Второе – это звонки. Сначала идет подготовка к звонкам, то есть сбор всех необходимых материалов (это занимает минут десять-пятнадцать).
Важно, чтобы рабочий день начинался с «холодных» звонков – на этом следует настаивать. Иначе менеджеры будут оттягивать выполнение этой задачи. Они сами себе будут говорить: «Я позвоню ему в два часа», потом – «Сделаю это в три», потом – «Позвоню в пять». А в пять часов клиент уходит домой, и менеджеры решают позвонить завтра. Так и будет продолжаться. Нужно звонить покупателям не с самого утра, а в 11:30–12:00 – самое время.
Менеджер тратит на звонки примерно два часа. Затем идут встречи, выезды на презентации (все зависит от того, какова специфика вашего бизнеса). Затем сотрудник возвращается в офис – это делается обязательно, иначе менеджер расслабится.
В конце дня выполняется подготовка документов (договоров, предложений). После пяти часов нет смысла общаться с клиентами – все уже разошлись по домам. Поэтому в конце дня логично заняться регламентными работами: подготовкой договоров, предложений, планов и списков на следующий день. Очень важно, чтобы все документы были готовы к утру, иначе на следующий день полдня потеряется из-за неспешной подготовки всех этих бумаг.
Опять обратимся к психологии. Когда менеджерам нужно выполнить эту работу вечером, они торопятся скорее доделать задание, чтобы уйти домой, и, значит, делают это энергично. Когда же они готовят бумаги с утра, им кажется, что времени много, следовательно, делают они все не спеша. Заметьте, утренние звонки сильно разгоняют ваших сотрудников, заставляют войти в рабочий ритм, а работа с бумагами значительно расслабляет.
Итак, идеальный день менеджера выглядит примерно так. Утро начинается с планерки. Затем подготовка к звонкам и сами звонки. После обеда – встречи. В конце дня – возвращение на рабочее место и регламентные работы: подготовка договоров, отчетов и (обязательно!) разработка планов и списков на следующий день.
Надеемся, эта инструкция поможет вам более эффективно выстроить работу менеджеров по продажам.
Регламент работы отдела продаж
1. Должна быть прописана структура отдела продаж: как
он выглядит, его роль в общем устройстве компании, его функциональные модели. Даже если отдел состоит из руководителя и одного-двух менеджеров по продажам, то все равно это нужно изначально прописывать.
2. Должна быть задокументирована система мотивации – положение о премировании. Гораздо лучше поощрять сотрудников, чем ставить большую зарплату, потому что ее урезать нельзя, а вот лишить премии можно – и это мотивирует.
3. Необходим план продаж.
4. Нужна четкая система учета и контроля рекламы. Она не всегда и не везде завязана с продажами, но часто к ним относится, поэтому включим ее, создав более универсальную модель.
Что важно учитывать? Сколько потенциальных клиентов по каждому типу рекламы пришло; сколько из них купило; среднюю стоимость клиента, то есть сколько было потрачено денег на его привлечение.
Как это считается? Вы знаете, сколько вы потратили денег на рекламу в местной газете. Допустим, пятьдесят тысяч рублей. После этого к вам поступило сто пятьдесят звонков. Тридцать человек из позвонивших что-то купили. Значит, 50 ООО нужно поделить на 30. Получается, что один человек у вас стоит примерно 1700 рублей. Вместе с этим смотрите среднюю продажу: сколько вам принес этот клиент. Допустим, средняя продажа у вас составляет 6000 рублей, что больше, чем 1700. Значит, этот способ рекламы работает отлично.
В системе учета и контроля рекламы необходимо отслеживать, сколько пришло клиентов по каждому виду объявления, сколько из них купили, среднюю стоимость клиента, средний чек (среднюю продажу). Это четыре ключевых фактора.
5. Работа с потенциальными клиентами также должна документироваться. О каких документах идет речь? У вас должны быть стандартные шаблоны для проведения телефонных и личных переговоров – все должно быть прописано, чтобы не зависеть от умения отдельного менеджера проводить презентации.
Также необходимы общие правила: как быстро сотрудники должны отвечать на звонки и обрабатывать письма клиентов, во сколько они обязаны приходить на работу и так далее.
6. Должна быть регламентирована система работы с постоянными клиентами: когда, как и с какой периодичностью с ними контактировать, что им предлагать.
7. Должны иметься правила ведения клиентской базы: необходима четкая инструкция, что и как в ней должно заполниться. Иначе каждый менеджер будет делать это по-своему.
8. Должна быть четкая система внутреннего документооборота: как у вас происходит передача контактов потенциальных клиентов в отдел продаж, как они выставляют счета, как взаимодействуют с бухгалтерией, логистикой и так далее.
Это основной регламент, который вам следует прописать. Не бойтесь, вам потребуется всего два-три рабочих дня, либо вы можете поручить это руководителю отдела продаж или исполнительному директору. И у вас будет создана основная структура, а работа отдела приобретет системность. Вы снизите уровень хаоса и непредсказуемости, а также свои риски. В конечном итоге это повлияет на увеличение объемов продаж.