По итогам ведомственной проверки всегда составляется акт или протокол. Вообще такие документы, как акты и протоколы, нужны для того, чтобы юридически фиксировать всё, что происходит фактически. То есть нам не очень важно, что происходит по факту, – куда важнее, чтобы в итоговых документах всё было написано так, как нам выгодно. В акт (или в отдельном протоколе) нужно вписывать все нарушения проверяющих. Подписывают акт или протокол проверяющий и тот, кто представлял компанию во время проверки.
Это были ведомственные проверки: как видите, если пришел условный Роспотребнадзор, его представители не могут досматривать личные вещи ваших сотрудников, обыскивать их, вскрывать сейфы и т. д. Если они что-то такое делают – фиксируйте на видео, смело записывайте в протокол и акт: проверяющие сами обесценили свою деятельность.
Теперь о «полицейских» проверках. Они полицейские только условно, поэтому в кавычках. Их могут проводить как органы МВД, следственные органы, так и ФСБ, например. Это может быть обследование или обыск. Первое мягче, второе более жесткое, но и там, и там свои ограничения.
Обследование проводится на основании распоряжения. В заголовке так и должно быть: «Распоряжение о производстве (тут какой-то текст) обследования».
Проверяющие сотрудники могут попросить директора (или представителя) открыть закрытое помещение. Ваше согласие официально, конечно, не будут просить. Просто невзначай скажут: «Откройте сейф и тумбочки». И если вы открыли, то считается, что согласились.
Вот вам реальный случай.
Оперативники пришли в офис с обследованием. Собрали все документы, которые лежали открыто на столах. Заходят в кабинет к директору. Говорят, открывайте сейф. Он говорит: «Потерял ключ». Они по рации: «Несите болгарку, будем вскрывать». Директор: «Не надо вскрывать, вы не имеете права». Опера: «Ну, сейчас и посмотрим, имеем ли мы право». Директор открыл сейф. На суде, конечно, никто не подтвердил этого диалога, оперативники при их допросе сказали, что директор добровольно открыл сейф и предоставил все документы. А была ли болгарка?
Обыскивать сотрудников при обследовании можно только с их согласия. Если сотрудник не согласен, а его обыскали силой, то в протоколе или акте это можно и нужно отмечать. То же с обследованием тумбочки, личных вещей, сумок.
С мобильными телефонами подобная ситуация. Только на деле происходит так. Проверяющие говорят вашим сотрудникам: «Положите все свои телефоны на вот этот стол». Все кладут. Их читают, что-то из них выписывают. Потом приезжает адвокат и видит, что телефоны в куче лежат. Адвокат возмущается, что это незаконно. А проверяющие говорят: «Так они сами, добровольно принесли телефоны, разве их кто-то заставлял?»
Проверяющие ведь тоже не лыком шиты. Они прекрасно знают свои права и обязанности, и, даже если нарушают правила, они будут стараться делать это безопасно для себя. Ключевое слово – стараться.
Как и в случае с ведомственной проверкой, из офиса могут уйти все, кроме директора или полномочного представителя.
Если после обследования забирают какие-то вещи – обязательно составить протокол изъятия, который должен быть подписан с обеих сторон. Это может быть не отдельный протокол, а перечень изъятых вещей в рамках общего протокола обследования. В любом случае проконтролируйте, чтобы все документы были в этом списке. Иначе они имеют свойство пропадать или появляться там, где их не было.
Выемка или обыск – самый жесткий вариант «полицейской» проверки. Следователи могут вскрывать что угодно без спроса, но обязательно должны быть понятые или видеосъемка. Могут залезть в тумбочки и личные вещи, обыскать кого угодно и т. д. Всё это – только с понятыми, причем обыскивать человека может только сотрудник того же пола. Если женщину обыскивает мужчина – занесите в протокол.
Во время выемки и обыска следователь сам определяет, кто может остаться, а кому можно уйти (обычно все остаются). Следователь может запретить сотрудникам пользоваться мобильными телефонами и даже разговаривать друг с другом. Всё это законно.
Как и при обследовании, при выемке и обыске составляется протокол. Еще может быть отдельный перечень изъятых предметов и документов. Все нарушения нужно прописывать в ваших замечаниях в протоколе.
Точно ли по тому адресу? Проверки проходят не абы где, а по конкретному адресу и в конкретной компании. Если в документе на проверку один адрес, а проверяющие пришли по другому, это аргумент в пользу незаконности проверки.
Допустим, в документе адрес: Вишневая улица, 1 – это юридический адрес компании. А точка продаж находится по адресу Строительная улица, 17. Фактически проверяющие пришли по адресу, но по документам – нет. Есть шанс оспорить.
Разные адреса – это повод указать на ошибку в проверке, когда будем ее оспаривать. Поэтому попросите проверяющих на входе показать документы и сверьте адреса. Если они отличается, укажите об этом проверяющим устно и впишите свои замечания в протоколе проверки.
Обратите внимание: если после сверки адреса собственник или директор все-таки разрешил обследовать не тот адрес и при этом не внес своих замечаний в протокол, обследование, обыск и выемка, скорее всего, будут признаны законными.
Если адреса отличаются незначительно: где-то корпус 1, а где-то – строение 1, то суд вряд ли признает это нарушением – «техническая ошибка», видите ли.
А вы кто? В документе на проверку есть список проверяющих – это те люди, которые уполномочены проводить проверку в компании. Обязательно нужны имена и должности. Имена в документе должны совпадать с теми, кто пришел, поэтому просим представиться, показать удостоверение или паспорт и сверяемся: кто уполномочен на проверку и кто пришел.
Есть шанс, что имена не совпадут. Например, заявлен Иванов, а пришел Сидоров. Это тоже не повод выгонять Сидорова, но явная ошибка помогает оспорить результаты проверки.
● Тип мероприятия: проверка, обследование, обыск или выемка.
● Полное название компании с правовой формой и данные ОГРН/ИНН.
● Юридический или фактический адрес нахождения организации.
● Кого уполномочивает документ – постановление об обыске или об обследовании, и кем непосредственно проводится мероприятие – кто пришел.
Сейчас нет уполномоченного лица. Допустим, проверяющие вошли, записали сведения о проверке в журнал, секретарь сопоставил адрес проверки и имена проверяющих. Теперь очередь за уполномоченным лицом компании.
Уполномоченное лицо – юридический термин. В нашем случае это человек, у которого есть права представлять компанию при проверке. Такие права дает доверенность или должность генерального директора, потому что он может представлять интересы компании согласно уставу.
Подход такой: сначала берем у проверяющих документ, переписываем сведения из него, а потом говорим проверяющим, что уполномоченного лица нет на месте, надо подождать. Если это так, конечно. И смотрим за реакцией. Есть проверки, которые нельзя проводить без уполномоченного лица от компании, поэтому, возможно, проверяющие развернутся и уйдут. В моей практике такое было. Если проверяющие готовы ждать, тоже неплохо, потому что теперь есть время сориентироваться.
Вот вам немного удивительного из опыта проверок. Пришел Роспотребнадзор с внеплановой проверкой. Вернее, проверять они ничего не собирались, у них с собой уже были заполненные акты. Проверяющие были намерены закрыть заведение. Тогда управляющая сказала, что она не уполномочена подписывать ничего (так и было), давайте ждать.
А ей говорят – на полном серьезе, происходит всё средь бела дня недалеко от метро «Шаболовская», Москва – «Вот вам на флешке текст доверенности, вбейте туда свои данные и подпишите за себя и директора».
Управляющая вписала всё, распечатала и подписала. Позже на наш вопрос, зачем она так сделала, управляющая ответить не смогла. Мы пошли в суд обжаловать эту проверку, указывая на отсутствие уполномоченного лица. Провели экспертизу подписи директора – подтвердилось, что подпись чужая. А Роспотребнадзор говорит: «А нам откуда знать, что это за доверенность? Нам ее дали, мы ее приложили к делу». Суд согласился. Я же говорю: Человек Проверяющий (Homo Checkus) знает свое дело.
Вывод: проинструктируйте сотрудников не брать ни от кого из проверяющих доверенности и ничего не подписывать. Проверяющие тоже не вчера родились и понимают, как давить на сотрудников, поэтому своих людей надо готовить, в том числе и к такому.
Вызовите уполномоченное лицо
Уполномоченное лицо – любой специалист, который знает, как помочь, и вооруженный доверенностью от компании. Это может быть безопасник, адвокат или один из директоров компании. Тут главное – крепкая психика, стойкость и знание своих прав и всяких тонкостей проверок.
Перед звонком такому помощнику советую собрать сведения о проверке, чтобы он был в курсе еще до приезда.
● Кто приехал – какое ведомство, должности, имена.
● С какой проверкой, например обыск или обследование.
● Какие ошибки уже допустили проверяющие.
● Что успели рассказать сотрудники.
● Статус проверки: ждут уполномоченное лицо, начали мероприятие, неформально осматривают помещение.
Отпустите сотрудников домой
Самое слабое звено во всех проверках – люди: действующие и бывшие сотрудники компании, охрана, уборщицы. Можно сделать идеальные документы, проводить выверенные сделки, но кто-нибудь обязательно что-нибудь ляпнет.
Чтобы ляпнуть, особенно ничего не надо. Представьте: проверяющий с очень суровым лицом просит какого-нибудь завхоза или кладовщика зайти в кабинет. Предлагает ему присесть. Задумчиво листает папку с документами и молчит.
Кладовщик начинает нервничать. Что происходит? Чего ждет этот проверяющий? У кладовщика наверняка есть какие-то скелеты: невыплаченные алименты, долг по кредиту, какая-нибудь еще ерунда. Он начинает нервничать, что сейчас его выведут на чистую воду. Кладовщик в страшном стрессе. Он начинает говорить.