Просто вообразите, что этот человек наговорит. А может, даже и не наговорит, а просто будет написано в протоколе допроса всё, что надо. А человек просто подпишет. При этом проверяющий, вероятно, не сказал ни слова.
Моя команда проводит обучение на случай проведения проверок, и уже на занятиях видно, кто не справится. И тут дело не в знаниях или навыке, а в психологической устойчивости. Даже если вы обучили сотрудников, всё равно есть те, кто настолько нервничает, что наговорит глупостей.
Наконец, не все сотрудники считают своим долгом отстаивать интересы фирмы. Поэтому совет: если есть возможность, выводите людей из-под удара во время проверки. Отпустите их домой.
Анастасия Татулова,
владелец сети семейных кафе «АндерСон»
К нам незаконно пришла проверка: делали проверочную закупку алкоголя, который в кафе даже не продавался.
Проверяющие провоцировали официанта на покупку без чека и допустили множество нарушений, на которые мы пожаловались в Прокуратуру Москвы и еще попросили возбудить уголовное дело.
Прокуратура спустила обращение на участкового, а тот вызвал официанта, и всё. Объяснения официанта оказались противоположными тому, что было на самом деле.
Всё потому, что официант растерялся: ему дали лист, он подписал, даже не читая. А там: «Полицейские вели себя согласно их полномочиям, сразу представились» и в таком духе, что было совсем не так.
После объяснений официанта-очевидца нас за жалобы могли привлечь по заведомо ложному доносу.
Узнайте реальную причину проверки
У каждой проверки есть причина, из-за которой всё началось, и эту причину хорошо бы узнать. В идеале – еще и что-то с ней сделать. Возможно, соседка пожаловалась на шум или появилась задача – каждый день проверять все заведения на такой-то улице из-за чемпионата мира по футболу.
Причину можно узнать, если общаться дружелюбно, задавать вопросы и прислушиваться к ответам проверяющих. Например, можно спросить: «Что-то вы зачастили в наш дом, соседний магазин говорил, что у него тоже проверки. Это вы приходили?» И слушаем ответ, там всё будет.
Случай из практики. Мы сопровождаем рестораны и кафе в Москве, и во время чемпионата мира по футболу в 2018 году в одно кафе проверяющие приходили каждый день. Проверяли всю улицу, не только это кафе.
Мы спросили, почему так. Оказалось, «нам просто нужно проводить проверку»: не выявлять правонарушения, а проводить проверку. Это разные мотивы. Тогда мы подготовили акты проверки на месяц вперед с разными датами. В актах мы написали, что у нас всё в порядке. И каждый день просто выносили новый акт с актуальной датой. Нас даже поблагодарили, потому что теперь проверка занимала пять минут: они заходили, мы ставили подписи, и готово. При этом сотрудники заведения тоже не отвлекались.
Есть тяжелые случаи, когда проверяющие хотят взятку. Знаю, что в ресторанах и гостиницах часто открыто просят скидочные карты, бесплатный номер или конференц-зал. Тут каждый сам решает, что делать. Но нужно как минимум понимать реальную причину, чтобы не было иллюзий. Свое отношение к коррупции я выскажу в конце этой главы, чтобы не сбивать порядок процедуры проверки.
Закройте доступ к документам
Есть только один вид проверки, когда проверяющие вправе вскрывать любые двери, шкафы, тумбочки и сейфы, – обыск и выемка. Если в компании проходит другой тип проверки и ничего не лежит в открытом доступе, проверяющие могут получить документы только открыто лежащие, например на ресепшене, либо с разрешения директора.
В открытом доступе – это, например, на столе или полках. Поэтому советую все важные документы убирать под ключ, ключ в замке не хранить, замок не открывать. А лучше вообще не хранить важные документы в офисе компании.
На просьбу открыть вы должны открывать, но это если ключ не утерян. А теряются они очень часто.
Инкогнито,
владелец федеральной сети, годовой оборот 10+ млрд рублей
ОБЭП пришли к нам в офис. Мы ничего не боялись, потому что и ваш тренинг проходили, и ничего сверхнезаконного по сравнению с рынком не делали.
Сотрудники полиции зашли ко мне в кабинет с бумагой на обследование и спрашивают: «Сейф вскрывать будем?» А я что-то замялся и говорю: «Вы же не имеете права вскрывать при обследовании». И они мне: «Тогда открывайте сами, если не хотите, чтобы мы разрезали тут его». Я и открыл.
Только потом понял, что нужно было ключ потерять, потому что меня-то не подводили документы из сейфа, а вот стратегических партнеров сильно подкосило. Там чужие схемы налоговых оптимизаций, за них проверяющие и зацепились.
Контролируйте проверяющих
При проверках хорошо бы следить за проверяющими: если они ошибутся, ошибку можно зафиксировать и использовать в суде. Следить должны и понятые. Но понятых привлекают сами проверяющие, и часто они совсем не заинтересованы во внимательном слежении. Напоминайте им об их роли.
Понятые могут называться «представителями общественности», например при проверочной закупке. Но суть одинаковая: фиксировать процедуру проверки. И данные их также должны быть в протоколе. Потом, в суде, у них можно спрашивать, как именно проходила проверка, кто, что и где делал.
Советую быть постоянно рядом с проверяющими. Представьте, что вы водите экскурсию по своей компании и проверяющие всей экскурсионной группой ходят за вами и просят открыть какие-то двери. Некоторые из них открываются, а от некоторых ключи безвозвратно утеряны.
У проверяющих своя стратегия. Например, они разбегаются по разным углам помещения и начинают параллельно всё обследовать. В этом случае ни понятые, ни сотрудники не смогут уследить за действиями, а значит, не получится исключить провокации или злоупотребления. Тогда советую главному лицу произнести:
«Граждане проверяющие! Недопустимо параллельное обследование всего помещения, так как могут пропасть ценные вещи, а также возможны другие недоразумения. Убедительная просьба собраться в центре помещения для дальнейшего обследования».
Из практики. При обыске пресекли параллельные поиски тем, что указали, что на рабочих местах находятся личные вещи сотрудников, которые представляют значительную материальную ценность. Адвокат сразу сел писать заявления о хищении материальных ценностей. Это дисциплинировало проверяющих.
Видеозапись
В проверках много тонкостей, и собственник бизнеса, скорее всего, их все не знает. Да и просто слова директора против слов проверяющего немного в суде весят, а вот видеозапись – веское доказательство. Чтобы не пропустить важное в проверке, советую снимать ее на камеру. Для этого подходят камеры в офисе, а еще можно ходить за проверяющими и снимать на телефон. Вот прямо по пятам, не стесняясь.
Потом видео компания передает адвокату, а тот смотрит, где проверяющие превысили полномочия и за что бы зацепиться.
Возможно, проверяющие скажут, что не давали согласия на съемку. Если это открытый конфликт и есть полицейские, тут каждый сам решает, стоит ли рисковать. Но, по опыту, проверяющие пару раз что-то скажут о съемке, а потом не обращают внимания.
Перед тем как снимать, необходимо обратиться к должностному лицу и сообщить, что будет производиться видеозапись. Он обязан сделать отметку в протоколе по этому поводу.
Иногда камеры на мобильных телефонах могут включаться и у ваших сотрудников. И если не делать это нарочито и нагло, то можно собрать много материала и не уведомляя никого официально.
Если у вас обыск, то все мобильные и любые другие технические средства, скорее всего, будут изъяты. Но ведь есть стационарные видеокамеры общего наблюдения, а если они пишут не на внутренний сервер, а в «облако» – вообще идеально.
Мы находимся в данном помещении на законных основаниях. Я снимаю на видео именно помещение, которое мы арендуем. Попадание проверяющих в кадр – случайность, и это можно исправить, если вы покинете наше помещение.
Проверьте протокол
По итогам проверки проверяющие готовят документ – акт или протокол. Этот документ – фундамент, на котором потом будет строиться весь дальнейший процесс. Повторюсь: по большому счету не важно, что было на самом деле во время проверки. Важно, что осталось в протоколе.
Допустим, в компании четыре огнетушителя, но они не на своих местах. Проверяющие записали в протокол фразу со смыслом: «Огнетушителей нет».
Если директор подпишет протокол, ничего от себя не добавив, компанию оштрафуют, будто огнетушителей нет совсем, а не потому, что они стояли не там, где надо.
Вот самый главный совет о протоколе: если в протоколе что-то не так или просто смущает, четко, отчетливо, крупно и не стесняясь написать, что с протоколом не согласен и с чем именно. И только после того, как это всё четко отмечено, – только тогда подписывать. Если нужно что-то исправить, отлично: просите изменить предложение или даже целый абзац. И так проходите весь протокол.
Протокол – документ для суда. Поэтому в нем должны быть реальные факты, никаких намеков на нарушения со стороны компании и двусмысленных фраз. Проверяющий мог прийти в ваш офис голым в маске Дарта Вейдера и материться на ваших работников, но если это не отражено в протоколе – этого не было.
Замечания можно вносить самим. Написано «Огнетушителей нет», и вы пишете «Данная фраза не соответствует действительности, так как огнетушители находятся в двух метрах от своего места. Прошу осуществить фотофиксацию. Дополнительно фотографирование осуществлено на сотовый телефон “Самсунг А7”».
Протокол изъятия документов и дача объяснений
Если проверяющие забирают с собой документы, то просто так не отдаем. Сначала готовим список, что именно у вас забирают. Никаких фраз вроде «зеленая папка, 240 листов», а описываем каждый значимый документ. Двести сорок документов – значит двести сорок строк. Никуда не торопимся, наливаем кофе и спокойно, без истерик, вносим каждую бумажечку в протокол изъятия. Если часть из этих документов – учредительные, то их можно не идентифицировать отдельными документами, но всё остальное важно прописывать.