Задача построения адекватной системы, позволяющей автоматизировать ведение бухгалтерского и управленческого учета на предприятиях различных видов деятельности и основанной на формализованных моделях, является весьма актуальной.
Анализ состояния современного рынка бухгалтерских программ показал, что в настоящее время представлены бухгалтерские системы следующих типов:
1) самые примитивные системы, представляющие собой автоматизированное рабочее место одного бухгалтера. Они построены на принципе составления проводок и служат фактически только для получения оборотных и сальдовых ведомостей. Эти системы не приспособлены для работы в сети, малофункциональны и могут применяться на любом предприятии независимо от вида деятельности;
2) функциональные системы, позволяющие автоматизировать некоторые участки учета. Они могут использоваться в сетях, настраиваются на изменения в законодательстве;
3) специализированные системы, предназначенные для комплексной автоматизации деятельности предприятия. Эти системы могут работать в сети и, как правило, разрабатываются под конкретное предприятие, что не позволяет использовать их на предприятии с другим видом деятельности, не прибегая к изменению программного кода;
4) комплексные корпоративные информационные системы, характеризующиеся интегрированными технологическими решениями. Эти системы предполагают реинжиниринг бизнес-процессов на предприятии, включая управленческий и бухгалтерский учет и настройку на конкретного заказчика.
Комплексные корпоративные информационные системы получили в последнее время наибольшее распространение, однако и они по своей сути являются либо слабо настраиваемыми на специфику конкретного предприятия, либо реализующими определенный вид деятельности предприятия. При этом обычно под настройкой понимается написание дополнительных программных модулей программистами предприятия, эксплуатирующего эту систему.
На основании проведенного анализа систем автоматизации бухгалтерского учета можно сделать следующий вывод: ни одна из них не является настолько универсальной и функциональной, чтобы в ней одновременно учитывались форма собственности предприятия, вид основной деятельности (или каждый вид деятельности, если их несколько) и принятая на предприятии учетная политика. Стремление устранить этот недостаток приводит к необходимости переписывания части программного кода системы или написания дополнительного. Подобный подход приводит к значительным материальным и временным затратам со стороны предприятия. Кроме того, из-за значительной динамики изменений в нормативной базе собственно бухгалтерского учета и изменений видов и характера бизнес-процессов на предприятии затраты на автоматизацию становятся неадекватными получаемому экономическому эффекту от внедрения системы автоматизации. Одной из основных причин такого положения является то, что при написании этих систем либо не была предварительно спроектирована математическая модель автоматизируемых процессов, либо была использована неадекватная модель, не отвечающая всем требованиям.
Основная задача состоит в проведении ряда предварительных мероприятий, позволяющих осуществить перевод предприятия в высокую степень готовности и создания предпосылок для успешного, эффективного внедрения.
Проблема отождествления бухгалтерского и управленческого учета в основном связана с тем, что финансовый консалтинг в России вырос из аудита. Но сегодня учет – это один из аспектов разработки стратегии управления предприятием, а не форма счетоводства. Существенной проблемой является недостаточная оперативность информации.
Проблемой в построении системы управленческого учета является постановка системы автоматизации. Не уменьшая значения качественной программы для предприятия, необходимо отметить, что постановка системы управления предприятием и внедрение информационных технологий в компании неравнозначны. При внедрении системы управленческого учета перед предприятием будут возникать такие проблемы, как формирование новой команды, необходимость обучения персонала, сопротивление коллектива нововведениям, установление сильных горизонтальных связей и переход на систему регулярного менеджмента. Однако результаты, полученные от внедрения системы управленческого учета, превосходят ожидания, потому что в современных условиях только то предприятие, которое длительное время удерживается на рынке, затраты и результаты деятельности организации будут полностью определяться степенью эффективности управления, объемом и качеством работы каждого подразделения и каждого сотрудника.
В условиях конкуренции особое значение приобретает необходимость тщательного исследования своей стратегии развития на рынках финансовых услуг.
Общепринятым ныне революционным способом организационной перестройки считается реинжиниринг бизнес-процессов (или реинжиниринг корпорации на основе бизнес-процессов).
Существует утверждение, что переход от функционально-структурной к процессно-ролевой модели наиболее эффективен именно в виде реинжиниринга.
По определению М. Хаммера и Дж. Чампи реинжиниринг является фундаментальным переосмыслением и радикальным перепроектированием бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность. В этом определении содержатся четыре ключевых слова: фундаментальный, радикальный, существенный и процессы.
Реинжиниринг нельзя путать и отождествлять с автоматизацией производства, реструктуризацией и уменьшением размеров фирмы, с реорганизацией, в результате которой уменьшается число уровней управления или осуществляется переход к горизонтальной структуре, с улучшением качества продукции или комплексным управлением качеством.
Эти ограничения чрезвычайно важны, так как позволяют в конечном итоге определить реинжиниринг как способ перестройки организационной структуры компании, который протекает стремительно во времени с кардинальными качественными изменениями в пространстве, т. е. в жизни конкретной фирмы.
С точки зрения технологии реинжиниринг означает:
1) более эффективное использование имеющихся у фирмы материально-вещественных ресурсов;
2) возможность применения более совершенных средств производства.
Экономический аспект реинжиниринга состоит в том, что в результате такого рода мероприятий появляются эффективные компании, имеющие конкурентные преимущества.
Реинжиниринг – это своеобразный феномен, который характеризуется как принципиально новыми положениями и подходами, так и старыми.
Объектами реинжиниринга могут быть:
1) фирмы (корпорации);
2) бизнес-процессы после их выделения из функционально-структурной организации компании.
Выделение бизнес-процессов в фирме еще не может считаться достаточным условием для проведения реинжиниринга. Таким действиям подвергаются только процессы, отвечающие определенным условиям.
По мнению М. Хаммера и Дж. Чампи, к таким условиям следует отнести:
1) дисфункциональность бизнес-процессов;
2) их значимость с точки зрения влияния на клиента;
3) осуществимость (возможность и высокую вероятность успешного реинжиниринга.
Под дисфункциональностью следует понимать:
1) произвольную фрагментацию естественного процесса, что ведет к излишкам данных у субъектов;
2) неспособность системы справляться с неопределенностью, что выражается чаще всего в наличии значительных буферных запасов и возникновении проблем «на стыках»;
3) фрагментарность как таковую, что существенно увеличивает долю контрольно-измерительных операций по сравнению с созидательными;
4) неадекватность обратной связи по цепочке трудовых заданий, что требует частой переделки и повторения работы;
5) усложнение простой основы процессов, что приводит к запутанности, выделению особых обстоятельств, частому отходу от общих правил.
Изменения, происходящие в процессах, которые подвергаются реинжиниринговой перестройке:
1) объединение нескольких работ в одну;
2) принятие решения самими работниками;
3) выполнение этапов процесса в естественном порядке;
4) вариативность процессов;
5) выполнение работы там, где ее можно сделать наиболее эффективно;
6) сокращение объема проверок и контроля;
7) минимизация необходимых согласований;
8) осуществление единственный контакт с внешней средой ситуационным менеджером;
9) преобладание смешанных централизованных (децентрализованные) операций.
Данные изменения приводят к перестройкам в работе фирмы, так как фактически здесь речь идет об отказе от самой сути концепции менеджмента, которая позволяла успешно функционировать компаниям многие десятилетия. Отрицаются принцип разделения труда и бюрократическая организация с ее вертикальной иерархией и функционально-структурной моделью компании.
Субъектами реинжиниринга являются процессные команды, а также конкретные лица или группы лиц в компании, которые по долгу службы могут быть связаны со структурными перестройками в фирме. В результате этого выделяется лидер реинжиниринга, хозяин реинжинирингового процесса, руководящий комитет реинжиниринга и «царь» реинжиниринга.
Лидер реинжиниринга – это один из высших руководителей компании, мотивирующий в целом реинжиниринговое мероприятие и санкционирующий его.
Хозяин процесса – это менеджер, несущий ответственность за текущий процесс и мероприятия по его реинжинирингу.
Реинжиниринговая команда (процессная команда) – группа лиц, ответственных за реинжиниринг конкретного процесса, которая диагностирует существующий процесс и контролирует его перепроектирование и освоение заново.
Руководящий комитет – группа старших менеджеров, вырабатывающая политику, разрабатывающая общеорганизационную стратегию реинжиниринга и отслеживающая ее реализацию.
«Царь» реинжиниринга – лицо, которое являетсяответственным за разработку методов и инструментов реинжиниринга внутри компании и за обеспечение синергизма ее различных реинжиниринговых проектов.