Адаптация в новой должности относится либо к сотрудникам организации, которые получили новую должность, либо к новичкам, которые в новой организации занимают ту или иную должность впервые в своей профессиональной деятельности.
4. К субъектам адаптации относятся работники и, как ни парадоксально это звучит, сама работа в качестве организации, трудового коллектива, должности, рабочих функций и места.
Адаптация работника – в основном об этом типе адаптации и пишут во всех учебниках по управлению персоналом.
Адаптация работы к персоналу предполагает организацию рабочих мест в соответствии с требованиями эргономики; гибкое регулирование ритма и продолжительности рабочего времени; выработку и построение организационной структуры; распределение рабочих функций, прав и обязанностей, а также конкретных заданий; оптимизацию систем стимулирования и поощрения труда работников по принципу адресности и особых заслуг.
Процесс адаптации происходит независимо от того, знаем ли мы о нем, помогаем ли мы сотруднику или нет. Что же дает компании процесс адаптации персонала?
Во-первых, сокращение текучести кадров. Причина ухода большого количества персонала в первые полгода общеизвестна. Одной из причин является упущение при подборе персонала. Сотрудник не подходит по профессиональным навыкам, личностным качествам, и компания его отвергает. Другой причиной может быть несовпадение ожиданий сотрудника от работы в компании и реальности. В результате уходит сам сотрудник.
Во-вторых, экономия времени руководителя и рядовых сотрудников. На практике мы сталкиваемся с тем, что «новенький» тратит много времени, чтобы получить информацию по какому-либо вопросу. Он постоянно отрывает от работы сотрудников, пока не найдет более спокойного и терпеливого. И так происходит по каждому вопросу.
Так же процесс адаптации позволяет формировать приверженность и лояльность сотрудника к компании. Иметь приверженцев среди клиентов мечтает каждая компания. А среди сотрудников? Квалифицированные специалисты ищут работу в компаниях, отвечающих их ожиданиям. Квалифицированный персонал является конкурентным преимуществом любой компании. Главное, знать какие у нового сотрудника ожидания, как оценивает свое соответствие требованиям компании, как видит свое дальнейшее развитие, возможные перспективы. Все это в сочетании с вниманием, поддержкой – хорошее основание для формирования приверженности и лояльности сотрудника.
Результатами успешного прохождения новым сотрудником процесса адаптации являются получение необходимый объем знаний и навыков, необходимый для работы; новый сотрудник вышел на заданный уровень показателей эффективности деятельности; поведение новичка соответствует установленным требованиям; у нового сотрудника выражено желание совершенствоваться в профессии, он связывает свое будущее с данной работой; установлены дружеские взаимоотношения с большинством коллег по работе.
В определенном смысле процесс адаптации новичка начался еще на этапе отбора, собеседований при принятии на работу. У него уже есть какая-то информация о фирме, о подразделении, о непосредственном руководителе, обязанностях и задачах. И вот теперь пришло время продолжить это знакомство, сделать его более подробным, помочь новому сотруднику не только узнать, но и освоить новые правила и порядки.
Итак, процесс адаптации может включать несколько этапов.
1. Этап общей ориентации – знакомство нового сотрудника с фирмой и подразделением в целом, с общими для всех правилами. На этом этапе новичок сможет составить для себя «общую карту местности», пока без тонких деталей, но это поможет ему чувствовать себя увереннее, устойчивее в новой обстановке. Нужной для этого информации довольно много:
1) общие сведения о фирме и подразделении, краткая история их становления и развития;
2) трудовой распорядок фирмы;
3) общие правила, традиции, внутренние стандарты взаимодействия, например можно ли пить чай на рабочем месте, есть ли требования к внешнему виду или обращению сотрудников друг к другу и т. п.;
4) правила поощрений и наказаний, принятые в фирме;
5) общая структура фирмы или подразделения (в зависимости от размера фирмы и структуры взаимосвязей по службе);
6) расположения кабинетов;
7) знакомство с сотрудниками, особенно с теми, с кем вновь принятый специалист будет связан в силу служебной необходимости;
8) расположение наиболее нужных точек (мест, где можно пообедать и выпить чаю, место для курения и т. п.), а также другие бытовые аспекты;
9) местоположение кассы и время и порядок получения заработной платы;
10) социальный пакет фирмы;
11) а также информация о том, где можно получить ответы на те или иные вопросы (так как рассказать все разом не получится, и вопросы возникать будут).
Все эти сведения или часть их могут быть отражены в лекционной форме, в форме беседы или в виде «Памятки новому сотруднику». Формы могут сочетаться, так как информации много и всего новичок все равно не запомнит, переспрашивать же в дальнейшем будет неудобно, не каждый на это решится. Памятка решает эту проблему достаточно. А для того чтобы новый сотрудник мог сориентироваться «на местности», полезно устроить ему экскурсию по фирме, лично познакомить его с коллегами, особенно с теми, с кем ему предстоит взаимодействовать в ходе выполнения непосредственных обязанностей. Хорошо, если такое представление нового сотрудника сделает либо специалист отдела персонала, либо непосредственный руководитель новичка.
2. Этап вхождения в должность. На этом этапе обычно затрагиваются следующие вопросы:
1) структуру, функции, цели и задачи подразделения, в котором предстоит работать новичку;
2) внешние и внутренние взаимоотношения подразделения;
3) более близкое знакомство с сотрудниками подразделения;
4) непосредственные цели, задачи, обязанности нового сотрудника (чем детальнее и подробнее, тем лучше);
5) историю должности, разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;
6) нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;
7) дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника);
8) требуемую отчетность;
9) виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;
10) процедуры, правила и предписания, непосредственно касающиеся нового работника.
Весь блок этой информации удобно передавать также в разных формах: с одной стороны, это может быть собеседование с непосредственным руководителем и (или) курирующим специалистом, с другой стороны, новичку полезно ознакомиться с существующей на предприятии нормативной документацией (должностной инструкцией, положением о подразделении, материалами, касающимися непосредственных обязанностей, другими документами).
3. Этап действенной ориентации. На этом этапе новичок приспосабливается в ходе рабочей деятельности к своему статусу, начинает строить отношения с коллегами, руководителем, ориентируется в ситуации уже не теоретически, а непосредственно, на практике. В рамках данного этапа полезно дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. В этот период важно, чтобы руководитель или куратор нового сотрудника оказывал ему поддержку, регулярно вместе с ним проводил оценку его деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами. При этом нужно соблюдать баланс между адаптационными процедурами и непосредственно деятельностью сотрудника. Если новичка чрезмерно поддерживать и опекать, это может отрицательно сказаться на его работе и формировании стиля поведения на данном предприятии. При таком перекосе может появиться ощущение, что либо ему не доверяют, либо самостоятельная работа не приветствуется в этом коллективе. Однако, если поддержки будет недостаточно, у новичка может возникнуть ощущение, что его бросили на середину пруда и наблюдают, выплывет ли он. Этап действенной ориентации обычно достаточно точно отражает стиль взаимодействий, традиционно сложившийся на предприятии.
4. Этап функционирования. Этим этапом завершается процесс адаптации, здесь постепенно преодолеваются производственные и межличностные проблемы, сотрудник «притирается» к новым коллегам, месту работы и происходит переход к стабильной работе. Если процесс адаптации на предприятии не организуется, то, как правило, этот этап наступает после 1—1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организацию привлекается большое количество персонала.
Иногда выделяют три стадии адаптации персонала: ознакомление, частичное приспособление и полное приспособление. В данном случае стадия ознакомления соответствует этапу общей ориентации, стадия частичного ознакомления – этапу вхождения в должность и этапу действенной ориентации, а стадия полного приспособления – этапу функционирования.
Что касается адаптационных программ, то все они подразделяются на два основных вида: общие и специализированные.
Общая программа адаптации персонала касается организации в целом и включает в себя общую информацию об организации (миссию, экскурс в историю, цели и задачи, слабые и сильные стороны, угрозы и возможности, традиции, оплату труда, льготы, стимулирование и поощрение, охрану труда, деятельности профсоюзной организации, если таковая имеется и многое другое).
Специализированная программа адаптации персонала включает информацию о конкретных подразделениях, рабочих местах и функциях: положение о структурном подразделении, должностные инструкции, приказы, планы, отчеты и т. д.
Огромное значение имеют адаптационные процедуры, которые призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т. д. Специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.