Приложение 5
Политика документооборота при аутсорсинге кадровых услуг1. Цель
1.1. Установить порядок, сроки и формы предоставления кадровой документации работниками компании «КЛИЕНТ» ответственному специалисту по начислению заработной платы компании SMAR, ответственному специалисту по кадрам компании SMAR и работникам компании «КЛИЕНТ».
1.2. Описать порядок оформления кадровых документов.
1.3. Установить порядок хранения и архивирования кадровой документации.
2. Общие положения
Информация по работнику вносится в программу «1С: Моя Зарплата» специалистом, ответственным за кадровое делопроизводство компании SMAR (далее – специалист по кадрам SMAR), который обеспечивает оформление и обработку кадровой документации по вверенному ему подразделению согласно установленным правилам (при открытии новых ресторанов добавляется функционал по оформлению сотрудников нового ресторана, которые работают во вверенном подразделении).
Информация, внесенная в «1С: Моя Зарплата», сверяется с оригиналом или заверенной скан-копией документа сотрудником «КЛИЕНТ», ответственным за утверждение печатной формы документа и данных в «1С: Моя Зарплата» согласно Приложению 1 (имеется в виду отдельное приложение к данной политике. – М.Л.). Документы (приказ, ведомость, протокол и иные кадровые документы) подписываются с обязательным контролем основания для их издания.
Специалисты по кадрам SMAR и специалисты «КЛИЕНТ», ответственные за утверждение информации в «1С: Моя Зарплата», несут ответственность за правильность и достоверность отраженных данных.
Расчет и начисление заработной платы осуществляется только на основании документов, оформленных в соответствии с действующими требованиями законодательства.
3. Оформление кадровой документации при движении работников компании «КЛИЕНТ» (прием, перевод, перемещение, изменение заработной платы / установление доплат и надбавок, командировка, увольнение)
Кадровая документация, передаваемая для начисления заработной платы работникам «КЛИЕНТ», оформляется специалистом по кадрам SMAR. Ответственный специалист по кадрам SMAR контролирует полный процесс подписания документов, утверждения и проведения данных в «1С: Моя Зарплата».
(В данном разделе вам необходимо подробно описать виды передаваемых документов, способ и сроки передачи, а также указать ответственных за их предоставление. – М.Л.)
4. Оформление первичных документов по учету заработной платы. Предоставление результатов начислений по заработной плате
Начисление и расчет заработной платы осуществляется на основании кадровой документации и документации по учету использования рабочего времени, оформленных в соответствии с требованиями действующего законодательства и предоставленных в сроки, установленные Приложением 2 (имеется в виду отдельное приложение к политике. – М.Л.).
Приведу пример того, как может выглядеть такое приложение (в сокращении) – см. табл. 24.
Важно!
Ваши приложения могут быть более краткими или более подробными – это зависит от объема проекта. Помните: вы создаете для себя удобный инструмент работы на долгосрочную перспективу, поэтому главным вашим приоритетом должен быть баланс.
(Вы можете выносить в отдельные разделы те процессы в политике, что требуют особого внимания и согласования. Например, процесс выплаты заработной платы. – М.Л.)
5. Перечисление заработной платы на счета работников
Для перечисления заработной платы на счета работников «КЛИЕНТ» ответственный специалист по зарплате SMAR формирует электронные ведомости на выдачу заработной платы сотрудникам за истекший месяц с помощью программы «1С: Моя Зарплата» в двух форматах (.xlsx,txt) и размещает их на сервере в защищенном файле в сроки, утвержденные Календарем.
В отличие от общих сроков предоставления документов календарь содержит конкретные даты, определяющие взаимодействие заказчика и исполнителя в текущем месяце. Далее привожу пример такого календаря (табл. 25).
6. Предоставление справок
(При передаче на аутсорсинг функций по расчету заработной платы вам важно определить, в какой форме и как часто справки о заработной плате будут предоставляться вашим сотрудникам. Стоимость подготовки таких справок, их количество и периодичность подготовки необходимо зафиксировать в договоре. – М.Л.)
Ответственный специалист по кадрам SMAR формирует заявку (на основании запросов сотрудников клиента) на предоставление справок и передает ее специалисту по зарплате каждую неделю в понедельник и четверг. Сформированные в формате Word справки предоставляются специалистом по зарплате SMAR в сроки, установленные Календарем.
Передача сформированных справок осуществляется посредством электронной почты ответственному специалисту по зарплате «КЛИЕНТ» для дальнейшего их подписания, проставления печати и передачи сотрудникам.
7. Оперативное хранение документов и передача документов в архив
(В четвертой главе я дала примеры описания этих процессов. Но для крупных проектов рекомендую прописывать порядок хранения и архивации документов более детально с указанием их видов и сроков хранения. – М.Л.)
Пример 7.Приложение 6
Пример 8.Показатели качества услуг
Настоящим Стороны согласовывают приведенные ниже показатели качества Услуги, а также их значения и веса. Значение/вес должны служить KPI для оценки Заказчиком работы Поставщика услуг.
Пример 9.Информация о клиенте
Список использованной литературы
1. Bravard J.-L. Smarter Outsourcing: An executive guide to understanding, planning, and exploiting successful outsourcing relationships/ Jean-Louis Bravard and Robert Morgan. – Harlow: Pearson Education Limited, 2006. – xvii, 225 p.
2. Keith B. Strategic Sourcing in the New Economy: Harnessing the Potential of Sourcing Business Models for Modern Procurement / Bonnie Keith, Kate Vitasek, Karl Manrodt, and Jeanne Kling. – [S. l.]: Palgrave Macmillan, 2016. – xviii, 448 p.
3. Lacity M. Nine Keys to World-Class Business Process Outsourcing / Mary Lacity and Leslie Willcocks. – London: Bloomsbury Publishing, 2015. – 256 p.
4. Аникин Б. А. Аутсорсинг и аутстаффинг: высокие технологии менеджмента / Б. А. Аникин, И. Л. Рудая. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 318 с.
5. Македонский С. Н. Аутсорсинг в стратегии современного бизнеса. Лучшие практики успешной работы с поставщиком услуг / С. Н. Македонский, Ю. Е. Ефросинин, Л. Л. Шустерова, М. С. Брусенцев. – СПб.: Питер, 2019. – 352 с.
6. Виташек К. Взаимовыгодный аутсорсинг: пять правил, которые преобразуют процесс аутсорсинга / К. Виташек, М. Ледьярд, К. Манродт. – СПб.: ЧУ «Библиотека мастеров интеллектуального труда», 2016. – 196 с.
7. Бравар Ж.-Л. Эффективный аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений / Ж.-Л. Бравар, Р. Морган. – Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2007. – 288 с.
8. Лемеза М. Аутсорсинг услуг: как выбрать провайдера и правильно заключить договор / Мария Лемеза // RB.RU. – URL: https://rb.ru/opinion/all-about-outsourcing/ (дата обращения: 16.05.2023).
Рекомендуем книги по теме
Управление проектами от А до Я
Ричард Ньютон
Экономика удаленки. Как облачные технологии и искусственный интеллект меняют работу
Мэттью Моттола, Мэттью Котни
Оптимизируй это немедленно! Как, используя современные IT-инструменты, сократить издержки и обойти конкурентов
Георгий Нанеишвили
Инструменты сильного рекрутинга. Как найти и привлечь талантливых сотрудников
Тим Сакетт