Следуя приведенному далее алгоритму, вы сможете подобрать наиболее выгодного партнера по аутсорсингу.
1. Удостоверьтесь, что у компании-провайдера налажены бизнес-процессы и есть внутренние регламенты работы.
Вы можете запросить перечень регламентов, копию действующего сертификата ISO или иное подтверждение регламентации бизнеса.
Иногда наши потенциальные клиенты запрашивают некоторые регламенты в виде приложений к предложению или заявке на тендер. Часто эти регламенты относятся к информационной безопасности.
2. Сформулируйте, какие потребности бизнеса должен закрыть аутсорсинг.
Повторю: не стоит передавать на аутсорсинг критически важные бизнес-процессы, в частности те, что формируют ваши конкурентные преимущества.
3. Просчитайте экономическую выгоду от перехода на аутсорсинг.
Возможные параметры для анализа: сокращение прямых и косвенных затрат, оптимизация операционной деятельности, повышение привлекательности для инвесторов. О том, как рассчитать эффективность вашего проекта, я расскажу в следующей главе.
4. Опишите (в письменной форме) свои ожидания.
Помните, что ваши ожидания должны быть объективными и достижимыми.
5. Составьте список потенциальных провайдеров услуг, сформулируйте запрос предложения (Request for Proposal) и разошлите компаниям из списка.
6. Определите критерии отбора и составьте на их основе оценочную таблицу.
7. Определите (по формуле) рейтинг аутсорсинговых компаний.
8. Запросите проекты договоров и проанализируйте условия (подробнее этот вопрос будет рассмотрен в четвертой главе).
Глава 3Эффективность перехода на аутсорсинг: Методика расчета
Считаем затраты
Перед тем как принять решение о переходе на аутсорсинг, естественно задаться вопросом: какой экономический эффект даст это решение?
Отмечу, что существуют разные стратегии расчета эффективности аутсорсингового проекта: вы можете произвести расчет самостоятельно или прибегнуть к помощи – либо самого поставщика услуг, либо специализированной компании. Полагаясь на вторую стратегию, учитывайте ее потенциальные минусы. Расчет, сделанный при участии поставщика, имеет все риски оказаться субъективным, услуги же экспертной организации часто бывают затратными и тоже не гарантируют полной картины: от внимания независимых экспертов могут ускользнуть специфические для вашего бизнеса нюансы.
Моя цель – показать вам, как делать расчет самостоятельно. В своих рекомендациях я буду опираться на универсальную методологию, изложенную в учебнике «Аутсорсинг в стратегии современного бизнеса» (см. восьмую главу учебника). Эта методология довольно проста и способна составить объективное представление о перспективах перехода на аутсорсинг (конечно, если ей будут пользоваться для незаинтересованного анализа).
Важно!
Затраты времени и усилий должны соответствовать масштабу проекта. Не стоит тратить много времени на детальные расчеты при передаче провайдеру небольшого процесса.
Схематически расчет эффективности представлен на рис. 1[6].
1. Измеряемые затраты
Начнем с оценки измеряемых затрат. Это любые прямые и косвенные расходы, которые можно посчитать. Измеряемые затраты можно разделить на категории, для каждой из которых будет своя методика подсчета.
a. Расходы на персонал
Эти расходы включают в себя:
● заработную плату со всеми видами отчислений (в социальный фонд, на оплату подоходного налога и др.);
● премии со всеми видами отчислений (в социальный фонд, на оплату подоходного налога и др.). В качестве расходов следует указать только те премии, что связаны с процессом, который планируется к передаче на аутсорсинг (и, соответственно, перестанут выплачиваться в случае перехода). Остальные виды премий в расчете не учитываются;
● расходы на обучение персонала;
● расходы на социальный пакет;
● расходы на наем персонала или увольнение (актуально для компаний с реферальной политикой, где за привлечение специалиста предусмотрена комиссия или вознаграждение, а также в том случае, если для поиска работников вы привлекаете кадровое агентство).
Объясню на примере, как считать такие затраты.
Только что зарегистрированная компания (Компания X) выбирает: нанять ли в штат главного бухгалтера или передать функции по ведению бухгалтерского, налогового и кадрового учета на аутсорсинг.
Описание Компании X:
● Состав учредителей – физические лица.
● Вид деятельности – IT-разработка.
● Предполагаемый оборот в год – €1 млн.
● Планируемое количество сотрудников – до 10 человек.
● Объем документов в месяц – до 20 штук.
● Общая система налогообложения.
Итак, рассчитаем, сколько Компания X затратит на главного бухгалтера. Хотя у нее еще не было подобных расходов, измерить их можно.
● Заработная плата.
Возьмем среднерыночную оплату труда наемного специалиста. Она составит 2000 условных единиц «на руки». Это сумма нетто. Теперь посчитаем сумму брутто – с надбавкой в виде подоходного налога и отчислений в фонд социальной защиты. В Республике Беларусь в 2023 г. этот размер составит 14 % (13 и 1 % соответственно)[7]. Для расчета воспользуемся формулой[8]:
x = y / (1 – k / 100),
где x – размер зарплаты брутто;
y – зарплата нетто;
k – процент вычета.
Итак, сумма брутто составит 2000 / (1 – 14 / 100) = 2325 условных единиц. Рассчитаем из этого числа дополнительные расходы на социальное страхование (34 % в Республике Беларусь): 2325 × 0,34 = 790,5 условной единицы. Итого заработная плата со всеми видами отчислений составит 2325 + 790,5 = 3115,5 условной единицы.
● Премии.
Далее вам необходимо определить, будет ли специалист получать премии в течение года. Посмотрите, какие виды премирования предусмотрены у вас в положении о премировании или ином локальном документе. Необходимо рассчитать средний размер премий в месяц. Условимся, что у Компании X это число равно 100 условным единицам (включая все виды отчислений).
● Расходы на обучение персонала.
Особое внимание следует уделить повышению квалификации главного бухгалтера (расходы на оплату семинаров, абонентскую поддержку консалтинговой компании, получение дополнительных сертификатов и т. п.). Также отведем на эту статью 100 условных единиц.
● Социальный пакет.
Такие пункты расходов, как дополнительное медицинское страхование работника, курсы иностранного языка, sick days (оплачиваемые пропуски рабочих дней в связи с плохим самочувствием) и иные стимулирующие меры, также необходимо включить в расчет. В нашем примере эти расходы составят 200 условных единиц ежемесячно (включая все виды отчислений).
● Расходы на наем и увольнение персонала.
Возможно, поиском специалиста будет заниматься кадровое агентство – соответственно, вознаграждение следует включить в расчет. Даже если вы не планируете привлекать услуги HR, имейте в виду, что ваше личное время на поиск нового сотрудника и проведение собеседования тоже входит в расходы. Представим, что руководителю Компании X повезло и по чьей-то рекомендации он нашел подходящего кандидата всего за один час – зачтем этот час в копилку издержек. Допустим, что заработная плата руководителя – 6000 условных единиц в месяц брутто. Значит один час его времени брутто стоит 6000 / 160 (количество рабочих часов в месяц в среднем) = 37,5 условной единицы. Добавляем отчисления в фонд социальной защиты населения (34 %) и получаем 50 условных единиц, которые пойдут в расчет.
Важно!
Если при переходе на аутсорсинг вам понадобится расстаться с частью сотрудников, то сначала обязательно изучите условия их трудовых договоров. Заранее отведите часть бюджета на компенсации либо спланируйте переход на аутсорсинг ближе к сроку завершения договоров.
Для наглядности отразим полученные результаты в таблице (табл. 5).
Итого расходы на персонал составили 3565,5 условной единицы.
b. Расходы на имущество
При найме специалиста необходимо обеспечить его всем необходимым: рабочим местом (стол, стул, канцелярские принадлежности) и персональным компьютером с лицензионной копией Microsoft Windows. Помимо этого, вы можете предусмотреть welcome package – приветственный пакет для новых сотрудников, также называемый «набором для адаптации»: как правило, он включает в себя приветственное письмо, руководство для персонала, политику компании, информацию о льготах и сувенирную продукцию с вашей айдентикой (например, фирменную кепку, сумку, футболку или кружку).
Отдельную статью бюджета составит покупка программного обеспечения для ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета, плюс расходы на настройку этого программного обеспечения и техническое сопровождение его эксплуатации и обновлений.
Расчет имущественных расходов Компании X представлен в таблице 6.
c. Расходы на услуги
Этот вид расходов включает в себя:
● расходы на техническую поддержку оборудования (в нашем примере – персонального компьютера) и программного обеспечения (в нашем примере – программы 1С);
● расходы на ремонт техники (например, персонального компьютера или принтера);
● услуги консалтинга (например, помощь налоговых консультантов или аудиторов для бухгалтера).
В нашем примере расходы на услуги составят 130 условных единиц в месяц (табл. 7).
d. Косвенные затраты
К косвенным затратам можно отнести:
● расходы на помещения общего назначения, включая системы отопления и системы защиты;
● коммунальные расходы;
● стоимость корпоративных функций.
Косвенные затраты Компании X приведены в таблице 8.
Теперь составим общую таблицу расходов Компании X и рассчитаем стоимость текущих затрат при найме специалиста в штат компании (табл. 9).
2. Операционная эффективность бизнеса
Операционную эффективность бизнеса сложно перевести в числовой формат, однако это один из ключевых критериев оценки эффективности аутсорсингового проекта. Назовем два основных параметра операционной эффективности, которые позволяет «прокачать» аутсорсинг.
Первый параметр – безопасность, защита компании от кражи денег, утечки информации, потери данных. Настоятельно советую позаботиться об этом: за годы практики я неоднократно сталкивалась со случаями воровства – чаще всего со стороны главного бухгалтера или назначенного директора компании.
Риск подобных происшествий в разы снижается при переходе на аутсорсинг. Во-первых, собственники бизнеса могут попросить провайдера согласовывать с ними (или уполномоченными ими лицами) суммы платежей и сделок. Это исключит вероятность несогласованных переводов и кражи денег. Во-вторых, аутсорсинговая компания дорожит репутацией и с гораздо меньшей долей вероятности вступит в сговор со злоумышленниками.
Аутсорсинг поможет оптимизировать и другой важный параметр – время сотрудников. Нередко случается, что при уходе главного бухгалтера в отпуск часть процессов компании ставится на паузу и повышается риск простоя; вы также можете терпеть издержки из-за того, что бухгалтерская нагрузка достаточно мала и часть рабочего дня ваших сотрудников остается незанятой. Эта проблема решится при переводе бухгалтерии на аутсорсинг: вы будете получать сервис круглый год по согласованному регламенту работы.
Как я уже писала, «оцифровать» увеличение операционной эффективности сложно. Тут важную роль играют экспертные оценки или лучшие практики.
Сделаем допущение, что для Компании X операционные издержки (например, в случае невыхода главного бухгалтера на работу) составят пять часов ежемесячно. При стоимости часа 20 условных единиц получаем 100 условных единиц ежемесячно.
Итого затраты текущей модели Компании X (сумма измеряемых и операционных затрат) составят 4185,5 условной единицы в месяц.