При планировании аутсорсингового проекта помните, что расходы на него не ограничатся оплатой услуг провайдера, – следует также учесть, сколько будет стоить сам переход на проект и управление им. Кроме того, при передаче на аутсорсинг части процесса необходимо включить в расчет проекта так называемые измененные затраты, т. е. затраты на функции, оставшиеся после оптимизации. Методика расчета измененных затрат та же, что и методика расчета базовой стоимости, но с учетом характеристик сервиса поставщика. Изменения могут касаться как измеряемой стоимости, так и операционных затрат бизнеса и учета потерянной прибыли.
Сосредоточимся на измеряемых затратах. По итогу перехода может быть оптимизирована численность персонала, соответственно, сократятся косвенные затраты и количество необходимого оборудования; также вы сможете отказаться от ряда договоров на сторонние услуги (например, от договора на консультации, если консультации входят в пакет вашего провайдера).
В нашем примере измененных затрат нет, так как компания еще не запускала процесс и планирует целиком передать его провайдеру. Так как процесс комплексный, то для последующего анализа и подготовки финансового плана можно разделить затраты по видам услуг:
● аутсорсинг бухгалтерских функций;
● аутсорсинг расчета заработной платы;
● аутсорсинг управления кадрами;
● аутсорсинг подачи налоговых деклараций.
Рассмотрим, из чего состоит цена провайдера услуг. Для каждого проекта по аутсорсингу провайдер готовит предложение, которое определяет, как будут оказываться услуги и что конкретно будет входить в их состав, и составляет свой финансовый план проекта (я называю его бюджетом проекта).
Ценообразование может быть произвольным. Для нашего примера возьмем вариант «затраты + маржа». Состав затрат провайдера будет следующим:
● оплата труда сотрудников (часовые ставки специалистов × количество часов на проекте);
● расходы на IT-сопровождение специалистов;
● расходы на почтовый ящик и аренду сервера;
● расходы на информационную поддержку специалистов;
● расходы на обучение специалистов;
● накладные расходы.
Допустим, что с учетом этих затрат предложение провайдера составит 1963 условные единицы (за образец взяты расценки компании SMAR).
Наконец, кратко упомяну, что могут представлять из себя затраты на управление проектом (подробнее о них см. в шестой главе).
Так, для взаимодействия с клиентом (коммуникацию, подготовку и передачу документов) компания-провайдер назначает офис-менеджера. Сделаем допущение, что на это уходит 20 % его рабочего времени, что, вместе с другими видами управленческих расходов, составит в нашем примере 874 условные единицы[9].
Затратами на переход в нашем примере можно пренебречь.
Итого планируемые расходы на проект будут равны 1963 + 874 = 2837 условным единицам в месяц.
Сравниваем результаты
Расчет финансовой привлекательности проекта зависит от степени его сложности. Для анализа простого проекта достаточно оценить разницу в стоимости текущей и будущей модели (экономию). Для проектов, требующих инвестиций и трансформации процессов, производится более комплексная оценка.
Так как проект Компании X несложный и не предполагает привлечения инвестиций, просчитаем только экономию. Она составит 4185,5–2837 = 1349,5 условной единицы ежемесячно. Итак, передача функций по ведению бухгалтерского, налогового и кадрового учета на аутсорсинг будет выгодна компании.
Чтобы понять масштаб экономии, которую принесет аутсорсинг, в ценах текущего дня, можно рассчитать NPV дохода от проекта. NPV (Net Present Value) – чистая приведенная стоимость, т. е. стоимость, приведенная к значениям текущего дня с учетом заданного процента доходности.
В некоторых случаях важно определить срок окупаемости вложений в проект. Для этого рассчитывается период возврата инвестиций (Payback) – время, необходимое для того, чтобы доходы от проекта превысили расходы.
Глава 4Как правильно заключить договор?
До заключения договора
Итак, вы нашли подходящего провайдера. Наступает последний и важнейший этап подготовки к проекту – заключение договора. Работу над договором советую начать «с конца» – продумайте условия его расторжения. По опыту знаю – многие недостатки договора «всплывают» именно в случае досрочного прекращения сотрудничества.
Расторжение договора может стоить много денег и нервов. От одного из потенциальных клиентов мы услышали такую историю. Клиент решил досрочно прекратить отношения с провайдером и запросил у него выгрузку базы данных 1С. Однако провайдер отказался это сделать, сославшись на договор. Действительно – в разделе о расторжении контракта не был прописан порядок передачи данных от провайдера к заказчику. В результате клиенту пришлось выкупать свои данные у провайдера по внушительной цене.
Важно!
Сначала думайте о расторжении договора!
Кроме того, еще до подготовки проекта договора вы и поставщик услуг должны прийти к общему пониманию ряда ключевых моментов. Если в этих точках обнаруживаются принципиальные разногласия и вы не готовы идти друг другу на уступки, то нет никакого смысла вести переговоры дальше.
В конце 2019 г. мы предоставили коммерческое предложение крупной белорусской сети ресторанов быстрого питания (более 2000 сотрудников) на оказание услуг по расчету заработной платы и ведению кадрового делопроизводства. Наше предложение было рассмотрено и согласовано. Ключевым для клиента фактором отбора провайдера была цена. Договорившись, мы начали переговоры по поводу остальных аспектов, и здесь возникли вопросы, по которым наши позиции расходились. Так, заказчик желал, чтобы мы работали с его программным обеспечением и на его компьютерах, и предъявил очень высокие требования к защите персональных данных. Этап переговоров для согласования этих вопросов занял почти пять месяцев.
Конечно, пять месяцев – это долго, не каждый поставщик услуг готов уделять столько времени потенциальному клиенту. Тем не менее не стоит соглашаться на условия провайдера, если они вам не подходят. Не бойтесь говорить поставщику «нет» и рассказывать о своем видении проекта. Не поступайтесь своими приоритетами: если вы не видите путей для компромисса, лучше рассмотреть другие предложения либо отложить переход на аутсорсинг.
Важно!
Не бойтесь сказать поставщику «нет»!
Договор на аутсорсинг заключается на три-пять лет. Даже если вы заключаете договор на год с возможностью продления, то все равно держите в голове перспективу более длительной работы с этим провайдером. Напомню, что аутсорсинг – это долгосрочное партнерство, поэтому нужно позаботиться о том, чтобы обеим сторонам было по-настоящему комфортно работать вместе. Будьте честными и открытыми – только в этом случае ваши отношения продлятся долгие годы и принесут желаемый результат.
Обязательно уточните у поставщика услуг, как налажены его процессы, какие сложности могут возникнуть при сотрудничестве, и подробно расспросите о его опыте. Если вы услышите что-то вроде: «У нас все идеально, все работает как часы, и вам не нужно ни о чем беспокоиться», то начинайте беспокоиться – не бывает ничего идеального! Поэтому, когда мне задают такой вопрос, я честно отвечаю, что в нашей компании работают люди, а люди иногда совершают ошибки – и это нормально. В то же время мы стремимся качественно выполнять работу, а главное – наши специалисты любят свое дело. И конечно же, у нас есть внутренняя система контроля.
Ниже мы рассмотрим порядок заключения контракта. Нас будет интересовать базовый вариант – когда не требуется прохождение специальных процедур или подготовка конкурсной документации.
Определяем, что войдет в договор
В своей практике мы используем договор из двух частей. Первая часть – сам контракт, где прописаны основные условия; вторая часть – приложения. Обычно мы составляем до 10 приложений: в них выносится подробный перечень услуг, стоимость договора, сроки предоставления документов, соглашение о качестве обслуживания (SLA – Service Level Agreement), а также процессы и процедуры управления проектом. Перечисленные условия чаще всего изменяются в ходе сотрудничества. При заключении договора важно предусмотреть максимально удобный формат согласования изменений.
Начнем с основного тела контракта. Специальных требований по подготовке этой части нет. Мы включаем в нее следующие разделы:
● Предмет договора.
● Порядок и сроки оказания услуг.
● Права и обязанности сторон.
● Стоимость услуг и порядок расчетов.
● Конфиденциальность информации.
● Ответственность сторон.
● Форс-мажор.
● Действие договора, его изменение и прекращение.
● Запрет на переманивание работников.
● Защита персональных данных.
● Прочие условия.
● Адреса и банковские реквизиты сторон.
Рассмотрим специфику некоторых из них.
1. Предмет договора
В этом разделе указываются стороны и кратко описывается предмет договора.
Выдержка из договора: «Исполнитель обязуется оказывать Заказчику услуги по ведению кадрового делопроизводства и воинского учета и составлять отчетность на основании документации, представленной Заказчиком и/или подготовленной для Заказчика и принятой к исполнению Исполнителем на основании информации и документов, предоставленных Заказчиком.
Конкретный вид и наименование услуг по ведению кадрового и воинского учета изложены в Приложении 1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.
Сроки и порядок предоставления первичных документов и всей необходимой информации определены в Приложении 2, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора».
Включите в договор точный перечень услуг. Чем подробнее будут расписаны услуги, тем легче вам будет коммуницировать с провайдером и решать спорные моменты. К примеру, довольно часто при аутсорсинге бухгалтерских услуг встает вопрос о командировочных расходах. Кто составляет приказ о командировании и при необходимости иные сопутствующие документы? Кто составляет авансовый отчет? В соответствии с законодательством это должен делать работодатель, т. е. заказчик. Однако многие клиенты ждут выполнения этого цикла от провайдера. Такое возможно, но лишь в том случае, если вы пропишете это в договоре, иначе вам самим придется оформлять нужные бумаги и отправлять их аутсорсинговой компании для отражения данных в бухгалтерском и налоговом учете.
Маленькое отступление. Если у вас внедрен электронный документооборот и законодательство вашей страны позволяет уведомлять сотрудника о командировании иным способом, то в таком случае согласуйте с аутсорсинговой компанией перечень документов, которые понадобятся для отражения расходов на командировку в учете.
Настоятельно рекомендую подробно описывать все действия, которые необходимо выполнить по какому-либо процессу, с указанием обязанностей обеих сторон.
Допустим, вы планируете передать аутсорсинговой компании ведение кадрового учета и согласовываете с ней объем и порядок предоставления услуг. В этом случае не забудьте прописать в договоре свое обязательство предоставлять исполнителю – в согласованном формате и в фиксированный срок – данные о новом сотруднике (см. пример такого обязательства в таблице 10). Этот пункт может показаться излишним, однако он значительно упростит коммуникацию с аутсорсером. Вам не понадобится вести длинную переписку по поводу каждого человека, нанятого вами на работу, – все необходимые данные будут заноситься в предварительно утвержденную форму и отправляться поставщику услуг.
2. Порядок и сроки оказания услуг
В данном разделе мы указываем, когда исполнитель приступает к работе.
Выдержка из договора: «Исполнитель приступает к оказанию услуг после заключения Договора и оплаты Заказчиком авансового платежа в порядке, согласованном в Договоре».
Иными словами, пока вы не внесете аванс, провайдер не приступит к выполнению своих функций. Вы можете прописать другой вариант оплаты – по факту оказания услуг, и тогда исполнитель начнет работать сразу после подписания договора.
Далее рекомендую указать:
● Место, где будут храниться документы клиента.
Выдержка из договора: «В течение календарного года документы по кадровому делопроизводству подлежат хранению в помещениях Заказчика. Исполнитель не несет ответственности за сохранность документов в соответствии с действующим законодательством, за исключением переданных ему для работы и не возвращенных Заказчику».
(Как вы заметили, этот договор подразумевает оказание услуг непосредственно на территории заказчика. Об этой практике я уже упоминала во второй главе.)
● Срок реагирования провайдера на запросы клиента.
Выдержка из договора: «Исполнитель обязан реагировать на запросы Заказчика в течение 24 часов с момента получения запроса. Этот срок может быть увеличен в зависимости от сложности запроса. Срок реагирования на срочный запрос – два часа с момента получения запроса, при этом Заказчик должен проинформировать поставщика о том, что запрос является срочным, пометив его словом "СРОЧНО"».
● Возможные каналы связи: почта, различные мессенджеры.
Далее встает вопрос о программном обеспечении, на базе которого будут оказываться услуги. Какие тут есть варианты?
Первый вариант. У вас уже есть свое программное обеспечение, и вы хотите, чтобы провайдер также работал в нем. В этом случае нужно указать в договоре, что ответственность за сохранность баз данных программы несете вы как заказчик. Помните, что в случае утери (уничтожения) данных восстановление бухгалтерского учета производится провайдером услуг за дополнительную плату, которая оговаривается в дополнительном соглашении к договору.
В подобных случаях мы включаем в раздел рекомендацию для заказчика: выполнять резервное копирование не реже одного раза в неделю (не менее трех резервных копий за один раз).
Также предусмотрите, каким образом предоставляются доступы к вашему серверу.
Выдержка из договора: «Доступы к серверу Заказчика предоставляются по письменному запросу Исполнителя с указанием Ф.И.О. сотрудника, адреса электронной почты и прочих контактных данных в соответствии с Приложением 3 (Соглашение о порядке и качестве услуг в сфере информационных технологий). Доступ обеспечивается только для уполномоченного лица, осуществляющего контроль за сохранением информации».
Второй вариант. Вы новая компания и не планируете приобретение своего программного обеспечения. Зафиксируйте в договоре, что услуги будут оказываться с помощью программного обеспечения провайдера услуг. Рекомендую при этом вписать конкретное название программного обеспечения, периодичность резервного копирования баз данных и количество копий.
Третий вариант. Вы планируете приобретение своего программного обеспечения, в котором будет работать провайдер. Тут, как и в первом варианте, от вас потребуется указать, что ответственность за сохранность баз данных несете вы как заказчик. Дополнительно следует прописать, кем и каким образом будет произведена настройка программы.
И еще один важный момент, который может быть предусмотрен в этом разделе, – это контроль работы поставщика. (Этот вопрос также может быть вынесен в специальный раздел – о порядке сдачи и приемки работ.)
Важно!
Заказчик имеет право осуществлять контроль качества оказываемых услуг. При этом порядок и сроки такого контроля необходимо согласовать с провайдером.
Важно, чтобы сроки, в которые проводится такая проверка, соответствовали срокам оказания услуг. Что я имею в виду? Представьте себе, что по договору провайдер должен закрыть месяц и рассчитать финансовый результат до 20-го числа месяца, следующего за отчетным. Соответственно, бессмысленно проводить контроль 15-го числа, так как процесс закрытия еще будет идти. В эту дату целесообразно проверить отчетность за предыдущий период.
Как это может быть прописано в договоре?
Выдержка из договора: «Заказчик имеет право контролировать качество исполнения услуг, указанных в Приложении 1 настоящего Договора, правильность и достоверность операций по начислению заработной платы, отражение в учете операций по оплате труда персонала в соответствии с требованиями законодательства и локально-правовыми актами Заказчика, в том числе производить: проверку соблюдения требований действующего трудового и налогового законодательства, проверку документального оформления расчетов с персоналом, проверку правильности отражения операций в бухгалтерском учете в соответствии с начислениями и удержаниями из заработной платы, проверку достоверности формирования отчетности по оплате труда, проверку операций по обязательным страховым взносам, взносам на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей.
Заказчик самостоятельно определяет время, порядок и перечень контролируемых операций без согласования с Исполнителем. Контролю могут подвергаться операции, совершенные Исполнителем в соответствии с п. 1.1 Договора, которые имеют отражение в регистрах системы "1С: Моя Зарплата", а также данные статистической и налоговой отчетности, предоставленные Исполнителем.
В случае проверки документального оформления расчетов с персоналом Заказчик запрашивает у Исполнителя перечень документов, которые Исполнитель обязуется предоставить в течение пяти рабочих дней.
В случае выявления некачественно (несвоевременно) выполненных Исполнителем условий по Договору Заказчик вправе направить свои возражения Исполнителю, оформив их надлежащим способом (по чек-листу, приведенному в Приложении 6).
Исполнитель заполняет в чек-листе свою часть и направляет его Заказчику в течение одного рабочего дня после получения по эл. почте заполненного чек-листа от Заказчика. При несогласии с обозначенными замечаниями/недостатками в направленном Заказчиком чек-листе Исполнитель имеет право подготовить письменный ответ на полученный чек-лист, отражающий его точку зрения. После чего Стороны согласовывают обоснованные замечания/недостатки, изложенные в чек-листе.
В чек-листе отражаются замечания/недостатки, а также указываются сроки устранения выявленных замечаний/недостатков. Срок устранения Исполнителем замечаний/недостатков не может превышать одного рабочего дня при высоком приоритете, трех дней при среднем приоритете и пяти дней при низком приоритете.
После устранения замечаний/недостатков, согласованных Сторонами в чек-листе, Исполнитель обязуется в течение следующего рабочего дня после даты, определенной в чек-листе как срок (дата) устранения замечаний/недостатков, направить на эл. почту Заказчика отчет, подтверждающий устранение замечаний/недостатков, обозначенных и согласованных Сторонами в чек-листе за месяц, предшествующий расчетному периоду. Отчетом стороны признают отметку "Исполнено", сделанную Исполнителем в подписанном сторонами чек-листе.
Сроки устранения замечаний/недостатков, определенные в согласованном Сторонами чек-листе, могут быть продлены по соглашению с Заказчиком в случае необходимости обращения в рамках устранения замечаний/недостатков по конкретному чек-листу в государственные, законодательные, налоговые, исполнительные органы за разъяснениями, запросами, а также в случае непредставления или несвоевременного предоставления запрошенных у Заказчика документов/информации, необходимых для устранения замечаний/недостатков. Сроки устранения замечаний/недостатков, определенные в согласованном Сторонами чек-листе, продлеваются соразмерно сроку получения ответа от вышеуказанных инстанций».
3. Права и обязанности сторон
Среди прочего в этом разделе фиксируется срок хранения документов.
Например, в нашей практике после закрытия финансового года принято передавать клиенту все имеющиеся документы для сдачи в архив. Это стимулирует держать документы в порядке, снижает риск их потери, а в случае расторжения договора ускоряет процесс передачи дел. И это только часть плюсов.
Обязательство по срокам может быть сформулировано следующим образом.
Выдержка из договора: «Исполнитель обязуется не позднее 31 января года, следующего за отчетным, а также, в случае прекращения действия либо расторжения Договора, не позднее пяти рабочих дней со дня прекращения (расторжения) Договора передать Заказчику или уполномоченному надлежащим образом лицу Заказчика по описи все документы и информацию, находящиеся на хранении у Исполнителя, а также базы данных по ведению кадрового и воинского учета и консолидированную отчетность Заказчика на флеш-носителе Заказчика».
Также в обязанностях провайдера услуг может быть прописан состав группы, которая будет оказывать услуги, и перечислены требования к руководителю и менеджерам проекта.
Например, в своих контрактах мы обычно указываем периодичность совещаний с заказчиком, проводимых в его офисе.
Выдержка из договора: «Для оказания услуг Заказчику Исполнитель обязан набрать достаточное количество специалистов с соответствующей квалификацией и опытом работы в строительстве не менее трех лет (специалисты с опытом работы менее трех лет должны быть согласованы с Заказчиком) и предоставить информацию о них Заказчику; количество специалистов в офисе Заказчика должно составлять не менее двух человек. Специалисты Исполнителя должны соблюдать режим работ Заказчика. Менеджер Исполнителя обязан посещать офис Заказчика не менее одного раза в неделю по понедельникам, партнер и старший менеджер обязаны посещать офис Заказчика не менее двух раз в месяц, а также при срочной необходимости».
Существует довольно распространенный миф о том, что, перейдя на аутсорсинг, компания не сможет получить финансирование в банке и нормально коммуницировать с заказчиками и поставщиками: якобы специалисты аутсорсинговых компаний не занимаются взаимодействием с банками или партнерами своих заказчиков. Конечно, это не так. Вы можете согласовать с провайдером порядок, периодичность и стоимость взаимодействия с банками, клиентами и прочими вашими контрагентами и зафиксировать это в договоре.
Выдержка из договора: «Исполнитель обязан обеспечить, в случае необходимости или по просьбе Заказчика, присутствие представителя Исполнителя, ответственного за ведение бухгалтерского учета, составление и предоставление отчетности, в государственных органах и фондах для проведения консультаций на производственных совещаниях Заказчика с контрагентами (не чаще одного раза в неделю). При этом Заказчик обязан заблаговременно (за два рабочих дня до производственного совещания) письменно сообщить Исполнителю тему совещания и вопросы, которые будут на нем затронуты, а также назначить ответственное лицо за ведение протокола совещания».
За многие годы работы в сфере аутсорсинга я неоднократно представляла отчетность наших клиентов в банках (в том числе в ЕБРР) для получения финансирования на строительство крупных объектов (ветряные электростанции, биогазовые установки, стратегические объекты под гарантии правительства). Во всех случаях финансирование было одобрено – в том числе благодаря безукоризненному состоянию отчетности. Поэтому если вы до сих пор думаете, что аутсорсинг – рискованное дело, то подумайте еще раз!
Обязательно пропишите в договоре возможность замены специалистов на проекте. Этот пункт пригодится на случай, если специалист вам не подойдет. Правда, учтите, что сроки на смену специалиста должны быть разумными, иначе эта опция просто не будет работать.
Выдержка из договора: «В случае неудовлетворения работой работника Исполнителя Заказчик имеет право, в соответствии с законодательством Республики Беларусь и п. 1.1 Договора, в письменной форме потребовать у Исполнителя замены работника в офисе Заказчика другим работником в течение 15 рабочих дней с момента получения уведомления».
4. Стоимость услуг и порядок расчетов
В этом разделе мы приводим ссылку на приложение, в котором определена стоимость услуг, и затем указываем, при каких условиях и каким образом может изменяться стоимость договора.
Выдержка из договора: «На основании письменного соглашения сторон стоимость профессиональных услуг, оговоренных в разделе "Предмет договора", может корректироваться в следующих случаях:
● увеличения/уменьшения трудоемкости работ;
● увеличения/уменьшения объема оказываемых услуг (в случае роста/снижения количества обрабатываемых первичных документов и иного), то есть если в момент заключения договора отсутствовала возможность предусмотреть полный объем подлежащих оказанию услуг или необходимых для этого расходов;
● оказания дополнительных услуг, не предусмотренных условиями настоящего договора;
● по состоянию на первое января года, следующего за отчетным, с учетом показателя уровня инфляции за предыдущий год (в случае заключения договора в белорусских рублях без привязки к доллару/евро. – М.Л.)».
Важно!
Ценообразование должно быть прозрачным и понятным для вас как для заказчика.
5. Конфиденциальность информации
В этом разделе прописываются общие положения о конфиденциальности. Предметом согласования здесь является размер штрафных санкций за разглашение конфиденциальной информации и период, на который распространяется защита данных в случае расторжения договора.
Вспоминается забавный эпизод из практики. Наш клиент предъявил крайне высокие требования к защите персональных данных, на чем настояла его служба внутренней безопасности. Услуги мы оказывали непосредственно на территории клиента. В таких случаях мы набираем новых сотрудников. Разумеется, кандидаты ожидали, что мы проинформируем их о рабочем месте, условиях работы и самом проекте, но из-за условий конфиденциальности мы не имели на это права! В результате мы все время «плавали» на собеседованиях, не имея возможности четко и внятно рассказать, где специалист будет работать и чем именно заниматься. Такая неопределенность вызвала высокую текучесть кадров, а HR-служба клиента то и дело высказывала претензии к низкой осведомленности и подготовке наших сотрудников. Вместе с эйчарами нам пришлось потратить несколько недель, чтобы донести до внутренней службы контроля абсурд ситуации и изменить условия договора. История закончилась хеппи-эндом: изменения были внесены, мы смогли открыто рассказывать новым сотрудникам о клиенте, сократилась текучесть кадров и проект успешно реализуется до сих пор.
Итак, если в согласовании договора участвует несколько отделов, нужно внимательно посмотреть, нет ли противоречий в пожеланиях клиента.
6. Ответственность сторон
Первое, на что хочется обратить внимание, – провайдер услуг не несет ответственности за предыдущие периоды функционирования переданного ему процесса – только за свой период с даты заключения договора. Помните это при переходе от одного поставщика услуг к другому.
В разделе об ответственности обычно предусматриваются штрафные санкции за некачественное оказание услуг, выявленное в ходе мониторинга (см. комментарии к разделу «Порядок и сроки оказания услуг»). При этом не забывайте, что у заказчика тоже есть договорные обязательства, нарушение которых может повлечь за собой зеркальные санкции. Так, заказчик обязан создать провайдеру условия для качественного оказания услуг и своевременно предоставлять документы и информацию. Кроме того, если провайдер оказывает услуги, используя программное обеспечение заказчика, то IT-поддержка этого ПО (его своевременное обновление, настройка, устранение багов) будет ответственностью заказчика.
Выдержка из договора: «Исполнитель несет ответственность:
● за правильную и своевременную обработку данных и информации в соответствии с первичными документами, оформленными Исполнителем и/или предоставленными Заказчиком;
● своевременную достоверную подготовку, предоставление и контроль предоставления отчетности в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь при условии надлежащего исполнения Заказчиком взятых на себя обязательств в рамках настоящего Договора;
● качественное, своевременное и надлежащее оказание услуг в соответствии с п. 1 и исполнение обязанностей, предусмотренных настоящим Договором;
● выполнение требований действующего законодательства Республики Беларусь в ходе оказания услуг по настоящему Договору.
Заказчик имеет право потребовать уплату штрафа за каждый случай некачественного исполнения условий, изложенных в настоящем пункте Договора, в том числе за нарушение сроков и методологии расчетов с работниками по оплате труда в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, нарушение сроков и предоставление недостоверных статистических и налоговых данных по оплате труда, в размере 10 базовых величин (размер базовой величины определяется на день уплаты штрафа), если иные меры ответственности не предусмотрены настоящим Договором. Срок уплаты штрафа – в течение пяти дней с момента предъявления Заказчиком требования. Уплата штрафа не освобождает Исполнителя от возмещения убытков, причиненных Заказчику, а также от ответственности, предусмотренной п. 7.11 настоящего Договора.
Стороны оставляют за собой право применять штрафные санкции в размере пяти базовых величин (размер базовой величины определяется на день уплаты штрафа) за каждый случай нарушения сроков, установленных п. 11.2 Приложения 5 (Политика документооборота при аутсорсинге услуг по расчету заработной платы), и сроков, установленных Приложением 3 настоящего Договора (Соглашение о порядке и качестве услуг в сфере информационных технологий).
Исполнитель оставляет за собой право применить штрафные санкции в размере пяти базовых величин (размер базовой величины определяется на день уплаты штрафа) за каждый случай нарушения сроков уведомления, установленных п. 11.1 Приложения 5».
7. Действие договора, его изменение и прекращение
В этом разделе фиксируются дата вступления договора в силу и дата окончания его действия, а также определяются правила продления договора.
Выдержка из договора: «Если за два месяца до окончания срока действия Договора ни одна из Сторон не заявит о желании прекратить его действие, то срок действия Договора продлевается на каждый следующий год. Количество продлений неограниченно».
Также вы можете прописать возможность расторжения договора в одностороннем порядке. В этом случае следует внимательно отнестись к сроку уведомления о расторжении.
8. Запрет на переманивание работников
Этот раздел имеет значение для обеих сторон.
Выдержка из договора: «Каждая из сторон берет на себя обязательство не совершать самостоятельно, а также через свои аффилированные лица действия, имеющие результатом прекращение трудовых отношений между Стороной и ее работником (работниками) и установление трудовых отношений / гражданско-правовых отношений, аналогичных трудовым (заключение договора подряда, оказания услуг), между таким работником (такими работниками) и второй Стороной или ее аффилированным лицом, если с момента увольнения указанного работника (работников) от соответствующей Стороны прошло меньше одного года (далее – Переманивание).
Под работником по смыслу настоящего раздела понимается лицо, состоящее в трудовых отношениях со Стороной на основании заключенного трудового договора (контракта).
Действия Стороны не будут рассматриваться в качестве Переманивания работников второй Стороны при условии, что они совершены соответствующей Стороной с письменного согласия второй Стороны.
В случае нарушения обязательства Сторона уплачивает второй Стороне штраф. Размер штрафных санкций и срок выплаты устанавливается отдельно».
Важно!
Этот раздел обязательно включается в договор, если услуги оказываются на территории заказчика.
Теперь рассмотрим виды приложений к договору.
Приложение 1. Перечень оказываемых услуг
См. Пример 2 и Пример 3 в разделе «Примеры к главам».
Повторю данную выше рекомендацию: описать перечень услуг следует как можно более подробно. Обязанности сторон должны быть прописаны и в тех случаях, когда они, как кажется, сами собой разумеются и не нуждаются в фиксации.
Важно!
Помните: аутсорсинговый контракт заключается на длительный срок, за который могут поменяться исполнители с обеих сторон, поэтому так важно максимально избегать «серых зон» и устных договоренностей.
Так, в Примере 3 описан не только стандартный пакет услуг, но и дополнительные услуги с указанием стоимости каждой.
Приложение 2. Сроки и порядок предоставления первичных документов
См. Пример 4 в разделе «Примеры к главам».
Приложение 3. Соглашение о порядке и качестве услуг в сфере информационных технологий
См. Пример 5 в разделе «Примеры к главам».
Это приложение мы включаем в договор, если работаем на сервере и в программном обеспечении клиента. В Соглашении подробно расписано, каким образом провайдер получает данные для входа на сервер и в программу учета. Кроме того, в Приложении 3 содержатся виды запросов провайдера, сроки ответов на эти запросы и порядок взаимодействия сотрудников провайдера со специалистами IT-службы клиента.
Важно!
Рабочее время IT-специалистов провайдера должно соответствовать вашему.
У нас есть клиент, которому мы оказываем услуги по ведению кадрового учета. У клиента раннее закрытие, и каждое первое число мы уже должны сдать готовый табель и иные кадровые документы. По условиям договора мы работаем в ПО нашего клиента, соответственно, нам нужна поддержка его IT-специалистов, особенно в день закрытия. Однако иногда первое число приходится на выходной день и тогда мы остаемся без поддержки. Исправить эту ситуацию, согласовав с провайдером изменения договора, нам так и не удалось. В такие дни нам приходится трудно – хорошо, что такое случается всего пару раз в год.
Приложение 4. Стоимость услуг
В зависимости от вида услуг стоимость может быть разная. Однако вам должно быть понятно, как меняется цена при изменении объема оказываемых услуг. Услуги в приложении могут быть рассортированы по пакетам и затем по видам услуг, для каждого из которых будет установлена фиксированная стоимость (Пример 3 в разделе «Примеры к главам»).
Если услуги могут быть измерены в единицах на промежуток времени (например, количество обрабатываемых документов в час, как в Примере 3), провайдер может установить тарификацию. При оказании услуг по расчету заработной платы за единицу тарифа чаще всего принимается расчет одного сотрудника. Соответственно, в зависимости от количества сотрудников меняется сумма ежемесячной платы провайдеру услуг. Некоторые провайдеры предоставляют скидки: например, тариф может снижаться при росте числа сотрудников клиента (если их количество превышает 100 человек) (табл. 11).
Важно!
Принятие тарифного плана не избавляет от необходимости подробно прописать услуги по расчету заработной платы.
Приложение 5. Политика по документообороту
См. Пример 6 в разделе «Примеры к главам».
При реализации крупных проектов мы добавляем к договору политику по документообороту, в которой подробно расписаны шаги по каждому процессу.
Приложение 6. Чек-лист «Ежемесячный мониторинг устранения замечаний»
См. Пример 7 в разделе «Примеры к главам».
Кроме описанных разделов, не забудьте предусмотреть механизм изменения условий договора: корректировки не должны требовать сверхусилий на согласование всеми заинтересованными сторонами.
Процесс переговоров и заключения договора сложный и может занять много времени, и понятно почему. Договор – это основополагающий документ, от которого будет зависеть успех или неуспех взаимодействия с провайдером. Необходимо подготовить его в наилучшем виде: подробный и понятный договор в разы облегчит взаимодействие с поставщиком.
Подписав контракт, мы завершили подготовку к переходу на аутсорсинг. Теперь пора претворить планы в жизнь и запустить наш проект!