● Журнал учета приказов по личному составу.
● Журнал учета приказов по кадровому учету.
● Журнал учета отпусков (при ведении Заказчиком).
● Журнал регистрации заявлений.
● Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
● Журнал учета личных дел.
2. Ведение и оформление кадровой документации и придание им юридической силы:
2.1. Трудовые книжки:
● Оформление вновь принятым работникам.
● Внесение записей о приеме на работу и увольнении.
● Внесение записей о движении работника.
● Регистрация в книге движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
● Получение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в офисе Заказчика.
● Оформление акта по инвентаризации бланков трудовых книжек и вкладышей к ним на конец месяца.
2.2. Трудовые договоры:
● Оформление трудовых договоров с вновь принятыми работниками.
● Оформление изменений, дополнений к ним.
● Оформление расторжения трудового договора.
2.3. Штатное расписание:
● Внесение изменений в штатное расписание в 1С.
2.4. Своевременная подготовка табеля учета рабочего времени к авансу, заработной плате, при увольнении работника, контроль за оформлением графика работ/сменности (книга изменения индивидуального графика работ).
2.5. Приказы по основной деятельности, кадровому учету и личному составу (прием, перевод, перемещение, увольнение, удержания, премирование, награждение, материальная помощь, компенсации, разовые начисления, командировки, изменение заработной платы, изменение СУТ, изменение трудовых договоров/контрактов, утверждение графика работ/сменности, утверждение временных возможностей сотрудников, проведение обучения).
● Оформление.
3. Заявления работников (служебные, докладные записки, уведомления):
● Оформление.
4. График отпусков:
● Оформление.
● Текущее внесение информации по использованию очередных ежегодных оплачиваемых отпусков.
5. Приказы по отпускам:
● Оформление трудовых и социальных отпусков.
● Расчет периода, за который предоставляется отпуск.
● Расчет необходимого и используемого размера отпусков в календарных днях.
● Расчет задолженности по отпускам.
● Формирование ежегодного списка на дополнительные поощрительные отпуска и отпуска за заключение контрактов.
6. Формирование личных дел работников.
7. Ведение воинского учета.
8. Оформление документов по премированию и вынесению дисциплинарного взыскания работникам.
9. Выдача по запросу работников компании справок и характеристик об их трудовой деятельности.
10. Подписание с работниками Заказчика договоров материальной ответственности, должностных инструкций. Разработка должностных инструкций для сотрудников по указанию Заказчика.
11. Подготовка отчетности:
● ПУ-1, ПУ-2, получение и выдача сотрудникам страховых карточек.
● 1-т (кадры).
● Сведения о численности военнообязанных по районам г. Минска и др.
● Отчет по форме № 6 «О численности работающих и забронированных военнообязанных».
● План работы по ведению воинского учета.
12. Прочее:
● Контроль за сроками медосмотров (справки о медосмотре, санминимум, флюорография, АДСМ), выдача направлений, отстранение работников.
● Назначение пособий по материнству, семейных пособий.
● Оформление пенсий.
● График работ/сменности – за 10 дней до опубликования расписания на неделю предоставление менеджеру по расписанию информации об отпусках, длящихся прогулах, увольнениях работников.
● Оформление увольнения за прогул – отправка заказных писем с уведомлением, приказ на создание комиссии, акт комиссии.
● Изменение заработной платы.
● При переводе/установлении доплаты: оформление дополнительного соглашения к договору/контракту с подписями сторон, оформление изменений в 1С.
● При ежегодном повышении: оформление дополнительного соглашения к договору/контракту с подписями сторон, оформление в 1С изменений на основании Политики компании и поданной Заказчиком информации.
● Премирование – оформление ведомостей на премирование в 1С на основании Политики компании и поданной Заказчиком информации.
● Оформление ведомостей в 1С за победу в соревнованиях на основании условий Положения по соревнованиям и поданной письменно Заказчиком информации.
● Оформление удержаний/начислений/матпомощи в 1С на основании Положений компании и поданной Заказчиком информации.
● Предоставление отчетности по требованию Заказчика.
● Подготовка документации к проверкам (внутренним/внешним), которая непосредственно связана с оказанием услуг.
● Оформление предоставления дополнительных свободных от работы дней.
● Внесение неявок в 1С (дни матери, гос. обязанности, доноры, отсутствие по справке и т. д.).
● Оформление листков нетрудоспособности и протоколов по ним.
● Внесение изменений в кадровую документацию в связи с изменениями законодательства после согласования данных изменений с Заказчиком.
● Консультирование Заказчика по вопросам кадрового делопроизводства и учета, воинского учета. Общее время оказанных консультаций по всем ресторанам не может превышать пять человеко-часов в месяц. Превышение названного времени консультаций оплачивается Заказчиком дополнительно в соответствии с условиями Договора.
Пример 3.Приложение 1 К договору о предоставлении профессиональных услуг
Пример 4.Приложение 2 К договору о предоставлении профессиональных услуг
Сроки и порядок предоставления документов
1. Периодичность представления первичных учетных документов для проверки в бухгалтерию SMAR (далее – Исполнитель) не реже двух раз в месяц: за первую половину текущего месяца – с 15-го по 20-е число месяца, следующего за отчетным, за вторую – до 7-го числа месяца, следующего за отчетным. В случае представления документов, не соответствующих законодательству Республики Беларусь, Исполнитель сообщает об этом Заказчику в течение двух рабочих дней после приемки документов и возвращает их Заказчику на исправление, доработку.
2. Данные для проверки расчета заработной платы направляются Заказчиком Исполнителю не позднее двух рабочих дней до момента выплаты заработной платы, установленной трудовым договором/контрактом.
3. Предельные сроки отражения в бухгалтерском учете актов выполненных работ, оказанных услуг (реализация, затраты), ТМЦ и других хозяйственных операций за отчетный месяц – до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Если отчетный день приходится на выходной либо праздничный день, отчетным считается первый рабочий день.
Пример 5.Приложение 3
Ниже представлен пример Соглашения о порядке и качестве услуг в сфере информационных технологий. Мы используем такое соглашение в случае оказания услуг на базе программного обеспечения клиента. Соответственно, нам требуется поддержка IT-специалистов клиента.
Соглашение о порядке и качестве услуг в сфере информационных технологий1. Основные термины и определения
Заказчик – работник Заказчика или другое лицо, уполномоченное Заказчиком.
Исполнитель – работник ООО «__________________».
ПО – программное обеспечение, любой экземпляр компьютерной программы, модуль программного обеспечения или пакет программ или их любая часть в виде двоичного кода, которые предназначены для использования совместно с Системой либо в составе Системы.
Информационная система, или ИС, – совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса (комплексов) программно-технических средств.
Учетные данные – набор регистрационных данных, включая имя пользователя, пароль и URL доступа к ПО, ИС.
Интерфейсы Заказчика – перечень регламентируемых способов и точек коммуникации с Заказчиком.
Обращение – факт любого обращения или Инцидента со стороны Исполнителя через интерфейсы Заказчика.
Инцидент – любое непредвиденное событие, не являющееся частью стандартного (штатного) использования программ и/или программно-аппаратных комплексов, которое вызывает или может вызвать прерывание предоставления или снижение качества услуги Исполнителя.
Период поддержки – период времени, в течение которого работник Заказчика выполняет обработку Обращений Исполнителя.
Дистанционная помощь – способ организации оказания услуг, который подразумевает, что с момента регистрации Обращения Исполнителя Заказчик свяжется с работником Исполнителя посредством различных каналов связи и предоставит консультации и/или окажет услуги по исполнению Обращения.
Рабочее время – период времени в Рабочий день с 8.30 до 22.00 по минскому времени.
Рабочий день – календарный день, определенный в Республике Беларусь официальным рабочим днем.
Выходной день – календарный день, определенный в Республике Беларусь официальным выходным днем.
Время работы в выходные дни – с 9.00 до 18.00 по минскому времени в Выходной день.
2. Предмет соглашения
Настоящее Соглашение является неотъемлемой частью Договора и определяет порядок и условия оказания услуг Заказчику, предусмотренных предметом Договора, а также требования к качеству услуг в сфере информационных технологий, выполнение которых гарантирует Исполнитель и/или Заказчик.
Во всем остальном, что не предусмотрено условиями настоящего Соглашения, Стороны руководствуются условиями Договора.
3. Поддержка
3.1. Интерфейсы подачи Обращений.
3.1.1. Все Обращения Исполнителя в обязательном порядке должны подаваться с использованием следующих интерфейсов:
3.1.2. Обращения по услугам могут быть приняты Заказчиком только от работников Исполнителя или уполномоченных представителей Исполнителя.
3.2. Обращения к Заказчику.
3.2.1. Обращения должны содержать следующую информацию:
● суть проблемы (конкретный вопрос);
● Ф.И.О. контактного лица, электронный адрес, контактный телефон;
● информацию о критичности Инцидента (в случае необходимости).
3.2.2. Исполнитель при направлении Обращения должен придерживаться следующего правила: одному Обращению соответствует одна проблема (один вопрос).
3.2.3. В случае отсутствия информации, указанной в п. 3.2.1, Заказчик вправе не принимать Обращение Заказчика в работу.
3.3. Организация и завершение оказания услуг.
3.3.1. Исполнитель обеспечивает оказание услуг по Обращениям Заказчика следующими способами:
● дистанционная помощь;
● непосредственно на месте размещения сотрудника Исполнителя в исключительных случаях.
4. Управление обращениями
4.1. Способы управления Обращениями.
4.1.1. Все Обращения Заказчика классифицируются как Инциденты. В рамках одного Инцидента выделяются следующие категории Услуг:
Услуга на предоставление информации – запрос на предоставление консультаций, технической информации.
Услуга на обслуживание – запрос на оказание услуг, входящих в состав Услуг.
Услуга на изменение – заявка, связанная с проведением изменений в ПО.
Услуга восстановления работоспособности – Обращение по поводу события, влияющего на работоспособность ПО.
4.1.2. Услуга восстановления работоспособности дополнительно имеет следующие приоритеты:
Описание критичностей и влияний Инцидента:
Критический – произошла остановка работы одного или нескольких технологических процессов. Решение требуется незамедлительно.
Высокий – проблемы, возникновение которых позволяет использовать Систему только в ограниченном масштабе, что отрицательно сказывается на производственной деятельности Заказчика и может повлечь за собой остановку работы основных технологических процессов.
Средний – проблемы, приводящие к потере услуги или требующие для восстановления функционирования осуществления обхода, который хотя и позволяет использовать ПО, но с потерей услуги и/или производительности, при этом любой из вариантов оказывает незначительное финансовое влияние на Заказчика.
Низкий – проблемы, не относящиеся к проблемам с приоритетами «Критический», «Высокий» и «Средний».
4.2. Приоритет обработки Инцидентов, сроки, гарантии.
4.2.1. Порядок обработки Инцидентов определяется приоритетом.
4.2.2. Гарантированное время реагирования на Инциденты, их обработки и устранения, за исключением случаев глобальной недоступности Услуги:
(Важно уделить срокам максимальное внимание: нерешенные IT-службой проблемы негативно скажутся на качестве оказываемых услуг. – М.Л.)
4.3. Периоды обслуживания.
4.3.1. Услуги оказываются Заказчиком в соответствии со следующими периодами обслуживания:
5. Границы ответственности, перечень услуг
5.1. Перечень услуг, предоставляемых Заказчиком.
5.2. В зоне ответственности Заказчика находятся:
● лицензирование операционных систем и другого программного обеспечения в зоне ответственности Заказчика;
● обеспечение информационной безопасности;
● поддержание необходимого уровня технического обеспечения (физические серверы, сети передачи данных, физические носители данных) в зоне ответственности Заказчика;
● сохранность переданных текущих обработанных бухгалтерских документов в электронном виде, баз данных ИС.
5.3. Заказчик не несет ответственности за:
● качество каналов связи и соединений с сетью Интернет, находящихся вне зоны ответственности и контроля Заказчика;
● работу серверного, сетевого оборудования, систем виртуализации, персональных компьютеров Исполнителя.
5.4. В зоне ответственности Исполнителя находятся:
● обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, учетных данных, переданных Заказчиком Исполнителю, а также созданных Исполнителем в ходе оказания Услуг;
● обеспечение работоспособности персональных компьютеров, принтеров (другой офисной техники), программного обеспечения, принадлежащих Исполнителю и используемых для потребления и оказания Услуг;
● качество каналов связи и соединений с сетью Интернет, находящихся в зоне ответственности и контроля Исполнителя;
● работу серверного, сетевого оборудования Исполнителя.
6. Список программного обеспечения для работы исполнителя
7. Предоставление доступа
7.1. Удаленный доступ к серверу, ПО Заказчика предоставляются только штатному сотруднику Исполнителя по письменной заявке (бланку) по форме согласно п. 7.3.
7.2. Бланк заявки на доступ подписывается работником Исполнителя, руководителем работника Исполнителя, управляющим информацией Заказчика и согласовывается администратором информационной безопасности Заказчика.
7.3. Форма бланка заявки на доступ.
(Вы можете согласовать заявку в удобном для вас формате. – М.Л.)