При этом важны:
♦ общий положительный настрой на пользование литературой, формируемый под влиянием личного примера всех руководителей предприятия;
♦ благоприятные условия поиска и пользования информацией – доступность, упорядоченное хранение, постоянное обновление.
Информационное взаимодействие в форме регулярных совещаний с исполнителями предоставляет отличную возможность поддерживать в них интерес к работе и удовлетворенность ее результатами, а также улучшает атмосферу в коллективе. Подобные совещания позволяют также убедиться в восприятии, понимании и усвоении новой информации. Если совещания проходят нормально, то руководитель может многое узнать о мнении и возможных проблемах подчиненных, а это в любом случае будет способствовать взаимопониманию. Поэтому на любом предприятии – даже самом небольшом – должна действовать система постоянного информирования работников и регулярного обмена мнениями с ними. При решении этой важной задачи вам помогут излагаемые далее рекомендации.
Пользование технической информацией. По степени заинтересованности сотрудников в пользовании технической информацией предприятия весьма различны между собой. Как показывает опыт, на уровень интереса в наибольшей степени влияют следующие факторы.
Личный пример руководителей. Подчиненные весьма точно определяют для себя отношение своих начальников к сервисно-технической литературе и в большинстве случаев пытаются “подстроиться” под это отношение. Там, где господствует предубеждение, согласно которому “чтением денег не заработаешь”, не следует удивляться полному пренебрежению к технической информации.
Возможность оперативного, беспрепятственного до ступа. Имеется в виду не только хранение литературы вблизи рабочего места, но и удобство пользования ею: наличие подходящего стола, хорошего освещения, блокнота и авторучки для записей.
Комплектность и постоянное обновление документации. Для того чтобы информационные материалы всегда были в комплекте и непрерывно обновлялись, кто-то должен нести за это личную ответственность. Лучше всего поручить подобные обязанности должностному лицу, например мастеру технического обучения, начальнику сервисного цеха, старшему технику или мастеру. В этом случае у руководителя появляется возможность самому подробно знакомиться с новой информацией, а также принимать решения о том, какую именно информацию следует сразу же передавать исполнителям и в другие службы.
Своевременное информирование об изменениях, дополнениях и новых поступлениях. Такое информирование не только важно само по себе, но и подчеркивает значимость информационных материалов, поддерживая заинтересованность в пользовании ими.
Привычка к пользованию технической информацией. Не упускайте ни единой возможности для выработки у подчиненных этой полезной привычки. Она повысит степень их самостоятельности и уровень профессиональных знаний, а также укрепит сознательное стремление к высокому качеству работы, результаты которой в итоге улучшатся сами собой.
Доведение новой информации до исполнителей. Еще один важный аспект информационной работы внутри предприятия – оперативная передача сервисно-технической документации исполнителям, а также контроль того, чтобы новая информация действительно была принята к сведению и усвоена. Практический подход к решению этой задачи может быть различным.
Самая эффективная и надежная форма работы – совещание с исполнителями, позволяющее вести обсуждение с ответами на вопросы (см. также следующий раздел). Этот вариант предпочтителен во всех случаях, когда речь идет о серьезных технических новшествах.
Последовательный просмотр нового документа всеми исполнителями, поименно перечисленными в сопроводительном письме, которое каждый из них должен завизировать.
Вывешивание (размещение) документа на центральном информационном стенде (на “черной доске”) – самый ненадежный способ ознакомления с новой информацией. Поэтому такой вариант можно использовать только как вспомогательный.
После ознакомления с новой информацией нужно рассортировать и приобщить к делу поступившие дополнения. Соответствующие обязанности должны быть определены однозначным образом. В этом отношении рекомендуется быть очень педантичным и постоянным контролем добиваться работы без упущений. При передаче новой сервисно-технической документации исполнителям не следует забывать и о том, что она может иметь значение также для других подразделений (конторы, службы запчастей, торговой и рекламной служб) предприятия.
Совещания. Речь идет о регулярном обсуждении проблем с участием всего коллектива. Цели такого обсуждения:
♦ оперативное информирование о технических новшествах;
♦ решение проблем, определяющих эффективность и качество работы;
♦ информирование о ситуации, сложившейся на предприятии, и о планируемых мерах по закреплению достигнутых результатов;
♦ обмен мнениями, идеями и прочими новостями.
При этом общая цель – постоянно повышать уровень квалификации, удовлетворенности работой и старательности всех исполнителей.
Для достижения поставленной цели совещания нужно хорошо готовить. Соответствующие рекомендации излагаются ниже.
Оптимальные сроки и периодичность совещаний. Лучше всего зарекомендовали себя ежемесячные совещания, проводимые сразу после подведения итогов предыдущего месяца. При этом можно охарактеризовать фактическую ситуацию и обсудить выявленные недоработки.
Кроме того, неплохо проводить совещания в один и тот же день недели, который по опыту считается более спокойным.
Если новая техническая информация поступает задолго до очередного совещания, то ее следует довести до сведения подчиненных иным подходящим способом, а совещание использовать затем для повторения и закрепления эффекта.
Регламент совещаний. Общая продолжительность совещаний зависит от количества участников, значимости и сложности обсуждаемых тем.
Поэтому проводящий совещание руководитель может на стадии подготовки отобрать такие темы, для нормального обсуждения которых хватило бы 45–60 минут.
Время дня для проведения совещания выбирается по условиям работы предприятия и должно по возможности быть постоянным. На практике оправдывает себя проведение совещаний:
♦ перед обеденным перерывом,
♦ сразу после обеденного перерыва,
♦ в последний час рабочего дня.
Рекомендуемые темы для обсуждения на совещаниях. В соответствии с постановкой задач рекомендуется следующая классификация тем для обсуждения на совещаниях.
Новая техническая информация:
♦ изменения в программе выпуска моделей;
♦ изменения в конструкции изделий и технологии ремонта;
♦ изменения в регламенте и в содержании отдельных операций техобслуживания;
♦ изменения в информационных материалах;
♦ новые инструменты, аппаратура и оборудование;
♦ новые возможности обучения внутри и (или) вне предприятия.
Проблемы эффективности и качества работы:
♦ новые акценты, обусловленные содержанием справочников по ремонту;
♦ актуальные проблемы собственного предприятия (упущения в работе, рекламации от клиентов, повторные ремонты);
♦ конкретные меры по устранению недоработок;
♦ результаты проверки сервисного цеха, анализа имиджа предприятия, телефонного опроса и т. п.
Ситуация на предприятии и планируемые мероприятия:
♦ важнейшие показатели работы предприятия в предыдущем месяце: фактическая занятость, коэффициент эффективности, коэффициент присутствия, среднесменное количество выполняемых заказов и т. п.;
♦ планируемые организационные, кадровые или строительно-технические изменения;
♦ планируемые учебные мероприятия, подготовка подчиненных к предстоящему посещению курсов и семинаров.
Мнения, идеи и прочие новости:
♦ новые законодательные и нормативные акты;
♦ действия конкурентов;
♦ освоение рынка;
♦ количество проданных автомобилей;
♦ интересные сообщения из специальной и общей периодики;
♦ предложения и идеи, поступившие от исполнителей;
♦ результаты посещения курсов и семинаров;
♦ поздравления и поощрительные выступления по особым поводам.
Это перечисление возможных тем для обсуждения вовсе не означает, что все они должны затрагиваться на каждом совещании. Лучше основательно рассмотреть немногие важные вопросы, нежели вскользь пройтись по всем сразу.
Состав участников совещаний. На регулярно проводимые совещания обязательно должны приглашаться все работники сервисного подразделения, в том числе ученики. Если количество занятых превышает определенную величину (например, 15 человек), то целесообразно или даже необходимо проводить по нескольку совещаний – с разными группами исполнителей.
Руководство проведением совещаний. Подготовка и проведение совещаний – сложные задачи, как правило, требующие личного участия сервис-менеджера.
Это не означает, однако, что в конкретном случае соответствующие полномочия не могут быть делегированы другим руководителям сервисного подразделения, например начальнику сервисного цеха или мастеру технического обучения.
Подготовка совещания. На стадии подготовки совещания надлежит учитывать следующее.
Подборку вопросов для обсуждения нужно делать заранее. Их совокупность должна быть отражена в тезисах предстоящего доклада. Не исключено, что потребуется приготовить и диапозитивы для демонстрации через проектор.
Путем опроса исполнителей надо выяснить, нет ли с их стороны тем для обсуждения, и если есть, то какие.
Узнайте, что хотели бы люди от данного собрания и от каждого обсуждаемого вопроса.
Структурируйте план собрания так, чтобы он отвечал следующим требованиям: легкое начало, сложные проблемы относятся на середину собрания, легкое завершение.
Заранее обсудите проблемы или конфликты с теми, кто намерен выставить их на рассмотрение, снизив тем самым агрессивность заинтересованных сторон.