В хорошей системе [199] есть встроенный генератор отчетов, позволяющий настроить любую форму для статистики и анализа. Генератор отчетов содержит дизайнер разделов, используемый непосредственно для компоновки данных на форме, и дизайнер форм запросов, используемый для создания и изменений форм запросов. Для анализа информации по финансовым счетам и сравнения ее с плановыми (бюджетными) показателями можно просматривать фактические значения финансовых операций в виде процентной величины отклонения от ранее установленных плановых показателей. Здесь же могут быть выполнены различные виды расчетов, которые невозможно провести непосредственно в Плане счетов, а также подводятся итоги по промежуточным группам счетов. В свою очередь, эти промежуточные итоги можно использовать при расчетах различных показателей по другим, более крупным группам счетов. Работая с отчетами, можно сравнивать данные по нескольким отчетам, гибко меняя расположение столбцов и активно используя формулы. При этом можно настраивать произвольные виды отчетов и несколько форм представления для одного и того же отчета.
Если оборот падает
Не стать рабом обстоятельств – это искусство, требующее обучения и самодисциплины. Если уровень реализации услуг или товаров падает, сразу отнеситесь к этому как к серьезной проблеме, а не случайному скачку. Затем спокойно, но энергично действуйте, чтобы вернуться к прежнему уровню продажи и превысить его. Действуйте без промедления, не ждите утра, не откладывайте до понедельника, до первого числа или до начала квартала
Выясните причины спада:
Е если вы вели статистику и анализ, то сможете быстро определить, вызван ли спад вашими собственными ошибками или является следствием действия внешних обстоятельств;
Е проверьте состояние рынка, на котором работаете – возможно, появился новый продукт, который отнял у вас часть клиентуры, или упала покупательная способность населения;
Е если и у ваших конкурентов возникли те же проблемы, то причина – не в вашей работе.
Существенный фактор в любом виде бизнеса – сезонность спроса на товары или услуги. Если причиной спада оказалась слабая работа с клиентами – ищите надежные источники сведений о потенциальных потребителях вашего товара, повышайте уровень профессиональной подготовки сотрудников в части общения с клиентами, введите дополнительные стимулы и более эффективную систему мотивации для себя и сотрудников.
Логистика в автосервисе
Компьютерное обеспечение. Для эффективного управления крупным автосервисом или сетью сервисных станций необходимо следующее информационное обеспечение (базы данных, далее – БД):БД знаний для логистического управления
БД знаний ведутся для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей, а не для непосредственного обслуживания экономических расчетов. Оперативность и разумная точность предпочтительнее высокой точности, это позволяет избежать большой задержки информации.
БД объема работ и портфель заказов. Эта БД содержит оценку будущих запасов и потребности во времени обработки, свойственных имеющимся в наличии заказам; текущую работу и прогноз спроса. Она является основой для контроля обязательств перед покупателями, а также основой для планирования использования рабочей силы и оборудования.
БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.
БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.
БД поставок закупленных товаров. Записи должны поддерживаться для каждого товара, отображая имеющиеся в наличии количества, расходы, поступившие заказы, контрактные обязательства и записи о поставках в соответствии со сроками, оговоренными с поставщиками. Эта информация используется для поддержки принятия решений о закупках и ассигнованиях, прогнозирования потребности в поставках закупок и расчета производственных запасов.
БД стоимости перевозки и маршрутов. Эта БД издержек используется для оценки экономической эффективности перевозки грузов.
БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.
БД активности клиентов. Эта БД накапливает данные спроса по каждому покупателю для анализа маршрутов, издержек распределения, ценообразования и прочих маркетинговых исследований. Она может быть совмещена с БД активности спроса на товары, но обычно содержится отдельно из-за ограничений размера.
БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.
Необходимость централизованного использования всех этих БД обеспечивает большую эффективность и большую точность в выполнении всей совокупности логистических функций, поскольку персонал, использующий специальные данные, будет лучше обучен и получит большие возможности для оптимального управления логистической системой в целом.
Необходимость использования этих БД в оперативной деятельности логистической системы обусловлена доступностью в качестве справочных материалов при планировании, заключении сделок и, в некоторых случаях, большей точностью, поскольку они будут поддерживаться людьми, хорошо знакомыми с данными и фактами предпринимательской деятельности.
Задачи для оптимизации логистики . Контроль качества сервиса потребителей:
– оценка точности и аккуратности в выполнении заказов;
– оценка соответствия уровня исполнения операций ожиданиям потребителей;
– оценка характера и типичности ошибок в работе;
– оценка оперативности, срочности исполнения заказов и т. д.
– определение параметров достаточности организации информационного обслуживания заказчиков посредством рекламы, прейскурантов и другой информации, в том числе размещаемой на сайте в Интернет;
– разработка методов контроля степени информированности заказчиков, выполнение контроля;
– определение максимальных и оптимально необходимых услуг заказчикам при сервисе – консультирование, ремонт, доставка, гарантии качества, пуск в эксплуатацию и т. д.
– разработка методических материалов для обучения персонала общению с заказчиками, организация обучения, контроль качества общения;
– разработка методов контроля степени удовлетворения заказчиков обслуживанием, выполнение контроля;
– разработка методов сокращения сроков ремонта, оформления документов, расчетов, доставки;
– определение параметров контроля качества обслуживания заказчиков.
Контроль процесса управления операциями:
– оценка четкости и продуктивности организации ежедневной работы;
– оценка способностей персонала по выявлению проблем и их решению;
– оценка способностей персонала понимать потребности заказчиков и удовлетворять их.
Контроль эффективности логистических операций . Издержки товародвижения, контроль, анализ и снижение которых являются задачами оптимизации управления, включают:
– стоимость перевозки различными видами транспорта;
– стоимость погрузки у отправителей, выгрузки у получателей и возможных перевалок в пути следования;
– затраты на хранение, непосредственно относящиеся к перевозке в связи с перевалкой, комплектацией или подработкой груза в пути следования;
– расходы, связанные с нахождением груза и товара в пути, его непродуктивным хранением в процессе доставки (проценты на капитал, порча, потеря, хищение груза);
– издержки формирования и содержания запасов;
– “издержки дефицита”, связанные с недостатком в отдельные моменты тех или иных товаров, с неумением управлять запасами;
– расходы на упаковку, маркировку, оформление документации;
– расходы по страхованию грузов, транспортно-экспедиторским операциям, ледокольной проводке, грузовые сборы;
– затраты труда на количество грузов, полученных и отправленных в смену и т. п.
– административные расходы и некоторые другие виды издержек.Развитие деятельности
Стабильности в бизнесе не бывает.
Для выживания фирма должна непрерывно изменяться.
Неизбежность развития
Когда ваша работа будет налажена и появится опыт, возникнет необходимость расширения бизнеса. Бизнес, как живой организм, стремится развиваться.
В бизнесе никто не может удержаться на неизменном уровне – либо поднимается, либо тонет.
Заранее думайте об этом и наметьте направления развития. Для развития нужна прежде всего его концепция. Например, для сервиса и торговли расширение деятельности возможно, главным образом, путем рассредоточения в пространстве точек торговли и обслуживания.
При необходимости принятия стратегических решений о перспективах бизнеса фирмы обычно выбирают из трех возможных решений: