Некоторые руководители поручают секретарям определять важность поступающей корреспонденции и распределять ее исполнителям. Более того, иногда дают указания типа: “Всю рекламу – в корзину! ” Но даже секретари со стажем просто не в состоянии порой понять (и никогда не поймут!) необходимость той или иной поступившей информации для руководителей, не умеют отличить рекламу от делового предложения и в результате руководители не отлавливают важнейшие, а то и критические для предприятия сообщения. Руководителю целесообразно самому просматривать входящую почту за исключением адресованной конкретным сотрудникам и в бухгалтерию.
Нередко на столе у руководителей скапливаются груды документов, которыми все некогда заняться. Если нужно проработать документ, то делайте это сразу по получении и полностью, чтобы больше к нему не возвращаться. Чем дольше документы ждут на вашем столе, тем быстрее растет количество нерешенных вопросов.
Просмотрите бумаги и разложите их по стопкам: “Срочно” и “Не срочно”. Просмотрите документы в стопке “Срочно” еще раз, но с иной точки зрения: что может произойти, если вы отложите его на завтра. (Потеряете ли выгодный заказ? Развалится фирма?) Решите: что действительно срочно, что – нет, а что – не просто срочно, а чрезвычайно срочно. Только после этого принимайтесь за проработку документов.
Регистрация документов
Регистрация документов – проставление на нем номера и даты с последующей записью сведений о документе в регистрационных журналах или картотеках.
Регистрация документов необходима:
♦ для учета количества документов;
♦ для контроля сохранности документов;
♦ для контроля исполнения документов;
♦ для поиска документов.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования – входящие, исходящие и внутренние документы.
Регистрация документов (присвоение номера) должна быть однократной. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое фиксируется лишь дата передачи.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно. Регистрационный номер входящих и исходящих документов включает:
♦ порядковый номер;
♦ номер по перечню групп.
Например: 306/02-11, где 306 – порядковый регистрационный номер; 02-11 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
В состав номера могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов подразделений, вопросов деятельности и т. д.
Внутренние документы при регистрации делят на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т. д.
Порядковые регистрационные номера присваивают документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяют простую порядковую нумерацию, например: приказ № 57, протокол № 6, акт № 12.
Регистрационные порядковые номера присваивают входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. С нового года начинают новую нумерацию.
В качестве регистрационной базы данных используют регистрационные журналы, регистрационно-контрольные карточки и компьютерные базы. Журналы удобны при небольшом количестве регистрируемых документов, но необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.
Регистрационно-контрольные карточки позволяют более оперативно вести поиск и осуществлять контроль исполнения документов. Они печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку. Один экземпляр карточки передают вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться.
Компьютерные базы данных обычно дублируют журнальный или карточный учет и обеспечивают более быстрый поиск, сортировку, анализ и контроль исполнения.
Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
♦ автор (корреспондент);
♦ название документа;
♦ дата документа;
♦ индекс документа;
♦ дата поступления документа (для входящих документов);
♦ индекс поступления документа (для входящих документов);
♦ заголовок документа или его краткое содержание;
♦ резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
♦ срок исполнения;
♦ отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);
♦ номер дела;
♦ исполнители;
♦ расписка исполнителя в получении документа;
♦ ход исполнения;
♦ приложения и др.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных карточках документов-запросов для контроля исполнения. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.
Конверты от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:
♦ поступления заказных писем с коммерческими и финансовыми и другими важными документами – даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитраже и суде;
♦ когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.
Храните документы долго
Документы могут теряться и в учреждениях, и в налоговой инспекции, и в фирмах, поэтому для защиты своих прав лучше хранить все документы всю жизнь. Обязательно храните все счета, извещения, квитанции и любые бумажки, подтверждающие оплату любых расходов, налогов, получение денег и документов.
Те документы, которые отдаете кому-либо, копируйте. Этим обеспечиваете дублирование информации и возможность обсуждать ее по телефону с тем, кому она передана, без личных встреч.
Оплату налогов сверяйте с данными учета у бухгалтера налоговой инспекции. Если через 2—3 года инспектор вдруг заявит, что платеж не получен и потребует оплаты пени, вы предъявите копии, чтобы доказать своевременность платежей. Кстати, инспекция может высказать претензии только за 3 предшествующих года.
Защита от утечки секретов
Утечка информации, которую обычно называют “для служебного пользования”, включает сведения, вредит тактическим интересам, например: срыв заключения или исполнения договора, снижение выгодности сделки, “подставка» под финансовые или иные санкции или потери и т. п.
Утечка секретной информации угрожает стратегическим интересам предприятия и его существованию. С ее помощью можно вызвать конфликт с налоговыми, таможенными и другими государственными органами, причинить ущерб репутации, подорвать финансовую основу предприятия, подвергнуть предприятие шантажу криминальных структур.
Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности [15] .
К сведениям, которые могут составлять служебную или коммерческую тайну, законодательство относит следующие [16] :
Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. Согласно Федеральному закону от 15 ноября 1997 г. № 143-Ф3 сведения, ставшие известными работнику органа записи актов гражданского состояния в связи с государственной регистрацией акта гражданского состояния, являются персональными данными
Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Решение о наличии действительной или потенциальной коммерческой ценности информации, содержание и объем соответствующих сведений определяются предпринимателем самостоятельно по своему усмотрению. Коммерческой тайной могут быть сведения о технологии производства, внедрении изобретений, планах развития и изменения производства, о деловых партнерах, контрактах и т. д.
Не следует пытаться расширить диапазон засекречиваемой информации за счет сведений, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну – эти сведения определяются законодательством.
На предприятии обязательно должен быть письменный приказ руководителя, устанавливающий перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Только в этом случае у вас есть правовые основания для отказа налоговому органу в представлении соответствующей информации. Кроме того, с этим перечнем необходимо знакомить под расписку сотрудников, с которых берется подписка (или обязательство в трудовом договоре) о неразглашении служебной и коммерческой тайны – иначе у вас не будет оснований предъявить им претензии в случае нарушения ими этого обязательства (или подписки).
Руководство предприятия устанавливает степень закрытости служебной информации. Обычно к закрытым или секретным документам, чертежам, планам, схемам, каталогам, справочникам, хранящимся на бумаге, фотографиях, негативах, слайдах, микрофильмах, микрофишах, дискетах, компакт-дисках, жестких дисках) относят документы и сведения не входящие в предмет налогового контроля, которые вы не обязаны предъявлять или сообщать проверяющим [17] :