♦ уставные документы фирмы;
♦ сводные отчеты по финансовой деятельности фирмы;
♦ кредитные договоры с банками;
♦ договоры купли и продажи, начиная от определенной суммы;
♦ сведения о перспективных рынках сбыта, источниках средств или сырья, товарах, о выгодных партнерах;
♦ информация, предоставленная партнерами, за разглашение которой предусмотрены штрафные санкции.
♦ протоколы и соглашения о намерениях совершить определенную сделку (предварительные договоры);
♦ конфиденциальные части договоров и соглашений (рекомендуется оформлять их в виде приложений и хранить отдельно);
♦ планы научно-исследовательской и внедренческой деятельности, программы экономического и социального развития предприятия, проекты осуществления коммерческих мероприятий (за исключением планов финансово-хозяйственной деятельности и доходно-расходных смет);
♦ сведения об изобретениях и новых технологиях, находящихся в стадии разработки или внедрения в производство, а также
объекты интеллектуальной собственности, на которые распространяется правовая защита авторства;
♦ содержание выполняемых работ, имеющих научную, техническую, технологическую или коммерческую новизну;
♦ протоколы заседаний органов управления предприятием, содержащие конфиденциальную информацию о коммерческих перспективах, предполагаемой стратегии и тактике предпринимательской деятельности (за исключением их резолютивной части).
Коммерческую тайну предприятия и предпринимателя не могут составлять [18] :
♦ учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;
♦ документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);
♦ сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РСФСР;
♦ документы о платежеспособности;
♦ сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
♦ документы об уплате налогов и обязательных платежах;
♦ сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;
♦ сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.
Система мер по защите коммерческих секретов включает [19] :
♦ определение перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
♦ установление сроков секретности;
♦ определение носителей секретной информации: (сотрудников, документы, изделия, материалы, технические средства хранения, обработки, тиражирования и передачи информации, физические излучения);
♦ установить зоны и время материализации коммерческой тайны в носителях информации (места и время работы, переговоров, ярмарок, выставок, совещаний и т. д.);
♦ разработать схему работ с конкретными сведениями, материализованными в конкретных носителях, с привязкой этих защитных мероприятий к месту и времени.
Каждый сотрудник независимо от своего служебного положения или степени родства с руководителем фирмы должен владеть только той информацией, которая ему необходима для работы.
Круг лиц, причастных к коммерческим тайнам предприятия, должен быть максимально сужен.
Воспитать из сотрудников настоящих патриотов фирмы руководитель может, грамотно применяя систему материальных и моральных стимулов, придерживаясь психологически выверенной линии поведения. Хорошо если над подходами к решению этой задачи поработают специалисты.
Сотрудник, занятый деловыми бумагами фирмы, должен быть доверенным лицом. Его обязанность – организовать работу с документами, содержащими важную информацию, так, чтобы исключить ее утечку на всех этапах – от подготовки текстов до учета и хранения поступающих и исходящих телеграмм, писем, образцов и т. п. Расходы, связанные с организацией специального делопроизводства, как правило, быстро окупаются. Идите на них, не задумываясь, помня о том, что зарплата делопроизводителя – залог его преданности вашему бизнесу.
Если сотрудник, курирующий вашу канцелярию, недостаточно опытен, напомните ему о необходимости ведения специального журнала учета входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих конфиденциальную информацию. С помощью такого журнала вы сможете периодически проводить инвентаризацию и своевременно уничтожить бумаги, потерявшие для вас (но не для ваших конкурентов) всякий интерес.
Для предотвращения несанкционированного вторжения в компьютерные базы данных каждый из сотрудников фирмы должен иметь личный пароль, позволяющий пользоваться лишь той информацией, которая имеет отношение к его служебным обязанностям.
Установите систему ограничений на использование открытых каналов связи для передачи конфиденциальных сведений. Под открытыми каналами имеются в виду переговоры с реальными и потенциальными партнерами, властями, деловая переписка, предоставление документации компаньонам и контрольным органам, реклама, общение с представителями прессы, государственных органов, общественных организаций.
Утечку конфиденциальной информации предупреждают следующими действиями:
♦ контролировать доступ сотрудников к закрытой документации и к базам данных;
♦ периодически просматривать данные и определять степень их секретности, помня, что любая информация быстро стареет;
♦ не нанимать временных сотрудников, если они по характеру своей работы автоматически получают доступ к конфиденциальной информации;
♦ оборудовать звуконепроницаемые или экранированные помещения для обсуждения важных вопросов, регулярно обследовать такие помещения, проверяя при помощи специальной аппаратуры наличие в них подслушивающих (сканирующих) устройств;
♦ завести специальные конверты (папки), в которых конфиденциальная информация будет циркулировать внутри фирмы;
♦ установить места приема посетителей, никогда не оставлять их одних в офисе и других помещениях фирмы;
♦ не реже раза в неделю обследовать все служебные и подсобные помещения фирмы (включая коридоры и туалеты) для выявления подслушивающих и звукозаписывающих устройств;
♦ упорядочить использование сотрудниками множительной и копировальной техники;
♦ установить аппарат для уничтожения ненужных документов (включая использованную копировальную бумагу от пишущих машинок);
♦ строго придерживаться правила: секретные документы уничтожает лично сотрудник, отвечающий за безопасность фирмы;
♦ использовать для ведения служебных записей только специальные тетради и блокноты, предварительно пронумеровав их;
♦ в конце рабочего дня прятать эти тетради и блокноты в сейф или, на худой конец, – в ящик стола, снабженный надежным замком;
♦ установить персональную ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальной информации с четкой градацией мер дисциплинарного и материального воздействия за ее утечку.
Старайтесь действовать так, чтобы меры по защите информации не шли вразрез с рекламной политикой, не мешали коммерческой деятельности вашей фирмы.
Службе экономической безопасности необходимо включить в программу своих действий следующие элементы стратегии:
♦ установить контроль за деятельностью всех ключевых сотрудников, ошибки которых или нелояльность могут принести ущерб фирме;
♦ прекратить свободный выход информации во внешний мир, оставив право на это лишь отдельным руководителям;
♦ конфиденциальные условия сделок оформлять приложениями к договорам и хранить отдельно;
♦ ограничить перечень данных, передаваемых вовне и степень открытости;
♦ принять меры для защиты от специальных методов конкурентной борьбы;
♦ принять меры для превентивного применения специальных методов конкурентной борьбы раньше конкурентов.
Ниже приведен образец памятки сотрудникам о сохранении коммерческой тайны предприятия [20] .
ПАМЯТКА сотруднику о сохранении коммерческой тайны предприятия
В условиях рынка и конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятия. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к его банкротству.
Сотрудник предприятия обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне предприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайны предприятия, передача третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством.
Коммерческая тайна определяется руководителем предприятия и отражается в “Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия”.
Коммерческая тайна других предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия, доводится до сотрудника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения.
Порядок обращения со сведениями, отнесенными к коммерческой тайне предприятия, регулируется “Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия”.
Сотрудник обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.
Сотрудник должен знать также, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.