– возможные потери товаров из-за неверной или некачественной маркировки, приведшей к невозможности идентификации товара на складе;
– возможные потери товаров на складе вследствие пожара и других бедствий;
– пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;
– потери на складе из-за небрежности в указании адресов или артикулов, нанесения их нестойкой краской, обнаруженные лишь при инвентаризации;
– порча товаров из-за повышенной влажности;
– порча товаров грызунами и другими вредителями.
События при хранении, влияющие на количество и качество товаров, если они произошли, негативно сказываются на всей деятельности владельца – он вынужден терять время на выявление недостачи и испорченных товаров, приходится закупать новые количества товаров взамен недостающих или испорченных.
Потери времени и средств при хранении могут быть заложены или минимизированы :
– при обеспечении условий хранения;
– при согласовании с поставщиками видов тары и упаковки;
– при согласовании с поставщиками типовых количеств товара в одной упаковке, в тарной единице, в грузовом модуле;
– при согласовании с поставщиками допустимых отклонений в количествах товаров (насыпных, наливных, испаряемых, портящихся и т. п.) в партии;
– при организации контроля условий хранения товаров;
– при выборе способов грузообработки;
– при подготовке инструкций персоналу по обращению с каждым видом товаров.
Управление рисками начинается с подготовки технологических карт и инструкций для персонала склада.
Требования к организации хранения
Элементы обеспечения хранения:
– набор оптимально необходимых объемов для хранения и проездов для погрузчиков и штабелеров;
– комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для укладки, хранения и отбора товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;
– условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;
– технология грузообработки;
– технологические инструкции для процессов укладки, хранения и отбора различных товаров;
– структура и алгоритмы бизнес-процессов управления хранением и инвентаризацией;
– периодический контроль количества товаров, подверженных испарению, усушке и иным видам естественной убыли;
– периодический контроль качества требующих этого товаров;
– методики проверки качества товаров;
– предупреждение повреждений товаров;
– отбраковка в случае повреждений;
– ремонт поврежденных товаров при возможности;
– перелопачивание требующих этого товаров;
– проветривание требующих этого товаров;
– защита от грызунов и других вредителей требующих этого товаров;
– возврат ошибочно отобранных товаров на места хранения;
– должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в хранении;
– формы документов, получаемых в результате инвентаризации и периодического контроля качества;
– положения о подразделениях, участвующих в хранении;
– управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
– планирование: планы товарооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.
При организации хранения необходимо выполнение следующих операций и процессов:
– заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;
– контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);
– определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;
– планирование сроков завоза товаров на склад;
– резервирование площадей для хранения;
– планирование сроков, технических средств и рабочей силы для размещения и укладки товаров;
– размещение и укладка товаров по местам хранения;
– оприходование товаров, ввод информации в базу данных в день приемки.
При проектировании технологии хранения необходимо предусматривать:
– обеспечение возможности ведения произвольной номенклатуры хранилищ и складских мест с типизацией мест хранения по видам хранимой продукции;
– ведение полной истории структуры мест хранения, а также истории размещения и движения товаров по складу;
– обеспечение автоматического расчета заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массо-габаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.);
– определение мер, необходимых для обеспечения требуемых условий хранения товаров в отношении размещения, сохранности их физических, химических и товарных качеств, температуры, влажности, вентиляции;
– разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.;
– обеспечение компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.
Организация хранения должна обеспечивать:
– сохранность количества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ;
– условия для осмотра и измерения товаров, отбора проб и образцов товаров соответствующими контролирующими органами, исправления поврежденной упаковки, выполнения погрузочно-разгрузочных работ.
Обеспечение сохранности свойств товаров достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения товаров, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения. За товарами, хранящимися на складах, необходимы наблюдение и уход, регулярные проверки состояния, контроль появления признаков порчи, следов грызунов или насекомых.
Требования к размещению товаров
Для проектирования процессов размещения товаров необходимо:
– обеспечение компьютерного представления топологии склада (логической модели склада) в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе); каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар);
– организация расчета необходимых количеств ячеек и стеллажей разных размеров для соответствующих товаров, определение принципов изменения размеров ячеек при переменном ассортименте или принципов размещения товаров при переменных количествах одного ассортимента;
– разработка адресной системы, внедрение в практику оприходования, инвентаризации, размещения и отбора товаров строго по адресам хранения с указанием адресов во всех видах документации;
– определение порядка выбора мест хранения в зависимости от вида товара, габаритов, частоты спроса, необходимого режима хранения и т. д.
– оптимизация размещения товара по местам хранения с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе (уплотнение);
– обеспечение поиска оптимального места хранения для принятого товара (алгоритм размещения товара, учитывающий параметры хранения товара и ячеек), возможности выбора предпочтительной зоны (ячейки) размещения для товара, генерации заданий на размещение товаров на складе для хранения, формирование маршрутных карт для размещения прибывших грузов;
– разработка планов размещения товаров с учетом частоты спроса, доступности для погрузо-разгрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;
– определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;
– разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.;
– постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт;
– организация партионного учета, контроля степени заполнения мест хранения, контроля сроков хранения товарных позиций;
– разработка технических заданий на реконструкцию помещений, устройство приспособлений, приобретение оборудования для организации оптимальных условий хранения;
– обеспечение учета стоимости хранения и обработки грузов.
Метод размещения товаров на складе выбирают в зависимости от задач, назначения грузов, выбранного способа хранения, необходимости максимального использования объема склада при рациональном расположении секций, предохранения товаров от повреждения, доступности любой ячейки склада для механизмов на крупных складах, быстрого нахождения необходимых товаров.
Для быстрого размещения и отбора, обеспечения требуемых режимов хранения разрабатывают схемы размещения товаров, предусматривая постоянные места хранения, возможность наблюдения за их сохранностью и ухода за ними. При разработке схем принимаются во внимание периодичность и объемы поступления и отгрузки товаров, оптимальные способы укладки, условия их отгрузок, а для некоторых видов товаров и “правильное соседство”. В отдельных случаях, если нужна свобода маневра, применяют переменные места хранения товаров. При размещении товаров используется принцип “чаще спрос – ближе к проезду”. Товары ежедневного спроса хранятся в непосредственной близости к зоне отгрузки или выдачи. Практикуется выделение участков краткосрочного и длительного хранения. На участках краткосрочного хранения располагают быстро оборачивающиеся товары. На участках длительного хранения размещают как товары невысокого спроса, так и товары частого спроса, составляющие страховые запасы в дополнение к оперативным, находящимся на участке краткосрочного хранения. На крупных складах с большим товарооборотом каждую ячейку делают таких размеров, которые позволяют разместить в ней партию товара вместе с поддоном или в ящике, в котором он прибыл, причем проезды между стеллажами достаточны для работы погрузчиков с боковым перемещением вил. На складах для мелкооптовой и розничной торговли чаще всего товары размещают в соответствии с группировкой по размерам. На складах имеются секции для крупных и мелких товаров. Для разных товаров нужны различные соотношения количеств мелких, средних и больших ячеек на складе, различные размеры ячеек по глубине. Фирмами, специализирующимися на изготовлении складского оборудования, разработаны типовые схемы и модели разборных стеллажей для разных товаров, поэтому дешевле в конечном итоге купить готовые разборные стеллажи с переменной высотой ячеек, чем сваривать их по собственным эскизам, а впоследствии либо много раз переделывать, либо мириться с неэкономичным размещением товаров.