– учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;
– поддержка физических и логических складов;
– учет приемки товаров;
– учет заказов на закупки, перемещений между складами, возвратов товаров;
– полное управление партиями на уровне склада;
– учет отбора заказов;
– комплектовочные накладные;
– инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;
– объединение товаров в партии;
– перемещения между складами;
– стандартные распределения запасов между складами;
– отслеживание отгрузки, товаров в пути и приемки. Отчетность склада должна включать ведомости:
– результаты собственного производства;
– закупленные товары;
– полученные / использованные / отгруженные;
– прямые поставки;
– поправки в результате инвентаризации;
– поврежденные товары;
– возвращенные товары;
– товары в движении между складами.
– остатки – количество и стоимость товаров;
– ожидаемые поступления товаров;
– планирование движения товаров на ближайшую неделю. Запросы состояния склада в реальном времени должны показывать информацию:
– открытые и последние отгруженные заказы;
– заказы на закупки;
– статистика по товарам;
– история по товарам;
– статистика по складу;
– перемещения между складами;
– статистика продаж;
– неотработанные строки заказов;
– замены товаров;
– аналогичные товары;
– коды товаров у заказчиков;
– доступное количество товаров на дату;
– доступное количество товаров по складу.
Необходимые документы и справки:
– регистрация отгрузки;
– журнал складских операций;
– анализ запасов;
– отчет о запасах;
– отчет о движении партии;
– регистрация приема;
– отчет о движении товара;
– анализ и планирование запасов;
– запрос об истории по партиям и серийным номерам.
Необходимые справочники:
– участки и адреса хранения запасов;
– аналоги товаров;
– частоты фоновой инвентаризации.
База данных о товарах
База данных о товарах должна обеспечивать:
– накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;
– просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;
– выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;
– заказ нескладируемых товаров;
– создание наборов, состоящих из нескольких товаров;
– указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;
– неограниченное число замен товаров с учетом цены;
– предложение замены при отсутствии на складе;
– определение инструкции о месте доставки;
– конкретные указания/сообщения на накладной/счете;
– дробные количества (меры) товаров в заказе;
– распознавание штрих-кодов;
– возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;
– возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.
Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:
– каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;
– код, наименование и размеры;
– несколько возможных единиц измерения;
– штриховой код;
– вторичные коды, идентифицирующие товар;
– неограниченное число замен товара;
– неограниченное число аналогов товара;
– вызов товара по коду заказчика или поставщика;
– коды товара у различных заказчиков;
– коды товара у различных поставщиков;
– оригинальный код товара у производителя;
– отслеживание партий товара;
– отслеживание серийных номеров товаров;
– формирование наборов товаров для реализации;
– указание основного адреса на складе и дополнительных;
– возможность включения товара в отложенные заказы;
– товарные группы;
– группы для ценообразования;
– группы для анализа продаж;
– группы по начислению комиссионных;
– группы по стоимости;
– группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
– группы для производства;
– группы по бонусам и комиссионным;
– группы по таможенным пошлинам;
– группы по способу доставки;
– параметры для закупок;
– экономичное количество в заказе;
– времена поставки;
– минимальный/максимальный запас на складе;
– пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза;
– до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;
– комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
– коды налогообложения;
– средневзвешенная стоимость;
– последняя стоимость;
– нормативная стоимость.
Велика неравномерность спроса при огромной номенклатуре запасных частей и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса. Желание неудачливых бизнесменов получить все и сразу заставляет их ограничивать штаты товароведов по запчастям, расходы на компьютеризацию и управлять десятком тысяч наименований деталей как одним товаром, чтобы упростить себе жизнь. В результате – упущенные продажи из-за дефицита товара и убытки из-за списания неликвидов.
Каждая запасная часть (номер по каталогу) является самостоятельным товаром, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны.
Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.
Признаки (коды):
– признак группы спроса – ABC (автоматически вводится после анализа за период);
– коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводится после анализа за период);
– признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);
– признак ручного контроля;
– признак важного резерва;
– признак наличия страхового запаса;
– группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);
– группа обрудования (топливка, электрика, резино-технические и т. д.);
– коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;
– коэффициент рентабельности фактический в периоде;
– признак категории калькуляции розничных цен;
– признак категории изменения розничных цен;
– признак группы скидок с розничных цен;
– признак группы стоимости – XYZ;
– признак степени конкуренции;
– признак показательных цен;
– коэффициент общего изменения цен;
– признак группы цен;
– признак группы скидок;
– признак необходимости снижения цен поставщика;
– фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;
– коэффициент пересчета нетто-цен после коррекции;
– коэффициент пересчета нетто-цен после максимальной скидки.
Основные данные:
– название изготовителя машин (группа);
– номер детали по каталогу изготовителя машин;
– номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;
– номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей;
– наименование на русском языке;
– наименование на английском языке;
– код изготовителя детали (несколько полей);
– код и название подгруппы;
– в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно;
– модели машин, для которых предназначена деталь;
– применяемость (неограниченно полей);
– период применения на машине;
– VIN-код применяемости;
– код модели двигателя;
– какой деталью заменена (после снятия с производства);
– вместо какой детали введена в конструкцию;
– код взаимозаменяемости;
– код наименования;
– срок службы расчетный;
– возможность восстановления после износа;
– единица измерения;
– вес;
– объем;
– количество на 1 машину;
– количество в комплекте;
– вид упаковки;
– количество в упаковке;
– вид тары.
Складские данные:
– адрес хранения;
– наличие на складе фактическое;
– наличие на других складах;
– минимальный запас или точка заказа;
– максимальный запас;
– страховой запас;
– неприкосновенный запас – до решения руководства. Ценовые данные:
– закупочная цена в валюте;
– закупочная цена в рублях;
– розничная цена в валюте;
– розничная цена в рублях;
– признак категории калькуляции розничных цен;
– признак категории импортной пошлины;
– признак категории изменения розничных цен;
– признак группы скидок с розничных цен;
– признак степени конкуренции;
– признак показательных цен;
– коэффициент общего изменения цен;
– признак группы цен;
– признак группы скидок;
– признак необходимости снижения цен поставщика;
– фактический коэффициент пересчета текущий;
– коэффициент пересчета нетто после коррекции;
– коэффициент нетто после максимальной скидки;
– другие признаки (до 10).
Данные для заказов и отгрузок:
– срок поставки;
– минимальное количество для заказа, норматив поставщика;
– оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки;
– заказано у поставщика;
– подтверждено поставщиком к поставке;
– недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;