Каждая фирма должна составлять график отпусков, чтобы учитывать очередность ежегодных оплачиваемых отпусков своих сотрудников (ст. 123 ТК РФ). Форма этого документа предусмотрена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 (форма № Т-7). График отпусков утверждает руководитель фирмы (с учетом мнения профсоюза (если он есть) не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Если в течение года в график нужно внести изменения, руководитель выносит об этом приказ. Фирма должна ознакомить своих сотрудников с графиком отпусков под расписку после того, как его подпишет руководитель, а также за две недели известить каждого работника о начале отпуска. Это инспекторы обязательно проверят. Затем они посмотрят, соблюдены ли права некоторых работников, например несовершеннолетних. Им отпуск предоставляется в любое удобное для них время.
Ни одна проверка не обходится без изучения кадровых приказов. Фирма обязана знакомить с ними работника под расписку. В первую очередь инспекторы посмотрят приказы о приеме на работу (форма № Т-1), о переводе (формы № Т-5 и Т-5а), об отпусках (формы № Т-6 и Т-ба), об увольнении (формы № Т-8 и Т-8а), о командировке (формы № Т-9 и Т-9а), о поощрении (формы № Т-11 и Т-11а). Формы этих приказов утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
Инспекторы могут посмотреть и другие приказы, которые так или иначе связаны с вопросами проверки. Например, о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных работах, об отстранении от работы, о временном переводе из-за производственной необходимости и т. д. Имейте в виду, что в ст. 192 ТК РФ предусмотрены только три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение. Применять другие (например, понизить в должности) работодатель не вправе. Кроме того, нельзя за один проступок назначить сразу несколько взысканий (ст. 193 ТК РФ).
Если работнику нужны заверенные копии приказов и других документов, связанных с работой (выписка из трудовой книжки, справки о зарплате, о периоде работы на предприятии и т. п.), работодатель обязан выдать их не позднее трех дней после того, как работник написал соответствующее заявление. Так сказано в ст. 62 ТК РФ.
Необходимая работодателю информация о работниках может храниться в их личных делах. Инспектор по труду вправе проверить, как они ведутся. Обязанность кадровой службы вести личные дела предусмотрена только для государственной службы. В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ “О системе государственной службы Российской Федерации” на основе персональных данных гражданских служащих в федеральном государственном органе и государственном органе субъекта Российской Федерации формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих. Частная фирма может разработать свой порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководителю нужно утвердить Положение о персональных данных работника. С ним обязаны ознакомить каждого сотрудника под расписку.
Вот какие документы может собирать и хранить работодатель:
♦ заявление о приеме на работу;
♦ автобиография;
♦ копия трудовой книжки;
♦ копия дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;
♦ медицинское заключение (если медосмотр обязателен по закону);
♦ копия приказа о принятии на работу;
♦ личный листок или анкета (Ф.И.О., год рождения, пол, образование, семейное положение, дети, близкие родственники, паспортные данные, ИНН, номер страхового свидетельства пенсионного страхования);
♦ копия паспорта;
♦ копии приказов, связанных с трудовой деятельностью работника (о переводах, командировках, повышении, премировании, дисциплинарном взыскании и т. д.);
♦ другие документы, касающиеся работника (должностная инструкция, копия трудового договора, документы по аттестации, о повышении квалификации, копии свидетельств о браке, о разводе, о рождении детей и т. д.).
Сотрудник вправе в любое время посмотреть свое личное дело, делать копии хранящихся в нем документов (ст. 89 ТК РФ). Работодатель обязан соблюдать режим секретности, т. е. не сообщать данные о работнике третьим лицам без его согласия (ст. 88 ТК РФ). Доступ к таким данным разрешен только специально уполномоченным лицам (например, работникам милиции, прокуратуры) и только в том объеме, который необходим для выполнения их функций.
Работодатель обязан обеспечить на предприятии безопасные условия и охрану труда. Так сказано в ст. 212 ТК РФ. В первую очередь инспекторы проверят, ознакомлены ли сотрудники с правилами техники безопасности. Это нужно сделать, как только с работником заключен трудовой договор. Факт инструктажа необходимо зафиксировать письменно, в журнале инструктажа по охране труда. Для некоторых категорий работников предусмотрены предварительные (перед приемом на работу) и последующие медицинские осмотры (ст. 213 ТК РФ). Организовать их обязана фирма. Если допустили к работе сотрудника, который не прошел инструктаж по охране труда или обязательное медобследование, фирме грозит штраф. На производственном предприятии с численностью более 50 человек нужно создать службу охраны труда или ввести должность специалиста по охране труда (ст. 217 ТК РФ). Назначенный на эту должность сотрудник должен пройти специальную подготовку. Если нежелательно создавать такую службу, можно заключить договор с фирмой, оказывающей услуги в области охраны труда (ст. 217 ТК РФ).
Задачи специалистов
Задачи сервис менеджера
Деятельность сервисной службы успешна, если сервис-менеджер учитывает реальности рынка и возможности своих сотрудников, заглядывает далеко вперед в оценке тенденций рынка и изменений в желаниях потребителей и глубоко знает коллективный характер сервисного цеха, индивидуальные тенденции, возрастные различия.
Сервис-менеджер обычно исполняет следующие обязанности:
♦ управление цехом в соответствии с задачами дилера;
♦ разработка программ развития сервиса;
♦ исполнение политики работы с рекламациями;
♦ кредитование клиентов;
♦ направление служащих на собрания, семинары и курсы, устраиваемые дистрибьютором;
♦ выработка мер по технике безопасности и экологическому контролю;
♦ оперативное управление сервисной службой;
♦ совершенствование вопросов гарантийной и сервисной политики;
♦ выяснение степени удовлетворения клиентов сервисом;
♦ анализ рынка;
♦ обеспечение прибыльности операций цеха;
♦ проверка месячных сводок непродуктивных затрат времени и направление предложений административному менеджеру;
♦ проверка выработки и расчетов начислений, направление их административному менеджеру для начислений заработной платы и других форм оплаты;
♦ обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, машин, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения;
♦ обеспечение планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе;
♦ периодическое обновление материалов для публикаций фирмы о сервисе, обеспечение знания всеми сотрудниками изменений в продукции и методах сервиса;
♦ заказ и содержание необходимых информационных материалов, бланков документации, обеспечение надлежащих процедур оформления ремонтов;
♦ одобрение предложений бригадиров о закупке оборудования, инструмента, материалов;
♦ разработка и согласование с руководством фирмы долгосрочных планов удовлетворения текущих и будущих потребностей персонала;
♦ подготовка должностных инструкций для всех сотрудников;
♦ поиск, выбор и наем персонала в соответствии с потребностями и задачами цеха;
♦ установление и изменение, по согласованию с руководством фирмы, окладов, повременных ставок и доплат для сотрудников;
♦ ознакомление каждого нового сотрудника с политикой фирмы и его личными обязанностями и ответственностью;
♦ разработка письменных программ обучения каждого сотрудника, проведение месячных собраний, периодический пересмотр требований к обучению, контроль соблюдения графика посещения сервисной школы дистрибьютора;
♦ контроль исполнения обязанностей всеми сотрудниками;
♦ согласование с руководством фирмы финансовых задач для сервисной службы;
♦ анализ ежедневных, недельных и месячных финансовых отчетов;
♦ обеспечение эффективного сотрудничества с другими подразделениями;
♦ информирование других подразделений об изменениях в продукции.
Задачи начальника сервисного цеха
Руководитель сервисного цеха ответственен за цех, его оборудование, контроль и оценку качества ремонта, отношения с клиентами и взаимоотношения с другими службами фирмы.
Руководитель цеха:
♦ владеет процессом подготовки, обработки и разъяснения механикам заказов на ремонт;
♦ обладает знаниями о системах автомобилей и технологии ремонта;
♦ оценивает себестоимость и стоимость ремонта автомобилей;
♦ изучает новые модели машин по технической информации;
♦ владеет вопросами гарантийной политики и способен определить гарантийные случаи и увязать их с заказами на ремонт;
♦ связывается со страховыми компаниями во время оценки стоимости ремонта, чтобы убедиться в наличии страхового покрытия стоимости работ;
♦ организует и поддерживает аккуратное и полное оформление документации;
♦ обладает знаниями федеральных, региональных и местных нормативных актов, касающихся опасных производств, экологических требований, а также здоровья и безопасности персонала;
♦ имеет управленческую подготовку по руководству и контролю, организации и планированию, а также по работе с персоналом.Полугодовые задачи:
♦ консультирует сервис-менеджера по вопросам управления персоналом цеха;
♦ направляет руководству рекомендации по повышению оплаты отдельным служащим;
♦ помогает в проектировании использования площадей и территории вокруг сервисного цеха в целях наиболее продуктивного их применения;