Разработка предложений по приведению штатного расписания в соответствие с изменениями на рынке и в техническом оснащении сервисного цеха.
Разработка предложений по повышению образовательного уровня работников сервисного цеха в зависимости от их квалификации и личных успехов в работе. Проявление инициативы по реализации предложенных мер при обсуждении их с сервис-менеджером.
Проверка и оценка работы сотрудников технического сервиса. Контроль фактических результатов работы всех подчиненных, с оценкой по экономическим нормативам, согласованным с сервис-менеджером.
Проведение с подчиненными совещаний, позволяющих выработать единые стандарты качества, внедрить согласованные методы работы и порядок действий.
Составление планов подготовки кадров. Планирование и реализация мер, обеспечивающих:
♦ оптимальное использование помещений;
♦ оптимальную расстановку кадров;
♦ оптимальное оснащение сервисного цеха всеми необходимыми техническими системами и вспомогательными средствами.
Организация технологического цикла в соответствии с назначением сервисного цеха. Планирование и реализация мер, обеспечивающих:
♦ бесперебойность трудового процесса, основанную на рациональном оформлении документации;
♦ рациональное использование всех имеющихся систем и вспомогательных средств в целях экономически эффективного и оперативного предоставления ремонтно-профилактических
услуг;
♦ рациональную технологию обслуживания клиентов (при приеме автомобилей в ремонт, их выдаче из ремонта и составлении счетов).
Организация информационной структуры в соответствии с назначением сервисного цеха.
Информирование сервис-менеджера обо всех возможностях совершенствования работы сервисного цеха, о соответствующих предложениях и планах.
Самостоятельное изучение новой информации по теории и практике управления техническим сервисом, по его рентабельности и экономической эффективности, а также по удовлетворению потребностей клиентов.
Непрерывное пополнение и обновление ремонтно-технической документации, организация оптимальных возможностей для доступа к ней и пользования ею.
Руководство оформлением услуг, предоставляемых по гарантии или в порядке постгарантийной поддержки, а также служебной перепиской по всем вопросам, кроме рассматриваемых сервис-менеджером.
Организация текущего ремонта помещений сервисного цеха, поддержание в них чистоты и порядка. Проверка технической готовности всего оборудования, инструмента и вспомогательных средств.
Подготовка решений на основе анализа организационно-экономических результатов по каждому направлению работы сервисного цеха.
Наблюдение за динамикой результатов работы сервисного цеха, с учетом их зависимости от работы других подразделений предприятия.
Разработка предложений для сервис-менеджера по устранению отставания фактических показателей от нормативных.
Реализация организационно-экономических мер, согласованных с сервис-менеджером.
Постоянный контроль экономической эффективности работы сервисного цеха (проверка технологической последовательности, занятости рабочих постов, загрузки персонала и оборудования).
Проверка соблюдения всех правил, нормативных требований и положений, действующих в отношении работы сервисного цеха.
Начальник сервисного цеха имеет право принимать решения и предпринимать действия, необходимые для выполнения всех сформулированных выше задач.
Начальник сервисного цеха подчинен сервис-менеджеру.
Начальнику подчинены все работники сервисного цеха.Администратор СТО
Администратор подчиняется непосредственно руководителю службы приемки. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы от 1 года, или по результату собеседования. На время отсутствия администратора его обязанности исполняет мастер-приемщик.
В своей деятельности администратор руководствуется:
♦ законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского и налогового учета и отчетности;
♦ методическими материалами по соответствующим вопросам;
♦ приказами, распоряжениями директора, руководителя службы приемки;
♦ настоящей должностной инструкцией;
♦ законом о защите прав потребителей;
♦ правилами деловой этики.
Администратор должен знать:
♦ структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
♦ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации учета денежных средств и расчетов;
♦ организацию документооборота;
♦ правила и методы организации обслуживания посетителей;
♦ виды оказываемых услуг;
♦ порядок оформления документов на оказание услуг;
♦ формы ведения отчетностей, введенных на предприятии для данной должности;
♦ порядок документального оформления операций, связанных с движением денежных средств;
♦ современные средства компьютерной (вычислительной) техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ;
♦ правила внутреннего трудового распорядка;
♦ правила и нормы охраны труда.
Обязанности
Текущая работа. Администратор СТО:
осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;
консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;
принимает документы от клиентов, проверяет полномочие лиц на право представления собственника на СТО, наличие сервисной книжки;
выдает клиентам бланк заявки, оформляет разовые пропуска на въезд/выезд автомобиля на территорию СТО.
При закрытии заказ-наряда мастером-приемщиком пробивает кассовый чек, аннулирует его и выдает данный пакет документов клиенту;
принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
занимается списанием материальных ценностей, применяемых при ремонте и техобслуживании автомобилей, в базе 1-С;
изучает поступающий товар (цены, наименование); выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя;
немедленно извещает непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о признаках профессионального заболевания (отравления).
Ведение кассовых операций. Администратор СТО: осуществляет операции по отражению на (в) ККМ всех полученных денежных сумм в соответствии с руководством по эксплуатации для соответствующего типа ККМ;
определяет для каждого клиента общую сумму сделки по показанию индикатора ККМ или с помощью счетного устройства и сообщает клиенту;
получает от клиента денежные средства за оказываемые услуги согласно сумме, указанной в заказ-наряде, с соблюдением следующего порядка:
– четко называет сумму полученных денежных средств и кладет полученные от клиента денежные средства на виду у покупателя отдельно от любых (иных) денежных средств;
– пробивает на ККМ чек;
– называет сумму причитающейся клиенту сдачи, убирает полученные от клиента денежные средства в кассу и выдает клиенту сдачу вместе с чеком (бумажные купюры и разменная монета выдаются администратором одновременно).
В конце смены (при необходимости и в прочих случаях) снимает кассу, сдает полученные от покупателей деньги кассиру предприятия.
Бережно обращается с деньгами (не загрязняет их и не производит каких-либо надписей на бумажных купюрах).
Администратор может выдать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи руководителя СТО и только по чеку, выданному в данной кассе в течение 14 дней. Чек, возвращенный покупателем, пришивается в тот же день в кассовый отчет.
Для разрешения спора покупатель имеет право потребовать снятия кассы, о чем администратор обязан уведомить руководителя;
заправляет ККМ контрольной и чековой лентами, записывает показания счетчиков;
ведет контроль своевременного пополнения рабочего запаса контрольной и чековой ленты, сменного картриджа.
Контроль. Администратор СТО:
осуществляет контроль исправности и правильной эксплуатации ККМ;
контролирует работу уборщицы, ведет учет ее служебной загрузки;
контролирует расход материалов, их рациональное использование;
контролирует использование рабочего времени сотрудников службы приемки и ведет табель учета рабочего времени (за прошедший месяц табель сдается не позднее 5 числа текущего месяца).
Соблюдение корпоративных требований. Администратор СТО обязан:
соблюдать принципы делового этикета, внутрифирменные стандарты;
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, своевременно и качественно выполнять приказы, распоряжения, поручения вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, бережно относиться к имуществу;
контролировать состояние техники безопасности и принимать меры к устранению выявленных недостатков, нарушений правил производственной санитарии, несоблюдения инструкций по охране труда;
при увольнении (расторжении трудового договора) передать товарно-материальные ценности, находящиеся у него на учете, лицу, назначенному директором компании, по акту инвентаризации;
своевременно и точно исполнять распоряжения администрации.
Администратор службы приемки взаимодействует со всеми функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами компании в пределах своей компетенции.Таблица 10
Мастер приемщик
Штат мастеров-приемщиков определяется из расчета по одному на каждые 15 заказов, проходящих за день.
Приемщик ответственен за:
♦ предоставление клиентам квалифицированной консультации;
♦ реализацию услуг технического сервиса, продажу запчастей и автопринадлежностей;
♦ четкое составление заказов на ремонт;