В качестве примера борьбы с образованием неликвидов может служить следующее. В целях снижения издержек практически все поставщики машин серийного производства и их дилеры отказались от работы с гарантийными комплектами запчастей, которые требовали отдельного места на складах и отдельного учета и в большинстве своем оседали в виде неликвидов. Замену вышедших из строя в гарантийный период деталей осуществляли за счет коммерческих запасных частей, стоимость которых была отнесена на счет поставщиков.
Удешевление контроля
Ключ к наилучшему управлению запасами часто состоит в том, чтобы меньше контролировать дешевые товары и сосредоточить все внимание на наиболее дорогостоящих. Очень часто учет дешевых товаров обходится дороже, чем их стоимость. Контроль должен быть сосредоточен там, где он себя оправдывает, – на дорогостоящих товарах. Посредством объемно-стоимостного анализа предприятия нередко приходят к заключению, что на контроль за запасом кнопок они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Одна компания обнаружила, что 75 % номенклатурного состава ее запасов представляет только 4 % всей стоимости ее запасов.
Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный учет каждого находящегося на складе товара слишком дорог. Экономичное управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредоточивать все внимание на наиболее дорогостоящих. Менеджеры нередко обнаруживают, что на контроль за запасом, например, шайб, они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Ряд исследований в Англии показал, что на долю дешевых изделий приходится большая часть проводок в документации контроля запасов, в то время как в товарообороте и стоимости запасов они составляют очень малую долю. Так, выборочное обследование выявило следующие данные: на товары стоимостью менее 35 пенсов за штуку приходилось 30 % наименований хранимых товаров, 40 % проводок в документации контроля запасов, но всего 1,6 % объема реализации, 5 % стоимости запасов. Фирма систематически проводила инвентаризацию всех товаров, и учет малоценных товаров обходился дороже их стоимости. После прекращения контроля дешевых товаров издержки по содержанию запасов снизились на 34 %. Если практикуется годовая инвентаризация физических запасов, то основное внимание уделяют группам товаров, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Что же касается группы малоценных товаров, то на веру принимают данные карточек учета этих запасов.
Простые методы контроля запасов
Минимальные/максимальные объемы запасов задаются оценочно для медленно оборачивающихся и новых товаров. Если объем продаж медленно оборачивающегося товара превышает средний месячный спрос, это значит, что товар продается нерегулярно.
Минимальный объем: пополнение заказывается при падении объема запаса ниже минимального.
Минимальный объем = 0: планируется выставлять типовой заказ, когда в наличии товара уже нет.
Минимальный объем = произведению или большему из:
♦ средней продажи по 1 заказу;
♦ скорректированной средней продажи;
♦ средней продажи (наиболее типичный объем продажи). Максимальный объем запаса: страховой запас плюс стандартный объем пополнения. Объем пополнения равен ожидаемому расходу в период между поставками.
На многих мелких складах за рубежом применяются простые и дешевые способы контроля. Используя принцип оптимального размера заказа, устанавливают, что товары малой стоимости нужно заказывать менее часто, но в больших количествах. С этой целью применяют, например, упрощенную систему визуального контроля запасов мелких товаров. При этой системе запасы каждого товара делят на три группы и размещают в одной ячейке. Группы товаров отделяют друг от друга с помощью специальных щитков или помещают в пластиковые мешки либо коробки. Каждая группа имеет цветовую кодировку: красный цвет означает минимальный запас, желтый – уровень заказа, зеленый – наличие сверх уровня заказа. На ячейке или непосредственно на партии товаров закреплена карточка, содержащая следующую информацию: код товара, адрес, наименование, категорию запаса и сведения об установленных для товара уровнях запаса. Для пополнения запаса не требуются никакие действия до тех пор, пока не начнется выбор товаров из желтой секции ячейки. В этот момент контрольная карточка снимается и передается работнику, занятому учетом запасов, для того чтобы сделать заказ. Затем контрольная карточка возвращается в ячейку с отметкой о сделанном заказе. После того, как начнется выбор товаров из красной секции, карточка снова поступает к клерку как повторное напоминание о необходимости восполнения запаса. Если выполнение ранее сделанного заказа в ближайшее время не ожидается, то размещается срочный заказ или предпринимаются другие необходимые действия. Небольшие склады, чаще всего филиалы одного дилера, применяют простую систему пополнения запасов, известную как “система авансирования”, или “пополнение количества за количество”.
При этой системе в каждой ячейке склада имеется пачка талонов, состоящих из двух одинаковых частей. При упаковке товаров по заявке заказчика берется один талон и в обеих частях проставляется проданное количество. Затем одна часть талона прикрепляется к копии счета и передается в бухгалтерию, а вторая направляется на основной склад, информируя о расходе. На основании таких талонов главный склад формирует очередную партию и отгружает ее на периферийный склад в ближайший удобный день. Понятно, что весь учет концентрируется на главном складе, что позволяет экономить на контроле запасов в складах-филиалах. После введения системы авансирования в филиалах своих складов, фирма “Ditteren”, крупный торговец запчастями к автомобилям “Volkswagen” в Бельгии, сократила семь кладовщиков филиалов, так как операции с талонами смогли выполнять менее квалифицированные (и менее оплачиваемые) рабочие, комплектующие отгрузки по заявкам покупателей.
На некоторых складах используют систему кодирования цветом. На каждую вновь поступившую на склад единицу товара наносится небольшая цветная метка. Для каждого года хранения и квартала устанавливается определенный цвет. Нанесение этих меток не занимает много времени, зато позволяет быстро установить срок хранения изделия. При такой системе наиболее долго хранящиеся товары используются в первую очередь; кроме того, с течением времени метки позволяют выявить товары, по которым нет движения. Это особенно важно для товаров небольшой стоимости, по которым не проводится контроль запасов.
Контролируемые операции
Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обращать особое внимание при работе с многочисленной номенклатурой товаров при нарастающем объеме сбыта, в целях предотвращения образования неликвидов.
Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану – проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц.
• При размещении товаров на складе обеспечивать оптимальное использование площадей и объемов складов и свободный доступ к каждому товару. Это необходимо для быстрой раскладки и отбора товаров, т. е. экономии трудозатрат. Особенно это важно при увеличении числа и объемов отгрузок в день.
• Систематизировать приемку, отбор, упаковку и отгрузки товаров в целях оптимального использования рабочего времени, установив график и не допуская авралов и привлечения дополнительной рабочей силы. Например, все отгружаемые партии должны быть упакованы и снабжены документами до конца рабочего дня или до обеда – в зависимости от способов отгрузки. Получатель при самовывозе должен тратить не более часа на получение товаров и оформлять все документы в одном месте. То же касается привлеченных транспортных организаций – длительный простой удорожает перевозки. Приемку товаров (проверка по количеству и качеству, раскладка) выполнять в свободное от отгрузок время.
• Ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара.
Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать в читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при размещении и отборе.
• Обеспечивать соблюдение рекомендуемых правил хранения каждого товара.
• Своевременно рассматривать рекламации покупателей, обеспечивать их удовлетворение.
• Вести учет полученных рекламаций, их удовлетворения или финансовой компенсации.
• Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждений товаров при перемещениях.
• Изучить и использовать все возможности компьютерной программы складского учета.
• Вести учет товаров, переданных на реализацию, контролировать сроки их нахождения у посредников, их реализацию и оплату, возврат и качество нереализованных.
Ускорение внутрискладских процессов
Ускорение движения товарных потоков на складе определяется ускорением обработки товаров и документов на всех технологических этапах. Для поиска возможностей ускорения выполняют:
♦ моделирование процессов на складе для определения маршрутов товарных потоков, выбора стандартов документооборота, формирования организационно-штатной структуры и алгоритмов функционирования;
♦ определение по результатам моделирования содержания операций на каждом рабочем месте, составление технологических карт процессов и должностных инструкций, выбор оборудования для оснащения склада;
♦ формирование технологических маршрутов и технологических карт на выполнение технологических операций склада;
♦ разработка вариантных резервных и обходных технологий для различных вариантов исполнения складских операций;
♦ обеспечение фиксации затрат времени персонала и оборудования на комплектацию заказов, а также расчета времени готовности партии товара по заказу;