♦ организация контроля и планирования загрузки персонала и оборудования при исполнении текущих и планируемых операций.
В качестве средств оптимизации сроков технологических процессов на складах используют компьютерные системы, диспетчеризацию, технологические карты, сетевые графики, оперативное планирование, системы радиосвязи, внутрискладское телевидение и другие средства оргтехники. Диспетчеры обеспечивают оперативное регулирование всех операций: погрузочно-разгрузочные работы, оформление приемных и отгрузочных документов, выдача или отправка товаров заказчикам.
Технологические карты – подробное описание последовательности и методов выполнения складских операций и перечень документов, составляемых по ходу работы на основании соответствующих инструкций и нормативных документов. Они предназначены для эффективного использования средств труда и рабочей силы, исключения ошибок при выполнении операций. Их разрабатывают на отдельные этапы складской обработки (приемка, размещение, хранение, отбор товаров и т. д.) применительно к функциям отдельных специалистов или групп (бригад) специалистов: водителей подъемно-транспортных машин, отборщиков, упаковщиков и других.
Технологические процессы необходимо четко организовать – планируют сроки и объемы поступления и отпуска товаров, использование рабочего времени, складских площадей и средств. Графики работы погрузочно-разгрузочных механизмов, графики прибытия покупателей для получения товаров, графики работы экспедиции помогают планировать загрузку людей и выполнение операций в течение определенных периодов. Сетевое планирование при помощи сетевых моделей и графиков, представляющих собой графическое последовательное изображение операций с расчетными параметрами и сроками исполнения помогает увязать темпы исполнения многих операций для получения в желаемый срок необходимого результата – например, отбора и упаковки крупной партии товаров для загрузки целого состава или морского судна. Сроки движения товаров и документооборота пропорциональны количеству номенклатурных позиций запаса и количеству учетных операций между различными структурными единицами, которые необходимы для прослеживания за движением товаров и оформлением необходимой документации. Скорость движения товаров может быть увеличена и за счет предварительных заказов клиентов на товары.
Ускорение складской обработки товаров и документов
На основе анализа показателей склада можно дать ряд основных технологических рекомендаций по ускорению складской обработки товаров и документов. В целях ускорения движения товаропотока и сокращения площади для обработки грузов товары (например, масла и антифриз) необходимо включать в документы только в количествах, кратных одной упаковке (грузовому модулю): например, 6 банок масла в коробке, 12 бутылок воды, обтянутые пленкой и т. п. При оптимальной организации технологического процесса приемка продукции “по количеству” не должна вестись непосредственно с автомобилей. Это допустимо только для крупногабаритных товаров и пакетных партий. Мелкий товар должен разгружаться на отведенную площадку, а автомобиль – освободить место у ворот для следующей машины, таким образом обработка автомобилей существенно ускоряется. Если на склад одновременно доставлено несколько партий продукции, то экспедиторов должны обслуживать несколько приемщиков и лучше, чтобы это происходило на специально отведенных площадках, а не в воротах. На складе запчастей должно быть не менее 30 % площади, свободной от стеллажей и другого оборудования. Эту площадь следует использовать для краткосрочного размещения партий товаров (прибывших, проверяемых, отгружаемых).
Сокращение времени работы с заказчиками
Проблема времени, затраченного на передачу товаров заказчикам, может быть решена одним из следующих способов:
♦ заказчики могут вести прием продукции в специальных контрольных зонах;
♦ управление складами при магазинах может осуществляться сотрудниками центрального склада (склады при магазинах в этом случае рассматриваются как филиалы, контроль ведется только при инвентаризациях, а операция приемки автоматически упрощается);
♦ в работе можно применить концепцию единого товарного запаса во всей торговой сети и вести учет всех складов как виртуальных.
Кроме того, для некоторых категорий товаров целесообразно использовать “переотправку” (перегрузку) без перемещения через зону хранения склада. Переотправка предполагает принятие товара на приемочной разгрузочной площадке, откуда его перемещают прямо на отгрузочную платформу. Товары не попадают ни в резервную зону склада, ни в зону хранения. Отправляемые машины служат как бы продолжением распределительного центра, потому что хранение возможно только в процессе заполнения машин товаром. Переотправке помогает компьютеризованный контроль, позволяющий сразу же отправлять нужные товары, минуя обычные места хранения и зоны отбора заказов.
В производственном помещении, проектируемом для переотправки, предусматривается больше пространства для погрузочно-разгрузочных операций и меньше – для хранения товаров. Особое значение в операциях по переотправке придается грузовым модулям, поскольку они не требуют серьезных временных затрат для пересчета товаров и удобнее в погрузочно-разгрузочных операциях.Оптимизация транспортировки
В этой области тоже можно дать несколько рекомендаций. Во-первых, в сезон интенсивных продаж, когда объемы грузоперевозок резко увеличиваются, выгоднее нанимать дополнительные грузовики, которые должны осуществлять ночные завозы в магазины. Во-вторых, если появляется возможность поставок некоторых товаров от прямых поставщиков непосредственно в магазины, следует ее использовать, при этом учет и расчеты должны быть централизованы. Например, при некотором оправданном увеличении закупочных цен могли бы осуществляться поставки таких массовых товаров, как масла, тосол, аккумуляторы и т. п. от местных поставщиков прямо в магазины. В-третьих, если есть товары, отгрузка которых возможна теми же грузовыми модулями, в которых они поступают на склад, следует принудительно корректировать заказы магазинов до количеств, кратных этим грузовым модулям.
Управление номенклатурой
Велика неравномерность спроса при огромной номенклатуре запасных частей и трудно найти оптимальную грань между ростом неликвидов и неудовлетворенностью спроса. Желание неудачливых бизнесменов получить все и сразу заставляет их ограничивать штаты товароведов по запчастям, расходы на компьютеризацию и управлять десятком тысяч наименований деталей как одним товаром, чтобы упростить себе жизнь. В результате – упущенные продажи из-за дефицита товара и убытки из-за списания неликвидов.
КАЖДАЯ ЗАПАСНАЯ ЧАСТЬ (номер по каталогу) ЯВЛЯЕТСЯ САМОСТОЯТЕЛЬНЫМ ТОВАРОМ, поэтому работа с каждым наименованием должна вестись отдельно. Невозможно, как это пытаются делать на практике, успешно управлять даже группой запчастей, пусть и относящейся к одному агрегату. Обязательно одни детали будут ходовыми, другие – неликвидами. Нельзя, как это делают многие, предоставлять единую скидку на весь прейскурант или увеличивать цены всего прейскуранта на единый процент. В подобных случаях убытки неизбежны.
Как грамотно построить работу с номенклатурой? Так, как это делают западные крупные поставщики и продавцы. Каждому наименованию запасных частей в учетной карточке базы данных присваивается несколько признаков (кодов), по которым можно делать выборки для различных операций управления запасами и ценами. Это логистические средства управления информацией.
Для подготовки проектов заказов на пополнение склада компьютер должен выполнять следующие операции ДЛЯ КАЖДОГО НАИМЕНОВАНИЯ ЗАПАСНЫХ ЧАСТЕЙ:
♦ анализ ABC и XYZ;
♦ группировка по категориям спроса и стоимости;
♦ расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;
♦ расчет расхода на единицу парка машин;
♦ присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;
♦ расчет страховых запасов;
♦ расчет точки заказа;
♦ расчет максимального запаса;
♦ расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;
♦ расчет оптимальной партии для заказа;
♦ подготовка проектов заказов;
♦ ручная корректировка проектов заказов;
♦ печать окончательного заказа;
♦ обсчет стоимости заказов;
♦ контроль подтверждения заказов;
♦ корректировка заказов по подтверждениям.
Подготовку проектов заказов компьютером следует программировать по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений. Быстро оборачивающиеся запасные части заказывать по методу фиксированных интервалов между заказами. Средне оборачивающиеся запасные части, а также очень дешевые детали заказывать по методу “точки заказа”. Дорогие агрегаты, а также новые детали для первых партий заказывать путем ручной подготовки расчетов. Принадлежности и материалы, поставляемые из той же местности, заказывать чаще по методу фиксированных объемов заказов.
Любой компьютерный проект заказа должен корректироваться товароведом – компьютер не может учесть, например, ожидаемого всплеска спроса на запчасти в связи с окончанием гарантийного периода у машин или падения спроса из-за списания машин у клиентов, замены детали на новую и т. п. Для управления запасами и корректировки заказов поставщикам товароведы должны при помощи компьютерных выборок выделять в отдельные группы детали по степени спроса, по оборачиваемости, по необходимости формирования страховых запасов.
Розничные цены устанавливаются для нескольких групп деталей так, чтобы можно было впоследствии увеличивать их на единый коэффициент для каждой группы и скидку давать отдельно для каждой группы. Только так можно “выжимать” прибыль в условиях конкуренции.
В качестве примера ценовых групп, рентабельность которых различна, можно назвать:
♦ резинотехнические изделия;
♦ подшипники;
♦ топливная аппаратура – отдельные детали;