♦ зона приемки и отгрузки позволяет въезд, разгрузку и загрузку грузовиков;
♦ имеются верстаки для комплектации, проверки и упаковки товара;
♦ имеется промежуточный склад для резерва;
♦ имеется отдельный участок для хранения восстановленных агрегатов и неисправных, подлежащих восстановлению на заводе;
♦ имеется участок для хранения дефектных деталей по гарантийным случаям;
♦ достаточное освещение, вентиляция и отопление;
♦ имеются погрузчики, тележки для внутренних перевозок;
♦ информация о движении товаров на складе корректно документируется и хранится в полном объеме;
♦ оперативный запас принадлежностей и сопутствующих товаров хранится отдельно;
♦ имеется достаточно места и мебели для работы с документами, подбора и комплектации запасных частей.
Выдача запасных частей в сервисный цех:
♦ между складом и цехом ворота или дверь, запираемые со стороны склада;
♦ эти ворота или дверь достаточно широкие для проезда погрузчиков;
♦ имеются действующие каталоги, прейскуранты, справочная литература;
♦ имеется достаточное количество приборов для чтения микрофиш.
Розничная продажа:
♦ для розничной продажи выделен торговый зал достаточной площади;
♦ оформление и оборудование торгового зала, форма одежды продавцов соответствуют требованиям регионального дистрибьютора;
♦ имеются витрины для демонстрации принадлежностей и сопутствующих товаров;
♦ имеются кресла для ожидающих клиентов;
♦ касса расположена в зале или в непосредственной близости от него;
♦ на рабочем месте каждого продавца имеются: комплект микрофиш и прибор для их чтения, монитор компьютера для проверки наличия товара на складе, каталоги товаров, прейскуранты;
♦ у каждого продавца отдельный телефонный аппарат, минимум один телефонный номер выделен только для приема звонков от клиентов;
♦ номера запасных частей определяются по действующим микрофишам;
♦ четко и корректно оформляются все документы, рекомендованные дистрибьютором;
♦ товар выдается обязательно со счетом и/или накладной, они регистрируются и хранятся;
♦ практикуется резервирование вновь поступивших товаров для покрытия недопоставок по ранее принятым заказам;
♦ неудовлетворенный спрос регистрируется и анализируется;
♦ ведется картотека оптовых покупателей;
♦ оптовым покупателям не реже раза в год направляются льготные предложения по всем видам товаров и услуг. Пополнение запасов:
♦ если заказы формируются компьютером, то на позиции, по которым достаточно исходных данных, для автоматического расчета потребности, заказ без изменений отправляется по компьютерной связи на следующий день после получения результатов расчета; если исходных данных недостаточно, на уточнение выделяется дополнительный день;
♦ если заказы формируются вручную, применяется заказы с фиксированным 14-дневным интервалом высылки; определение момента формирования заказа и необходимых количеств производится на основании статистики наличия и движения каждой позиции;
♦ выдерживаются приоритеты, сроки и форма подачи срочных заказов, установленные региональным дистрибьютором;
♦ соотношение объемов срочных и несрочных заказов по количеству позиций в месяц соответствует установленным нормативам;
♦ бланк заказа и форма его заполнения соответствуют установленным требованиям.
Ассортимент:
♦ новая позиция включается в постоянный ассортимент при двух случаях ее продажи в течение 6 месяцев;
♦ первоначальный ассортимент запасных частей для новых моделей автомобилей заказывается на основании рекомендации регионального дистрибьютора;
♦ ассортимент принадлежностей и сопутствующих товаров, рекомендованный дистрибьютором, всегда имеется в наличии. Персонал:
♦ количество персонала соответствует потенциалу фирмы;
♦ персонал обязательно проходит периодическое обучение, проводимое региональным дистрибьютором;
♦ менеджер службы запасных частей имеет необходимые знания в области коммерции, экономики и техники;
♦ при большом объеме продаж принадлежностей и сопутствующих товаров назначается ответственный за них. Менеджмент:
♦ для всех сотрудников имеются должностные инструкции, рекомендованные региональным дистрибьютором;
♦ менеджер ведет статистику развития рынка, обновления ассортимента, соотношения затрат и доходов;
♦ статистическая отчетность представляется региональному дистрибьютору в полном объеме;
♦ внутренние показатели деятельности дилерской фирмы известны менеджеру службы запасных частей и используются для управления.
Операции службы запасных частей
Службы запасных частей выполняют следующие операции:
♦ приобретение запасных частей, принадлежностей, и складская обработка – разгрузка, приемка, размещение, учет, комплектация для выдачи потребителям, упаковка, отгрузка;
♦ коммерческая реализация (для региональных складов) запасных частей и принадлежностей дилерам;
♦ коммерческая реализация (для дилерских складов) запасных частей и принадлежностей субдилерам, независимым сервисным фирмам, владельцам техники;
♦ передача запасных частей и принадлежностей службе сервиса (дилерские склады) для предпродажной подготовки, гарантийных ремонтов, коммерческого обслуживания и ремонтов, ремонта собственного парка фирмы;
♦ прием и обработка заявок внутренних и внешних заказчиков, консультирование клиентов;
♦ анализ и корректировка статистики спроса, заказов на пополнение склада, подготовленных компьютером;
♦ анализ цен конкурентов, расчет цен;
♦ ведение учетной, расчетной и другой финансовой документации.
Организация склада
Стоимость содержания запасов на складах ежегодно возрастает ввиду роста стоимости аренды, электроэнергии, отопления, страхования, рабочей силы. Поэтому желательно, чтобы размеры склада не превышали необходимых, его объем использовался оптимально, детали размещались экономично, а планировка была удобной для приема, перемещения и отгрузки.
Склад служит фундаментом всей деятельности – оптовой и розничной торговли. Дешевле приобрести новейшие средства производства или технологии, чем нанимать дополнительных сотрудников.
Определение роли и задач складского хозяйства в логистической цепи движения товаров предприятия включает следующее:
♦ наиболее выгодное использование площади и емкости помещений при размещении стеллажей, оборудования, проездов и проходов.
♦ выбор методов и способов хранения, создание необходимых условий.
♦ выбор и определение применения оборудования и техники в складских работах. Постановка задач для механизации технологических операций.
♦ организация обработки информации – первичной, складской, сопроводительной, товарораспорядительной, статистической, аналитической, отчетной и т. д.
♦ организация контроля наличия и сохранности товаров.
♦ разработка технологических карт, описаний последовательности операций, инструкций по выполнению операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.
Собственно склад состоит из зоны хранения, зоны приемки и отгрузки. Зона хранения (стеллажи и проходы) занимает до 80 % площади, зоны приемки, отгрузки и прочие – около 20 %.
Для дорогих деталей, подверженных хищениям, выделяют секцию, огороженную металлической сеткой и запирающуюся.
Для хранения масел и других огнеопасных жидкостей делают отдельное помещение вне основного склада.
Вне склада устраивают отдельное запирающееся помещение для хранения прибывшего груза до его приемки и распаковки и отгружаемого, упакованного и ожидающего вывоза.
Крупногабаритные и тяжелые детали размещают вблизи зоны приемки, мелкие – ближе к зоне выдачи или отгрузки.
При размещении товаров используется принцип “чаще спрос – ближе к проезду (проходу)”. Товары ежедневного спроса хранятся в непосредственной близости от зоны отгрузки или выдачи.
На крупных складах с большим товарооборотом каждую ячейку делают таких размеров, которые позволяют разместить в ней партию товара вместе с поддоном или в ящике, в котором он прибыл, причем проезды между стеллажами достаточны для работы погрузчиков с боковым перемещением вил.
На складах для мелкооптовой и розничной торговли чаще всего товары размещают в соответствии с группировкой по размерам.
На складах имеются секции для крупных и мелких товаров. Для разных товаров нужны различные соотношения количеств мелких, средних и больших ячеек на складе, различные размеры ячеек по глубине. Фирмами, специализирующимися на изготовлении складского оборудования, разработаны типовые схемы и модели разборных стеллажей для разных товаров, поэтому дешевле в конечном итоге купить готовые разборные стеллажи с переменной высотой ячеек, чем сваривать их по собственным эскизам, а впоследствии либо много раз переделывать, либо мириться с неэкономичным размещением товаров.
Для увеличения количества ячеек, улучшения метода хранения, ускорения отбора товаров специфической формы устанавливают на свободных участках стен, на колоннах и торцах стеллажей стенды со штырями. Стенды используют для размещения в подвешенном состоянии гибких товаров – шлангов, тросов, т. е. товаров, хранение которых в лежачем положении не позволяет из-за их формы экономично использовать объемы ячеек и неудобно для отбора.
При определении площади исходят из предполагаемой установки двухэтажных стеллажей высотой 2,1 м, с которыми все ячейки доступны без опасности несчастных случаев. Из этого следует, что высота постройки в свету (включая резерв материалов при монтаже – 0,1 м) минимум 4,3 м.
Общая площадь, выделяемая для службы запчастей, обычно составляет от 16 до 21 % всех помещений. Склад занимает около 85 % площади, отведенной службе запасных частей, участок продажи запчастей – около 10 %, офисные помещения – около 5 %. Участок продажи запасных частей располагают возле зала.
Размеры склада запчастей зависят от числа рабочих постов в мастерской и предполагаемой прямой продажи запчастей. Минимальная рекомендуемая складская площадь – от 20 до 26 м2 на один продуктивный рабочий пост плюс запас в размере 20–30 % от общей площади склада для прямой продажи запчастей и принадлежностей.