♦ заказано у поставщика;
♦ подтверждено поставщиком к поставке;
♦ недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;
♦ неудовлетворенный спрос, штук;
♦ недогружено заказчику (долг), штук;
При учете предусматривают возможности: и заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;
♦ полное управление партиями на уровне склада;
♦ отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;
♦ операции по учету удовлетворения претензий.
♦ перемещения между складами;
♦ отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:
♦ определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;
♦ определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;
♦ определение параметров для контроля качества и надежности учета.Инвентаризация
Организация контроля наличия включает следующие составляющие.
Определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров.
Определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров.
Внедрение “фоновой” инвентаризации, “моментальных снимков запаса” (позволяющих продолжать товарные операции во время подсчета).
Физическая инвентаризация.
Учет поврежденных товаров.
Отчеты и документы:
♦ закупленные товары;
♦ полученные/использованные/отгруженные;
♦ прямые поставки;
♦ поправки в результате инвентаризации;
♦ поврежденные и возвращенные товары;
♦ товары в движении между складами;
♦ возможность отчетов с информацией:
• количество и стоимость товаров;
• многие единицы измерения;
• возможность учета ожидаемых поступлений товаров;
• планирование движения товаров на ближайшую неделю;
• запросы состояния склада в реальном времени включают;
♦ открытые и последние отгруженные заказы на продажу;
♦ заказы на закупки;
♦ статистика по товарам;
♦ история по товарам;
♦ статистика по складу;
♦ перемещения между складами;
♦ статистика продаж;
♦ неотработанные строки заказов;
♦ замены товаров;
♦ аналогичные товары;
♦ коды товаров у заказчиков;
♦ доступное количество товаров на дату;
♦ доступное количество товаров по складу.
Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Практикуются три способа инвентаризации – периодическая, непрерывная и выборочная.
Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.
Непрерывная (перманентная) инвентаризация – инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада.
Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам.
Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям.
Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом [69] .
Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации.
Основными целями инвентаризации являются:
♦ выявление фактического наличия имущества;
♦ сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
♦ проверка полноты отражения в учете обязательств.
Проведение инвентаризаций обязательно:
♦ при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
♦ перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
♦ при смене материально-ответственных лиц;
♦ при выявлении фактов хищения, злоупотребления или, порчи имущества;
♦ в случае стихийного бедствия, пожара, или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
♦ при ликвидации (реорганизации) организации;.
♦ в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения и т. д.) устанавливается руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Приемка грузов от перевозчиков
Началом складской обработки является приемка товаров от перевозчиков.
При наличии подъездных железнодорожных путей у склада получателя вагоны, платформы, контейнеры и цистерны доставляют на близлежащую железнодорожную станцию, откуда их подают на рельсовую ветку склада. При отсутствии своей ветки грузы и контейнеры с железнодорожной станции доставляют на склад автомобилями.
До прибытия груза на складе проводят подготовку – определяют места разгрузки, готовят поддоны, механизмы и т. д.
При разгрузке транспортных средств необходимо строго соблюдать установленные правила выполнения погрузо-разгрузочных работ, обращая внимание на специальную маркировку грузов и манипуляционные знаки. Нарушения правил приводят к повреждению грузов и травматизму.
Если товары поступили в железнодорожных вагонах, то обязательны следующие операции:
♦ проверка целостности пломб;
♦ вскрытие вагонов;
♦ осмотр состояния поступившего груза (состояние тары, упаковки, укладки, тары и т. д.);
♦ разгрузка вагонов с укладкой товаров на поддоны или тележки;
♦ первичная приемка товаров по количеству (проверка соответствия числа тарных мест сопроводительным документам);
♦ доставка товаров на участок приемки.
При поступлении товаров в железнодорожных контейнерах выполняют следующие операции:
♦ проверка целостности пломб и состояния контейнера (отсутствие повреждений и поломок);
♦ строповка и перемещение контейнера на разгрузочную рампу;
♦ перемещение контейнера в зону приемки товаров, и вскрытие контейнера;
♦ выгрузка товаров.
Если товары доставлены на склад автомобилем, выполняют операции:
♦ проверка целостности упаковки;
♦ первичная приемка товаров по количеству;
♦ укладка товаров на поддоны или тележки;
♦ перемещение товаров в зону приемки.
При поступлении груза в неисправном вагоне или контейнере или с нарушенной пломбой обязательно производят сплошную проверку количества и качества товаров и составляют коммерческий акт, который является основанием для предъявления претензии перевозчику или поставщику. Он составляется на специальных бланках до принятия груза от перевозчика. Если вагон имеет течь или груз испорчен вследствие неисправности вагона, то кроме коммерческого акта составляется технический акт.
При приемке груза от перевозчиков предприятие-получатель в соответствии с действующими на транспорте правилами перевозок грузов обязано проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности:
а) проверить в случаях, предусмотренных в указанных правилах, наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, трюме судна, автофургоне и т. п.) или на контейнере пломб отправителя или пункта отправления (станции, пристани, порта), исправность пломб, оттиски на них, состояние вагона, иных транспортных средств или контейнера, наличие обычной и защитной маркировки груза и исправность тары;
б) проверить соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе, и потребовать от перевозчика выдачи груза по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность возложена на них правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами.
в) проверить, были ли соблюдены установленные правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от повреждения и порчи (укладка груза, температурный режим и др.), сроки доставки, а также произвести осмотр груза.
В случае выдачи груза без проверки количества мест или веса получатель в порядке, установленном правилами оформления выдачи грузов, обязан потребовать от перевозчика, чтобы на транспортном документе была сделана соответствующая отметка.
Во всех случаях, когда при приемке груза от перевозчика устанавливается повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, а также во всех иных случаях, когда это предусмотрено правилами, действующими на транспорте, получатель обязан потребовать от перевозчика составления коммерческого акта (отметки на товарно-транспортной накладной или составления акта – при доставке груза автомобильным транспортом).
При неправильном отказе перевозчика от составления коммерческого акта получатель обязан в соответствии с действующими на транспорте правилами обжаловать этот отказ и произвести приемку товаров в порядке, предусмотренном Инструкциями П-6 и П-7.